Excel-KI: Wie und wann kommt KI zum Einsatz?

KI kann in Excel verschiedene Arbeitsschritte bei der Erstellung einer Tabelle oder ihrer anschließenden Auswertung übernehmen. Durch den Einsatz von Excel-KI-Tools bzw. Funktionen auf Basis von künstlicher Intelligenz werden Fehler minimiert und langwierige Arbeitsschritte automatisiert.

Was ist eine Excel-KI?

Bei einer Excel-KI handelt es sich um eine Funktion oder ein Tool, das die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz (KI) nutzt, um die Arbeit mit Excel zu erleichtern und zu verbessern. Dabei verfolgen die unterschiedlichen Lösungen auch verschiedene Ansätze, um Nutzerinnen und Nutzer bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Während einige Excel-KI-Tools für die Generierung von Excel-Formeln und die Erstellung umfangreicher Tabellen eingesetzt werden, automatisieren andere die Datenanalyse bereits erstellter Tabellen. Bei allen Optionen geht es vor allem darum, die tägliche Arbeit mit Tabellen zu vereinfachen und Fehler zu minimieren.

Welche KIs für Excel gibt es?

Schon jetzt gibt es zahlreiche Excel-KI-Tools auf dem Markt. Nicht alle davon sind bereits ausgereift und damit auch eine wirklich verlässliche Hilfe bei der täglichen Arbeit mit Tabellen. Die folgenden Excel-KIs sind allerdings empfehlenswert und decken ein breites Spektrum unterschiedlicher Funktionen ab.

Formula Bot

Wie der Name andeutet, ist Formula Bot eine KI für Formeln in Excel, Google Sheets und weiteren Anwendungen. Das Tool ist dabei ganz einfach zu bedienen: Nutzerinnen und Nutzer geben Anfragen auf Englisch ein und das Tool wandelt diese in die teils komplizierten Formeln der Tabellenprogramme um. Da sich diese teilweise zwischen den verschiedenen Tabellenprogrammen unterscheiden, minimiert diese Funktion den Lernaufwand und das Fehlerrisiko deutlich. Auch wenn Sie genutzte Formeln nicht verstehen, schafft Formula Bot Abhilfe, indem das Tool Ihnen diese erläutert. Eine weitere wichtige Funktion des Tools ist die Option, Anleitungen zu generieren. So führt das Programm Sie schrittweise durch eine Aufgabe.

Bis zu 10 Bot-Anfragen können Sie monatlich kostenfrei starten. Wollen Sie das Excel-KI-Tool öfter in Anspruch nehmen, ist der Abschluss eines kostenpflichtigen Monatsabonnements erforderlich (ab 17 Euro). Gegen eine einmalige Zahlung gibt es darüber hinaus eine einsatzfertige Erweiterung, über die Sie den Bot direkt in Excel integrieren können.

Datenanalyse in Microsoft Excel

Microsoft Excel nutzt KI auch selbst für verschiedene Funktionen. Eine sehr nützliche Option des Programms ist die Datenanalyse (früher „Ideen“). Dafür markieren Sie einfach die gewünschten Bereiche innerhalb Ihrer Tabelle und lassen diese dann von der Excel-KI auswerten. Es ist so nicht nur möglich, bestimmte Muster und Auffälligkeiten schnell zu überblicken, sondern diese in Form von Diagrammen, Grafiken und Co. zu visualisieren. Auf diese Weise lassen sich die Verständlichkeit und Kommunikation der Daten deutlich verbessern.

Grundlage für diese KI-Funktion von Excel ist der Microsoft 365 Copilot. Der KI-gestützte Assistent versteht natürliche Sprache und basiert auf fortschrittlichen Sprachmodellen wie GPT-4 von OpenAI. Aus diesem Grund ist er in der Lage, umfangreiche Datenmengen zu verarbeiten, Muster zu erkennen und diese in verständlicher Form aufzubereiten.

Rows AI

Noch umfangreichere Möglichkeiten zur Datenanalyse bieten Ihnen Tools wie Rows AI. Dieses nutzt KI für Excel, um Daten unter verschiedenen Gesichtspunkten zu analysieren und zusammenzufassen. Dies funktioniert ganz einfach nach einem Frage-Antwort-Prinzip, ist also intuitiv und erfordert kaum Vorkenntnisse. Auch für die Transformation der entsprechenden Daten und Einträge kann das Programm genutzt werden. Ein weiterer zentraler Aspekt von Rows AI ist die Datenbereinigung. Mithilfe von KI können unstrukturierte oder fehlerhafte Daten automatisch korrigiert und standardisiert werden, was die Qualität der Analysen erheblich verbessert.

GPT Excel

GPT Excel nutzt KI, um Formeln zu generieren und bietet so auch unerfahrenen Nutzerinnen und Nutzern die Möglichkeit, komplexe Tabellen zu erschaffen. Auch dieses Tool nutzt dafür Fragen in einfachem Englisch und wandelt diese in den gesuchten Code um. GPT Excel kann bereits jetzt sehr viele Anfragen umsetzen und entwickelt sich dazu stetig weiter. Das Excel-KI-Tool, das auch mit Google Sheets kompatibel ist, unterstützt eine Vielzahl von Anfragen und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Die Vorteile einer solchen Tabellen-Erstellung mit KI:

• Zeiteinsparung: Selbst komplexe Tabellen werden in wenigen Minuten erstellt.
• Flexibilität: Die KI passt sich Ihren spezifischen Anforderungen an.
• Einfache Nutzung: Tiefgehende technische Kenntnisse sind nicht erforderlich. Insofern der KI die passende Formel oder Funktion bekannt ist, wird sie ein entsprechendes Resultat liefern.

Excel-Tabelle erstellen mit KI

Es ist bereits jetzt möglich, mit einer KI eine Excel-Tabelle zu erstellen. Tools wie das bekannte ChatGPT sind dafür ausgelegt, selbst komplexe Texte oder Datensätze auszuwerten und diese in einfache oder anspruchsvollere Tabellen umzuwandeln. Dafür sind nur wenige Schritte nötig. Diese ähneln sich bei den meisten Programmen. In unserem Beispiel nutzen wir ChatGPT.

1. Rufen Sie die Website von ChatGPT auf.
2. Melden Sie sich mit Ihrem ChatGPT-Konto an. Falls Sie noch kein Konto besitzen, legen Sie dieses einfach zuvor an.
3. Geben Sie dem Tool die gewünschte Anweisung. Dafür können Sie eine Formulierung nutzen wie „Erstelle mir eine Tabelle mit…“ und geben dann die gewünschte Anzahl an Spalten und Zeilen sowie die entsprechenden Kategorien an.
4. Alternativ weisen Sie ChatGPT an, einen bestimmten Text oder Datensatz in eine Tabelle umzuwandeln. Grundsätzlich gilt: Je genauer Ihre Anweisungen sind, desto überzeugender ist auch das Endergebnis.
5. Wenn die Tabelle nach Ihren Wünschen erstellt wurde, kopieren Sie diese und exportieren sie in das Excel-Dokument Ihrer Wahl. Für eine bessere Darstellung können Sie anschließend in Excel Feinanpassungen vornehmen.