Der Spamfilter in Outlook

Spam-Mails – auch als Junk-Mails bezeichnet – sind nicht nur lästig. Auch wenn diese unaufgefordert zugesandten, unerwünschten Nachrichten bisweilen wie harmlose Werbung daherkommen, enthalten sie nicht selten Malware-Anhänge oder Links auf Webseiten mit gefährlichen Inhalten. Doch zum Glück verfügt Outlook, wie auch die gesamten Outlook-Alternativen, über einen Spamfilter, der empfangene Spam-Mails automatisch entfernt bzw. in den Junk-Ordner verschiebt. So nutzen Sie ihn in Ihrer Outlook-Version.

Spamfilter erkennen Spam-Mails anhand typischer Inhalte wie häufig verwendeter Links oder den von Spammern gerne verwendeten Tracking-Pixels. Die bekannten Mailserver, die für Spamversand genutzt werden, werden von den E-Mail-Anbietern auf sogenannte Grey Lists gesetzt und direkt vom Mailserver abgefangen. So gelangen sie gar nicht erst auf den eigenen PC und müssen daher vom Outlook-Spamfilter auch nicht mehr überprüft werden. Daher ist Greylisting das ressourcenschonendste Verfahren gegen Spam. Die Methode basiert auf sogenannten Domain Name System-based Blackhole Lists (DNSBL), in Echtzeit abrufbaren Schwarzen Listen für dubiose Absender-E-Mail-Adressen.

Weiterhin ist es wichtig, dass der Junk-Filter in Outlook vom Nutzer trainiert wird, um seine Erkennungsrate zu verbessern. Bekommen Sie Spam-Mails in Ihren Posteingang, löschen Sie diese nicht einfach, sondern markieren Sie sie im Mailprogramm als Spam. Anhand dieser Markierungen kann der Spamfilter dazulernen und seine Trefferquote erhöhen. Das Gleiche gilt für E-Mails, die versehentlich als Spam identifiziert wurden. Markieren Sie diese als „Kein Spam“, damit der Spamfilter ähnliche E-Mails in Zukunft nicht mehr filtert. Sie können den Spamfilter auch so einstellen, dass bestimmte E-Mail-Adressen grundsätzlich blockiert werden.

Den Spamordner sollten Sie regelmäßig überprüfen und die Regeln des Spamfilters anpassen, wenn E-Mails falsch erkannt werden. Wie das funktioniert, hängt von der verwendeten Outlook-Version ab. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Outlook-Junk-Filter optimal konfigurieren.

Schritt 4: Viele Spamversender verwenden als Absenderadresse Domains aus eher unbekannten Ländern, etwa von kleinen Inselstaaten in der Südsee, wo Domains billig zu registrieren sind. Auf der Registerkarte „International“ der „Junk-E-Mail-Optionen“ können Sie bestimmte Länderdomains, von denen Sie voraussichtlich nie eine sinnvolle E-Mail erhalten werden, automatisch als Spam markieren.

Schritt 5: Wird eine Spam-E-Mail nicht automatisch als Spam erkannt, markieren Sie sie im Posteingang und klicken oben im Outlook-Menüband auf „Junk-E-Mail“. Wählen Sie anschließend „Absender sperren“ – dann werden Sie in Zukunft von allen E-Mails dieses Absenders verschont.

Schritt 6: Der Outlook-Junk-Filter verfrachtet sämtliche Spam-E-Mails in den Ordner „Junk“ des jeweiligen E-Mail-Kontos. Prüfen Sie regelmäßig, ob normale E-Mails versehentlich dort gelandet sind.

Schritt 7: Bei einer fehlerhaft als Spam erkannten E-Mail klicken Sie am besten ebenfalls oben im Outlook-Menüband auf „Junk-E-Mail“. Dann können Sie diese einzelne E-Mail als „Keine Junk-E-Mail“ markieren. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, den Absender oder sogar dessen ganze Domain, wenn es sich um eine Firma und nicht um einen der großen E-Mail-Anbieter handelt, grundsätzlich vom Sperren auszunehmen (hierzu auf „Absender nie sperren“ klicken).

Die Option „Nur sichere Absender und Empfänger“ ist wie auch bei neueren Outlook-Versionen für die meisten Nutzer eher unpraktisch. Sie müssten hier zunächst alle in Frage kommenden erwünschten Absender-E-Mail-Adressen manuell in eine Liste sicherer Absender eintragen.

Schritt 3: In der Liste „Blockierte Absender“ sehen Sie alle Absender, die bereits blockiert wurden. Über den Button „Entfernen“ können Sie die dort erfassten E-Mail-Adressen auch wieder von der Liste blockierter Absender nehmen.

Schritt 4: Dank der Registerkarte „International“ besteht auch in diesen Outlook-Versionen die Möglichkeit, Domains bestimmter Staaten automatisch als Spam zu deklarieren. Wenn sich Ihre Firma etwa auf Wartungsdienste für Ölheizungen in Nordrhein-Westfalen spezialisiert hat, wird es eher unwahrscheinlich sein, dass Sie eine E-Mail-Anfrage aus Vanuatu erhalten, bei der es sich nicht um Spam handelt.

Schritt 5: Wird eine Junk-E-Mail vom Outlook-Spamfilter nicht automatisch als solche erkannt und landet in Ihrem normalen Posteingang, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü „Junk-E-Mail“ > „Absender zur Liste blockierter Absender hinzufügen“. Somit gehen zukünftig alle E-Mails dieses Absenders direkt in den Spam-Ordner.

Schritt 6: Die Spam-E-Mails werden im Ordner „Junk“ im jeweiligen E-Mail-Konto abgelegt. Sie sollten regelmäßig nachsehen, ob nicht doch erwünschte E-Mails dort hineingeraten sind.

Schritt 7: Klicken Sie bei einer fehlerhaft als Spam erkannten E-Mail mit der rechten Maustaste auf diese und wählen Sie im Kontextmenü „Junk-E-Mail“ > „Absender zur Liste sicherer Absender hinzufügen“, damit E-Mails dieses Absenders in Zukunft nicht mehr als Spam gefiltert werden.

Schritt 4: Auf dem gleichen Weg können Sie die Junk-E-Mail-Markierung einer fehlerhaft als Spam erkannten E-Mail wieder aufheben.

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