Was ist eine OST-Datei?

Microsoft Outlook arbeitet wie ein persönlicher Assistent, der für Sie mehrere E-Mail-Konten, private und geschäftliche Kalenderdaten, Termine, Aufgaben und Kontakte ordnet, synchronisiert und auf einer Oberfläche übersichtlich zusammenführt. Outlook kann dabei seine Dateien lokal auf Ihrem Computer speichern oder lediglich Kopien vom E-Mail-Server zwischenspeichern, damit Sie auch geräteunabhängig Zugriff Ihre Mails haben. Letztere Möglichkeit wird durch OST-Dateien realisiert. Wir erläutern, wozu diese dienen, wie Sie sie finden und wie sie sich von PST-Dateien unterscheiden.

Auf die Frage, wofür „OST“ steht, erhält man oft die Antwort: eine Offline-Outlook-Datendatei. Genau genommen stimmt das nicht, denn dann müsste es schließlich „OOD“ heißen. Ursprünglich stand die Abkürzung „OST“ für „Outlook Storage Table File“. Die Bezeichnung „Offline-Outlook-Datendatei“ ist jedoch in der Praxis zutreffender und somit gebräuchlicher.

Microsofts E-Mail-Client Outlook erleichtert vielen Anwendern den Arbeitsalltag. Er archiviert und organisiert Mails und Daten aus Kalendern, Journals und Terminplanern und macht sie auch ohne Internetverbindung auf dem Computer verfügbar. Weitere praktische Aspekte des Outlook-Diensts sind die Option, falsch oder unvollständig verschickte Mails zurückzuholen, und die Möglichkeit, versehentlich gelöschte Outlook-Mails wiederherzustellen.

Die Speicherung Ihrer Mails und Daten erfolgt bei aktuellen Versionen von Microsoft Outlook in Form von OST-Dateien. Outlook lädt Ihre Informationen dabei nicht vom E-Mail-Server herunter, um sie lokal auf dem Gerät zu speichern, sondern erstellt lokale Datenkopien im Zwischenspeicher. Die Originaldateien verbleiben sicher und zentral auf dem Mailserver.

Outlook nutzt OST-Dateien für Outlook-365-, Exchange-, IMAP- und Outlook.com-Konten, damit Anwender auch offline auf Mails und Informationen zugreifen und daran arbeiten zu können. Während heruntergeladene, lokal gespeicherte PST-Dateien auch im Offlinebetrieb aktualisiert werden können (z. B. wenn Sie Nachrichten verschieben oder löschen), werden Änderungen an einer OST-Datei erst mit den Daten auf dem Server synchronisiert, wenn Sie mit Ihrem Konto wieder online gehen.

Der große Vorteil einer Outlook-OST-Datei ist die zentrale Speicherung auf dem Mailserver. So haben Sie orts- und geräteunabhängig Zugriff auf Ihre Konten. Sollte Ihr Computer beschädigt werden, gehen lediglich die zwischengespeicherten OST-Dateien verloren – die auf dem Mailserver gesicherten Daten bleiben erhalten. Um verlorene OST-Dateien wiederherzustellen, konfigurieren Sie einfach das Outlook-Konto neu und synchronisieren es wieder mit dem jeweiligen Gerät.

Das bedeutet jedoch auch, dass sich OST-Dateien nicht unabhängig von einem Outlook-Account öffnen lassen. „Verwaiste“ OST-Dateien, die zu gelöschten Accounts gehören oder mit Dateien auf einem anderen Gerät verknüpft sind, müssen zum Abrufen erst mit einem Recovery-Tool konvertiert und exportiert werden.

Die Outlook-Datendatei PST ist die alternative Speichermethode zu OST – „PST“ steht dabei für „Personal Storage Table“. Outlook lädt in diesem Fall die Daten vom Mailserver herunter und speichert sie im PST-Format lokal auf dem Gerät. Eine OST-Datei wird hingegen nur als synchronisierte Offlinedatei auf dem Computer zwischenspeichert; die „originale“ Version verbleibt auf dem Server.

Die Unterscheidung zwischen OST und PST ist abhängig von der Outlook-Konfigurierung: Sogenannte POP-Konten rufen Mails und Daten per POP3-Protokoll vom Server ab und speichern sie im PST-Format. Ältere Outlook-Versionen bis 2010 speicherten die PST-Dateien allerdings ebenfalls nur zwischen.

Zu beachten ist, dass Änderungen an lokalen PST-Dateien tatsächlich Änderungen an den Originaldateien sind. Verlorene oder gelöschte PST-Dateien bedeuten somit einen Verlust der Originale und können nur noch mit Recovery-Tools wiederhergestellt werden. Bei OST-Dateien werden Offline-Änderungen erst mit dem Original synchronisiert, wenn Sie online gehen.

Doch auch mit OST finden sich Ordner, die nur lokal auf dem Gerät gespeichert sind. Diese erkennen Sie am Vermerk „Nur auf diesem Computer“. Dies ist jedoch oft nur bei Outlook.com-, Hotmail- oder IMAP-Accounts unter Outlook 2013 und 2016 der Fall. Eine Löschung von Dateien kann auch hier einen vollständigen Datenverlust bedeuten.

Ein großer Vorteil von PST: Wenn der Speicherplatz in Ihrem Postfach knapp wird, können Sie Daten einfach als verknüpfte PST-Datei auf Ihr Gerät verschieben, E-Mails mit Outlook archivieren und so Speichervolumen freigeben.

Die Ordner mit den Outlook-Datendateien (PST sowie OST) können Sie wie folgt aufrufen:

Schritt 1: Öffnen sie in Outlook das Register „Datei“.

Schritt 2: Klicken Sie auf „Kontoeinstellungen“ und anschließend erneut auf „Kontoeinstellungen“.

Schritt 3: Wählen Sie unter dem Reiter „Datendateien“ einen Eintrag aus und klicken Sie auf „Dateispeicherort öffnen…“.

OST-Dateien finden Sie auch im Verzeichnis <Laufwerk>\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Gespeicherte OST-Dateien sind jedoch nur mit einem aktiven und verknüpften Outlook-Account abruf- und anwendbar.