Warenwirtschaftssysteme für Onlineshops

Folgende alltägliche Aufgaben deckt eine Warenwirtschaft ab:

• Einkauf strukturieren: Die Steuerung und Analyse des Einkaufs stellt den elementaren Bestandteil eines jeden Versandhandels dar. Warenwirtschaftssysteme unterstützen Sie z. B. dabei, kosten- und bedarfsgerecht zu bestellen, oder sie übernehmen die Verwaltung von Angeboten.
   
• Verkauf strukturieren: Die Software übernimmt das Management Ihrer persönlichen Daten, der Kundendaten sowie aller sonstigen verkaufsrelevanten Informationen. Außerdem unterstützt sie den Betreiber bei der Planung und Durchführung von Aktionen wie z. B. einem Adventskalender und damit verbundenen Rabatten.
   
• Wareneingang: Warenwirtschaftssysteme organisieren für Sie die Auslieferung bestellter Ware – sie helfen bei der Erfassung der Ware und überprüfen deren Vollständigkeit sowie die Rechnung.
   
• Warenausgang: Hat ein Kunde bei Ihnen bestellt, bearbeitet die Versandhandelssoftware den Auftrag bis hin zur Abwicklung des Versands. Zudem wird der Warenausgang generell z. B. per Scanner-Technik kontrolliert, sodass Sie Ihren aktuellen Bestand stets im Blick haben.
   
• Lagerwirtschaft: Die meisten Warenwirtschaftssysteme verfügen über nützliche Funktionen zur Auszeichnung der Ware und Abwicklung der Inventur. Das erleichtert Ihnen, Ihr Warenlager zu strukturieren. Viele Systeme können Sie auch dabei unterstützen, den verfügbaren Lagerplatz optimal zu verwalten.

Damit die Software die aufgezählten Teilbereiche automatisieren kann, enthält sie entsprechende Module wie z. B. ein Wareneingangs-Modul oder ein Bestellwesen-Modul. Diese ziehen notwendige Informationen aus Datenbanken und – über Schnittstellen – aus der von Ihnen verwendeten Software, z. B. der im Lager verwendeten Barcode-Scanner-App, der installierten Shop-Lösung oder der angeschlossenen Kassen-Software. Die Schnittstellen nutzen ein bestimmtes Datenaustauschformat – beispielsweise XML oder CSV – und kontrollieren auch den Vertrieb auf externen Marktplätzen.

Im Zusammenhang mit Warenwirtschaftssystemen werden Sie immer wieder auf die sogenannten ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) stoßen. Diese dienen ebenfalls der Ressourcenplanung in Unternehmen, haben aber meist einen deutlich größeren Funktionsumfang als reine Warenwirtschaftssysteme. Sie enthalten unter anderem Module für die Bereiche Personalwirtschaft, Dokument-Management oder Controlling. Da viele ERP-Systeme auch die typischen Warenwirtschaftsmodule beinhalten, eignen sie sich ebenfalls für den Einsatz im Onlinehandel.

Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems werden sehr schnell deutlich, wenn man sich vor Augen führt, wie ein Betrieb ohne eine entsprechende Software aussieht:

Sämtliche Arbeitsschritte – sei es nun die Warenbeschaffung, Rechnungsstellung oder Umsatzkalkulation – müssten Sie händisch bewerkstelligen. Einkauf, Verkauf, Nachbestellung und Umlagerungen müssten mühsam per Lagerkartei festgehalten werden. Bei mehr als hundert verschiedenen Artikeln leidet zudem die Übersicht im Lager: Den Gesamtbestand Ihrer Waren könnten Sie, wenn überhaupt, nur mit einer Inventur in Erfahrung bringen. Darüber hinaus bestünde ein hohes Risiko, dass bestimmte Produkte aufgrund hoher Nachfrage plötzlich nicht mehr zur Verfügung steht – zum Unmut des Kunden. Fazit: Vor allem im E-Commerce wird Ihr Waren-Handling ohne Software-Unterstützung zu einer zeit- und kostenintensiven Angelegenheit, die mit hohem Personalbedarf sowie einer gewissen Fehleranfälligkeit einhergeht.

Ein gut geführtes Warenwirtschaftssystem greift Ihnen bei allen oben genannten Aufgaben unter die Arme und spart Ihnen damit Aufwand, Zeit und bares Geld. Gleichzeitig reduziert es die Fehlerquote und kann mit umfangreichen Funktionen und Diensten dazu beitragen, die wirtschaftliche Performance Ihres Unternehmens zu verbessern.

Hunderte oder gar Tausende Artikel sind schnell in einer einzigen Datenbank erfasst und von diesem Zeitpunkt an von jedem beliebigen Arbeitsplatz abrufbar. Statistiken und Auswertungen in Echtzeit bieten Ihnen maximale Transparenz und Übersicht über Ihren Warenbestand – selbst wenn Sie mehrere Lager an verschiedenen Standpunkten betreiben. Auf Tastendruck erhalten Sie zudem detaillierte Informationen auf Artikelebene. So erfahren Sie zum Beispiel, wo sich ein bestimmter Artikel befindet, wie viele Exemplare noch vorhanden sind und wie hoch die Nachfrage nach dem Produkt ist. Leerkäufe und Fehlbestände lassen sich somit ebenfalls schnell nachvollziehen. Und je nach Funktionsumfang kann die computergesteuerte Warenwirtschaft auch vollautomatisch Nachbestellungen veranlassen.

Welche Software-Lösung die passende für Ihren Onlineshop ist, hängt von verschiedenen Kriterien ab: Zum einen spielen Branche und Geschäftsbereich eine wichtige Rolle. Zum anderen sind die Anzahl der Benutzer und die Kompatibilität mit der genutzten Shop-Software zu berücksichtigen, da letztere meist noch vor dem Warenwirtschaftssystem aufgebaut wird.

Ein weiteres wichtiges Auswahlkriterium ist der gewünschte Funktionsumfang. Dieser hängt in der Regel stark vom jeweiligen Anbieter ab und sollte idealerweise zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens passen. So benötigen Betriebe des produzierenden Gewerbes z. B. eine Schnittstelle zur Einbindung einer grafischen Plantafel. Außendienstmitarbeiter profitieren wiederum von mobilen Lösungen, die ihnen jederzeit Zugriff auf den Warenbestand ermöglichen.

In jedem Fall sollte ein Warenwirtschaftssystem über die folgenden Module verfügen:

• Stammdatenverwaltungs-Modul: Der „Kern“ eines Warenwirtschaftssystems beinhaltet die Daten aller Lieferanten, Artikel, Lagerorte und Mitarbeiter. Nach einmaliger Eintragung per Hand, mittels Einscannen oder mittels einer CSV-Datei stehen die Daten für sämtliche Geschäftsprozesse (Einkäufe, Rückgaben an Lieferanten, Buchungen auf ein anderes Lager, Verkäufe, Rücknahmen vom Kunden usw.) orts- und zeitunabhängig zur Verfügung.
   
• Wareneingangs-Modul: Selbiges wird unter anderem benötigt, um die Daten aus einem elektronischen Lieferschein schnell ins System zu übertragen.
   
• Lagerhaltungs-Modul: Dies Modul dient der Verwaltung mehrerer Lager (z. B. in anderen Filialen) sowie der Umbuchung von Waren auf verschiedene Lagerorte.
   
• Verkaufs-Modul: Es enthält eine Schnittstelle zum Kassensystem und (im E-Commerce) zum Shop-System sowie zu etwaigen Onlinemarktplätzen, mit denen Daten in Echtzeit ausgetauscht werden.
   
• Retouren-Modul: Es bewältigt die Organisation von Retouren.
   
• Inventur-Modul: Dies Modul hat die Aufgabe, die aktuellen Warenbestände am Ende eines Geschäftsjahres vollständig zu erfassen und mit den rechnerischen Beständen abzugleichen.
   
• Controlling-Module: Sie liefern detaillierte Daten, die für Geschäftsentscheidungen relevant sind, z. B. Renner-Penner-Listen sowie Abverkaufsstatistiken nach Artikel, Warengruppe, Sortimentsbereich, Filialen und Mitarbeiter.
   
• Schnittstellen zu Buchhaltung und CRM: Sie erlauben die Anbindung von externen Programmen, welche die monatliche Buchhaltung automatisieren oder die Kundenbeziehungen verwalten. Stichwort: Customer Relationship Management.

Zu guter Letzt entscheidet auch das angesetzte Budget, welche Systeme für Sie in Frage kommen. Insbesondere für noch jüngere und kleine bis mittelgroße Shops ist die Anschaffung einer teuren Komplettlösung oft nicht sinnvoll. Gegen einen hohen Preis erwirbt man dann eine Software mit solch umfassenden Funktionen, dass man die meisten davon nicht benötigt. Für Betreiber eines kleineren Shops ist eine kostengünstigere Software mit eingeschränktem Funktionsumfang meist völlig ausreichend – auch sie bietet gegenüber der händischen Verwaltung zahlreiche Vorteile.

Nachdem Warenwirtschaftssysteme früher hauptsächlich in großen Einzelhandelsketten zu finden waren, werden sie seit einigen Jahren auch zunehmend in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) genutzt. Dadurch ist das Angebot an Dienstleistern und Software-Lösungen vielfältiger geworden und weist nun eine beachtliche Bandbreite auf: vom ERP-System fürs große Budget bis hin zum kostenlosen Open-Source-Programm. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen sechs interessante Systeme aus dem gesamten Preis- und Produktspektrum:

Die Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme von sevDesk haben laut Anbieter schon mehr als 65.000 Kunden zufriedengestellt. Ihr volles Potenzial entfaltet die Software aber erst mit dem Paket „Warenwirtschaft". Mit diesem kommen zum Rechnungswesen und zur GoBD-zertifizierten Buchhaltung von sevDesk noch all jene Funktionen hinzu, die für eine effektive Lagerverwaltung unabdingbar sind. Ergänzt werden sie durch eine große Auswahl von Schnittstellen – beispielsweise zum Onlinebanking sowie zu verschiedenen Steuer- und CRM-Anwendungen.

Besonders hervorzuheben ist der reibungslose Einstieg, den sevDesk seinen Neukunden bietet: Nach einer kurzen Anmeldung erklärt ein umfangreiches Tutorial samt interaktiver Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie die Software funktioniert. Spezielle Funktionen liegen zwar etwas versteckt in den Untermenüs, können aber schnell mit der praktischen Suchleiste am oberen Bildrand ausfindig gemacht werden. Dasselbe gilt für Artikel, Kunden und Lieferanten, die sich, wie es sich für ein WWS gehört, beliebig filtern, auswerten und weiterverarbeiten lassen. Neben der Browser-Version des Programms gibt es übrigens auch eine App für iOS und Android, mit der Sie Ihre Lagerverwaltung auch von unterwegs erledigen können.

Der Anbieter Inventorum ist vor allem als Hersteller von POS-Lösungen für iPads bekannt – er bietet aber auch ein sehr nützliches Warenwirtschaftssystem an. Genau wie bei dem Kassensystem legt man auch bei der Warenwirtschaft Wert auf eine einfache Bedienbarkeit und wendet sich damit vor allem an kleinere Unternehmen. Die Einarbeitung für Mitarbeiter erfolgt schnell und unkompliziert. Selbstverständlich ist die Warenwirtschaft auch mit der Kassen- und Buchhaltungssoftware des Anbieters verknüpft.

Das System arbeitet mit der Kamera des iPads und ermöglicht Ihnen, damit die Waren direkt zu scannen. Die Warenwirtschaft gibt Ihnen zudem einen Überblick über alle Ein- und Ausgänge und zeigt in Echtzeit den Produktbestand an. So sind ungeplante Ausverkäufe nicht mehr möglich: Die Software informiert Sie automatisch, sobald es Zeit wird, Waren nachzubestellen.

Außerdem unterstützt Sie Inventorum bei der Organisation Ihres Lagers: Die Software lässt Sie Produkte individuell kategorisieren und sorgt so für Ordnung. Auch eine Verknüpfung mit der Buchhaltung ist möglich, zudem erstellt das Warenwirtschaftssystem GOBD-konforme Dokumente und erleichtert somit die Arbeit im Backoffice. Das Standard-Angebot lässt sich in den meisten Branchen einsetzen. Inventorum bietet aber auch für einzelne Branchen individuelle Lösungen an.

Das skalierbare Warenwirtschaftssystem pixi* ist die ideale Lösung für stark wachsende Onlineshops. Der Hersteller hilft dabei, das System einzurichten, betreut es vor Ort und berät in logistischen Angelegenheiten. Schnittstellen auf Basis von SOAP und REST ermöglichen die reibungslose Integration in diverse Anwendungen. Das ist auch nötig, denn pixi* ist nicht als Plug-and-play-Lösung konzipiert. Die Software richtet sich – auch hinsichtlich der Kosten – an größere Unternehmen, die ein umfassendes System benötigen.

Das Angebot reicht über eine einfache Warenwirtschaft weit hinaus. pixi* ist eine komplette ERP-Lösung. Über das System regeln Sie Lagerhaltung, Kommissionierung, Versand, Retouren und verbuchen automatisch Zahlungen. Schnittstellen gibt es nicht nur zu vielen Programmen aus dem Backoffice sondern auch zu den gängigsten Webshop-Programmen und Online-Verkaufsplattformen, wie Amazon, eBay oder Zalando. Somit können Sie gleich auf mehreren Kanälen verkaufen und alles an einem Ort zusammenführen.

Die Hersteller von pixi* verfügen über ein großes Partnernetzwerk. Dadurch ist das Warenwirtschaftssystem mit den verschiedensten Programmen und in unterschiedlichsten Situationen gewinnbringend einsetzbar. Da es sich bei dieser Warenwirtschaft um eine individuelle Lösungen handelt, hängen die Preise aber vom jeweiligen Projektumfang ab.

Das kostenlose Warenwirtschaftssystem von JTL gehört zu den populärsten Lösungen in diesem Bereich und ist vor allem für den Handel im Internet konzipiert. Gründer finden in JTL-WaWi eine überraschend umfangreiche Software für Ihren neuen Onlineshop. Sie können mit der Software Ihre Bestelleingänge erfassen, den Wareneinkauf verwalten, den Verkauf von Produkten überwachen und behalten dabei stets den Überblick über Ihre Kunden.

Über den JTL-Connector, einer ebenfalls kostenlosen Software des Anbieters, verbinden Sie die Warenwirtschaft mit verschiedenen Onlineshop-Lösungen wie Shopify oder WooCommerce. Auch die eigene Webshop-Software JTL-Shop lässt sich ohne Probleme mit JTL-WaWi verbinden. Die Shop-Anwendung ist allerdings kostenpflichtig. Gleiches gilt für die Software, die Sie benötigen, um das Warenwirtschaftssystem mit Online-Plattformen zu verbinden. Im Paket enthalten sind aber bereits Buchhaltungs- und Statistikmodule, die Ihnen die Arbeit zusätzlich erleichtern.

Das perfekte Warenwirtschaftssystem gibt es nicht. Die Software muss zu Ihren Anforderungen passen. Die folgende Tabelle ermöglicht Ihnen eine schnelle Einschätzung, welche Software für Sie in Frage kommen könnte.

Ein umfangreiches Warenwirtschaftssystem wie pixi* setzt einen sehr großen Lagerbestand voraus und eignet sich schon aufgrund des hohen Preises kaum für den Einstieg ins Onlinegeschäft. Dennoch steht es stellvertretend für das Kernprinzip solcher Systeme: Ein wachsender Onlineshop ist nur mit optimalen Strukturen und automatisierten Prozessen auch langfristig rentabel. Sie sollten sich daher rechtzeitig von der manuellen Bearbeitung der Bestellungen, des Ein- und Verkaufs sowie der nichtautomatisierten Lagerverwaltung lösen und die Möglichkeiten einer Versandhandelssoftware nutzen. Mit dem passenden Programm für die Warenwirtschaft sparen Sie Kosten und gewinnen eine Menge Zeit, die Sie in andere Bereiche – z. B. in die Vermarktung Ihres Shops – investieren können.