iCalendar – Das iCal-Format im Überblick

Mit iCalendar hat jeder die Möglichkeit, seine Termine aus unterschiedlichsten Programmen in einem Format zusammenzuführen. Diese können dann im genormten Format als Dateien verwaltet und verändert werden. Außerdem funktioniert der Austausch mit Freunden und Geschäftspartnern entsprechend einfacher: Da es sich um einen globalen Standard handelt, kann nahezu jeder Nutzer mit den Dateien umgehen. Empfänger der ical- oder ics-Files haben die Möglichkeit, den Termin automatisch in ihren Kalender zu übernehmen. So ist der iCalendar ein ideales Datenformat zum Austausch von Kalenderinhalten für berufliche und private Zwecke.

iCalendar ist ein Kalender-Austauschformat zum Verbreiten von Kalendereinheiten, das in RFC 5545 genormt ist. Damit ist es möglich, Termine aus unterschiedlichen Anwendungen auf PC und Smartphone in einem Kalender zu bündeln, von dort aus zu verwalten und zu teilen. Das Format basiert auf dem bereits 1998 erstellten vCalendar. Mit dem iCal-Format ist es also möglich, ganz praktisch alle Termine aus unterschiedlichen Kalenderfunktionen in einem übersichtlichen Format in Echtzeit zu verwalten und zu teilen.

Je nach Betriebssystem haben die iCalendar-Dateien eine andere Abkürzung und nicht wenige Menschen fragen sich bei einer Anfrage, was ical, ics oder iFBF ist? Es handelt sich dabei immer um Dateiendungen von iCalender: .ics, .ifb, .ical und .ifbf bezeichnen zwar immer Dateien im iCal-Format, haben aber gewisse Unterschiede.

• ical: Namenserweiterung für macOS
• ics: Dateinamenserweiterung für alle anderen Betriebssysteme
• ifbf: Enthält Informationen, ob man frei oder beschäftigt ist (für Mac OS X)
• ifb: Enthält Informationen, ob man frei oder beschäftigt ist (alle anderen Betriebssysteme)

Wenn Sie einen Termineintrag versenden wollen, müssen Sie zum Speichern und Versenden den Dateityp des iCalendar-Formates auswählen. Das Format .ics ist oft die beste Wahl, da es mit den meisten Betriebssystemen kompatibel ist. Öffnet der Empfänger die Datei, so kann er entscheiden, ob er den erhaltenen Termin annimmt oder nicht.

iCalendar ist nicht auf den Austausch von Dateien beschränkt. Das Format hinter den iCalendar-Terminen ist eng mit dem E-Mail-Standard verbunden; es folgt darum der Multipurpose Internet Mail Extension (MIME) und speziell dem Typ „text/calendar“. Dank dieser offenen Gestaltung lassen sich Kalendereinträge in diesem Format nahezu überall platzieren und so sogar auf Webseiten einbinden. Veranstaltungen lassen sich damit teilen oder wichtige Termine veröffentlichen. Zusammen mit WebDAV-Servern, die zur Bereitstellung von Dateien über das Internet verwendet werden, können Termine jederzeit abgeglichen werden.

Weiterhin bietet das Format die Option, dass Termine direkt über Bluetooth oder ein persönliches Netzwerk zwischen mobilen Endgeräten ausgetauscht werden können. Sollte man also bei einem Geschäftsmeeting den nächsten Termin festlegen wollen, kann man diesen Eintrag einfach an alle Anwesenden übermitteln. Zudem bietet iCalendar die Möglichkeit, alle gespeicherten Informationen in mehreren Anwendungen zu nutzen, die durch das Format in Echtzeit synchronisiert werden.

Das iCalendar-Format wird von den gängigen Kalenderprogrammen akzeptiert, die die webbasierten Daten aus dem Kalender einbinden:

• Google Kalender
• Android Kalender
• Microsoft Outlook
• Blackberry Kalender
• macOS/iOS Kalender

Von der Theorie in die Praxis. Einen Termin zu erstellen, funktioniert wie folgt:

• Zunächst öffnen Sie ein neues Dokument in einem Texteditor Ihrer Wahl. Mit der richtigen App geht das auch auf einem Smartphone.
• Die Datei wird nun mit dem gängigen iCalendar-Schema befüllt, das wir Ihnen im nächsten Schritt genauer erläutern.
• Nach dem korrekten Ausfüllen des Dokuments folgt der Export im ical-Format. Dazu muss die Datei mit dem Kürzel „.ics“ gespeichert werden.
• Öffnen Sie ein Kalenderprogramm Ihrer Wahl und importieren Sie die ics-File als Termin. Dazu reicht ein Klick auf den entsprechenden Menüpunkt, und schon wird der Termin automatisch aus dem Verzeichnis hochgeladen.
• Der Termin findet sich nun als Eintrag in Ihrem Kalender.

Damit die Weitergabe von Daten richtig funktionieren und der Empfänger den Termin in seinen ics-Kalender importieren kann, müssen Sie die Informationen in einem vorgegebenen Format übermitteln. Dabei hat jede Zeile eine entsprechende Bedeutung:

• BEGIN:VCALENDAR: Damit wird jede iCalendar-Datei eröffnet.
• VERSION: Angegeben wird hier die Version des Formats, aktuell "2.0".
• PRODID: Hier wird der Name oder die Adresse des Erstellers bzw. der verwendeten Anwendung eingetragen.
• METHOD: Zeigt an, wie dem Empfänger der Eintrag übermittelt wird. Dabei gibt es zwei Arten: Mit PUBLISH erscheint ein Eintrag sofort, während man den Termin mit REQUEST in eine Anfrage verpackt.
• BEGIN:VEVENT: Diese Zeile markiert den Beginn des Bereichs, der die relevanten Daten des Termins enthält.
• UID: Jede ics-File und damit jeder Kalendereintrag benötigt einen unverwechselbaren Unique Identifier.
• LOCATION: An dieser Stelle nennt man den Veranstaltungsort, wobei man selbst entscheiden kann, wie genau.
• SUMMARY: Der Eintrag vermittelt eine kurze Zusammenfassung zum Termin.
• DESCRIPTION: An dieser Stelle erfolgt eine ausführliche Beschreibung, die nur zu sehen ist, wenn der Termineintrag geöffnet wird.
• CLASS: Hier entscheidet sich, ob der Termin öffentlich (PUBLIC) oder privat (PRIVATE) gespeichert werden soll.
• DTSTART: Gibt den Startzeitpunkt des Termins an.
• DTEND: Gibt an, bis wann der Termin eingeplant ist.
• DTSTAMP: Der Zeitstempel enthält die Information, wann der Kalendereintrag erstellt wurde.
• END:VEVENT: Die vorletzte Zeile beendet den Bereich mit Termininformationen.
• END:VCALENDAR: Schließt die Datei ab.

Auch die Zeitangaben folgen einem normierten Format:

• Die ersten vier Ziffern entsprechen dem Jahr (YYYY): 2019
• Die nächsten zwei dem Monat (MM): 201910
• Die letzten beiden definieren den Tag (DD): 20191027
• Mit dem Buchstaben T trennen Sie Datum von Uhrzeit ab: 20191027T
• Die Uhrzeit wiederum besteht aus 6 Zahlen:
  • zwei für die Stunde: 20191027T15
  • zwei für die Minute: 20191027T1559
  • zwei für die Sekunde: 20191027T155954
  • Mit einem Z wird die Datumseingabe geschlossen: 20191027T155954Z

Im folgenden Beispiel sind alle Zeilen entsprechend ausgefüllt.

Jeder Empfänger des Termins kann nun mit dem Öffnen der Datei den Termin in seinen Kalender eintragen lassen und erhält so alle relevanten Informationen, von der Art des Termins bis hin zu Start- und Endzeitpunkt, ganz automatisch. Damit sorgt das iCalendar-Format vor allem im Berufsleben für eine echte Zeitersparnis.