Was ist Slack – Wofür kann ich es nutzen?

Ein neues Tool für die Bürokommunikation schickt sich an, Skype und Co. in Rente zu schicken. Dieses ambitionierte Ziel verfolgt Slack, ein relativ neues Programm aus Silicon Valley, das vielen Nutzern im Rahmen der betriebsinternen Kommunikation als wahrer Alleskönner erscheint. Doch ist der Hype auch gerechtfertigt? Denn zahlreiche Trends aus Kalifornien gewinnen zwar rasant an Popularität, aber flachen genauso schnell wieder ab. Lohnt es sich also, altbewährte Programme wie Skype zu löschen und auf den Slack-Zug aufzuspringen? Slack wird oft als „E-Mail-Killer“ bezeichnet, denn das Programm zielt darauf ab, die Anzahl der eigenen E-Mails zu verringern. Denn immer häufiger ersetzen Chat-Nachrichten eine längere E-Mail, was wiederum Arbeitsaufwand einspart (allein schon durch den Verzicht eines Betreffs für jede Nachricht). Hier will Slack ansetzen: Die Bündelung alle firmeninternen Kommunikationswege soll die Kommunikation einfacher und effizienter gestalten.

Melden Sie sich als erstes auf der Website von Slack an. Bei der Einrichtung ist Ihnen der Slack-Bot behilflich. Sie werden nun zum Team-Administrator, der Zugriff auf alle verfügbaren Einstellungen erhält. Sobald sie angemeldet sind, sollten Sie Ihre Kollegen bitten, sich ebenfalls unter Angabe der Firmendomain anzumelden. Bei der Anmeldung ist es von Vorteil, wenn sich alle Mitarbeiter mit ihren echten Namen registrieren, damit sie von ihren Kollegen direkt erkannt werden.

Als Administrator sollten Sie zunächst einige wichtige Einstellungen vornehmen, die nach Wunsch modifiziert werden können. Die erste Option betrifft Messaging-Einschränkungen und reguliert, wer @channel-Nachrichten senden darf. Werden solche Miteilungen versendet, bekommen alle Leute im Channel eine Benachrichtigung. Wenn Sie einen großen oder öffentlichen Kanal betreiben, können Sie diese Berechtigung auf Teamadministratoren beschränken, damit im Chat wirklich nur Wichtiges ausgetauscht wird.

Eine weitere wichtige Einstellung betrifft das Kanal- und Privatgruppen-Management. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Benutzer bzw. Mitarbeiter eigene Kanäle erstellen, sollten Sie diese Option deaktivieren. Sobald die Einstellungen abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, das Team einzuladen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Individuell oder per Masseneinladung über die Admin-Seite Ihres Teams. Ihre Mitarbeiter erhalten dann eine Mitteilung, und können direkt dem Teamnetzwerk beitreten.

Wie funktioniert Slack auf einem Desktop-Computer? Das Programm lässt sich bequem über den Browser betreiben, was insbesondere Unentschlossene schätzen dürften: So lässt sich Tool schnell und unverbindlich testen, ohne dass die gesamte Firma das Programm installieren muss. Im Falle einer Entscheidung zugunsten von Slack gibt es aber auch Clients für iOS, Windows und Android. Slack entfaltet sein volles Potenzial als umfassendes Kommunikationstool nämlich erst dann, wenn Sie auch die mobile App (iOS / Android) und die Desktop-App (Mac / Windows) installieren. Auf diese Weise erhalten Sie Meldungen, wenn neue Nachrichten eintreffen und bleiben auf dem neuesten Stand, auch wenn kein Browser-Fenster geöffnet ist.

Die positiven Reaktionen auf Slack dürften vor allem damit zusammenhängen, dass die Synchronisation der Chatverläufe über sämtliche eingebundenen Endgeräte gut funktioniert. Positiver Nebeneffekt für die Unternehmenskultur: Häufig verschieben sich hierbei die Grenzen von beruflichem Briefings und privaten Chats, was für die interne Firmenkultur sicher von Vorteil ist. Slack-User checken nämlich auch nach Feierabend ihre Kanäle via Smartphone.

Slack bietet zwei verschiedene Arten von Bots: Benutzerdefinierte und App-Bots. Jeder dient einem anderen Zweck und ermöglicht unterschiedliche Funktionalitäten. Jedes Team kann einen eigenen Bot zur Nutzung im jeweiligen Kanal einrichten. Das ist über die Team-Einstellungen möglich. Innerhalb eines Slack-Kanals können Bots fast alles, worauf sie programmiert werden. Doch wie funktioniert Slack mit Bots?

Nachdem Sie sich entschieden haben, was der benutzerdefinierte Bot tun soll, können Sie Ihren Kanal auf den Bot vorbereiten. Beginnen Sie mit dem Erstellen einer neuen Benutzeroberfläche. Sie müssen zunächst einen Benutzernamen für Ihren neuen Bot auswählen. Dieser kann bis zu 21 Zeichen lang sein. Allerdings darf der Name nicht einfach „Slackbot“ sein. Außerdem darf der Bot nicht denselben Namen tragen, wie einer der Kanäle Ihres Teams.

Zu den sofort verwendbaren App-Bots gehört der To-do bot, der sich einfach dem ausgewählten Kanal hinzufügen lässt. Sobald der To-do bot aktiviert ist, haben alle Mitglieder im Kanal Zugriff auf seine Funktionen. Wenn ein Mitglied des Kanals das Kommando „/todo list“ eingibt, erscheinen alle Aufgaben, die der Liste zugefügt wurden. Über den Bot können Aufgaben und Erinnerungen an alle Mitglieder des Teams verschickt werden. Sobald eine Person die Aufgabe erledigt hat, kann sie einen grünen Haken in der Bot-Nachricht setzen.

Steward Butterfield, der Gründer des Unternehmens, betont gerne die Vorteile von Slack gegenüber einer normalen E-Mail. Die Qualität des persönlichen Austausches über E-Mail habe in den letzten 10 Jahren gelitten. Vor 10 Jahren waren 50 bis 60 Prozent der E-Mails von einer Person an eine andere adressiert, und heute sind es 8 bis 10 Prozent. Die anderen 90 Prozent sind maschinell erstellt – E-Mail-Marketing, Quittungen, neue Twitter-Follower, Facebook-Kommentare, Check-ins, monatliche Statusberichte und so weiter.

Was kann Slack zur Verbesserung der internen Kommunikation beitragen? Slack möchte digitale Konversation persönlicher und sozialer gestalten. Anders als beim Lesen einer unpersönlichen Gruppenmail kommt in einem Slack-Kanal schnell gute Stimmung auf, da die Konversation unmittelbarer erfolgt und somit rege Teilnahme in Echtzeit stattfindet. Typisch amerikanisch mutet die Kombination von Chats und Entertainment durch Dateieinbindung und GIFs an, aber wenn hierfür in einem Kanal kein Bedarf ist, lassen sich alle Einbindungen von Medien und sonstigen Dateiformaten auch einschränken.

Um auf die Work-Life-Balance der Teilnehmer Rücksicht zu nehmen, bieten sich die „Do not disturb“-Funktion an. Es ist ebenfalls möglich, innerhalb der Channels die Zeitintervalle zu verändern, in denen Teammitglieder über neue Nachrichten benachrichtigt werden. So lässt sich die Versendung von Push-Nachrichten auf die Zeitspanne von 8 bis 19 Uhr einschränken. Sämtliche Benachrichtigungen außerhalb dieses Intervalls werden dann gesammelt und am nächsten Morgen gebündelt an die Mitglieder des Kanals versendet.

Ein wichtiger Vorteil des Programms ist sicherlich die umfassende Suchfunktion. Es lassen sich nicht nur versendete Nachrichten oder Dateien schnell finden, sondern auch bestimmte Passagen aus verschickten Dokumenten, da die Suchfunktion von Slack alles durchleuchtet. Wenn etwas in Slack verschickt wurde, lässt es sich stets wiederfinden.

Ein wesentlicher Nachteil Slacks betrifft die Datensicherheit: Bei der Nutzung von Slack wird der gesamte Verlauf der Chat-Nachrichten auf US-Servern gespeichert. Heutzutage ist diese Tatsache für viele User ein Argument gegen die Nutzung des Anbieters, da die US-amerikanischen Richtlinien zum Datenschutz bei weitem nicht so streng sind wie die europäischen.

Möchten Sie Ihrer ganz persönlichen To-do-Liste eine Aufgabe hinzufügen, ohne sie mit dem Team zu teilen? Geben Sie einfach die Aufgabe als Nachricht in einem beliebigen Kanal ein, drücken Sie die Eingabetaste und markieren Sie dann diese Nachricht mit einem Stern. Alle markierten Elemente erscheinen in einer separaten Liste unter "http://your-team-url.slack.com/stars". Der Abschnitt „Starred Items“ lässt sich bequem als To-do-Liste verwenden. Sobald Sie eine bestimmte Aufgabe erledigt haben, entfernen Sie den Stern davor und die Aufgabe verschwindet von der Liste.

Benutzerdefinierte Emoji sind ebenfalls ein sehr beliebtes Slack-Feature. Unterschiedlichste Bilder lassen sich mit dieser Funktion schnell in selbstgemachte Smileys umwandeln, die dann im Chat eingefügt werden können. Bei Bedarf lässt sich die Nutzung der Smileys auch auf Admins beschränken, damit es im Kanal nicht zu bunt zugeht.