Kostenlose Microsoft-Access-Alternativen: Die besten Tools im Überblick

Die Verarbeitung von Daten stellt einen wichtigen Teil des Geschäftslebens dar. Ob für das Kundenregister, das private Adressbuch, die Buchhaltung oder den Lagerbestand: Mit der zunehmenden Digitalisierung wird es immer wichtiger, Datensätze möglichst schnell, flexibel und übersichtlich zu ordnen und zu verwalten. Dies gelingt über ein Datenbank-Management-System (DBMS), mit dem sich Daten in Bezug auf bestimmte Merkmale sortieren und anzeigen lassen (z. B. der Wohnort von Kontakten nach Postleitzahl geordnet oder das Sortiment nach Produktgruppen).

Ein weit verbreitetes DBMS ist Microsoft Access (auch MS Access genannt). Das Programm wird sowohl in vielen kleinen bis mittelgroßen Unternehmen als auch von Privatanwendern genutzt und bietet sich für die Arbeit mit überschaubaren Datensätzen an. Der Vorteil gegenüber anderen DBMS: Programmierkenntnisse sind für die Bedienung von Microsoft Access nicht nötig. Neben MS Access existieren aber auch weitere probate Datenbank-Management-Systeme, mit denen Sie auf ähnliche Weise arbeiten können – manche von ihnen sind zudem mit anderen Betriebssystemen wie macOS oder GNU/Linux kompatibel. Sogar einige kostenlose Alternativen zu Microsoft Access lassen sich finden. Wir stellen Ihnen drei der besten Microsoft-Access-Alternativen vor, die Sie gratis herunterladen können.

Doch warum sollte man sich überhaupt um eine Alternative zu Microsoft Access bemühen? Immerhin deutet die starke Verbreitung der Software darauf hin, dass es sich um ein ausgereiftes DBMS handelt. In der Tat besitzt MS Access viele Vorzüge – es eignet sich ebenso gut für Anfänger wie Fortgeschrittene im Umgang mit Datenbanken. Allerdings ist es zum einen bloß für Windows und zum anderen nur kostenpflichtig erhältlich.

Eigenschaften von MS Access

Microsoft Access ist ein relationales Datenbank-Management-System (RDBMS), das der Eingabe, Speicherung, Bearbeitung, Auswertung und Präsentation von Daten dient. Das von der Software genutzte relationale Datenbankmodell bildet die am meisten verwendete Form für Datenbank-Management-Systeme – mit einem RDBMS lassen sich die Datensätze unterschiedlicher Tabellen zueinander in Beziehung setzen.

Für die Verwaltung der Datenbanken bietet die Software eine grafische Benutzeroberfläche. Über dieses Frontend können Sie nicht nur die Daten abfragen, sondern auch direkt verändern oder neu anlegen. Voreingestellt speichert das MS Access die Datensätze in seinem Backend unter Verwendung der Microsoft Jet Engine. Microsoft Access kann aber auch mit einer SQL-Server-Datenbank verbunden werden – Access fungiert in diesem Fall nur als Frontend/GUI.

Im Gegensatz zu vielen Datenbank-Management-Systemen, die nach dem Client-Server-Prinzip arbeiten (wie MySQL bzw. dessen Abspaltung MariaDB, PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database etc.), handelt es sich bei Microsoft Access um ein Desktop-Datenbank-Management-System. Dies bedeutet, dass Sie für die Arbeit an einer Datenbank mit MS Access nicht zwangsläufig einen an das Netzwerk angeschlossenen Server benötigen.

Vorteile von MS Access

Die Software eignet sich besonders für Anfänger im Datenbank-Management: Für die Herstellung einfacher Datenbanken benötigen Sie keine Programmierkenntnisse, da dies auch relativ einfach über die grafische Benutzeroberfläche gelingt. Verschiedene Assistenten und Vorlagen (z. B. für die Verwaltung von Kontakten, Aktivposten oder Projektaufgaben) erleichtern hier die Arbeit. Daneben ist es aber genauso möglich, die Datenfelder frei zu definieren und so die Eigenschaften des Datenmodells an bestimmte Ansprüche anzupassen. Datensätze bzw. Tabellen lassen sich in MS Access schnell und einfach anfertigen, bearbeiten und miteinander verknüpfen. Wer das Programm für die Realisierung umfangreicher Anwendungen nutzen möchte, kommt hingegen nicht um die Programmierung mit VBA (Visual Basic for Applications) herum – wobei auch hier der Aufwand zumeist geringer ist als bei anderen Datenbank-Management-Systemen. Mit der Verwendung von Makros können Sie zudem diverse Aufgaben relativ einfach automatisieren (sozusagen als Programmierung „light“).

Nicht nur das Anlegen und Verwalten von Datensätzen, sondern auch deren Analyse gestaltet sich oftmals einfacher als bei anderen Datenbank-Management-Systemen. Mithilfe verschiedener Assistenzfunktionen funktionieren die Auswertung bereits erstellter Datenbanken, die Abfrage der Datenbasis nach bestimmten Merkmalen und auch die Erstellung von Berichten äußerst umstandslos.

Durch die Speicherung einer MS-Access-Datenbank in nur einer Datei können Sie diese leicht mit anderen Personen teilen oder auf andere Geräte übertragen. Falls Sie die Datenbank in einem anderen DBMS verwenden möchten (oder andersherum andere Datenbankdateien in MS Access öffnen wollen) haben Sie die Möglichkeit, viele Schnittstellen hierfür zu nutzen. Neben weiteren MS-Office-Dateiformaten (wie das von Excel) ist der Import und Export diverser anderer Formate möglich – z. B. von ODBC-Datenbanken (MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL etc.), HTML-Dokumenten und XML- sowie dBase-Dateien. Hierüber können Sie umstandslos Tabellen und Formulare von einem zum anderen Programm verschieben.

Nachteile von MS Access

Die Einfachheit der Software hat aber auch ihren Preis. Das Datenbanksystem von Microsoft Access ist verglichen mit einem Server-Datenbanksystem weit weniger leistungsstark: MS Access bietet sich eher für die Umsetzung schlanker Datenbanken an, die nicht mehrere hunderttausend Einträge besitzen (hierfür nutzt man ein Server-DBMS). Die Verarbeitung großer Datenmengen nimmt bei MS Access viel Zeit in Anspruch, was sich in langen Ladezeiten ausdrückt. Dies markiert die Kehrseite einer dateibasierten Datenbank: Die Abfrage der Datenbank geschieht immer anhand der kompletten Datei – und je größer diese ist, desto länger dauert es. Limitiert zeigt sich das Programm ebenfalls in Bezug auf die mögliche Größe einer Datenbank: Die Datei darf maximal 2 GB umfassen. Solange man jedoch nicht große Bildmengen oder Ähnliches speichert, sollte diese Beschränkung in der Praxis aber kaum ein Problem darstellen.

Auch der Funktionsumfang ist verglichen mit einem durchschnittlichen Server-DBMS deutlich geringer. Ebenso zeigen sich bei der Mehrbenutzerfähigkeit Defizite im Vergleich mit einem vollständig auf SQL basierenden DBMS: Einerseits arbeitet der SQL-Standard mit einem wesentlich differenzierteren Berechtigungskonzept als MS Access; andererseits hat das Microsoft-Programm bei der gleichzeitigen Nutzung verschiedener Anwender recht schnell Performance-Probleme: Bereits eine Handvoll Anwender führt häufig dazu, dass Microsoft Access spürbar langsamer läuft. Ab ca. zehn parallelen Benutzern gerät das Programm oftmals an seine Grenzen.

MS Access ist nur für Windows-Betriebssysteme erhältlich und war hier in der Vergangenheit ein fester Bestandteil des Microsoft-Office-Pakets. Mit der Einführung der Cloud-Version der Office-Suite ist es inzwischen in verschiedenen Paketen von Microsoft 365 enthalten. Darüber hinaus können Sie das Programm aber auch einzeln erwerben. Glück haben User, die noch eine klassische MS-Office-Version auf ihrem Windows-Rechner installiert haben (und nicht die Cloud-Variante von Microsoft 365): Da Microsoft schon lange keine bahnbrechenden Änderungen an dem Programm vorgenommen hat, sind neben dem aktuellen MS Access 2016 auch die Versionen 2013 und 2010 für die übliche Datenbankarbeit bestens geeignet.

Sicherlich bietet Microsoft Access als Desktop-DBMS nicht ansatzweise die gleichen Möglichkeiten, die Server-Datenbank-Management-Systeme haben. Aber mit solchen Programmen möchte MS Access auch gar nicht konkurrieren: Auf der einen Seite, weil ein Server-DBMS eine andere, eigene Größenordnung unter den Datenbank-Management-Systemen darstellt und sich an eine andere User-Zielgruppe richtet (die Bedienung und Einrichtung – auch des angeschlossenen Servers – verlangen SQL-Kenntnisse). Auf der anderen Seite, weil Microsoft mit MS SQL Server auch eine eigenständige Software in dieser Klasse von Datenbank-Management-Systemen anbietet und MS Access als Angebot für technisch weniger versierte Nutzer ansieht.

Wenn man tatsächliche Alternativen zu MS Access finden möchte, muss man demnach das DBMS mit anderen Desktop-Datenbank-Management-Systemen vergleichen. Eines der am weitesten verbreiteten Alternativprogramme ist FileMaker, das neben Windows auch auf macOS und sogar iOS läuft. Allerdings wird FileMaker als kostenpflichtige Software vertrieben und ist somit keine kostenlose Microsoft-Access-Alternative. Die nachfolgend aufgeführten Programme können Sie nicht nur unentgeltlich nutzen, sondern auch ohne SQL-Kenntnisse bedienen. Das unterscheidet sie wiederum von ebenfalls gratis erhältlichen Open-Source-Systemen wie MySQL, MariaDB oder PostgreSQL. Für alle drei vorgestellten Datenbank-Management-Systeme gilt – genauso wie für MS Access –, dass sie nicht für die Arbeit mit sehr großen Datenmengen ausgelegt sind, da sie die Datenbank jeweils in einer einzigen Datei speichern.

Unterm Strich gibt es im Datenbank-Management nur eine einzige kostenlose Alternative zu Microsoft Access, die tatsächlich annähernd ähnliche Möglichkeiten bietet: LibreOffice/OpenOffice Base. Doch selbst bei Base muss man ein paar Abstriche gegenüber MS Access in Kauf nehmen, vor allem hinsichtlich der Abfragemöglichkeiten der Datenbasis und der allgemeinen Funktionsvielfalt. Darüber hinaus präsentiert sich MS Access auch als vergleichsweise stabile und zuverlässige Software: Programmabstürze und Reparaturen treten selten auf.

Glom und teilweise auch Kexi verfolgen eher den Ansatz eines Datenbank-Frontends, das zusätzlich die Installation eines Datenbank-Management-Systems voraussetzt bzw. mit einem zusammenarbeitet. Dies ist durchaus sinnvoll, denn dadurch löst man einige gängige Probleme klassischer Desktop-Datenbanksysteme und sorgt für eine stabile und mehrbenutzerfähige Datenbank. Allerdings sind der Funktionsumfang und die Möglichkeiten der beiden Datenbank-Management-Systeme derart eingeschränkt, dass sich die beiden Programme nur für wenige Aufgabengebiete anbieten.

Der Vorsprung von MS Access gegenüber kostenfreien dateibasierten Datenbank-Management-Systemen steht u. a. im Zusammenhang mit dem langen Entwicklungszeitraum, den das Programm als Bestandteil der MS-Office-Suite schon durchlaufen ist. Selbst wenn in den letzten Versionen nur wenige neue Funktionen eingeführt wurden, ist die Software seit ihrem Erscheinen Anfang der 1990er-Jahre immer wieder verbessert und von Fehlern befreit worden. Eine längere Entwicklungsgeschichte als Desktop-Datenbank-Management-System besitzt nur (das ebenfalls kostenpflichtige) Programm FileMaker. Wenn Sie nach einem äußerst ausgereiften Desktop-DBMS mit einer großen Funktionsvielfalt suchen, sollten Sie den Erwerb von Microsoft Access (oder der Konkurrenz-Software FileMaker, die es für macOS gibt) in Betracht ziehen.

Abhängig von Ihren Ansprüchen und Ihrem Betriebssystem können aber auch die oben vorgestellten Programme genau richtig für Sie sein. Den größten Funktionsumfang unter den kostenlosen Alternativen zu Microsoft Access bietet Base von LibreOffice und OpenOffice, gefolgt von Kexi. Demgegenüber hat Glom aufgrund des reduzierten Layouts das übersichtlichste Frontend und ist am einfachsten zu bedienen. Aber auch ob viele Schnittstellen zu anderen Datenbanksystemen vorhanden sind oder ob eine vollständige Multi-User-Funktion enthalten ist, kann ausschlaggebend für die Wahl der Software sein. In der abschließenden Übersicht finden Sie noch einmal alle wichtigen Merkmale der drei vorgestellten Desktop-Datenbank-Management-Systeme.