XRechnung vs. ZUGFeRD: Was unterscheidet die beiden E-Rechnungsformate?

Bei XRechnung und ZUGFeRD handelt es sich um Standards für E-Rechnungen, die durch ihr strukturiertes Format eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Während XRechnung ausschließlich als maschinenlesbarer XML-Datensatz konzipiert ist, bietet ZUGFeRD dank Kombination mit PDF auch eine visuelle Darstellung. Ob ZUGFeRD oder XRechnung besser geeignet sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Was sind XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung und ZUGFeRD sind gängige Standards für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen in Deutschland, die unabhängig voneinander funktionieren und sich in verschiedenen Aspekten unterscheiden. Beide Formate entsprechen den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931, die für die einheitliche elektronische Rechnungsstellung innerhalb der Europäischen Union entwickelt wurde.

Doch welche Anforderungen gelten im Detail für elektronische Rechnungen? Die EN 16931 legt fest, dass E-Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat angelegt sein müssen. Dadurch wird gewährleistet, dass sich Rechnungsinformationen elektronisch übermitteln, empfangen und medienbruchfrei sowie automatisiert weiterverarbeiten lassen. Damit Maschinen den Inhalt von E-Rechnungen vollautomatisch und fehlerfrei auslesen können, haben alle Daten einen fest zugewiesenen Platz.

Was macht das Format XRechnung aus?

Mit dem XRechnung-Format hat Deutschland die Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt und einen Standard zur elektronischen Rechnungsausstellung im öffentlichen Sektor entwickelt, der den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht. Das E-Rechnung-Format wurde von der Koordinationsstelle für IT-Standards (KoSIT) konzipiert, die auch für die Weiterentwicklung des Rechnungsstandards verantwortlich ist.

XRechnung basiert vollständig auf strukturierten XML-Datensätzen, die für die automatisierte Verarbeitung durch Maschinen ausgelegt sind, jedoch keine visuelle Darstellung für Menschen bieten. Mithilfe spezieller Tools wie XML-Viewern besteht jedoch die Möglichkeit, die Rechnungsinformationen zu visualisieren. Das funktioniert erfahrungsgemäß aber auch mit jeder guten Buchhaltungssoftware.

Rechnungsdaten werden nach einem festgelegten Schema abgebildet. Das bedeutet, spezifische Informationen wie die Rechnungsnummer oder -positionen lassen sich immer an derselben Stelle im Datensatz finden. Damit Sie eine bessere Vorstellung davon erhalten, wie eine XML-Datei aussieht, haben wir nachfolgend einen Ausschnitt aus einer XRechnung eingefügt:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2" xmlns:cec="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonExtensionComponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
    <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
    <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
    <cbc:ID>2025-xy</cbc:ID>
    <cbc:IssueDate>2025-01-31</cbc:IssueDate>
    <cbc:DueDate>2025-02-15</cbc:DueDate>
    <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
    <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
    <cbc:BuyerReference>0</cbc:BuyerReference>
    <cac:AccountingSupplierParty>
[...]
</Invoice>

Vorteile und Nachteile des XRechnung-Formats

Der XRechnung-Standard bringt sowohl Vorteile als auch Nachteile mit sich. Dazu zählen vor allem:

Was macht das ZUGFeRD-Format aus?

Der ZUGFeRD-Standard ist ein branchenübergreifendes Datenformat zum elektronischen Rechnungsaustausch. Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, von dem das Format mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) ausgearbeitet wurde.

Im Gegensatz zum XRechnung-Standard stellt ZUGFeRD ein Hybridformat dar, bei dem ein XML-Datensatz in eine PDF-Datei eingebettet ist. Dies gestattet es, die Vorgaben für E-Rechnungen zu erfüllen und gleichzeitig den visuellen Komfort klassischer Rechnungen zu bieten. Darüber hinaus lässt sich das ZUGFeRD-Format sehr flexibel nutzen.

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile, die sich in ihrem Umfang und ihrer Eignung für unterschiedliche Szenarien unterscheiden:

• Basic: Enthält nur grundlegende Rechnungsdaten, ideal für kleine Unternehmen und einfache Rechnungen.
• Comfort: Erweitert um zusätzliche Details, passend für den standardisierten Rechnungsaustausch im B2B-Bereich.
• Extended: Enthält sämtliche Daten der EN 16931 und ist für komplexe Rechnungen mit spezifischen Anforderungen geeignet, z. B. im internationalen Handel oder für große Unternehmen.

Vorteile und Nachteile des ZUGFeRD-Formats

Das ZUGFeRD-Format hat ebenfalls Vor- und Nachteile. Die nachfolgende Übersicht listet die zentralen Stärken und Schwächen auf:

Die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD im Überblick

XRechnung vs. ZUGFeRD: Wann Sie welches Format verwenden sollten

Für Unternehmen stellt sich vor allem die Frage, welches Format im konkreten Einzelfall besser geeignet ist. Um herauszufinden, ob sich eher ZUGFeRD oder XRechnung als E-Rechnungsformat anbietet, gilt es, verschiedene Variablen zu berücksichtigen:

• Anforderungen der geschäftlichen Kontakte
• Integration in bestehende IT-Architektur
• Interne Unternehmensprozesse
• Rechtliche Compliance
• Langfristiges Einsparpotenzial

Wenn Sie vorrangig mit öffentlichen Institutionen zusammenarbeiten, empfiehlt es sich, den gesetzlich vorgeschriebenen XRechnung-Standard zu verwenden. Für den B2B-Bereich bietet das ZUGFeRD-Format eine höhere Flexibilität. Falls sie sowohl Aufträge aus dem öffentlichen Sektor als auch von anderen Unternehmen annehmen, bietet sich ZUGFeRD in der Version 2.1 an, das die Anforderungen beider Segmente erfüllt.

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