Was ist Microsoft 365? Die Microsoft-Komplettlösung im Überblick

Microsoft 365 beinhaltet neben dem allseits bekannten Microsoft-Office-Paket eine Reihe verschiedener, vorrangig cloudbasierter Anwendungen. Unterschiedliche Abonnements und Pläne sorgen dafür, dass Microsoft 365 sowohl im Privatbereich als auch für Businesskunden attraktiv ist.

Stand der Informationen: Juni 2023

Unter dem Markennamen Microsoft 365, vertreibt Microsoft seine Produktivitäts-Software cloudbasiert im Abo-Modell. Die beliebte Office-Suite muss somit nicht länger als Desktop-Installation erworben werden, sondern steht in der Cloud als Software-as-a-Service zur Verfügung. Darüber hinaus enthält Microsoft 365 verschiedene Kommunikations- und Kollaborations-Tools.

Dieses Vertriebsmodell ist nicht neu, für langjährige Microsoft-Kunden jedoch ungewohnt. Zusätzliche Verwirrung stiften alternative Microsoft-Angebote wie Office Online und Microsoft Office sowie der Umfang der verfügbaren Lizenzmodelle.

Bei Office Online handelt es sich um die Office-Programme von Microsoft in Form von kostenlosen Web-Apps. Diese haben allerdings einen reduzierten Funktionsumfang. Microsoft Office hingegen ist die klassische Desktop-Installation: Nachdem Sie die Office-Suite einmalig erworben haben, können Sie diese auf Ihrem PC nutzen. Updates auf neuere Versionen erhalten Sie nicht.

Microsoft 365 arbeitet cloudbasiert. Datenspeicherung, Rechenprozesse und Software-Installationen erfolgen zum Großteil auf Servern des Microsoft-Rechenzentrums. Für Anwenderinnen und Anwender hat dies den Vorteil, dass Microsoft-365-Dienste praktisch überall verfügbar sind, wo eine Verbindung zum Internet besteht.

Der Nachteil dieser cloudbasierten Software-Nutzung ist jedoch, dass sensible Daten in Form von E-Mails, Dokumenten, Fotos oder Videos in einem externen Rechenzentrum gespeichert werden. Nutzende sind somit gezwungen, sich mit den Datenschutzbestimmungen von Microsoft zu arrangieren. Im Rahmen einer geschäftlichen Nutzung von Microsoft 365 können zudem weitere Schritte wie ein umfassender Auftragsdatenverarbeitungsvertrag erforderlich sein.

Grundsätzlich hat Microsoft 365 im Jahr 2020 Office 365 abgelöst. Durch das Rebranding sind die bestehenden Unterschiede zwischen Microsoft 365 und Office 365 verschwunden. Es existiert also nur noch Microsoft 365 mit seinen unterschiedlichen Plänen. Ungünstig in diesem Zusammenhang ist, dass Microsoft 365 auch Pläne mit dem Namen „Office 365“ beinhaltet, diese Pläne richten sich u. a. an Bildungseinrichtungen.

Je nachdem, für welchen Plan Sie sich entscheiden, stehen Ihnen im Rahmen des Microsoft-365-Abonnements eine Reihe professioneller Microsoft-Anwendungen zur Texterstellung, Tabellenkalkulation, Präsentation und Datenbankverwaltung zur Verfügung. Darüber hinaus bietet die cloudbasierte Produktivitäts-Software Zugang zu E-Mail- und Groupware-Funktionen, eine zentrale Datenablage sowie ein leistungsstarkes Tool für Instant Messaging, Videokonferenzen, IP-Telefonie und Screen-Sharing.

Zahlreiche Neuerungen und Features werden exklusiv für das Abo-Modell angeboten und setzen ein Microsoft-365-Konto voraus.

Anders als die Version von Microsoft Office verknüpft Word im Abo-Modell professionelle Texterstellung mit diversen Cloud-Funktionen. Ein Microsoft-365-Konto bietet Anbindungen an den Cloud-Speicher OneDrive und das Content-Management-System SharePoint. Dies ermöglicht Nutzerinnen und Nutzern eine zentrale Verwaltung von Dokumenten und die Freigabe für andere Benutzerinnen und Benutzer. So können ganze Teams Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und sich dabei direkt in Word austauschen.

Wie bei Word und Excel setzt Microsoft auch bei PowerPoint auf eine zentrale Dateiverwaltung und synchrones Arbeiten im Team. Auch hier ist die Anbindung an OneDrive und SharePoint an ein Microsoft- oder Microsoft-365-Konto geknüpft.

Planner ist ein für Microsoft 365 entwickeltes Projektmanagement-Tool zur Aufgabenverwaltung und eignet sich vor allem für Unternehmen. Die Software vernetzt Teams in der Cloud und ermöglicht diesen, die gemeinsame Arbeit zu organisieren. Nutzende erstellen mit Planner Projektpläne und Aufgaben, teilen diese Bearbeitenden zu und setzen Abgabetermine fest. Statistiken und grafische Visualisierungen geben allen Beteiligten einen Überblick über den Fortschritt des Projekts.

Die Kommunikation im Team erfolgt direkt in Planner. Zudem bietet die Software Anbindungen zu anderen Microsoft-365-Anwendungen. Nutzerinnen und Nutzer haben aus dem Programm heraus Zugriff auf E-Mails, Dokumente und Dateien im Cloud-Speicher. Mit diesen Funktionen etabliert sich Planner als Alternative zu vergleichbaren Produkten wie Trello oder Asana.

Mit Sway ergänzt Microsoft die Office-Suite um eine Webanwendung für das digitale Storytelling. Die Software ermöglicht es, Text- und Multimedia-Elemente aus diversen Quellen wie dem eigenen Computer, der Suchmaschine Bing, dem Cloud-Speicher OneDrive, YouTube oder Facebook in interaktive Präsentationen zu integrieren.

Sway-Projekte, auch einfach „Sways“ genannt, lassen sich über den Webbrowser bearbeiten, abspielen und online mit Freundinnen und Freunden oder Kolleginnen und Kollegen teilen. Diese benötigen lediglich einen Freigabelink, um die Präsentation vom Microsoft-Server abzurufen; ein Login oder eine Registrierung sind nicht notwendig.

Exchange Online ist Microsofts cloud-gestützte Alternative zur beliebten Groupware- und Mailserver-Software Exchange Server. Während der klassische Exchange Server als On-Premises-Software betrieben wird, bietet Microsoft mit Exchange Online ein Abo-Modell, bei dem die Server-Software nicht in den unternehmenseigenen Räumlichkeiten, sondern im Microsoft-Rechenzentrum gehostet wird. Ein Modell, das sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur richtet. Exchange Online ist Teil des Microsoft-365-Plans Business Premium sowie der Enterprise-Pläne E1, E3 und E5.

Bei OneDrive for Business handelt es sich um eine erweiterte Version des Onlinespeichers für den geschäftlichen Einsatz. Benutzerkonten für OneDrive for Business sind in den Business- und Enterprise-Plänen von Microsoft 365 enthalten und werden Mitarbeitenden von ihren Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern zur Verfügung gestellt.

Anders als bei OneDrive handelt es sich somit um Mitarbeiterkonten, die nicht privat, sondern durch den System-Administrator des jeweiligen Unternehmens bzw. der Organisation verwaltet werden. Unternehmen haben so die Möglichkeit, den Mitarbeitenden unterschiedliche Zugriffsrechte auf Daten in der Cloud zu gewähren. Die Sicherheit von Geschäftsdaten stellt Microsoft bei OneDrive for Business durch erweiterte Verschlüsselungs- und Compliance-Funktionen sicher. Auch hier umfasst das Speicherkontingent 1 TB pro Benutzerin bzw. Benutzer.

Beide Versionen des Microsoft-Onlinespeichers lassen sich in andere Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint oder OneNote integrieren, sodass Nutzerinnen und Nutzer auch aus den entsprechenden Programmen heraus in Echtzeit auf Daten in der Cloud zugreifen.

Bei SharePoint Online handelt es sich um eine cloudbasierte Alternative zu SharePoint Server, einer Software, mit der sich team- und projektorientierte Websites für die interne Zusammenarbeit erstellen und verwalten lassen. SharePoint Online fungiert als Content- und Dokumenten-Management-System und stellt ein Intranet-Portal für die organisationsinterne Veröffentlichung von Informationen und Neuigkeiten bereit.

Anders als SharePoint Server wird die auf Kernfunktionen reduzierte Onlineversion nicht lokal installiert und bereitgestellt, sondern im Microsoft-Rechenzentrum gehostet. Dies hat für kleine und mittlere Unternehmen den Vorteil, dass die für den Dienst benötigte Infrastruktur nicht selbst angeschafft und verwaltet werden muss.

SharePoint Online ist in allen Microsoft-365-Abonemments enthalten, die einzelnen Pläne unterscheiden sich jedoch im Umfang der verfügbaren SharePoint-Funktionen.

Um den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen einer Unternehmensanwendung gerecht zu werden, bietet SharePoint flexible Verwaltungsoptionen, mit denen sich einheitliche Richtlinien für sämtliche Prozesse und alle involvierten Mitarbeitergeräte definieren lassen.

Bei Yammer handelt es sich um ein soziales Netzwerk für den Unternehmenseinsatz, das die offene Zusammenarbeit im Team fördern und Diskussionen an einem zentralen Ort zusammenführen soll. Mit Yammer lassen sich unternehmensinterne Mitarbeiternetzwerke sowie externe Netzwerke für die Zusammenarbeit mit Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnerinnen und -partnern erstellen.

Der Dienst ist in nur als Bestandteil von Microsoft 365 erhältlich und Teil der Pläne E1, E3 und E5.

Für Privatpersonen ist Microsoft 365 bereits ab 69 Euro im Jahr oder 7 Euro im Monat erhältlich. Unternehmen haben je nach gewünschtem Funktionsumfang die Auswahl zwischen verschiedenen Plänen, die sich natürlich auch preislich unterscheiden. Der kostengünstigste Business Plan ist bereits ab 5,60 Euro pro User und Monat erhältlich. Für Großunternehmen beginnen die Microsoft-365-Preise ab 7,50 Euro pro User und Monat.