Excel-Makros: So optimieren Sie Ihren Arbeitsprozess mit der beliebten Tabellenkalkulation

Wer regelmäßig mit Textverarbeitungsprogrammen, Datenbanksystemen oder Tabellenkalkulations-Anwendungen arbeitet, weiß, wie mühsam es sein kann, die gleichen Anweisungen immer und immer wieder eingeben zu müssen. Vor allem komplexe, mehrstufige Programmabläufe werden so schnell zur nervenaufreibenden Geduldsprobe. Abhilfe schaffen sogenannte Makros (engl. macro (instruction) = „Groß-Befehl“), die eine Folge von Befehlen aufzeichnen, sodass diese vom Nutzer der Software zu einem beliebigen Zeitpunkt automatisch ausgeführt werden können. Obwohl Makros in einer Programmiersprache geschrieben sind, sind Programmierkenntnisse in der Regel nicht notwendig, denn viele Programme – darunter auch Excel – können simple Makros aufzeichnen und so bei der Entwicklung Hilfestellungen geben. Für Microsofts Tabellenkalkulations-Software Excel sind Makros eines der wichtigsten Features.

Microsoft Excel gehört zu den gefragtesten Lösungen, um Daten zu bearbeiten, zu analysieren und zu präsentieren. Mit der Tabellenkalkulation, die Teil der Microsoft-Office-Suite ist, arbeiten Windows-Nutzer seit Jahren, um beispielsweise den Haushaltsplan zu erstellen oder einen individuellen Kalender zu kreieren. Auch in Unternehmen kommt Excel zum Einsatz: Mit der Software sind Projektpläne, Stundenlisten oder Budgetplanungen ebenso einfach realisiert wie grafische Darstellungen von Umsatzzahlen, Gewinnen oder Verlusten. Wer sich mit der Bedienung des Programms vertraut gemacht hat, lernt die zahlreichen Funktionen zu schätzen – entwickelt aber auch schnell eine nur schwer zu unterdrückende Abneigung gegen sich ständig wiederholende Routineaufgaben oder Aktionen, die sich nicht einfach mithilfe der Standardbenutzeroberfläche ausführen lassen.

Es kommt also nicht von ungefähr, dass die Möglichkeit, Makros in Excel zu erstellen, zu den Kernfeatures des Kalkulationsprogramms zählt. Das zu diesem Zweck integrierte Tool zum Makro-Aufzeichnen bedient sich der Skriptsprache Visual Basic for Applications (VBA), die auch in den Microsoft-Office-Programmen Word, PowerPoint, Access und Outlook zum Einsatz kommt. Dank der Sprache können Sie unkompliziert Ihre eigenen Excel-Makros erstellen, die erwähnten Routinebefehle automatisch ausführen lassen oder der Tabellenkalkulation neue Funktionen (z. B. Algorithmen für die Datenanalyse) hinzufügen.

Excel stellt die verschiedenen Elemente der Bedienoberfläche in Form von hierarchisch organisierten Programm-Objekten zur Verfügung. Diese besitzen jeweils spezifische Eigenschaften und Methoden. Alle verfügbaren Objekte stehen im hierarchischen Objektmodell miteinander in Beziehung und spiegeln sich ungefähr in der visuellen Benutzeroberfläche wider, die Ihnen Schalt- und Eingabeflächen zur Interaktion mit der Anwendung bereitstellt. Indem Sie die Eigenschaften festlegen und ihre Methoden aufrufen, bearbeiten Sie die verschiedenen Objekte. Für das Objekt „Workbook“ existieren beispielweise die Methode „Close“, mit deren Hilfe Sie die ausgewählte Arbeitsmappe schließen, sowie die Eigenschaft „ActiveSheet“, die das Blatt darstellt, das aktuell in der Arbeitsmappe aktiv ist.

Mithilfe von Auflistungen (Objekte, die durch Plural-S gekennzeichnet werden) können Makros darüber hinaus auch Aktionen auf eine ganze Gruppe von Objekten ausführen. Das Auflistungsobjekt „Worksheets“ bewirkt in einem Makro beispielsweise, dass die Anweisungen für alle Arbeitsblätter gelten. Für die Ausführung eines Makros haben Sie folgende drei Optionen:

• Auswahl im Makromenü

• Mausklick auf eine individuell erstellte Schaltfläche

• Individuelle Tastenkombination

Wenn Sie bisher – bewusst oder unbewusst – darauf verzichtet haben, Makros in Excel zu erstellen, muss sich das nicht zwangsläufig negativ auf das Ergebnis Ihrer Excel-Dateien ausgewirkt haben. Allerdings haben Sie damit den umständlichen Weg für Ihre Arbeiten gewählt. Denn unübersehbar bietet die Makro-Technik einige entscheidende Vorteile, die sie zum Pflichtprogramm für jeden macht, der das Optimum aus der Kalkulations-Software herausholen möchte:

• Makros verringern die Fehlerquote: Mit jeder Anweisung, die Sie in Excel manuell eingeben, steigt auch die Wahrscheinlichkeit, eine falsche Eingabe zu tätigen. Vor allem in komplexen Befehlsfolgen und sich oft wiederholenden Arbeitsschritten kann einem schnell ein Fehler unterlaufen, der die komplette Funktionalität blockiert. Bei einem Makro birgt einzig der Erstellungsprozess Fehlerpotenzial. Haben sich hierbei keine Irrtümer eingeschlichen, funktioniert das Excel-Makro bei jeder Nutzung fehlerfrei.

• Makros reduzieren den Arbeitsaufwand: Makros erstellen Sie nur ein einziges Mal. Anschließend starten Sie die praktischen Befehlszusammenfassungen so oft Sie wollen mit nur einem Klick bzw. mit der passenden Tastenkombination. Das spart Ihnen eine Menge Zeit, die Sie fortan in andere Arbeitsbereiche stecken können.

• Makros erweitern Excel: Mit VBA können Sie nicht nur Makros programmieren, die Befehle zusammenfassen, sondern auch neue Funktionen entwickeln. So erweitern Sie die integrierte Funktionssammlung um Ihre benutzerdefinierten Arbeitsblattfunktionen und vereinfachen Ihre Formeln erheblich. Praktischerweise präsentiert Excel auch eigens erstellte Funktionen so, als würde es sich um native Funktionen handeln. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sämtliche erstellten Makros mit eigenen Schaltflächen in der Symbolleiste zu verknüpfen, über die sich diese starten lassen.

Damit Sie eine eigene Befehlssammlung erstellen können, müssen Sie zunächst den VBA-Editor aktivieren, der Teil der Entwicklertools ist. Diese sind standardmäßig nicht über die Menüleiste (die in Microsoft-Office-Anwendungen auch „Menüband“ heißt) erreichbar, weshalb Sie die entsprechende Registerkarte im ersten Schritt hinzufügen.

Sub steht hierbei für Subroutine und somit für ein Makro, das an sich eine Art Unterprogramm von Excel darstellt. Für das jeweilige Makro wird der gesamte Code ausgeführt, der zwischen Sub und End Sub steht. Für einen kleinen Test können Sie den Code des hier verwendeten Beispiel-Makros „Hallo“ folgendermaßen erweitern:

Per Klick auf die Schaltfläche „OK“ schließen Sie das Fenster und beenden die Ausführung des Makros. Speichern Sie anschließend die Makro-Arbeitsmappe im VBA-Editor.

Hinweis: Alternativ können Sie auch eine Tastenkombination für die Ausführung des Makros festlegen („Entwicklertools“ -> „Makros“ -> „Optionen“).

Bei den ersten vier Codezeilen unter der Sub-Zeile, die jeweils mit einem Apostroph beginnen, handelt es sich um Kommentarzeilen. Diese haben keinerlei Einfluss auf die allgemeine Funktionalität des Makros und dienen in erster Linie der besseren Verständlichkeit des Codes. Darüber hinaus kann man Codezeilen mithilfe von Kommentaren auch vorübergehend deaktivieren. Für das Beispiel-Makro benötigen Sie die vier automatisch erzeugten Zeilen nicht, weshalb Sie diese bedenkenlos löschen können.

Die nächste Zeile enthält die Select-Methode, das Auswählen von „Tabelle1“, das bei der manuellen Durchführung der Neubenennung zunächst nötig war, bevor Sie dieser einen neuen Namen geben konnten. VBA-Skripte müssen Objekte jedoch nicht auswählen, um sie bearbeiten zu können, weshalb Sie auch diese Codezeile nicht für das Excel-Makro benötigen. Komplett überarbeitet sieht der Code folgerichtig so aus:

VBA-Skripte ermöglichen die Automatisierung verschiedenster Excel-Aufgaben. Mithilfe der Aufzeichnungsmöglichkeit können Sie nicht nur auf einfache Weise versuchen, den eigenen Arbeitsprozess zu vereinfachen, sondern erwerben nebenbei auch Wissen über die leistungsfähige Programmiersprache. Zögern Sie also nicht, das VBA-Tool zu nutzen, wenn Sie vermuten, dass ein Excel-Makro einen bestimmten Arbeitsschritt erleichtern kann.

Nachdem wir in den vorangegangenen Absätzen die allgemeine Vorgehensweise bei der Makro-Erstellung vorgestellt haben, sollen die folgenden zwei Beispiele Ihnen ganz konkret die Vielseitigkeit der Befehlsautomatisierung vor Augen führen.

Excel-Evergreen: Diagramm auf Basis eines Zellbereichs erstellen

Eine verbreitete Funktion von Excel-Tabellen ist die Visualisierung eingegebener Daten in Form eines Diagramms. Bei dieser oft mühsamen Angelegenheit kann ein Makro wertvolle Hilfestellung leisten. Erstellen Sie zu diesem Zweck zunächst ein Makro mit dem Namen „AssortedTasks“ und deklarieren die Variable für Ihr Diagrammobjekt:

In der nächsten Zeile erstellen Sie dann ein Diagrammobjekt, dem Sie diese meinDiagramm-Variable zuweisen:

Im letzten Schritt füttern Sie das Diagrammobjekt also mit Daten, die dann entsprechend visualisiert werden können. Dazu ist einerseits die Eingabe der Werte nötig, andererseits eine weitere Anpassung des Excel-Makros, denn bisher fehlt diesem noch die Information darüber, woher es die darzustellenden Informationen nehmen soll. Im Rahmen der Konstruktion With … End With führen Sie aus diesem Grund nun die SetSourceData-Methode ein und spezifizieren diese durch den Wert Selection, der bewirkt, dass beim Ausführen des Makros die Werte aller Zellen berücksichtigt werden, die markiert sind. Der Code des kompletten Makros sieht danach folgendermaßen aus:

So erstellen Sie ein Dialogfenster für Nutzereingaben

Mithilfe des Makro-Tools können Sie aber auch Eingabemasken erstellen, über die der Nutzer mit Excel interagieren kann. Um z. B. ein Interaktionsfenster zu erstellen, dessen Eingabewert automatisch in eine definierte Zelle geschrieben wird, beginnen Sie wie gewohnt mit dem Anlegen und Benennen des Makros. In unserem Beispiel geben wir der Befehlssammlung den Namen „Eingabemaske“. Anschließend nennen Sie der Subroutine den Zielort des später vom Nutzer eingegebenen Wertes:

Das Makro sorgt also dafür, dass die Eingabe des Nutzers in die Zelle A1 der Tabelle1 übertragen wird. Der Wert des Feldes (Value) muss diesem nun noch durch den zweiten Teil der Anweisung zugeteilt werden. Wir haben uns im Beispiel für das Kommando InputBox entschieden, das dem MsgBox-Befehl, der im „Hallo“-Makro zum Einsatz kam, sehr ähnlich ist. Kombiniert mit folgenden drei Argumenten, die im VBA-Code in Anführungszeichen stehen, entsteht ein zweckmäßiges Eingabefenster:

• Prompt: Mithilfe des ersten Arguments definieren Sie den Text des Dialogfensters, der den Nutzer bei der Eingabe unterstützt.

• Title: Das „Title“-Argument stellt die Überschrift der Eingabemaske dar.

• Default: Schließlich können Sie mit „Default“ auch eine Standardeingabe vorgeben.

Ein möglicher Beispiel-Code des kompletten „Eingabemaske“-Makros inklusive Box und Text sieht so aus:

Um nun ein Makro zu exportieren, öffnen Sie den Visual-Basic-Editor, klicken in der Menüleiste auf den Reiter „Datei“ und anschließend auf „Datei exportieren“. Geben Sie Ihrer Makro-Sammlung einen aussagekräftigen Namen, wählen Sie das gewünschte Verzeichnis aus und schließen Sie den Export mit „Speichern“ ab. Die exportierte Datei ist nur wenige Bytes groß und lässt sich somit bequem via Mail oder über ein portables Speichermedium auf den gewünschten Zielrechner transportieren. Um eine Makro-Datei zu importieren, gehen Sie zunächst gleich vor, wählen logischerweise aber „Datei importieren“ und geben anschließend den Speicherort der Datei an.