Professionelle E-Mails schreiben: 8 Tipps und praktische Beispiele

Täglich werden über 300 Milliarden E-Mails um die Welt geschickt – ein Großteil davon im Berufsalltag. Umso ärgerlicher ist es, wenn die entsprechende E-Mail schlecht und chaotisch geschrieben oder gar unnötig ist. Damit Sie nicht auch in diese Fettnäpfchen treten, sollten Sie sich an bestimmte Regeln halten.

Wie schreibt man eine gute E-Mail?

Das Verfassen einer formellen E-Mail zeugt von Professionalität und Respekt dem Empfänger gegenüber. Schreiben Sie E-Mails immer zielgerecht. Außerdem ist es unerlässlich, dass Ihr Text informativ und gut strukturiert ist. Machen Sie deutlich, worum es geht, und helfen Sie dem Empfänger bzw. der Empfängerin dabei, Ihr Anliegen zu verstehen. Halten Sie Ihre Nachricht so kurz wie möglich, ohne dabei Höflichkeit und Form zu ignorieren. So machen Sie es dem Leser einfacher, die wichtigen Informationen herauszuziehen. Darüber hinaus haben beide Seiten weniger Zeitaufwand: Sie beim Schreiben und die Empfänger beim Lesen.

Außerdem sollten Sie niemals auf Höflichkeit und Etikette verzichten., wenn Sie eine formelle E-Mail schreiben – eine vernünftige Anrede, Bitte und Danke sowie freundliche Grüße zum Abschluss gehören zum Pflichtprogramm. Es ist ratsam, sich an die E-Mail-Etikette zu halten. So erhöhen Sie die Chance, dass Ihre E-Mail vom Empfänger ernst genommen und beantwortet wird.

E-Mail schreiben: Schritt für Schritt Anleitung zur perfekten E-Mail

Wie bei Briefen auf Papier, folgen E-Mails einem bestimmten Muster. Da alle Leserinnen und Leser diese Norm kennen und erwarten, sollten auch Sie Ihre digitalen Briefe entsprechend strukturieren. Damit erleichtern Sie es Ihrem Gegenüber, den Überblick in Ihrem Text zu behalten.

Schritt 1: Betreff

Am Anfang jeder E-Mail steht die gern ignorierte Betreffzeile. Diese ist dafür gedacht, das Thema der Nachricht auf den ersten Blick zu vermitteln. So können Empfänger und Empfängerinnen besser entscheiden, ob Sie sich direkt nach Eingang der Nachricht Zeit nehmen oder erst später. Zusätzlich helfen die Angaben in der Betreffzeile dabei, E-Mails wiederzufinden und zu sortieren. Gute Beispiele für einen Betreff:

• Meeting: Projektstart / 24.03. / 10-12 Uhr
• Leistungsspektrum des Fachkräfte-Coachings
• Zusammenfassung des Gesprächs vom 7. April
• IT-Information: Update für YZ-Software

Bei diesen Beispielen wird den angesprochenen Personen direkt klar, was sie im Folgenden erwartet. Aus der Betreffzeile lässt sich so auch schon die Dringlichkeit ablesen. Umgekehrt heißt das: Verzichten Sie auf einen Betreff, der nicht auf das Thema eingeht, viel zu lang ist oder eventuell sogar passiv-aggressive Botschaften enthält:

• Dringend!!! (Es wäre sinnvoller zu sagen, was denn so dringend ist.)
• Eine Bitte (Lieber das Thema der Bitte nennen.)
• Zu unserem Gespräch am vergangenen Freitag in der Lobby haben sich bei mir noch ein paar Fragen ergeben! (Auch in der Betreffzeile ist Kürze gefragt.)
• Re: AW: Re: AW: Re: AW: Sonntags-Brunch mit Günther und Claudia (Die Reihung der Antwortkürzel sollte immer reduziert werden.)
• Muss das sein? (Es ist keine gute Idee, bereits so in die Kritik einzusteigen.)

Schritt 2: Begrüßung

Sie beginnen den eigentlichen Text Ihrer E-Mail mit einer Kombination aus Begrüßungsformel, Wertschätzung und Anrede. So kurz dieses Textelement auch ist, viele Menschen verzweifeln daran.

Wie formell muss ich eine E-Mail schreiben?

Seien Sie lieber zu formell und höflich als zu wenig. Auf der sicheren Seite sind Sie grundsätzlich mit der klassischen Formulierung: „Sehr geehrte …“. Besonders wenn Sie sich an Fremde wenden, ist diese Formel die richtige Wahl. Noch formeller brauchen Sie nur bei Staatsoberhäuptern oder religiösen Würdenträgern und -trägerinnen werden. Sollten Sie Ihr gegenüber bereits besser kennen, können Sie auch „Liebe …“ oder ein freundliches „Guten Tag“ an den Anfang Ihres elektronischen Briefs setzen. Nur unter guten Freunden und Freundinnen oder Kollegen und Kolleginnen ist ein „Hallo“ oder „Hi“ akzeptabel.

Welche Titel gehören in die Anrede?

Kontaktieren Sie Personen, die wissenschaftliche Grade innehaben? Interessant für die Begrüßung sind grundsätzlich nur Professoren- und Doktortitel. Magister, Diplom und andere Abschlüsse werden an dieser Stelle in der Regel nicht aufgeführt.

• Sehr geehrte Frau Professorin Schmidt
• Sehr geehrter Herr Professor Schmidt
• Sehr geehrte Frau Dr. Müller
• Sehr geehrter Herr Dr. Müller

Wen soll ich zuerst nennen?

Bei mehreren Adressierten müssen selbstverständlich auch alle angeredet werden. Nur bei Anschreiben, die keine konkrete Ansprechperson haben, ist das „Sehr geehrte Damen und Herren“ akzeptabel. Deshalb muss man sich fragen, in welcher Reihenfolge die Angeschriebenen in der Begrüßung auftauchen. Generell gilt, dass hierarchisch Höhergestellte immer zuerst genannt werden. Stehen die Personen auf gleicher Ebene, sortieren Sie am besten alphabetisch.

Was ist, wenn ich mir nicht sicher bin, ob die Ansprechperson männlich oder weiblich ist?

Manchmal kennt man nur den Nachnamen der Kontaktperson oder der Vorname ist nicht eindeutig einem Geschlecht zuzuordnen. Dann sollten Sie etwas Detektivarbeit einsetzen, denn eine falsche Anrede kann Ihre Mail ins Abseits stellen. Unternehmenswebsite, Social Media oder das Telefonbuch können in dieser unangenehmen Situation helfen. Wenn es nicht anders geht, muss schließlich auf das unpersönliche „Sehr geehrte Damen und Herren“ ausgewichen werden.

Welches Satzzeichen kommt nach der Anrede?

Die beste Lösung hierfür ist das Komma. Sie beenden damit die Zeile, fügen eine Leerzeile ein und schreiben dann klein weiter. Als Alternative gibt es im Deutschen nur das Ausrufezeichen: Nach diesem beginnen Sie den ersten Satz Ihres Briefes allerdings großgeschrieben. Nicht zulässig ist laut Duden ein Punkt.

Schritt 3: Einleitung

Bevor Sie mit Ihrem eigentlichen Anliegen beginnen, sollten Sie in Ihren Text einführen. Halten Sie diese einleitenden Worte aber möglichst kurz, denn Sie möchten weder die Zeit der Lesenden noch Ihre eigene beim Schreiben verschwenden. Abhängig von der Situation gibt es mehrere Möglichkeiten, wie die Einleitung Ihrer E-Mail schreiben können:

• Hiermit möchte ich mich bei Ihnen für die ausgeschriebene Stelle bewerben.
• Hatten Sie einen schönen Urlaub?
• Vielen Dank für das nette Gespräch in der vergangenen Woche.
• Haben Sie vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
• Ihr Vortrag zum Thema „E-Mail richtig schreiben“ hat mir sehr gut gefallen!

Die Einleitung hat die Funktion, die Stimmung der Angeschriebenen zu steigern. Dafür eignen sich vor allem persönliche und individuelle Fragen oder Kommentare. Vermeiden Sie dabei standardisierte Floskeln und gehen Sie mehr auf die Person ein. Fragen nach dem Urlaub, der überstandenen Krankheit oder der Heimfahrt nach einem Meeting zeigen, dass Sie sich wirklich für die andere Person interessieren. Sie können die Einleitung aber auch nutzen, um zum Thema hinzuführen (wie bei einer Bewerbung), um sich selbst vorzustellen oder ein vorangegangenes Gespräch kurz nochmals aufzugreifen.

Schritt 4: Hauptteil

Das Herzstück ihrer E-Mail: Hier geht es darum, Inhalte kompakt und wohlstrukturiert zu vermitteln. Bedenken Sie immer, dass Leser und Leserinnen die Informationen schnell und vor allem auch korrekt verstehen müssen. Dafür gibt es einige Regeln, an die Sie sich beim E-Mail-Schreiben halten sollten:

• Kurze Sätze: Greifen Sie auf einfache Satzkonstruktionen zurück. Eine Vielzahl an Nebensätzen und umständlich konstruierten Verschachtelungen stören den Lesefluss.
• Fettungen und Kursivierungen: Durch optische Hervorhebungen können Leserinnen und Leser die wichtigsten Daten und Fakten schneller finden. Faustregel: Nicht mehr als eine Markierung pro Absatz.
• Sinnvolle Absätze: Absätze strukturieren Ihren Text. Untergliedern Sie Ihre E-Mail, damit Sinnzusammenhänge leichter zu erkennen sind. Planen Sie pro Absatz ungefähr drei Sätze ein.
• Listen: Mit Listen können Sie Daten und Fakten kompakt präsentieren. Daten zu einem Meeting, Kosten für das anstehende Projekt, Teilnehmende des nächsten Ausflugs: Die wichtigsten Informationen sind auf einen Blick zu erkennen – auch wenn die Mail wieder geöffnet wird.
• Einfache Worte: Machen Sie es nicht noch komplizierter, als es schon ist. Verwenden Sie einfache Wörter, die alle verstehen können. Insofern es wichtig ist, dass Sie sich als Kenner bzw. Kennerin der Materie präsentieren, sind Fremd- bzw. Fachwörter selbstverständlich erlaubt.
• Positive Botschaften: Nutzen Sie eine positive Sprache. Gerade wenn Sie eine E-Mail schreiben, in der Sie Kritik üben, ist es wichtig, dass Sie konstruktiv bleiben. Verzichten Sie auf einen Befehlston und negative Aussagen in Ihrem Text.

Schritt 5: Schluss

Wenn Sie eine E-Mail richtig schreiben wollen, sollten Sie auch einen runden Abschluss zu Ihrer Nachricht finden. Verwenden Sie den Schluss, um eine Handlungsaufforderung unterzubringen oder den Empfänger bzw. die Empfängerin mit einem positiven Gefühl aus Ihrem Text zu entlassen:

• Falls Sie Fragen haben, können Sie mich jederzeit telefonisch oder per E-Mail erreichen.
• Ich freue mich schon jetzt darauf, Sie persönlich kennenzulernen.
• Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer/meiner Homepage.
• Ich würde mich sehr freuen, schon bald wieder von Ihnen zu hören.
• Ich wünsche Ihnen ein entspanntes Wochenende.

Schritt 6: Grußformel

Die Grußformel zum Schluss ist genauso wichtig wie die Begrüßung zum Anfang einer E-Mail. Mit ihr drücken Sie Wertschätzung dem Lesenden gegenüber aus. Freundlichkeit und Höflichkeit sind auch hierbei oberstes Gebot, aber übertreiben Sie es nicht. Mit hochachtungsvollen oder demütigen Grüßen beendet heutzutage wohl niemand mehr seine Business-Mails. „Mit freundlichen Grüßen“ ist die sicherste Variante, aber nicht unbedingt die beste, schließlich wirkt sie sehr abgedroschen. Mit einer persönlichen Note hinterlassen Sie einen sehr viel positiveren Eindruck:

• Herzliche Grüße
• Mit sonnigen Grüßen aus Berlin
• Viele Grüße nach Köln
• Einen guten Start in die Woche
• Ich wünsche Ihnen einen entspannten Urlaub

Entgegen der gängigen Meinung wird der Gruß nicht mit einem Komma vom Namen getrennt. Die Zeile endet ohne Satzzeichen, es folgt eine Leerzeile und dann der Name des Absenders oder direkt die Signatur. Sie möchten Ihren Gruß in einen anderen Satz einbauen? Auch hier setzen Sie keine Satzzeichen, fügen allerdings eine Leerzeile zwischen Satzanfang und Gruß ein:

Ich freue mich schon auf unsere Zusammenarbeit und sende Ihnen

freundliche Grüße nach München

Karl Müller

Schritt 7: Signatur

Ganz am Ende Ihrer E-Mail befindet sich die Signatur. Diese ist dazu gedacht, nähere Informationen und Kontaktdaten zum Absender bzw. zur Absenderin zu liefern. Deshalb ist hier kein Platz für Sinnsprüche und Lebensmottos. Welche Angaben im Detail zu machen sind und inwiefern sich der Inhalt der Signatur in geschäftlichen und privaten Nachrichten unterscheidet, erfahren Sie in unserem Artikel „So optimieren Sie Ihre E-Mail-Signatur“.

Schritt 8: Anhang

Versenden Sie nur dann einen Anhang, wenn es wirklich sein muss, und versuchen Sie die Dateigröße so gering wie möglich zu halten. Der Speicherplatz von E-Mail-Postfächern ist begrenzt, hinzu kommt, dass viele Menschen E-Mails inzwischen unterwegs lesen: Bei mobiler Datenübertragung können große Anhänge nur sehr langsam oder überhaupt nicht heruntergeladen werden. Beschränken Sie sich also bei Ihren Anhängen auf eine Gesamtgröße von 5 MB. Alles darüber hinaus sollten Sie immer erst auf Nachfrage senden oder einen Link zu einem Datenspeicher setzen, auf dem die Dateien bereitgestellt werden.

Beispiel für eine professionelle E-Mail

Im folgenden Beispiel sind alle Elemente enthalten, auf die Sie Acht geben sollten, wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben. Für weitere Beispiele lohnt sich ein Blick in den Artikel „Business E-Mail-Vorlagen“.“ im Absatz “

Was wurde in dieser E-Mail richtig gemacht?

• Der Betreff ist konkret und kurz.
• Die Grußformel ist dem Anlass entsprechend, der Doktortitel der Adressatin taucht in der Anrede auf.
• In der Einleitung wird freundlich auf das vergangene Gespräch hingewiesen.
• Der Hauptteil hat mehrere Absätze, die wichtigsten Daten werden in einer Liste präsentiert.
• In den Schluss ist eine Handlungsaufforderung eingearbeitet.
• Die Grußformel am Ende ist freundlich und personalisiert.
• Die Signatur ist vollständig und entspricht der Impressumspflicht.
• Auf einen unnötigen Anhang wurde verzichtet.

E-Mail richtig schreiben: Was geht und was nicht?