Videokonferenz-Software: 9 Lösungen für erfolgreiche Meetings

Man kann und muss nicht immer an einem Ort zusammenkommen, um erfolgreich Meetings abzuhalten. Statt um die halbe Welt zu reisen, kann man inzwischen auch vieles online erledigen. Auf dem Markt sind zahlreiche Programme für Videokonferenzen verfügbar. Außer im Preis unterscheiden sich die Dienste auch hinsichtlich des Datenschutzes, der verfügbaren Zusatzfunktionen und der maximalen Anzahl an Konferenzteilnehmern.

Es gibt eigentlich keinen klaren Gewinner auf dem Markt der Konferenz-Software. Die einzelnen Anbieter richten sich an unterschiedliche Zielgruppen und bieten teilweise verschiedene Features an. Die Wahl hängt also stark von den eigenen Anforderungen ab. Die folgende Übersicht kann bei der Entscheidungsfindung helfen:

Jedes Programm hat ganz individuelle Vor- und Nachteile. Manche sind perfekt für kleine Teams geeignet, andere sind nur für große Unternehmen sinnvoll. Wir stellen die einzelnen Programme für Videokonferenzen im Kurzportrait vor.

Mit Zoom können bis zu 1.000 Teilnehmer in einer Konferenz zusammenkommen. 49 der Konferenzteilnehmer lassen sich gleichzeitig in einem Bildschirm darstellen. Wenn es um Webinare geht, bei denen der größte Teil der Nutzer nur zuhören und zuschauen muss, ohne selbst aktiv zu werden, lassen sich sogar noch mehr Teilnehmer integrieren.

Solche Größenordnungen ermöglicht allerdings nur eines der kostenpflichtigen Pakete. In der Gratis-Version kann man aber immerhin 100 Teilnehmer in einem Meeting miteinander vereinen. Ein schöner Vorteil: Wird man zu einem Zoom-Meeting eingeladen, muss man nicht einmal einen eigenen Account bei dem Dienst eingerichtet haben, um teilnehmen zu können.

Beliebt ist die Videokonferenz-Software auch, weil sie viele zusätzliche Features bietet:

• Text-Chat: Teilnehmer an Meetings und Konferenzen können auch über einen Chat miteinander kommunizieren.
• Dateiübermittlung: Es lassen sich sehr leicht Dateien über Zoom teilen.
• Screen-Sharing: Es ist möglich, den eigenen Bildschirm via Zoom für andere Nutzer freizugeben.
• Whiteboard: Während eines Meetings kann man gemeinsam an einem digitalen Whiteboard arbeiten.
• Flexible Hintergründe: Statt Einblicke ins Büro oder das eigene Zuhause zu ermöglichen, kann man auch einen gesonderten Hintergrund einstellen.

Die Software ist als Desktop-Variante für Windows und macOS verfügbar, lässt sich auch auf iOS- und Android-Geräten installieren oder einfach über einen Browser ausführen. Zahlreiche Plugins, z.B. auch für Microsoft Outlook, machen die Handhabung im Betriebsalltag sehr einfach.

In der Kritik steht Zoom allerdings immer wieder wegen des mangelnden Datenschutzes – und zwar in verschiedener Hinsicht. Auf der einen Seite können Administratoren einer Videokonferenz per Zoom mehr sehen, als Teilnehmer oft wissen. So kann man sich beispielsweise anzeigen lassen, wenn ein Nutzer in ein anderes Fenster wechselt. Auf der anderen Seite haben teilweise auch Dritte Zugriff auf sensible Daten: Meeting-Räume sind standardmäßig nicht ausreichend gesichert und können von Internet-Kriminellen gekapert werden. Zudem hat das US-Unternehmen erst nach ausführlicher Berichterstattung der Medien die Weitergabe von Daten an Facebook unterbunden.

Das Urgestein der Videokonferenz-Software: Seit 2003 ist Skype, damals noch als Instant-Messaging-Dienst, am Markt vertreten. Nach und nach wurde das einstige IP-Telefonie-Tool zu einer funktionsstarken Konferenz-Software weiterentwickelt. Seitdem Skype zu Microsoft gehört, wurde die Stabilität der Telefonate verbessert und der Funktionsumfang noch erweitert.

Das Programm ist gratis verfügbar, dennoch können Kosten anfallen – was allerdings mit einem der Vorteile zu tun hat: Über die Funktion „SkypeOut“ kann man den Dienst nutzen, um auch herkömmliche Telefonnummern anzuwählen. Besonders bei internationalen Telefonaten ist dies meist günstiger als gewohnt. Das geht sogar andersrum: Man kann auch eine richtige Rufnummer bei Skype beantragen, über die man dann auch per Telefon angerufen werden kann.

Skype hat also große Stärken bei der IP-Telefonie, doch auch Video-Calls lassen sich damit regeln. Bis zu 100 Teilnehmer können gemeinsam in einem sogenannten Gruppen-Videochat miteinander kommunizieren. Das Tool bietet für Videokonferenzen sogar mehrere zusätzliche Features:

• Instant-Messaging: Natürlich kann man auch bei Videokonferenzen die Chat-Funktionen von Skype nutzen.
• Weichzeichner: Skype erkennt den Hintergrund und stellt diesen automatisch unscharf, um die sprechende Person in den Fokus zu stellen.
• Live-Untertitel: Während des Gesprächs kann man das Gesagte per Spracherkennung als Untertitel anzeigen lassen und damit für mehr Barrierefreiheit sorgen.
• Bildschirmübertragung: Man kann ganz seinen eigenen Bildschirminhalt übertragen – sogar bei mobilen Geräten.

Ein großer Vorteil der Software ergibt sich zudem aus ihrer weiten Verbreitung und den zahlreichen Schnittstellen. Desktopversionen sind für Windows, macOS und Linux verfügbar. Mobile Apps kann man sowohl auf Android als auch auf iOS installieren. Sogar mit dem Sprachassistenten Alexa und der Spielekonsole Xbox arbeitet die Software zusammen. Da es sich um ein Microsoft-Produkt handelt, lässt sich Skype auch gut mit anderen Programmen des Herstellers kombinieren – allen voran mit Outlook.

Während sich Skype eher an Privatkunden und kleinere Arbeitsgruppen richtet, hat Microsoft mit der Teams eine Videokonferenz-Software für größere Unternehmen im Angebot. Damit bildet Teams praktisch den Nachfolger von Skype4Business. Zweck des Programms ist es, die komplette interne Kommunikation einfacher zu gestalten.

Als Teil der Oficce-365-Produktpallette ist Teams mit vielen anderen Diensten des Anbieters verknüpfbar. So arbeitet die Anwendung beispielsweise sehr gut in Kombination mit Outlook und der Office-Suite. Denn Dokumente und Tabellen können direkt in die Arbeitsumgebung von Teams integriert und dort bearbeitet werden.

Teams stellt verschiedene Wege der Kommunikation zur Verfügung: Es gibt ausgereifte Chat-Features, IP-Telefonie ist möglich und auch Online-Meetings lassen sich abhalten. Laut Aussage von Microsoft können einem solchen virtuellen Zusammentreffen bis zu 10.000 Teilnehmer beiwohnen. Es ist außerdem möglich, Videokonferenzen über den Kalender von Outlook zu planen und dann in Teams durchzuführen.

Das Videokonferenz-Programm ist für Windows, macOS, Android und iOS verfügbar. Für Linux gibt es eine abgespeckte Vorabversion. Wie alle Microsoft-365-Produkte kann man auch Teams komplett über den Browser bedienen. Die Software lässt sich zudem mit Geräten aus dem Bereich der Video-Telefonie verbinden.

Bei IONOS erhält man eine Videokonferenz-Software, die sich die Benutzerfreundlichkeit auf die Fahne geschrieben hat. Das Produkt ist kostenlos einsetzbar – ohne Registrierung – und läuft komplett im Browser (derzeit werden Chrome und Edge unterstützt). Man muss also keine zusätzliche Software installieren. Man erstellt ganz einfach einen eigenen Meeting-Raum und schickt dann Einladungen an die anderen Teilnehmer der Konferenz. Diese klicken auf den mitgeschickten Link oder geben die Konferenz-ID auf der Website des Tools ein. Für zusätzliche Sicherheit kann man zudem ein Passwort festlegen.

Ein weiteres Merkmal von IONOS Online Video Chat ist der hohe Datenschutz. Die Software wird in Deutschland gehostet und entspricht damit den hiesigen hohen Datenschutzstandards. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben und nicht einmal Cookies gespeichert. Die Verbindung wird per TLS vor dem Zugriff Dritter geschützt.

alfaview ist eine in Karlsruhe entwickelte, DSGVO-konforme Konferenz-Software, die Online-Meetings mit bis zu 200 Teilnehmern (Bild und Ton) ermöglicht. Via Zuschauerfunktion können sich bei größeren Meetings oder Veranstaltungen zudem bis zu 500 weitere Personen zuschalten. Darüber hinaus zeichnet sich alfaview durch folgende Funktionen aus:

• Text-Chat: Teilnehmer können persönliche Direkt- und Gruppennachrichten verschicken.
• Screen-Sharing: alfaview ermöglicht beliebig viele Bildschirmübertragungen zur gleichen Zeit.
• Toolbox: In jeden Meeting-Raum können Tools für kollaboratives Arbeiten wie Whiteboards, Umfragen etc. oder Weblinks (z. B. zum Intranet des eigenen Unternehmens) eingebunden werden.
• Gast- und Gruppenlinks: Die Teilnahme an Meetings erfordert keinerlei Registrierung – Veranstalter teilen einfach spezifische Teilnahme-Links.
• Individuelle Raumstruktur: Unternehmen, Hochschulen, Events usw. lassen sich mithilfe der Videokonferenz-Software virtuell abbilden.

Eine der größten Stärken der Videokonferenz-Software sind die hohen Datenschutzstandards: Sämtliche Daten werden immer verschlüsselt übertragen (TLS und AES-256-Bit). Zudem werden Informationen ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert – wobei Audio- und Videoströme niemals Teil der Datenspeicherung oder -weitergabe sind. DSGVO-Konformität wird dem Tool u. a. durch die Berliner Datenschutzbehörde bescheinigt. Alfaview ist für Windows, macOS, Linux sowie iOS und Android verfügbar.

Auch Google bietet eine Lösung, mit der sich digitale Meetings organisieren lassen. Wie viele andere Produkte der Google-Workspace-Suite ist auch Google Meet in erster Linie für die Verwendung im Browser optimiert. Das Videokonferenz-Programm ist zudem stark in die Google-Produktfamilie integriert und lässt sich daher beispielsweise direkt aus dem Gmail-Konto aufrufen. Bei Google Meet können in der kostenfreien Version 100 Teilnehmer gleichzeitig in einem Meeting miteinander sprechen. Wer sich für die kostenpflichtige Enterprise-Edition von Workspace entscheidet, kann die Anzahl aber auf bis zu 250 Nutzer erweitern.

Wie auch bei anderer Videokonferenz-Software lässt sich auch bei Google Meet der Bildschirm teilen oder gleichzeitig chatten. Einer der Vorteile des Dienstes ist, dass man Menschen in ein Meeting einladen kann, die nicht selbst ein Konto bei Google haben. Zudem ist es möglich, sich per Telefonanruf dazu zuschalten. Neben den Webanwendungen existieren auch mobile Apps zur Konferenzführung.

Auch Cisco hat mit WebEx eine eigene Videokonferenz-Software entwickelt. Die Software richtet sich an große Unternehmen und versucht, genau wie Microsoft Teams, die komplette interne Kommunikation zu regeln. Mit WebEx sind Chats und Telefonate genauso möglich wie Video-Calls. Meetings lassen sich mit bis zu 200 Teilnehmern (auf Anfrage sind auch höhere Kapazitäten möglich) abhalten. Für Sicherheit wird dabei zum Beispiel durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesorgt. Weitere Funktionen machen das Produkt zu einer guten Lösung im Arbeitsalltag:

• Screen-Sharing: Den eigenen Bildschirm kann man zur Ansicht für andere freigeben.
• Whiteboard: Meetings und Präsentationen lassen sich durch ein für alle sichtbares Whiteboard aufwerten.
• Dokumentenbearbeitung: Gemeinsam können mehrere Personen an Dokumenten arbeiten.

Vorteile ergeben sich bei WebEx auch durch die vielseitigen Anbindungsmöglichkeiten, die den Funktionsumfang der Konferenz-Software erweitern. Außer mit anderen Collaboration-Lösungen wie Teams oder Slack kann man WebEx auch mit verschiedenen Cloud-Speicher-Diensten verbinden oder das Tool mit Salesforce kombinieren. Interessant ist auch die Anbindung an Facebook: Hierdurch kann man Konferenzen und Webinare von WebEx zu Facebook umleiten und dort als Video-Stream anbieten. Cisco bietet zudem eigene IoT-Geräte an, mit denen Videokonferenzen noch einfacher gestaltet werden können.

Amazon hat mit AWS ein großes Server-Netzwerk. Über dieses bietet der Warenhändler eine eigene Videokonferenz-Software an, die sich an Unternehmen richtet. Es handelt sich um eine komplette Kommunikationslösung, weshalb auch Chatfunktionen und IP-Telefonie enthalten sind. Online-Meetings kann man mit bis zu 250 Personen (Pro-Edition) halten. Wie bei vielen anderen Lösungen kann man auch bei Amazon Chime den eigenen Bildschirminhalt mit seinen Kollegen teilen, um schnell und einfach Informationen zu vermitteln.

Amazon Chime lässt sich über die Webanwendung und damit im Browser nutzen oder auf Windows, macOS, iOS und Android installieren. Der Cloud-Service von Amazon steht zwar immer wieder in puncto Datenschutz in Kritik, dies allerdings vor allem bezüglich der Rechenzentren in den USA. Es ist allerdings möglich, europäische Regionen als Serverstandort zu wählen. Als zusätzlicher Schutz steht eine komplexe Verschlüsselung zur Verfügung.

Wer sichergehen möchte, dass keine sensiblen Daten weitergegeben werden, der sollte über eine Lösung auf dem eigenen Unternehmensserver nachdenken: Nextcloud Talk ist Open Source und kann exakt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Um sicherzugehen, dass keine Informationen in falsche Hände gelangen, sind zudem alle Gespräche durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vor unerwünschten Mithörern gesichert. Ein großer Vorteil von Nextcloud sind also die verschiedenen Sicherheitsmechanismen:

• Open Source: Offene Software ist oftmals sicherer, da mehr Personen den Quellcode überprüfen.
• Self-Hosting: Das einsetzende Unternehmen behält alle Daten auf dem eigenen Server und hat die Sicherung damit auch selbst in der Hand.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Alle Telefonate sind verschlüsselt und können deshalb nicht mitgehört werden.
• Video Verification: Bevor man externe Personen den Beitritt in einen Meeting-Raum erlaubt, kann man sie per Video-Anruf überprüfen.

Doch auch abseits seiner Sicherheitstechniken bietet Nextcloud Talk einige Features, die sich bei Webkonferenzen gut einsetzen lassen. Neben der üblichen Chatfunktion kann man auch Screen-Sharing aktivieren und Präsentationen online halten. Um externe Personen einzuladen, muss man diesen nur einen Link zusenden. Wie viele Nutzer gleichzeitig an einem Meeting teilnehmen können, hängt ganz von der eigenen Infrastruktur ab und ist somit skalierbar.

Talk ist Teil von Nextcloud Hub, einer umfassenden Groupware-Lösung. Neben dem Programm für Videokonferenzen bietet diese auch andere Anwendungen für die Zusammenarbeit sowie eine komplette Office-Umgebung. Man benutzt Nextcloud Talk entweder direkt über den Browser oder lädt sich eine App für iOS oder Android herunter.