Abwesenheitsnotiz bei Kündigung: Vorlagen und Wissenswertes

Eine Kündigung bzw. die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses gehört in privaten Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen zum Alltag. Dennoch muss man in diesem Zusammenhang einiges bedenken: So ist eine Abwesenheitsnotiz bei einer Kündigung sehr wichtig. Denn während man den persönlichen Telefonanschluss eines Mitarbeiters einfach umleiten kann, verhält es sich mit dem E-Mail-Account schwieriger. Es gibt einige Details, die Sie bei der Einrichtung und Formulierung einer automatischen Abwesenheitsnotiz nach einer Kündigung beachten sollten. Lesen Sie unsere Tipps zum Thema und nutzen Sie unsere Vorlagen, wenn Sie nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses eine Abwesenheitsnotiz für Ihre eigene E-Mail-Adresse oder auch einen fremden E-Mail-Account erstellen.

Ein Großteil unserer beruflichen Kommunikation erfolgt heute per E-Mail. In einem E-Mail-Account befinden sich daher Daten zu einem Großteil der beruflichen Kontakte – diese sollten nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses nicht verlorengehen. Insbesondere bei Mitarbeitern mit viel Kundenkorrespondenz sind diese Kontakte für das Unternehmen äußerst wertvoll.

Nun lässt sich der persönliche Telefonanschluss eines Mitarbeiters meist problemlos auf einen neuen Ansprechpartner umleiten. Der E-Mail-Account unterliegt jedoch dem Datenschutz und neu eingehende E-Mails dürfen nicht einfach an eine andere E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Neue E-Mail-Anfragen bleiben ohne Autoresponder im schlimmsten Fall also unbeantwortet. Der E-Mail-Account eines Mitarbeiters sollte nach Beendigung seines Arbeitsverhältnisses aber auch nicht einfach gelöscht werden. Die Absender eingehender E-Mails würden dann nur die Fehlermeldung erhalten, dass die Nachricht nicht zugestellt werden konnte, und wüssten nicht, was der Grund dafür ist.

Zweck der Abwesenheitsnotiz nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist, dass eingehende E-Mails weiterbearbeitet und beantwortet werden können. Ist ein Ansprechpartner nicht mehr für ein Unternehmen tätig, sollte in der Abwesenheitsnotiz ein neuer Kontakt mit E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer genannt werden, an den man sich wenden kann. Aus der Abwesenheitsnotiz bei Kündigung sollte auch eindeutig hervorgehen, dass der Empfänger der E-Mail nicht mehr für das Unternehmen tätig ist und diese E-Mail nicht von ihm bearbeitet oder weitergeleitet wird. Wichtig ist zudem, dass die Abwesenheitsnotiz dem Tonfall des Unternehmens entspricht und auch sachlich und professionell formuliert ist, was generell für eine gelungene Abwesenheitsnotiz gilt.

Eine Kündigung bzw. das Ende eines Arbeitsverhältnisses kann mit Problemen behaftet sein. In einer Abwesenheitsnotiz sollte man jedoch nicht auf die Gründe einer Kündigung eingehen oder gar den ehemaligen Mitarbeiter oder das Unternehmen in einem negativen Licht darstellen. Falls Sie selbst Ihre eigene Abwesenheitsnotiz zum Ende Ihres Arbeitsverhältnisses einrichten, verzichten Sie also auf ein verbales Nachtreten in Richtung Ihres ehemaligen Arbeitgebers.

Unüblich ist darüber hinaus, Ihren neuen Arbeitgeber, Ihre private oder neue berufliche E-Mail-Adresse oder Ihr Profil in einem Business-Netzwerk wie Xing zu nennen – es sei denn, es ist mit Ihrem alten Arbeitgeber so abgesprochen und sinnvoll. Aktuelle Möglichkeiten, Sie zu kontaktieren, sollten Sie stattdessen in Ihrer Abschiedsmail an Kollegen und Kunden nennen, die sie zum Ende Ihres Arbeitsverhältnisses gezielt an diese verschicken.

Die automatische Abwesenheitsnotiz nach einer Kündigung kann entweder vom Inhaber des E-Mail-Accounts selbst eingestellt werden oder von einer dritten Person, die die Zugriffsrechte für den E-Mail-Account des ehemaligen Mitarbeiters hat. Für beide Fälle haben wir Beispiele für die Abwesenheitsnotiz bei Kündigung erstellt:

Haben Sie bisher ausschließlich mit Ihrem beruflichen E-Mail-Account gearbeitet und elektronisch kommuniziert? Vor der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sollten Sie sich rechtzeitig um eine private Lösung wie eine sichere E-Mail-Adresse von IONOS kümmern, z. B. um Bewerbungen zu senden oder mit potenziellen Arbeitgebern zu kommunizieren.

Einen sicheren, ortsunabhängigen und unkomplizierten Zugriff auf Ihre Daten, Dokumente, Kalendereinträge und E‑Mails im beliebten Microsoft-Umfeld – von verschiedenen Endgeräten aus – bietet Ihnen das ebenfalls bei IONOS erhältliche Hosted Microsoft Exchange.