E-Rechnung-Pflicht: Inhalt, Voraussetzungen, für wen und ab wann?

Die E-Rechnung-Pflicht schreibt vor, dass Rechnungen elektronisch und in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat ausgestellt und verarbeitet werden müssen. Während bereits seit dem 1. Januar 2025 die Verpflichtung besteht, E-Rechnungen empfangen zu können, gelten für den Versand Übergangsregelungen. Die E-Rechnung-Pflicht betrifft alle Unternehmen im B2B-Bereich – lediglich Kleinunternehmende sind nicht betroffen.

Was steckt hinter der E-Rechnung-Pflicht?

Abgesehen von öffentlichen Aufträgen im behördlichen Umfeld – hier war die E-Rechnung bereits Pflicht – stand es Unternehmen bisher frei, in welcher Form sie Rechnungen stellen. Papierrechnungen waren ebenso gestattet wie PDF-Rechnungen. Mit der zum Jahresbeginn 2025 eingeführten E-Rechnung-Pflicht müssen Unternehmen nunmehr E-Rechnungen ausstellen (aktuell noch nicht für alle verpflichtend) und in der Lage sein, sie zu empfangen.

Doch warum wurde die E-Rechnung-Pflicht 2025 eingeführt? Mit der gesetzlichen Vorgabe zielt die Bundesregierung darauf ab, Prozesse im Rechnungswesen zu modernisieren und die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft zu fördern. Durch E-Rechnungen besteht beispielsweise nicht mehr die Notwendigkeit, Rechnungsdaten bei der Empfängerin oder dem Empfänger nochmals zu erfassen, wodurch sich die Bearbeitungszeit verkürzt und sich Einsparpotenziale ergeben.

E-Rechnung wird Pflicht: Welche Regelungen gelten seit dem 1. Januar 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet der Gesetzgeber in Deutschland nur noch zwischen zwei Kategorien von Rechnungen: E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Diese klare Abgrenzung soll Transparenz und Einheitlichkeit schaffen, insbesondere in den Bereichen digitale Buchführung und Steuerprüfung. Mit der im Wachstumschancengesetz festgelegten E-Rechnung-Pflicht folgt die Bundesrepublik dem Vorbild anderer EU-Staaten und einiger Drittländer, die diesen Standard für Abrechnungen im Wirtschaftsverkehr ebenfalls eingeführt haben.

Bei E-Rechnungen handelt es sich um elektronische Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das die Vorgaben der europäischen Normenreihe EN 16931 erfüllt. Das gewährleistet, dass sich Rechnungen elektronisch übermitteln, empfangen und automatisiert sowie medienbruchfrei – also ohne manuelle Zwischenschritte – weiterverarbeiten lassen. Im Gegensatz zu anderen Rechnungsformaten enthalten E-Rechnungen abgesehen von den eigentlichen Rechnungsdaten auch semantische Informationen für die Klassifizierung der Daten.

Als sonstige Rechnungen gelten alle Formate, die nicht den Anforderungen an E-Rechnungen entsprechen. Dazu zählen neben Papierrechnungen auch elektronische Formate wie PDF-, Word- oder Bilddateien, die nur unstrukturierte Daten beinhalten und daher keine automatische Weiterverarbeitung ermöglichen.

Für wen gilt die Pflicht und welche Anforderungen sind damit verknüpft?

Die E-Rechnung-Pflicht erstreckt sich aktuell lediglich auf steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen, betrifft also ausschließlich den B2B-Bereich. Ob die unternehmerische Tätigkeit im Haupt- oder Nebenbetrieb ausgeübt wird, ist in diesem Zusammenhang unerheblich. Bei Umsätzen an Endverbraucherinnen bzw. Endverbraucher (B2C) und grenzüberschreitenden Umsätzen müssen Sie demnach keine E-Rechnung versenden.

Nach Paragraf 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gelten all diejenigen als Unternehmerinnen bzw. Unternehmer, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausüben. Neben Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften zählen dazu beispielsweise auch Selbständige und freiberuflich Tätige. „Im Inland ansässig“ bedeutet, dass ein Unternehmen seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder umsatzsteuerrechtliche Betriebsstätten im Gebiet der Bundesrepublik hat. Existiert kein Sitz, genügen auch der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthaltsort.

Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer wurden von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen jedoch E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Vereine betrifft die E-Rechnung-Pflicht nur, wenn sie unternehmerisch aktiv sind. In diesem Fall gelten dieselben Anforderungen wie für Unternehmen.

E-Rechnung: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden?

E-Rechnungen müssen formalen und technischen Anforderungen genügen, die in der EN 16931 festgelegt sind. Um die gesetzlichen Bestimmungen zu erfüllen, ist es vor allem notwendig, die elektronischen Rechnungen in einem strukturierten Dateiformat zu erstellen. Für gewöhnlich basieren E-Rechnungen auf einem XML-Datensatz. Es können aber auch andere Formate verwendet werden, wenn sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. In Deutschland kommen vor allem folgende Spezifikationen zum Einsatz:

• XRechnung: Als offizieller Standard gilt das XRechnung-Format. Dabei handelt es sich um einen rein maschinenlesbaren XML-Datensatz.
• ZUGFeRD: Das ZUGFeRD-Format stellt ein hybrides Rechnungsformat dar, das neben XML auch PDF verwendet. Daher ist dieses E-Rechnung-Format sowohl für Maschinen als auch für Menschen lesbar.

Die inhaltlichen Anforderungen entsprechen im Wesentlichen denen klassischer Papierrechnungen. Zu den Pflichtangaben zählen:

• Name und Adresse (E-Mail-Adresse) der Rechnungsstellerin bzw. des Rechnungsstellers
• Name und Adresse (E-Mail-Adresse) der Rechnungsempfängerin bzw. des Rechnungsempfängers
• Rechnungsdatum und -nummer
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Beschreibung der Ware(n) oder Leistung(en)
• Zahlungsbetrag und -konditionen
• Bankverbindungen

Welche Übergangsfristen bestehen?

Die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgt stufenweise. Um Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung ihrer Prozesse zu geben, hat die Bundesregierung für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen Übergangsfristen festgelegt. Für den Empfang und die Verarbeitung der elektronischen Rechnungen gilt das jedoch nicht. E-Rechnungen entgegenzunehmen ist bereits heute Pflicht. Die nachfolgende Übersicht veranschaulicht die Übergangsfristen:

• Bis Ende 2026: Bis zum 31. Dezember 2026 ist es weiterhin möglich, Rechnungen in Papierform oder als PDF-Datei zu verschicken.
• Bis Ende 2027: Wenn der Vorjahresumsatz des Unternehmens die Summe von 800.000 Euro nicht überschreitet, besteht auch im Jahr 2027 noch die Möglichkeit, die Übergangsregelung zu nutzen.
• Ab 2028: Die Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen ist Pflicht.

Was passiert, wenn die E-Rechnung-Pflicht nicht erfüllt wird?

Unternehmen, die ihrer Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen nicht nachkommen, müssen mit verschiedenen Konsequenzen rechnen:

1. Verweigerung des Vorsteuerabzugs: Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, können vom Finanzamt als „nicht ordnungsgemäß ausgestellt“ angesehen werden. Dies kann zur Folge haben, dass der Vorsteuerabzug verweigert wird.
2. Bußgelder: Bei Verstößen gegen die E-Rechnung-Pflicht können Bußgelder in Höhe von bis zu 5.000 Euro (Paragraf 26a des Umsatzsteuergesetzes) verhängt werden. Die genaue Höhe und die Umstände, unter denen Bußgelder erhoben werden, variieren je nach Bundesland und spezifischen Umständen.
3. Steuerliche Nachteile: Wer der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen nicht nachkommt, riskiert steuerliche Nachteile, da die Finanzverwaltung die Anerkennung der Rechnungen verweigern kann.

Ausnahmen von der E-Rechnung-Pflicht

Es gibt auch Fälle, in denen es nicht erforderlich ist, eine E-Rechnung auszustellen. Zu den Ausnahmen gehören:

• Kleinbeträge bis 250 Euro (Bruttobetrag)
• Fahrausweise
• Leistungen an juristische Personen, die nicht als Unternehmen gelte
• Verschiedene mit einem Grundstück in Zusammenhang stehende Leistungen an Endverbraucherinnen und Endverbraucher

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