Daten sichern: Methoden und Medien im Überblick

Ob wichtige berufliche Dokumente, private Unterlagen oder Fotos: Durch unser zunehmend digitales Leben gibt es auch immer mehr Daten auf Computer und Co., deren Verlust es unbedingt zu vermeiden gilt. Ein regelmäßiges Daten-Backup sollte darum zum Alltag gehören. Welche Möglichkeiten es dafür gibt – sowohl bei den Methoden als auch bei den Speichermedien – erfahren Sie hier.

Stellen Sie sich vor dem eigentlichen Daten-Backup immer die Frage, welche Daten überhaupt gesichert werden müssen. Denn: Daten sichern, kann je nach Speichermedium Zeit und Geld kosten und nimmt mitunter wertvollen Speicherplatz in Anspruch. Verzichten Sie darum vor allem auf Daten, die sich durch einen erneuten Download (beispielsweise Software) einfach wiederherstellen lassen. Bei individuellen Dokumenten (Fotos, Mails, Verträge und andere Textdokumente, ...) haben Sie idealerweise nur eine (aktuelle) Version vorliegen und nicht ähnliche oder sogar komplett gleiche Inhalte mit unterschiedlichen Namen, so dass mehrere Kopien abgelegt werden.

Die zweite wichtige Entscheidung beim Daten speichern ist, ob das Backup per Hand (manuell) oder automatisch erfolgen soll. Manuell lohnt sich eigentlich nur, wenn Sie ganz gezielt einzelne Dokumente sichern möchten. Bei einem automatischen Backup können Sie über eine entsprechende Software festlegen, welche Dokumente und Ordner, wann und wie häufig, an welchem Ort gesichert werden. Auch die Berücksichtigung von Redundanzen und Versionierungen ist hier gegeben: Legen Sie zum Beispiel fest, ob bereits gesicherte Daten noch einmal separat abgelegt, ersetzt oder ausgelassen werden sollen.

In vielen Fällen ist die Einrichtung so intuitiv und gut erklärt, dass selbst unerfahrene Nutzer unkompliziert eine automatische Datensicherung vornehmen können. In separaten Artikeln erklären wir Ihnen außerdem, wie Sie über Ihr Betriebssystem eine automatische Sicherung vornehmen: Lesen Sie mehr zur Datensicherung unter Windows 10 oder der Backup-Funktion am Mac.

Als Speichermedium haben sich verschiedene Möglichkeiten etabliert:

• Online- oder Cloud-Speicher lassen sich schnell und kostengünstig einrichten, auch von Anwendern ohne umfangreiche Kenntnisse, und sind jederzeit problemlos skalierbar.
• Andere externe Speicher, also Medien wie Festplatten, Netzwerkspeicher oder Magnetbänder, sind unabhängig vom Internet und haben den Vorteil, dass die Daten jederzeit in Ihrer Verantwortung liegen.

Optische Speichermedien wie CDs, DVDs, Blu-Rays oder BD-R HTL (High To Low)-Disks sind im Vergleich dazu teuer, bieten weniger Speicherplatz und sind zudem häufig nicht so lange haltbar. Seit Festplattenspeicher im Terabyte-Bereich erschwinglich geworden sind, werden optische Medien immer seltener verwendet.

Zurück in der Neuzeit, ist das Daten sichern in der Cloud mittlerweile eine kostengünstige wie bequeme Lösung. Einmal eingerichtet, werden sämtliche Dokumente, Fotos und andere Dateien direkt auf einem Server abgelegt. Sie bestimmen selbst, wie häufig und was genau gespeichert wird und binden dabei meist nicht nur Ihren Computer, sondern auch Tablets, Smartphones und andere digitale Geräte mit ein. Die Anmeldung ist in der Regel sehr einfach mit einer E-Mail-Adresse erledigt.

Ein dauerhaftes Thema beim Speichern in der Cloud ist das Thema Datenschutz: Ihre Sicherung liegt auf den Servern einer externen Firma, so dass Sie bzw. die Sicherheit Ihrer Daten von dieser abhängt. Wenn Sie hier auf einen Anbieter mit Rechenzentren in Deutschland setzen, sind Sie auf der sicheren Seite, da hierzulande hohe Datenschutzstandards gelten.

Quasi der Klassiker unter den Speichermedien für Backups ist die externe Festplatte. In nahezu jeder Größe und Preisklasse erhältlich, schließen Sie die Festplatte meist einfach über einen USB-Anschluss an Ihren Computer an. Je nach Datenmenge, erfüllt auch ein einfacher USB-Stick den gleichen Zweck.

Wie Computer und andere technische Geräte auch, hat eine externe Festplatte nur eine gewisse Lebenserwartung. Haben Sie die Festplatte dauerhaft in Gebrauch, rechnen Sie mit einer Lebensspanne von maximal zehn Jahren. Bedeutet für das Speichern von Daten: Legen Sie rechtzeitig eine neue Sicherungskopie an und wechseln Sie die Festplatte alle paar Jahre. Noch besser ist es, wenn das Speichermedium mit einem Daten-Backup möglichst selten oder gar nicht in Gebrauch ist. Lagern Sie die Festplatte stattdessen an einem trockenen und kühlen Ort, vermeiden Sie Vibrationen, Stöße und den Einfluss von Magnetfeldern. So aufbewahrt, kann eine externe Festplatte Ihnen leicht mehrere Jahrzehnte als Datensicherung dienen.

Die etwas teurere, aber dafür ausfallsicherere Alternative zu einer einzelnen Festplatte ist der Netzwerkspeicher (NAS = Network Attached Storage): eine Art Mini-Computer, der mindestens über eine, besser über zwei oder mehr Festplatten verfügt. Binden Sie das NAS in Ihr Heim- oder Büronetzwerk ein, wird regelmäßig ein identisches Daten-Backup auf mehreren Festplatten angelegt – fällt eine Festplatte aus, ist immer noch mindestens eine weitere Sicherung vorhanden. Vorteil(e) der Datensicherung auf einem Netzwerkspeicher gegenüber einer Festplatte ist nicht nur die höhere Ausfallsicherheit (dank mehrerer Kopien), sondern oft auch die höhere Schreibgeschwindigkeit und die größere Kapazität. Außerdem bieten viele Netzwerkspeicher zusätzliche Funktionen, wie Musik- und Videostreaming oder E-Mail-Versand über einen Web-Server.

Es mag antiquiert klingen aber gerade für Firmen sind Magnetbänder immer noch ein relevantes Speichermedium: Die meist in Kassettenform vorhandenen Magnetbänder haben nahezu unerreichte Speicherkapazitäten und gelten als extrem langlebig, weshalb sie vor allem für große Datenmengen und Langzeitarchivierung nützlich sind. Damit eine solches Daten-Backup langfristig erhalten bleibt, müssen die Kassetten jedoch fernab von Magnetfeldern, trocken und staubfrei gelagert werden.

Da die Anfertigung der Sicherung relativ lange dauert (langsame Schreibgeschwindigkeit) und ein spezielles Aufnahmegerät (Bandlaufwerk) gebraucht wird, lohnen sich Magnetbänder meist nur noch für Unternehmen, welche diese Geräte und entsprechende Bänder bereits haben. Eine Neuanschaffung sollte aufgrund des relativen kleinen Marktes und der hohen Kosten gut überlegt sein.

Die Möglichkeiten, um Daten zu sichern, sind vielfältig und unterscheiden sich vor allem in der Geschwindigkeit der Datensicherung, den Kosten und Kapazitäten. Für den Privatgebrauch sind die Cloud, externe Festplatten und der USB-Stick die gängigsten Mittel. Kleine und mittlere Unternehmen können (zusätzlich) über Netzwerkspeicher aber auch Magnetbänder nachdenken.

Um die richtige Wahl zu treffen, sollten Sie sich über folgende Fragen Gedanken machen:

• Welche Infrastruktur ist bereits vorhanden? Wenn Sie bereits eine externe Festplatte besitzen oder Ihr Unternehmen noch Magnetbänder hat, spricht wenig dagegen, diese Technik auch (zusätzlich) zu verwenden.
• Wie viele Daten müssen gesichert werden? Abhängig von Ihrem Speicherbedarf müssen Sie auch ein entsprechend großes Angebot wählen. Besonders bei hohen Datenmengen bietet sich eine skalierbare Cloud-Lösung an.
• Für wie viele Geräte/Nutzer sollen Daten-Backups angelegt werden? Gerade im Bereich für Heimanwender spielt die Menge an Geräten eine große Rolle. Cloud-Lösungen im günstigen Sektor haben meist eine Begrenzung der Endgeräte.
• Wie hoch müssen die Sicherheitsstandards sein? Besonders Unternehmensdaten sollten immer verschlüsselt und datenschutzkonform gesichert werden. Auch Geo-Redundanz – also die Spiegelung auf Speicher an unterschiedlichen Orten – sollte bei der Wahl der Lösung berücksichtig werden.
• Wie hoch ist Ihr Budget? Jede Lösung hat unterschiedliche Preise. Für eigene Hardware-Lösungen müssen Sie meist mit höheren Anschaffungskosten rechnen, während Cloud-Angebote wiederkehrende Kosten erzeugen.

Womit wir direkt beim abschließenden und sehr wichtigen Thema sind, wie Sie Daten richtig und sicher sichern. Beherzigen Sie beim Daten-Backup folgende Tipps:

1. Folgen Sie der „3-2-1-Backup-Regel“: Legen Sie drei Kopien an, an zwei Orten, wobei davon einer außer Haus ist.
2. Reduzieren Sie Ihren zu sichernden Datenbestand immer auf das Wesentliche: Sortieren Sie Versionierungen und doppelte Datensätze vorm Sichern aus, genauso wie Programme und Unterlagen, die Sie jederzeit erneut aus einer anderen Quelle wieder herunterladen können.
3. Verwenden Sie nur einmal beschreibbare Medien oder legen Sie schreibgeschützte Kopien von Dokumenten ab, so dass bei einer erneuten Datensicherung nicht aus Versehen Inhalte einfach überschrieben werden.
4. Vermeiden Sie die Ablage von Daten in „exotischen“ Formaten. Da sich mit der Zeit Formate verändern oder Sie vielleicht ein Programm zum Öffnen bestimmter Dateiformate irgendwann nicht mehr haben, legen Sie Ihre Daten immer in Standard-Formaten ab. Dazu gehören beispielsweise Formate wie PDF, JPG, MPEG, UDF, …
5. Wenn Sie Ihre Daten verschlüsselt speichern, bedenken Sie, dass auch Passwörter langfristig und sicher aufbewahren.
6. Legen Sie eine eindeutige Benennung (inklusive Datum) für Ihre Sicherungen fest, um sich jederzeit schnell zurechtzufinden.
7. Prüfen Sie nach Abschluss eines Backups, ob alle Dateien richtig und vollständig gesichert wurden.
8. Prüfen Sie ggf. regelmäßig auch die Funktionsfähigkeit der Speichermedien und tauschen Sie diese bei Bedarf aus.