Wie lassen sich E-Rechnungen öffnen?

Um E-Rechnungen zu öffnen, benötigen Sie je nach Format spezielle Programme, die dazu in der Lage sind, strukturierte XML-Daten zu verarbeiten. Dazu können Sie sowohl XML-Viewer als auch eine Buchhaltungssoftware oder verschiedene kostenlose Web-Tools verwenden. Treten beim Öffnen einer Rechnung Probleme auf, sind häufig fehlerhafte Dateien oder fehlende Updates die Ursache.

Wie öffnet man eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung basiert auf strukturierten Datensätzen, die sich automatisiert elektronisch verarbeiten lassen. Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format beinhalten E-Rechnungen maschinenlesbare Daten, was die Weiterverarbeitung erheblich erleichtert und für eine nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme und Lagerverwaltungssoftware sorgt.

In Deutschland sind vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD weit verbreitet. Beide E-Rechnung-Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und stellen damit sicher, dass E-Rechnungen rechtskonform und effizient verarbeitet werden können. Bei der XRechnung handelt es sich um einen reinen XML-Datensatz. Das ZUGFeRD-Format kombiniert dagegen XML-Daten mit einem PDF-Dokument.

XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien öffnen: So funktioniert’s

Wenn Sie eine nach dem Standard XRechnung erstellte E-Rechnung öffnen wollen, benötigen Sie dafür ein spezielles Programm, das über die Fähigkeit verfügt, XML-basierte Daten zu lesen und darzustellen. Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme bieten eine direkte Möglichkeit dazu.

Das Öffnen von ZUGFeRD-Rechnungen funktioniert hingegen auch mit gewöhnlichen PDF-Readern. Dieser Umstand geht auf das eingebettete PDF-Dokument zurück. Dadurch lassen sich Rechnungsinformationen ohne zusätzliche Software manuell prüfen.

E-Rechnungen öffnen: Diese Optionen gibt es

Ob XRechnung oder ZUGFeRD: Möchten Sie eine E-Rechnung öffnen, bieten sich Ihnen verschiedene Optionen. Es ist beispielsweise möglich, dafür ein Online-Tool zu nutzen oder auf Buchhaltungssoftware zurückzugreifen. Darüber hinaus besteht ebenso die Option, das ELSTER-Portal zu verwenden oder die E-Rechnung manuell mit einem Browser zu öffnen. Die nachfolgenden Anleitungen erläutern, wie Sie je nach gewählter Option vorgehen.

E-Rechnungen öffnen via Web-Tool

1. Rufen Sie in Ihrem Browser einen XML-Viewer wie den XML Online Viewer auf.
2. Öffnen Sie die E-Rechnung in der Anwendung.
3. Das Online-Tool stellt die XML-Daten in einer lesbaren Ansicht dar.
4. Manche Anwendungen bieten zusätzliche Optionen. Je nach verwendeter Lösung besteht beispielsweise die Möglichkeit, die E-Rechnung auszudrucken, zu exportieren oder die Daten zu validieren.

E-Rechnungen über eine Buchhaltungssoftware öffnen

1. Öffnen Sie das von Ihnen gewählte Buchhaltungsprogramm.
2. Suchen Sie im Menü nach einer Funktion zum „Rechnung importieren“ oder einer ähnlichen Option.
3. Wählen Sie die E-Rechnung von Ihrem Speicherplatz aus.
4. Prüfen Sie alle Details, bevor Sie die E-Rechnung archivieren.

E-Rechnungen im XRechnung-Format über das ELSTER-Portal öffnen

1. Rufen Sie in Ihrem Browser die ELSTER-Seite für E-Rechnungen auf.
2. Klicken Sie die Schaltfläche „Datei auswählen oder ablegen“ an.
3. Wählen Sie die E-Rechnung aus, die Sie öffnen wollen.
4. Das ELSTER-Tool stellt die Rechnung visuell dar.

Sie können die vom ELSTER-Portal bereitgestellte Funktion auch ohne eigenen Account nutzen. Allerdings ist das Tool lediglich für die aktuell gültige XRechnung-Version 3.0.1 konzipiert.

E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format mit einem PDF-Reader öffnen

1. Installieren Sie einen PDF-Reader wie den Adobe Acrobat Reader, den Foxit Reader oder den Open-Source-Reader Sumatra PDF.
2. Starten Sie den PDF-Reader und navigieren Sie im Menü zur Option „Datei öffnen“.
3. Klicken Sie die entsprechende Datei an, um die E-Rechnung zu öffnen.
4. Der Reader zeigt Ihnen die E-Rechnung wie ein gewöhnliches PDF-Dokument an.

E-Rechnungen manuell mit dem Browser öffnen

Stellen Sie sicher, dass Sie die Rechnungsdatei lokal auf Ihrem Gerät gespeichert haben. Um die E-Rechnung zu öffnen, gibt es verschiedene Optionen:

• Starten Sie den Browser Ihrer Wahl und ziehen die Datei per Drag-and-Drop in das Browserfenster.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, wählen Sie die Option „Öffnen mit …“ und danach den gewünschten Browser aus.

Während ZUGFeRD-Rechnungen im PDF-Format angezeigt werden, stellt der Browser XRechnungen lediglich technisch – also im XML-Format – dar. Diese Ansicht ist zwar nicht optimal, ermöglicht über die Suchfunktion aber dennoch, gezielt Daten zu finden.

Welche Tools eignen sich am besten, um E-Rechnungen zu öffnen?

Mittlerweile gibt es zahlreiche Tools, mit denen Sie E-Rechnungen öffnen können. Die nachfolgende Übersicht zeigt beispielhaft auf, welche Buchhaltungssoftwares und Online-Tools empfehlenswert sind:

• Buchhaltungssoftware (Web): sevDesk, Billomat, B2B Router, cosinex
• Buchhaltungssoftware (Desktop): DATEV, Accountable, LexWare (Office), FastBill, WISO MeinBüro
• Online-Tools (Web): Papierkram-Viewer, Business One Online-Viewer, portinvoice, G&W Invoice Viewer

Viele Buchhaltungsprogramme bieten sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Varianten an. Während die kostenlosen Versionen häufig grundlegende Funktionen wie das Anzeigen und Speichern von E-Rechnungen unterstützen, sind erweiterte Funktionen wie die automatische Datenverarbeitung oder Integration in bestehende Buchhaltungssysteme meist den Premium-Tarifen vorbehalten. Für Unternehmen mit komplexen Anforderungen lohnt es sich daher oftmals, in eine kostenpflichtige Lösung zu investieren.

Probleme beim Öffnen einer E-Rechnung: Was tun?

Beim Öffnen von E-Rechnungen können verschiedene Probleme auftreten. In einigen Fällen sind technische oder inhaltliche Fehler die Ursache, in anderen Fällen treten Übertragungsfehler auf. Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:

1. Die E-Rechnung liegt nicht im erforderlichen Format vor. Lösung: Stellen Sie sicher, dass Ihnen ein anerkanntes E-Rechnungsformat zugeschickt wird.
2. Die XML-Datei der Rechnung weist strukturelle Fehler auf. Lösung: Nutzen Sie Validierungstools oder -funktionen, um die XML-Struktur zu überprüfen. Werden dabei Rechnungsfehler festgestellt, bitten Sie die Rechnungserstellerin oder den Rechnungsersteller darum, eine korrigierte Version der E-Rechnung anzufertigen.
3. Erforderliche Angaben wie die Steuernummer oder das Rechnungsdatum fehlen. Lösung: Überprüfen Sie die Rechnung auf Vollständigkeit. Fehlen tatsächlich Informationen, ist eine Korrektur der Rechnung notwendig.
4. Die E-Rechnung wurde im Zuge der Übertragung beschädigt. Lösung: Bitten Sie die Absenderin oder den Absender, die Datei erneut zu senden. Gewährleisten Sie, dass die Übertragung über einen sicheren Kanal erfolgt.
5. Die verwendete Buchhaltungssoftware unterstützt das Format der E-Rechnung nicht. Lösung: Aktualisieren Sie die Software oder verwenden Sie spezielle Tools, die das jeweilige E-Rechnungsformat unterstützen.

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