Was ist Microsoft Exchange Server?

In vielen Firmen stützt sich die unternehmensinterne Zusammenarbeit auf Groupware-Lösungen, die eine zentrale Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben ermöglichen. Eine Standardsoftware mit entsprechenden Funktionen stellt Microsoft mit dem Exchange Server für windowsbasierte Serversysteme zur Verfügung. Die Kollaborationssoftware des Marktführers ist in zwei Produkteditionen mit abgestuftem Funktionsspektrum erhältlich und erfordert den Erwerb kostenpflichtiger Lizenzen. Unternehmen haben die Möglichkeit, die Groupware-Lösung über die Cloud in Anspruch zu nehmen oder als On-Premises-Software im eigenen Rechenzentrum zu betreiben. Wir verschaffen Ihnen einen Überblick über die Funktionsweise von Microsoft Exchange, stellen Programmfeatures vor und geben Ihnen eine Orientierung, welches Nutzungsmodell für Ihre Anforderungen das richtige ist.

Den Microsoft Exchange Server nutzen Sie entweder als Software-as-a-Service (SaaS) oder als lizenzierte Installation auf dem eigenen Server.

• On-Premises: Möchten Sie Microsofts Groupware-Lösung in die eigene IT-Infrastruktur integrieren, benötigen Sie eine Serverlizenz, die Sie zur Installation der Software auf der eigenen Hardware berechtigt. Zudem setzt die Nutzung von Microsoft Exchange sogenannte Clientzugriffslizenzen (Client Access Licenses, CAL) voraus. Diese weisen Sie entweder einem zugreifenden Gerät zu, das verschiedenen Nutzern zur Verfügung steht, oder Sie autorisieren einen bestimmten Nutzer dazu, über verschiedene Endgeräte auf den Exchange Server zuzugreifen. Zu beachten ist, dass eine solche CAL nicht das Nutzungsrecht für die benötigte Clientsoftware umfasst.
   
• Exchange Online: Im Rahmen des Onlinedienstes Microsoft 365 bietet Microsoft die Groupware auch als Cloud-Service an. Exchange Server wird in diesem Fall nicht auf Ihren unternehmenseigenen Rechnern betrieben, sondern in der Microsoft-Cloud gehostet. Der Zugriff auf die Funktionen der Software erfordert ein Nutzer-Abonnement, die sogenannte User Subscription License (USL). Diese berechtigt Sie, Microsoft Exchange Server als SaaS zu nutzen, und erlaubt Ihnen zudem den parallelen Betrieb im eigenen Rechenzentrum. Somit lassen sich mit Exchange Online auch hybride Hosting-Szenarien realisieren.
   
• Exchange-Server-Hosting: Das dritte Nutzungsmodell eröffnet Ihnen das Funktionsspektrum von Microsoft Exchange Server über einen Drittanbieter. In der Regel handelt es sich dabei um einen Webhosting-Provider, der bei Microsoft entsprechende Lizenzen erworben hat, die die kostenpflichtige Bereitstellung der Groupware umfassen. Dies ermöglicht Endanwendern, die Funktionen von Exchange Server in Form bedarfsgerechter Tarifpakete zu buchen.

Welches Nutzungsmodell für Sie am sinnvollsten ist, hängt vor allem von der Größe Ihres Betriebs ab. Cloudbasierte Lösungen richten sich in erster Linie an mittelständische Unternehmen, denen in der Regel weder die Mittel noch das Personal für die Installation und Wartung einer professionellen IT-Infrastruktur zur Verfügung stehen. Grundlegende Datenschutzmaßnahmen und aufwendige Back-up-Prozeduren lassen sich lokal nur mit großem Aufwand umsetzen. In großen Rechenzentren hingegen werden entsprechende Standards durch den Betreiber sichergestellt.

Ein Outsourcing des Exchange-Hostings hat zudem den Vorteil, dass sich der Umfang der in Anspruch genommenen Leistungen vergleichsweise leicht an die aktuelle Unternehmenssituation anpassen lässt. Wächst Ihre Firma unvorhergesehen, haben Sie die Möglichkeit, Postfächer unkompliziert hinzuzubuchen, ohne dass Sie in kostspielige Hardware oder zusätzliche Serverlizenzen investieren müssen.

Das Nutzungsmodell On-Premises hingegen richtet sich an große Unternehmen, deren IT-Abteilungen über das Budget verfügen, eine eigene sichere Exchange-Architektur zu realisieren. Im Gegensatz zu Nutzungsmodellen wie Exchange Online oder dem Exchange-Server-Hosting bei einem Drittanbieter bietet der Erwerb eigener Serverlizenzen weitreichende Freiheiten, die Funktionen von Microsoft Exchange Server passgenau auf die Ansprüche des Unternehmens abzustimmen. Zudem behalten Sie bei diesem Nutzungsmodell die Datenhoheit. Wenn Microsoft Exchange auf Ihren unternehmenseigenen Rechnern läuft, geben Sie die Daten Ihrer Firma zu keiner Zeit aus der Hand.

Entscheiden Sie sich dafür, einen Exchange Server zu mieten, fällt das Hosting inklusive Hardware-Wartung und -Updates in den Aufgabenbereich des Anbieters. Sie müssen lokal lediglich die erforderliche Clientsoftware (in der Regel Microsoft Outlook) bereitstellen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die in Exchange Server integrierte Web-App Outlook on the web für den Browser-Zugriff zu nutzen. Möchten Sie Exchange Server hingegen selbst einrichten, bedeutet dies für Ihr Unternehmen einen deutlich größeren Administrationsaufwand. Voraussetzung für eine Integration von Microsoft Exchange 2016 im eigenen Rechenzentrum sind die Serverbetriebssysteme Windows Server 2012 oder Windows Server 2012 R2. Zudem muss das Netzwerk den Microsoft-Verzeichnisdienst Active Directory bereitstellen, da Exchange diesen zum Speichern und Freigeben von Verzeichnisinformationen für Windows benötigt. Für Exchange 2019 hingegen ist auch der Windows Server 2019 notwendig sowie mindestens das .NET Framework 4.7.2.

Der Microsoft Exchange Server steht in zwei Editionen zur Verfügung: Standard und Enterprise. Diese beziehen sich sowohl auf die Serverlizenz als auch auf die Clientzugriffslizenzen. Während sich die Editionen der Serverlizenz auf Skalierung der Groupware-Lösung beziehen, unterscheiden sich die Editionen der CAL hinsichtlich der zur Verfügung stehenden Leistungsmerkmale.

Mit einer CAL lizenzieren Sie entweder ein bestimmtes Gerät oder einen einzelnen Benutzer. Der Erwerb einer Enterprise-CAL setzt die Standard-CAL voraus.

Während sich die Standard-Serverlizenz an kleine Unternehmen richtet, nimmt Microsoft mit der Enterprise-Lizenz große Organisationen ins Visier.