Microsoft 365 (früher Office 365) kaufen – Für wen lohnt sich welches Modell?

Alle Daten in diesem Artikel sind auf dem Stand von Juni 2023.

Die Abo-Pakete der Produktivitäts-Software Microsoft 365 werden von Microsoft in Form von „Plänen“ angeboten. Das Unternehmen hält verschiedene Pläne für Privatanwender, Unternehmen, Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen bereit, die sich im Umfang der verfügbaren Anwendungen und Funktionen deutlich unterscheiden.

Der Plan Microsoft 365 Single richtet sich an einzelne Benutzerinnen und Benutzer, die die Produktivitäts-Software allein nutzen möchten. Mit dem Erwerb des Software-Abonnements erhält man Zugriff auf folgende Programme:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Defender
• OneNote
• Access
• Publisher
• Forms
• Outlook
• Teams
• Skype
• Clipchamp

Die Anwendungen stehen in Form von Office Online über den Webbrowser zur Verfügung und lassen sich auf PCs oder Macs als Desktop-Anwendung installieren. Auch für Smartphones und Tablets gibt es entsprechende Apps. Insgesamt können Sie die Software auf bis zu fünf verschiedenen Endgeräten installieren. Alle erstellten Dokumente lassen sich offline speichern. Zudem enthält das Abonnement 1 TB OneDrive-Cloud-Speicher.

Mit dem Plan Microsoft 365 Family nimmt das Unternehmen Familien ins Visier. Die im Abonnement enthaltenen Funktionen entsprechen größtenteils denen der Version Microsoft 365 Single, stehen jedoch für bis zu sechs Benutzerinnen oder Benutzer zur Verfügung. Hinzu kommt der Dienst Family Safety.

Alle Anwendungen lassen sich auch hier lokal installieren. Zudem werden Tablets und Smartphones unterstützt, die die Produktivitäts-Software auf einer für Mobilgeräte optimierten Oberfläche darstellen. Darüber hinaus gewährt Microsoft 365 Family für bis zu sechs Konten jeweils 1 TB OneDrive-Cloud-Speicher.

Bei diesem Business-Plan erhalten Sie die Programme der Office-Suite nicht nur als Web- oder Mobilversion, sondern auch als Download-Fassung zur Installation auf PC oder Mac:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• OneDrive
• Access
• Publisher

Nicht enthalten in diesem Modell sind die Kollaborations-Tools von Microsoft: Teams und SharePoint sind nicht Teil des Angebots. Auch eine E-Mail-Adresse ist nicht inklusive. Sie müssen Outlook also in Kombination mit einem anderen E-Mails-Anbieter verwenden. Auf den 1-TB-Speicher für OneDrive müssen Sie allerdings nicht verzichten.

Der Plan im mittleren Segment baut auf der Basis-Variante auf. Deshalb sind auch die enthaltenen Anwendungen fast deckungsgleich:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Teams
• Outlook
• Exchange
• OneDrive
• SharePoint
• Access
• Publisher

Hinzu kommen in diesem Plan also die beiden Programme Access und Publisher. Anders als in der Basis-Version kann man im Standard-Modell die Software auch auf PC oder Mac installieren. Auch die eigene E-Mail-Domain mit 50 GB Postfach ist enthalten sowie OneDrive mit 1 TB Speicherplatz.

Das Premium-Angebot für kleine und mittelständische Unternehmen enthält das volle Programm an Software-Lösungen:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Teams
• Outlook
• Exchange
• OneDrive
• SharePoint
• Access
• Publisher
• Intune
• Azure Information Protection

Wie man an den beiden zusätzlichen Diensten Intune und Azure Information Protection erkennen kann, legt Microsoft 365 Business Premium größeren Wert auf Sicherheitsmaßnahmen als die günstigeren Varianten. Auch in diesem Plan sind der Cloud-Speicher mit einer Größe von 1 TB sowie die eigene E-Mail-Domain mit 50 GB Postfach enthalten.

Auch für große Konzerne gibt es Abo-Varianten: In allen Plänen findet man ein riesiges Angebot an Anwendungen. Selbstverständlicher Bestandteil ist die Office-Suite. Diese Programme lassen sich sowohl im Browser als Webversion verwenden als auch lokal installieren. Pro Benutzerin oder Benutzer kann man die Software auf bis 15 Endgeräten installieren: 5 Desktop-Computer (PC/Mac), 5 Tablets, 5 Smartphones.

Ebenfalls zum Lieferumfang von Microsoft 365 Enterprise E3 gehört Windows 11. Für OneDrive erhält man pro Nutzerin oder Nutzer 1 TB Cloud-Speicher. Wenn man mehr als 5 User anlegt, erhöht sich der Speicherplatz auf jeweils 5 TB. Wenn man diese Marke überschreitet, kann man weiteren Speicherplatz beim Microsoft-Support anfragen.

Der E5-Plan ist nahezu identisch zur günstigeren Variante E3. Auch hier kann man die Office-Anwendungen auf bis zu 15 Endgeräten installieren. Das Betriebssystem Windows 11 ist ebenfalls enthalten und auch die Regeln zum Cloud-Speicher sind gleich. Neu hinzu kommen zusätzliche Funktionen in Bezug auf Compliance.

Der größte Unterschied dürfte aber die VoIP-Option sein. Wenn Sie also ein Telefonsystem über Microsoft 365 realisieren möchten, müssen Sie zu diesem Enterprise-Plan greifen.

Möchte man auch als Konzern Microsoft 365 günstig kaufen, sollte man den F3-Plan wählen. Im Gegensatz zu E3 und E5 ist dieses Abo-Modell im Umfang sehr viel abgespeckter. So gibt es auch hier das Windows-Betriebssystem sowie alle Anwendungen der Office-Suite, diese können aber nicht auf Desktop-Computern installiert werden. Man muss die Anwendungen also im Browser als Web-App oder in einer mobilen Variante verwenden.

Gespart wird in diesem Plan auch am Speicherplatz: Das mitgelieferte Postfach umfasst nur 2 GB und der OneDrive-Speicher ist auf 2 GB pro Nutzerin oder Nutzer beschränkt. Ansonsten gibt es im Vergleich zu E3 und E5 Einschränkungen im Bereich Sicherheit, Compliance und Analyse.

In der F-Reihe gibt es auch den Plan F1. Dieser ist wiederum günstiger, hat aber auch entsprechend einen noch geringeren Funktionsumfang. Dort ist beispielsweise Windows nicht enthalten.

Eine andere günstige Variante für Unternehmen finden Sie in diesem Plan. Es steht Ihnen die komplette Office-Suite zur Verfügung – als Web-Apps und in installierbaren Versionen. Möchten Sie Word und Co. installieren, geht das auf bis zu 15 Endgeräten: 5 Desktop-Computer (PC oder Mac), 5 Smartphones und 5 Tablets.

Ein eigenes E-Mail-Postfach mit Exchange bekommt man in diesem Plan nicht. Allerdings ist ein OneDrive-Cloud-Speicher mit 1 TB Speicherplatz enthalten. Leider gehört in diesem Plan die Kommunikations-Software Teams nicht zum Lieferumfang dazu.

Als kleines oder mittelständisches Unternehmen können Sie Microsoft 365 Business auch bei IONOS erwerben. Hier erhalten Sie das komplette Office-Paket und die Kommunikationslösungen Exchange und Teams. Dazu gehört auch Speicherplatz: Ein Postfach mit 50 GB und ein OneDrive-Speicher mit 1 TB sind inklusive.

Als besondere Dienstleistung gibt es den praktischen Einrichtungsservice. Sie müssen sich also keine Gedanken um die Konfiguration machen. Der Experten-Support steht Ihnen auch langfristig bei Fragen und Problemen zur Seite – und zwar 24/7.

Bei IONOS können Sie aus zwei Tarifen auswählen:

In der Basis-Variante können Sie die Office-Anwendungen als Web-App ganz bequem im Browser verwenden, ganz egal, wo Sie sind und mit welchem Gerät Sie arbeiten. Im Standard-Tarif steht Ihnen die Software auch zur Installation auf bis zu 5 Desktop-Computern zur Verfügung. Auch für mobile Geräte stehen in diesem Tarif Apps zum Download bereit.

Ein weiterer großer Unterschied zwischen den beiden Plänen: Im Standard-Tarif erhalten Sie zusätzlich noch eine Domain. So können Sie eine eigene, professionelle E-Mail-Adresse realisieren.

Für den Bildungssektor bietet Microsoft eigene Tarife. Die Pläne gibt es sowohl für Schülerinnen, Schüler und Studierende als auch für Lehrkräfte sowie Beschäftigte von Bildungseinrichtungen. Die beiden Seiten unterscheiden sich im Preis, aber nicht in der Ausstattung. Um die Pläne zu den günstigen Tarifen buchen zu können, müssen entsprechende Nachweise geliefert werden.

In der kleinsten Tarif-Option bekommt man bereits Zugang zu den wichtigsten Anwendungen der Office-Suite. Weitere wichtige Dienste sind Teams, OneDrive und Exchange. In diesem Plan kann alles allerdings nur in der Onlineversion verwendet werden. Installieren lassen sich die Anwendungen nicht.

Bei der mittleren Option für den Bildungssektor stehen Ihnen prinzipiell die gleichen Anwendungen zur Verfügung. Hinzu kommen im Office-Bereich nur die Programme Access und Publisher. Allerdings lassen sich mit dieser Version alle Anwendungen auch installieren.

Der Plan mit dem größten Umfang enthält wiederum alles aus dem A3-Paket, darüber hinaus aber auch zusätzliche Dienste für die Verwaltung: Office 365 A5 kommt mit Anwendungen, die Ihnen im Kontext von Compliance, Security und Analyse helfen.

Um gemeinnützige Organisationen zu unterstützen, bietet Microsoft spezielle Konditionen. Es handelt sich dabei aber nicht um eigene Pläne. Stattdessen werden Business-Pläne vergünstigt angeboten.

Um Anspruch auf die vergünstigen Preise zu bekommen, muss man bestimmte, von Microsoft festgelegte Kriterien erfüllen:

• Ihre Organisation muss am Ort ihres Sitzes offiziell als gemeinnützig anerkannt sein.
• Die gemeinnützige Organisation muss der lokalen Bevölkerung nützen.
• Die Organisation muss sich auch innerhalb der eigenen Strukturen der Anti-Diskriminierung verschreiben.

Sie können die Microsoft-365-Produktpakete direkt bei Microsoft bestellen. Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen bietet IONOS Microsoft 365 Business-Tarife mit zusätzlichen Vorteilen:

• Europäische Server: Ihre Daten sind in zertifizierten Rechenzentren gesichert, die sowohl dem europäischen Datenschutz als auch hohen Sicherheitsstandards entsprechen.
• 24/7 Experten-Support: Bei Fragen oder Problemen können Sie sich jederzeit an den Support wenden – per Telefon, Chat oder E-Mail.
• Einrichtungsservice: Die Experten und Expertinnen von IONOS richten Microsoft 365 bereits für Sie ein, sodass Sie direkt mit der Software arbeiten können.

Microsoft hat 2020 offiziell Office 365 in Microsoft 365 umbenannt. Somit gibt es nur noch Microsoft 365 Pläne für die unterschiedlichen Zielgruppen. Neben der bekannten Office-Produktpalette (Word, Excel, PowerPoint etc.) umfasst Microsoft 365 viele Kommunikations- und Collaboration-Tools. Etwas verwirrend ist, dass Sie mit Microsoft 365 immer noch „Office 365“ Pläne angeboten werden. Die Pläne unter diesem Namen richten sich beispielsweise an Bildungseinrichtungen bzw. an Studierende, Schülerinnen und Schüler.