Excel: Teilergebnis für Ihre Berechnungen

Die Tabellenkalkulation von Microsoft ermöglicht umfangreiche Tabellen und komplexe Berechnungen. Funktionen in Excel helfen in vielen Situationen und lassen sich vom Design und Aussehen Ihrer Tabellen selten beeinflussen: Der Übersicht halber blenden Sie bestimmte Zellen aus? Kein Problem: Die Funktionen zählen die gefilterten Werte trotzdem mit. Dochgerade das möchten Sie vielleicht nicht immer. Wenn Sie wollen, dass Ihre Berechnungen auf Filter und Ausblendungen reagieren, ist die Funktion TEILERGEBNIS überaus nützlich. Sie vereint viele Rechenoperationen in sich und ermöglicht Ihnen mehr Kontrolle darüber, welche Zellen von Excel miteinbezogen werden.

Insbesondere wenn man mit großen Datenmengen arbeitet, möchte man nicht immer alle Bereiche angezeigt bekommen. Wenn man Zeilen ausblendetet oder bestimmte Werte aus der Darstellung herausfiltert, lassen sich umfangreiche Tabellen leichter erfassen. Auf diese Weise schrumpfen Tabellen so zusammen, dass nur noch die essenziellen Daten sichtbar bleiben, was die Arbeit mit ihnen extrem vereinfacht. Die ausgeblendeten Werte gehen dabei allerdings nicht verloren, sie sind immer noch Teil der Arbeitsmappe und werden deshalb von Funktionen weiterhin für Berechnungen herangezogen. Das ist ein großer Vorteil von Excel.

Aber genau das, was üblicherweise ein Vorteil ist, kann in einigen Situationen auch stören. Möchte man beispielsweise, dass die Excel-Funktionen auf die aktuelle Darstellung reagieren und ihre Ergebnisse dementsprechend anpassen, ist das mit den gewöhnlichen Berechnungsmethoden nicht möglich. Man müsste eine neue Tabelle erstellen, in der die herausgefilterten Werte gar nicht auftauchen. Mit der Funktion TEILERGEBNIS haben Sie eine Alternative: Die Funktion kann so eingestellt werden, dass ausgeblendete Zellen nicht in die Berechnung miteingenommen werden.

TEILERGEBNIS vereint gleich elf verschiedene Funktionen in sich: Nutzer wählen aus, welche Berechnungsart in der Funktion verwendet werden soll, und ob ausgeblendete Zellen berücksichtigt werden sollen oder nicht. Werte, die durch einen Filter momentan ausgeblendet sind, bezieht die Funktion nicht in die Berechnungen mit ein. TEILERGEBNIS lässt sich deshalb sehr gut als zusätzliches Ergebnis neben einem Endergebnis einsetzen. Durch den Vergleich beider Werte gewinnt man oft zusätzliche Informationen.

Theoretisch braucht die Funktion TEILERGEBNIS nur zwei Angaben. Als erstes geben Sie an, welche Berechnung durchgeführt werden soll. Das zweite und alle folgenden Argumente erhalten Informationen zum verwendeten Zellbereich. Eine Angabe ist obligatorisch, aber insgesamt können bis zu 254 Bereiche in die Formel aufgenommen werden.

Mit dem ersten Parameter übertragen Sie der TEILERGEBNIS-Funktion die Eigenschaften einer anderen Funktion – dafür hat Excel eine Liste vorgesehen. Sie geben die passende Zahl ein und TEILERGEBNIS führt die entsprechende Berechnung durch. Zu jeder Funktion gibt es allerdings zwei Zahlen. Die Werte zwischen 1 und 11 sorgen dafür, dass TEILERGBNIS auch ausgeblendete Werte miteinbezieht. Durch die Eingabe von 101 bis 111 ignoriert die Funktion ausgeblendete Zellen im angegebenen Bereich. Nachfolgend eine Übersicht.

Ausgeblendete Zellen bleiben Teil der Berechnung:

• 1: MITTELWERT
• 2: ANZAHL
• 3: ANZAHL2
• 4: MAX
• 5: MIN
• 6: PRODUKT
• 7: STABW
• 8: STABWN
• 9: SUMME
• 10: VARIANZ
• 11: VARIANZEN

Ausgeblendete Zellen werden nicht bei der Berechnung berücksichtigt:

• 101: MITTELWERT
• 102: ANZAHL
• 103: ANZAHL2
• 104: MAX
• 105: MIN
• 106: PRODUKT
• 107: STABW
• 108: STABWN
• 109: SUMME
• 110: VARIANZ
• 111: VARIANZEN

Das Paradebeispiel für die Funktion TEILERGEBNIS ist die Berechnung einer Summe. Die Funktion ermöglicht es Ihnen, neben dem Endergebnis, für das alle Werte berücksichtigt wurden, auch nur solche zu erfassen, die gerade nicht durch Filter oder Ausblendungen betroffen sind.

In diesem Beispiel nehmen wir Werte aus zwei Spalten und summieren diese. Da wir für den ersten Parameter den Wert 109 eingetragen haben, werden nur solche Werte aufgenommen, die derzeit auch sichtbar sind.

Das gleiche funktioniert auch mit anderen Berechnungsarten. So können Sie beispielsweise den Mittelwert berechnen.

Es ist aber auch möglich, TEILERGEBNIS mit anderen Funktionen zu verbinden. Das Ergebnis der Funktion kann so direkt an weitere Berechnungen weitergegeben werden – ohne dass dafür Hilfszellen notwendig sind. So lassen sich zum Beispiel mehrere Teilergebnisse miteinander addieren.

Hilfreich ist es mitunter aber auch, TEILERGEBNIS mit der Funktion WENN zu kombinieren. So können Sie eine Zelle einrichten, in der Sie die gewünschte Rechenart angeben – zum Beispiel in Form eines Excel-Dropdown-Menü. Die Formel an sich wird dann zwar etwas umfangreicher, ist sie aber erstmal erstellt, brauchen Sie keine Änderungen mehr vornehmen. Nehmen wir als Beispiel also an, dass Sie regelmäßig zwischen den drei Berechnungsformen SUMME, ANZAHL und MITTELWERT wechseln möchten.

Über den AutoFilter stellen Sie ein, welche Daten infrage kommen, und in der Dropdown-Liste entscheiden Sie sich für die gewünschte Berechnung. Die WENN-Abfragen lassen dann immer die korrekte TEILERGEBNIS-Funktion laufen.

Neben der Funktion, die Sie leicht in Formeln integrieren können, bietet Excel auch noch ein gleichnamiges Werkzeug. Dieses finden Sie im Reiter „Daten“ und dann unter dem Button „Teilergebnis“. Sinnvoll ist dies Tool zum Beispiel dann, wenn Sie eine mehrspaltige Liste in Excel verwenden. In der einen Spalten befindet sich ein festes Set an zumeist nicht numerischen Werten – Namen beispielsweise. Diesen Einträgen sind wiederum numerische Werte zugeordnet: Umsätze, Punktzahlen, Messwerte und ähnliche Daten. Das Werkzeug hilft Ihnen, Teilergebnisse von Gruppierungen zu ermitteln: Alle gleichen Einträge in der einen Spalte werden zu einer Gruppe zusammengefasst und die dazugehörigen Werte in der anderen Spalte untereinander berechnet.