Nextcloud Office: So funktioniert die Office-Suite

Mit Nextcloud Office bietet Nextcloud eine leistungsstarke Online-Office-Suite, die alle Ansprüche von Nutzerinnen und Nutzern an eine umfangreiche Kollaborations- und Office-Software erfüllt. Folgend stellen wir Ihnen Nextcloud Office vor.

Was ist Nextcloud Office?

Mit der Cloud- und Kollaborations-Software Nextcloud nutzen Unternehmen und Privatpersonen flexibles sowie sicheres Self-Hosting und Cloud Computing, ohne zu kommerziellen Lösungen greifen zu müssen. Nextcloud bietet hierzu nicht nur hohe Datenschutzstandards, sondern auch eine ganze Palette an verschiedenen Nextcloud Apps wie Nextcloud Talk und auch die Online-Office-Suite Nextcloud Office.

Nextcloud Office wurde in Zusammenarbeit mit dem Unternehmen Collabora Productivity entwickelt und in Nextcloud integriert. Das Ziel: Den Ansprüchen einer modernen, digitalisierten Arbeitswelt gerecht zu werden. Dazu zählen vor allem leistungsfähige Online-Editor-Funktionen zum Bearbeiten, Anhängen und Teilen von Dokumenten, zur Tabellenkalkulation sowie zur Erstellung von Präsentationen. Eine nahtlose Integration in das Nextcloud-Ökosystem sorgt dafür, dass die Office-Suite sämtliche Nextcloud-Tools und alle gängigen Browser, Dateiformate und Editoren unterstützt. Nextcloud Office ist zudem Bestandteil der integrierten Kollaborationsplattform Nextcloud Hub mit allen wichtigen Nextcloud-Schlüsseltools wie Groupware, Files, Talk und eben auch Office.

Wofür kommt Nextcloud Office zum Einsatz?

Nextcloud Office steht kostenlos mit allen wichtigen Standardfunktionen zur privaten Nutzung zur Verfügung. Für die geschäftliche Nutzung bietet Nextcloud mit dem Nextcloud Enterprise Plan eine kostenpflichtige Version, die eine noch stabilere und flexibler skalierbare Performance ermöglicht. Der Anwendungsbereich von Nextcloud Office deckt nahezu identische Funktionen wie die bekannten Office-Anwendungen von Microsoft 365 und Google Workspace oder entsprechende Microsoft-Office-Alternativen ab.

Zu den wichtigsten Anwendungsmöglichkeiten und Funktionen zählen:

• Dokumenterstellung und -bearbeitung in Echtzeit (auch bei Video-Calls oder Chats)
• Kommentarfunktionen in Dokumenten
• Bilder direkt aus dem eigenen Nextcloud-Speicher einfügen
• Teilen und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten über Browser oder mobile Apps
• Dokumentbearbeitung mit internen oder auch externen Links für Personen ohne Nextcloud (mit Zugangsbeschränkung)
• Tabellenkalkulationen
• Erstellen und Bearbeiten von Präsentationen, Zeichnungen und Notizen
• Versionsverlauf und Änderungen nachverfolgen
• Navigationsfunktion zum Durchsuchen von Dokumenten
• Integration mit Microsoft Word

Die Komponenten von Nextcloud Office im Überblick

Nextcloud Office ist auf die gesamte Bandbreite an Office-Aufgaben ausgelegt, die in digitalen Arbeitsumgebungen über die Cloud anfallen können. Mit der Office-Suite erstellen, bearbeiten und teilen Sie Dokumente ganz einfach orts- und geräteunabhängig mit Ihrem Team. Die Dokumentbearbeitung können Sie selbst in Teambesprechungen nutzen und zudem Änderungen automatisch synchronisieren. Administratorrechte ermöglichen dabei eine Beschränkung zugriffsberechtigter Personen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen alle Komponenten von Nextcloud Office im Detail vor.

Nextcloud Write

Ähnlich wie Word in Microsoft 365 bildet Nextcloud Write das Herzstück der Nextcloud-Office-Suite. Hier lassen sich Dokumente erstellen und zusammen mit anderen bearbeiten, teilen und speichern. Die Anwendung ist gänzlich kollaborativ ausgelegt und unterstützt auch Microsoft Word. Durch die Cursor-Verfolgung in Echtzeit sehen Sie zudem, an welchen Stellen andere aus dem Team gerade Änderungen vornehmen.

Nextcloud Spreadsheet

Nextcloud Spreadsheet lässt sich als Äquivalent zu Microsofts Tabellenkalkulationsprogramm Excel verstehen. Mit Spreadsheet steht Ihnen eine umfassende Auswahl an Funktionen, Formeln und Tools zur Erstellung und gemeinsamen Bearbeitung von Tabellen zur Verfügung. Für höchsten Datenschutz ist gesorgt: Zuverlässige Zugriffskontrollen stellen sicher, dass Tabellen mit sensiblen Geschäftsdaten nur von berechtigten Personen und Teams bearbeitet werden. Eine Integration von Microsoft Excel ist ebenfalls problemlos möglich.

Nextcloud Present

Wie PowerPoint, nur anders – das ist das Präsentationsprogramm Nextcloud Present. Erstellen Sie einfache oder komplexe Folien in verschiedenen Designs und Layouts Ihrer Wahl. Hierzu stehen sowohl praktische Vorlagen als auch individuelle Konfigurationsmöglichkeiten bereit. Da die Bedienung intuitiv erfolgt, können Sie jedes Publikum durch aufschlussreiche und professionelle Präsentationen begeistern. Dank der Kompatibilität mit Microsoft PowerPoint und der Unterstützung für gängige Dateiformate deckt Nextcloud Present alle Anforderungen an eine leistungsfähige Präsentationssoftware ab.

Nextcloud Draw

Nextcloud Draw ist ein vollausgestattetes Notizen- und Zeichentool, mit dem Sie ähnlich wie bei Microsoft Visio Grafiken, Diagramme, Pläne, Skizzen und komplexe Schaubilder erstellen. Mit den kollaborativen Anwendungen veranschaulichen und entwickeln Sie gemeinschaftlich Ideen oder stellen Ihrem Publikum Pläne grafisch oder als Diagramm vor. All das ist auch in Online-Konferenzen und Teammeetings möglich.

Nextcloud Text

Nextcloud Text ist der standardmäßige Texteditor von Nextcloud. Er baut auf Markdown auf, bietet eine selbstgehostete Übersetzungsfunktion und unterstützt zahlreiche Rich-Text-Formate inklusive Überschriften, Links, Tabellen und Fett- oder Kursiv-Textdarstellung. Verschiedene Farben für einzelne Autorinnen und Autoren verbessern hierbei die Übersichtlichkeit bei großen Projekten mit vielen Beteiligten.

Die Vorteile von Nextcloud Office in der Nextcloud-Umgebung

Die Office-Version von Nextcloud lässt sich nahtlos in das skalierbare und vielseitige Ökosystem aus Nextcloud-Apps integrieren. Nextcloud ähnelt hierbei den Kollaborationsplattformen von Google und Microsoft, die ebenfalls eine nahtlose Integration hauseigener Apps und Dienste ermöglichen.

Mit Nextcloud Office profitieren Sie dank dem Zusammenspiel mit den übrigen leistungsstarken Nextcloud-Komponenten wie folgt:

• Flexibles kollaboratives Arbeiten durch die Integration von Office-Funktionen in Nextcloud Apps wie Talk, Calendar, Deck oder Notes
• Office-Funktionen für gemeinsame Dokumentbearbeitung ermöglichen Teamwork in Online-Meetings und Videokonferenzen per Screensharing, Kommentarfunktion, Versionsverläufe, Echtzeit-Cursorverfolgung und Erwähnungen
• Schutz vor Fremdzugriffen durch ein sicheres Rechte- und Zugriffsmanagement mit Gruppenordnern und Dateizugriffsrechten für Gruppen, einzelne Personen und ausgewählte Dateien
• Dank Desktop- und Mobile-Clients von Nextcloud ist die Verwendung sowohl am Desktop als auch auf beliebig vielen mobilen Endgeräten möglich
• Einfache, anwendungsübergreifende, zentrale Verwaltung, Synchronisierung und Nachverfolgung von Änderungen an Dokumenten

Welche Dateiformate kann Nextcloud Office lesen und schreiben?

Eine Office-Suite muss nicht nur ein großes Set an Features und Tools für Kollaboration, Kommunikation und Dokumentbearbeitung bieten. Mindestens genauso wichtig ist die Unterstützung aller gängigen Dateiformate, die bei der Nutzung einer cloudbasierten Produktivitätslösung eine Rolle spielen. Nur so lässt sich eine flexible und kompatible Zusammenarbeit über verschiedene Systeme und Anwendungen hinweg gewährleisten.

Nextcloud Office steht in Sachen Kompatibilität der Konkurrenz in nichts nach und unterstützt das Öffnen, Lesen und Speichern von über einem Dutzend Dateiformaten. Dazu zählen:

• Textverarbeitung: DOCX, DOC, RTF, ODT
• Tabellenkalkulation: XLS, XLSX, ODS
• Präsentation: ODP, PPT, PPTX
• Zeichnung: ODG
• Weitere unterstützte Formate: Publisher, Import/View Visio

Vorteile von Nextcloud Office im Vergleich zur Konkurrenz

Das Ziel von Nextcloud ist ambitioniert: Die cloudbasierte Kollaborationsplattform soll nichts weniger als eine würdige und mindestens gleichwertige Alternative zu Microsoft 365 darstellen. Hierzu bietet Nextcloud leistungsstarke Funktionen für Self-Hosting und Cloud Computing mit Datenschutzstandards, die Microsoft sogar übertreffen. Weitere Gründe, warum viele Unternehmen Nextcloud kommerziellen Diensten vorziehen, sind die stetig wachsende Funktionalität und Integration von Nextcloud-Diensten, skalierbare Enterprise-Pläne und das Komplettpaket Nextcloud Hub.

Die Office-Suite bildet in Nextcloud einen zentralen Baustein für eine unabhängige, cloudbasierte Büroumgebung. Die Vorteile, die Ihnen die Office-Suite im Vergleich zu Nextcloud-Alternativen wie Google Workspace und Microsoft 365 bietet, umfassen:

Ein weiterer Vorteil: Dank Rendering nach dem Prinzip WYSIWYG sehen Sie Dokumente genauso, wie sie am Ende ausgedruckt werden. Bei anderen Office-Anwendungen kann es hier je nach Browser und Einstellungen zu Überraschungen kommen.

Wie lässt sich Nextcloud Office installieren?

Nextcloud Office finden Sie direkt über die Nextcloud Office-Homepage. Sie haben die Wahl zwischen einer kostenlosen Probeversion für 60 Minuten, einer kostenlosen Version für die rein private Nutzung und kostenpflichtigen Versionen im Rahmen von Nextcloud Enterprise.

Für die Installation bieten sich verschiedene Möglichkeiten:

Variante 1: Collabora Online Server einrichten

Da Nextcloud Office auf Collabora Online aufbaut, ist ein dedizierter Collabora Online Server erforderlich. Das Einrichten des Servers und die Verknüpfung mit der Office-App erfordern Kenntnisse in puncto Paketinstallation in Linux und Ubuntu oder Docker. Eine weitere Alternative ist ein integrierter CODE Server für kleine Teams oder für die private Nutzung. Der CODE Server lässt sich direkt über die Nextcloud-App installieren und im Office-Programm als Backend auswählen.

Sobald Sie den Collabora Online Server eingerichtet haben, müssen Sie die Nextcloud Office App im App-Management aktivieren und über die Einstellungen mit dem Collabora Online Server verbinden.

Variante 2: Managed Nextcloud

Die volle Flexibilität und Produktivität von Nextcloud inklusive Nextcloud Office bietet Ihnen Managed Nextcloud. Sie überlassen Einrichtung, Wartung und Updates dem Provider Ihrer Wahl, profitieren von einem 24/7 Support und skalieren Ihren Onlinespeicher und Abonnement-Plan nach Bedarf. Mit Nextcloud Apps wie Groupware, Talk oder Office nutzen Sie darüber hinaus alle wichtigen Kollaborations-Features. Dazu zählen das Teilen und Bearbeiten von Dokumenten, Online-Konferenzen und die Planung von Projekten, Gruppen und Meetings – inklusive individueller Zugriffsberechtigungen.

Diese Vorteile bietet Nextcloud Office mit Managed Nextcloud

Managed Nextcloud mit Nextcloud Office ist die ideale Lösung für Unternehmen, die DSGVO-konformen Schutz für Unternehmensdaten kombiniert mit der vollen Office-Funktionalität suchen. Ihre Daten liegen hierbei auf sicheren, deutschen Servern, die alle DSGVO-Vorgaben erfüllen und den unberechtigten Zugriff durch Dritte ausschließen. Die Verwaltung, Wartung und Aktualisierung der Systeme übernimmt der Provider, wodurch Sie Zeit und Kosten sparen. Zudem bestimmen Sie durch administrative Rechte und eine erweiterte Rechteverwaltung selbst, wer Zugriff auf Dateien hat. Datenhoheit ist somit garantiert.

Auch von Vorteil: Sie können die Wartung von Serversystemen nicht nur dem Provider überlassen, sondern passen Ihren Nextcloud-Plan hinsichtlich Cloudspeicher und Anzahl der Nutzerinnen und Nutzer flexibel an. So profitieren Sie nicht nur von mehr Produktivität durch eine effiziente Dateibearbeitung in Ihrem Managed Nextcloud, sondern passen die Performance individuell an Ihre aktuellen Geschäftsziele an.

Die Entstehung von Nextcloud Office kurz erklärt

Im Jahr 2018 bot Nextcloud durch die Integration von OnlyOffice, einer quelloffenen Office-Lösung von Ascensio System SIA, erstmals reguläre Office-Funktionen an. Mit der Veröffentlichung der Kollaborationsplattform Nextcloud Hub im Januar 2020 führte Nextcloud erstmals ein integriertes OnlyOffice-Paket im Rahmen der eigenen leistungsfähigen Office-Suite an. Im gleichen Jahr veröffentlichte Nextcloud mit Nextcloud Office eine noch leistungsstärkere Alternative zu OnlyOffice, die das Unternehmen in Zusammenarbeit mit Collabora Online entwickelte.

Der Vorteil: Im Gegensatz zu OnlyOffice läuft die Office-Suite größtenteils über Nextcloud-Server, was für höheren Datenschutz und mehr Kontrolle über die eigenen privaten und geschäftlichen Daten bietet.