Unterschrift in Word einfügen

Häufig wird auch offizielle Korrespondenz im privaten oder beruflichen Rahmen per E-Mail versendet. Sie haben unterschiedliche Möglichkeiten, ein Word-Dokument einfach zu unterschreiben. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Unterschrift in Word einfügen.

Kurzanleitung: Unterschrift in Word einfügen

1. Drücken Sie auf „Einfügen“ und wählen Sie die Option „Signaturzeile“ aus.
2. Fügen Sie auf der eingefügten Word-Unterschrift-Linie eine zuvor gescannte Unterschrift als Bilddatei ein („Einfügen“ -> „Bilder“ -> „Dieses Gerät“).
3. Justieren Sie die Größe der Signatur, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Wann sollte man eine Signatur in Word einfügen?

Oftmals gehört es nicht nur zum guten Stil, ein Dokument mit einer Unterschrift zu versehen, sondern kann auch eine rechtliche Notwendigkeit sein. Sie garantiert die Echtheit eines Dokuments und bestätigt, dass der Unterzeichnende den Inhalt verstanden hat und sein Einverständnis gibt. Auch bei der Korrespondenz im digitalen Raum ist eine Unterschrift unter Umständen aus eben diesen Gründen notwendig. Es gibt unterschiedliche Methoden, um ein Word-Dokument zu unterschreiben, die drei gängigsten und einfachsten erklären wir Ihnen im Folgenden.

Unterschrift in Word als Grafik einfügen

Sie können Ihre Signatur als Grafik in das fertige Dokument einfügen. Diese Methode ist ganz leicht durchzuführen, allerdings benötigen Sie dafür einen Scanner oder ein Smartphone. Um Ihre Unterschrift in Word einzufügen, gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor:

1. Setzen Sie Ihre Unterschrift auf ein weißes Stück Papier. Nutzen Sie einen Kugelschreiber oder Füllfederhalter, damit die Signatur sich gut abhebt.
2. Scannen Sie die Unterschrift ein. Wählen Sie zum Speichern ein gängiges Grafikformat wie PNG oder JPG. Wählen Sie möglichst nur den Ausschnitt mit Ihrer eigentlichen Unterschrift aus. Die Qualität Ihres Scans sollte mindestens 300 dpi betragen.
3. Öffnen Sie das Bild und schneiden Sie es zu. Es sollten möglichst nur kleine weiße Ränder bleiben. So lässt sich die Unterschrift besser in Word einfügen.
4. Wenn Sie das Bild fertig bearbeitet haben, speichern Sie es erneut im gewünschten Bildformat. Sie können diese Unterschrift auch in Zukunft für andere Dokumente verwenden.
5. Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie unterschreiben möchten, klicken Sie in der oberen Leiste auf „Einfügen“ -> „Bilder“ -> „Dieses Gerät“ und wählen Sie den Speicherort der angefertigten Signatur-Datei aus.

6. Platzieren Sie die Unterschrift an der entsprechenden Stelle und speichern das Dokument. Hierfür verwenden Sie entweder die Option „Datei“ -> „Speichern“ oder die entsprechenden Word-Tastenkombinationen.

Word-Unterschrift einfügen per Freihandeingabe

Sie können auch die „Zeichnen“-Funktion verwenden, um Ihre Unterschrift in Word einzufügen. Wenn Sie mit einem Laptop, Tablet oder Smartphone arbeiten, greifen Sie hierfür einfach auf das Touchpad zurück. Natürlich können Sie Ihre Signatur auch mit einem entsprechenden Grafik-Tablet und einem digitalen Stift händisch setzen oder einfach die Maus verwenden.

1. Wählen Sie zunächst die Freihandoption aus, indem Sie im Menüband auf „Zeichnen“ drücken.
2. Wählen Sie für Ihre digitale Unterschrift in Word die Stiftoptionen mit schwarzer oder blauer Farbe aus. Diese sind gut lesbar und sehen professioneller aus als zu helle oder intensive Töne.
3. Legen Sie die Schriftstärke fest, indem Sie mit dem Plus- und Minuszeichen die Stärke anpassen.
4. Nun unterschreiben Sie Ihr Word Dokument. Am einfachsten ist es, wenn Sie die Signatur bereits an die vorgesehene Stelle setzen.

Word-Unterschrift-Linie einfügen – so funktioniert’s

Während die beiden genannten Methoden sich gerade auch dann anbieten, wenn Sie das unterzeichnete Dokument per E-Mail versenden möchten, ist die folgende Option gut geeignet, wenn Sie das Dokument ausdrucken wollen. Microsoft Word bietet Ihnen dann nämlich die Möglichkeit, eine Signaturzeile einzufügen. Diese sorgt dafür, dass Ihr Dokument gut strukturiert bleibt und Ihre Unterschrift den nötigen Raum bekommt.

1. Stellen Sie Ihr Dokument fertig. Beachten Sie dabei auch den benötigten Platz für Fuß- oder Endnoten in Word.
2. Klicken Sie auf die Stelle, an der Ihre Signatur stehen soll und wählen Sie dann „Einfügen“ -> „Signaturzeile“.
3. Nun klicken Sie die Option „Microsoft Office-Signaturzeile“ an.
4. Sie haben die Möglichkeit festzulegen, was unter Ihrer Unterschrift stehen soll. Bei privaten Dokumenten gehört hier Ihr Name hin. Versenden Sie ein berufliches Dokument, geben Sie unter Umständen zusätzlich Ihre Position im Unternehmen an.
5. Jetzt wird an der entsprechenden Stelle eine Signaturzeile angezeigt. Drucken Sie das Dokument nun aus und unterzeichnen es im Anschluss. Alternativ können Sie Ihre Unterschrift direkt in Word einfügen, wie oben erklärt.

Was gibt es zu beachten, wenn Sie in Word Ihre Unterschrift einfügen?

Wenn Sie Ihre Unterschrift in Word einfügen, gibt es ein paar Punkte, die Sie beachten sollten. Falls Sie das Dokument nicht ausdrucken, sondern direkt per E-Mail versenden oder es hochladen, speichern Sie es am besten als PDF ab. Das ist sicherer und verhindert, dass Ihre Angaben nachträglich noch verändert werden können. Wenn Sie ein Dokument bereits umgewandelt haben und die Unterschrift nachträglich einfügen möchten, ist es auch problemlos möglich, das PDF zu unterschreiben.

Bei sensiblen Dokumenten, die eine Unterschrift benötigen, ist es sinnvoll, weitere Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. Ein Wasserzeichen oder ein Verschlüsselungsverfahren sorgen dafür, dass Ihre Unterlagen von ungewollten Änderungen oder einem unerlaubten Zugriff verschont bleiben.