E-Rechnung: Was gilt für Kleinunternehmer und Vereine?

Während Kleinunternehmende durch das Jahressteuergesetz 2024 größtenteils von der Pflicht zur E-Rechnung befreit wurden, gilt die E-Rechnung für Vereine je nach Art der Tätigkeit. Da Unternehmen und Konzerne ihre Buchhaltung auf die elektronische Rechnungsstellung ausrichten, empfiehlt es sich jedoch trotz Pflichtbefreiung oder Übergangsfrist, zeitnah auf E-Rechnungen zu wechseln.

Sind Kleinunternehmer und Vereine von der E-Rechnungspflich betroffen?

In Hinblick auf E-Rechnungen ist einerseits zwischen Kleinunternehmenden und Vereinen und andererseits zwischen Empfang, Verarbeitung sowie Erstellung zu unterscheiden. Anders als gewöhnliche Unternehmen müssen Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen keine E-Rechnungen versenden. Sie sind lediglich dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dieser Umstand geht auf den neuen Paragrafen 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) zurück, der besagt, dass Rechnungen von Kleinunternehmenden immer als sonstige Rechnung übermittelt werden können.

Ob die E-Rechnung von Vereinen genutzt werden muss, hängt davon ab, ob sie nichtunternehmerische oder unternehmerische Tätigkeiten ausüben. Im ersten Fall besteht keine Verpflichtung, E-Rechnungen zu erstellen oder empfangen und verarbeiten zu können. Im zweiten Fall finden hingegen die allgemeinen Bestimmungen für die elektronische Rechnungsstellung Anwendung. Das heißt, der Verein muss den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen gewährleisten und darüber hinaus auch E-Rechnungen erstellen.

Wie sehen die Regeln für Kleinunternehmen und Vereine zukünftig aus?

Da Kleinunternehmende nicht von der E-Rechnung-Pflicht betroffen sind, wird sich für sie in den nächsten Jahren nichts ändern. Bei Vereinen sieht das Bild anders aus, denn diese profitieren wie Unternehmen aktuell noch von Übergangsregelungen.

Unternehmerisch tätige Vereine haben bis Ende 2026 die Möglichkeit, Papierrechnungen und – mit Zustimmung der Empfängerin oder des Empfängers – ebenso PDF-Rechnungen zu verwenden. Liegt der Vorjahresumsatz bei weniger als 800.000 Euro, verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem Jahr 2028 sind E-Rechnungen jedoch obligatorisch.

Warum lohnt es sich, schon auf E-Rechnungen umzusteigen?

Auch wenn keine oder noch keine Verpflichtung dazu besteht, kann es dennoch für Vereine, Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer sinnvoll sein, schon jetzt E-Rechnungen zu nutzen. Schließlich arbeiten viele Selbstständige und Vereine mit Unternehmen in der Regelbesteuerung zusammen, deren Buchhaltung sich aufwendiger gestaltet, wenn sie neben E-Rechnungen auch weitere Rechnungen verarbeiten müssen. Daher ist es nicht unwahrscheinlich, dass große Konzerne Kleinunternehmende und Vereine schon vor Ende der Übergangsfrist dazu drängen, auf E-Rechnungen umzusteigen.

Was muss auf der E-Rechnung von Kleinunternehmern und Vereinen stehen?

Auch E-Rechnungen müssen verschiedene Pflichtangaben enthalten, um als vollständig und korrekt zu gelten. Dazu zählen zunächst einmal alle Bestandteile klassischer Rechnungen, also:

• Name und Adresse der Rechnungsempfängerin bzw. des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer (fortlaufend)
• Art, Menge und Beschreibung der Rechnungsposition(en)
• Zeitraum oder Zeitpunkt der Leistungserstellung
• Rechnungsbetrag (als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer: Nettobetrag)
• Gegebenenfalls: Hinweis auf Besteuerung als Kleinunternehmen, Hinweis auf umsatzsteuerliche Gutschrift (Self-Billing-Invoice) oder Verweis auf Reverse Charge

Darüber hinaus gibt es bei E-Rechnungen aber noch weitere notwendige Angaben. Dazu zählen:

• Leitweg-Identifikationsnummer (lediglich bei Rechnungen an Bundesbehörden)
• Bankverbindungsdaten
• Fälligkeitsdatum
• Zahlungskonditionen
• E-Mail-Adresse der Rechnungserstellerin bzw. des Rechnungserstellers
• Lieferanten- und Bestellnummer (falls verfügbar)

Welche E-Rechnung-Formate eignen sich für Kleinunternehmer und Vereine?

Geht es darum, sich für ein E-Rechnung-Format zu entscheiden, können Sie zwischen verschiedenen Optionen wählen. Grundsätzlich sind alle Formate zulässig, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Als offizieller Standard gilt hierzulande die von der Koordinierungsstelle für IT-Standards entwickelte XRechnung – ein reiner XML-Datensatz. Das ZUGFeRD-Format stellt dagegen ein Hybridmodell dar, das den XML-Datensatz mit einer PDF-Darstellung verknüpft. Ausführliche Informationen zu den beiden E-Rechnung-Formaten liefert Ihnen der Artikel „XRechnung vs. ZUGFeRD”.

E-Rechnungen als Kleinunternehmer oder Verein richtig aufbewahren

Wenn Sie als Kleinunternehmerin bzw. Kleinunternehmer oder Verein E-Rechnungen empfangen oder erstellen, ist es erforderlich, die Dokumente ordnungsgemäß zu verwahren. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine achtjährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen (Paragraf 14b UStG). Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Wenn Sie E-Rechnungen archivieren, ist es erforderlich, die Unterlagen revisionssicher zu speichern:

• Vollständig: Alle Rechnungen müssen vollständig und in ihrer Originalfassung gespeichert werden.
• Manipulationssicher: Es darf keine nachträgliche Veränderung der Dokumente ohne Protokollierung möglich sein.
• Maschinenlesbar: E-Rechnungen müssen in einem digitalen Format vorliegen, das eine maschinelle Auswertung ermöglicht (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
• Jederzeit zugänglich: Das Finanzamt muss während der Aufbewahrungsfrist jederzeit Zugriff auf die gespeicherten Rechnungen erhalten können.

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