Was ist Jira? Alles Wichtige über die Projektmanagement-Software

Mit der webbasierten Software Jira können Teams effektiver zusammenarbeiten. Jira ist für ein besseres Projektmanagement ebenso nützlich wie für die Dokumentation von Arbeitsschritten oder ein optimales Servicemanagement.

Jira ist eine Webanwendung, die sich im Laufe der Zeit zum Marktstandard in den Bereichen Projektmanagement, Aufgabenmanagement und Fehlerverwaltung entwickelt hat. Insbesondere für die Softwareentwicklung ist Jira ein hervorragendes Tool, welches Arbeitsschritte und die Zusammenarbeit in kleinen oder größeren Teams deutlich erleichtern kann. Die Software wurde vom australischen Unternehmen Atlassian entwickelt und ist seit 2002 auf dem Markt. Der ungewöhnliche Name leitet sich von der japanischen Bezeichnung für das Filmmonster „Godzilla“ ab. Dieser Name – „Gojira“ – wird umgangssprachlich zu „Jira“.

Jira hat verschiedene Aufgabenbereiche und kann somit flexibel eingesetzt werden. Besonders häufig wird das Webtool im Bereich Softwareentwicklung genutzt, wobei auch ein Einsatz in nicht technischen Bereichen hilfreich sein kann. Jira fungiert dabei als Übersicht und Planungsstelle gleichzeitig und hilft so, den Workflow innerhalb eines Teams zu optimieren. Die Software richtet sich dabei an Administratoren und Nutzer gleichermaßen. Aufgaben werden hier verteilt, Zwischenstände geteilt und mögliche Fehlerquellen schnell identifiziert und behoben. Zu diesem Zweck werden Tickets für einzelne Aufgaben erstellt, zugewiesen und dann abgearbeitet.

Insbesondere für die Projektmanagement-Methoden Scrum und Kanban eignet sich Jira sehr gut. Kleine, mittlere und selbst sehr umfangreiche Projekte können mit der Software effektiver umgesetzt werden. Auch eine detaillierte Berichtsfunktion sorgt erstens für die notwendige Dokumentation eines Projekts und ermöglicht zweitens neuen Mitarbeitern den schnellen und problemlosen Einstieg in ein bestehendes Team. Zusätzlich zum Kernprodukt stehen für Jira zahlreiche Plugins und weitere Softwarelösungen der Firma Atlassian zur Verfügung, die schnell und einfach integriert werden können, um den Workflow für einen oder mehrere Aufträge individuell anzupassen und so zu optimieren.

Nutzer haben bei Jira die Auswahl zwischen drei großen Versionen. Jede ist genau auf bestimmte Aufgabenbereiche zugeschnitten und sorgt dadurch für die bestmöglichen Ergebnisse.

• Jira Core ist der Allrounder. Mit dieser Variante können Projekte geplant und Aufgaben zugeteilt werden. Administratoren und Teamleiter behalten einen sehr guten Überblick über den jeweiligen Stand aller Zwischenschritte, und Mitarbeiter haben gleichzeitig ihre aktuellen To-dos inklusive Deadlines vor Augen. Durch die Möglichkeit, Kommentare zu posten, wird auch die Kommunikation effizienter und die Anzahl von E-Mails, Meetings oder Telefonaten kann auf ein Minimum beschränkt werden, selbst wenn Teams nicht an einem Ort arbeiten.
• Jira Software richtet sich ausdrücklich an Teams, die für die Entwicklung neuer Software zuständig sind. Neben den Vorzügen der Core-Version bietet diese Variante zusätzlich die Option, spezielle Scrum- oder Kanban-Boards zu erstellen. Auch Sprints können schnell und einfach eingerichtet und Backlogs geplant werden. Gerade für eine agile Arbeitsweise, bei der Teams direkt auf neue Entwicklungen und Anforderungen reagieren können, ist Jira Software eine lohnende Ergänzung.
• Die dritte Option ist Jira Service Desk. Sie vereinfacht insbesondere den Kontakt zu Kunden oder Mitarbeitern innerhalb eines größeren Unternehmens. Hier können Tickets für Anfragen, Beschwerden oder Meldungen angelegt und zugeteilt werden. So wird nicht nur der Workflow vereinfacht, sondern Fragen und Kritik werden auch deutlich schneller beantwortet, was die Kundenzufriedenheit verbessern kann.

Jira ist webbasiert und funktioniert daher unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem. Der Administrator oder – je nach Berechtigung – weitere Mitarbeiter legen Tickets für unterschiedliche Aufgaben an. Jedes Ticket hat einen Status, sodass klar ersichtlich ist, welche Aufgaben bereits erledigt sind und welche noch anstehen. Änderungen, die an einem Ticket vorgenommen werden, werden dokumentiert, damit Arbeitsschritte auch im Nachhinein rekonstruierbar sind. Wie genau Jira genutzt wird, hängt vom Team und den jeweiligen Anforderungen ab. Die Software ist sehr flexibel und lässt sich für unterschiedliche Arbeitsweisen optimieren.

Die Arbeit mit Jira kann also eine Menge Vorteile bringen. Wird die Software sinnvoll eingesetzt, führt dies zu einem effektiveren Arbeitsumfeld. Ressourcen werden bestmöglich verteilt und so Leerlauf verhindert. Gleichzeitig können Projektleiter und Mitarbeiter frühzeitig erkennen, wann zusätzliche Arbeitskraft für eine Aufgabe benötigt wird. Zeitintensive Meetings müssen weniger häufig durchgeführt werden. Den Überblick behält dabei nicht nur eine Person, sondern grundsätzlich jedes Teammitglied. Zu den weiteren Vorteilen, die sich durch Jira ergeben, gehören:

• Zeitpläne können besser erstellt, ergänzt und bei Bedarf geändert werden, ohne dass wichtige Arbeitsschritte vergessen werden.
• Die Verwendung der Software führt in vielen Bereichen zu einer erheblichen Zeitersparnis.
• Teams, die über Ländergrenzen und Zeitzonen miteinander arbeiten, funktionieren besser. Da die Aufgaben klar verteilt und Deadlines sowie Fortschritte übersichtlich geteilt werden, können einzelne Mitarbeiter auch ohne direkten Kontakt an Projekten arbeiten.
• Aufgaben können nach ihrer Priorität sortiert werden.
• Berichte, Statistiken und Fortschritte werden in Echtzeit angezeigt. So sind alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand.
• Eine gute und stetige Datensicherung hilft dabei, schneller auf Fehler und Probleme zu reagieren.
• Fragen werden schnell, übersichtlich und unmittelbar im Ticket der jeweiligen Aufgabe beantwortet.
• Jira ist responsive, das heißt es kann überall und auf verschiedenen Endgeräten genutzt werden.

Obwohl es auch unterschiedliche Alternativen zu Jira gibt, erfreut sich die Software großer Beliebtheit. Ihre Verlässlichkeit, Übersichtlichkeit und Flexibilität macht sie zu einer sinnvollen Ergänzung für unterschiedliche Unternehmen und Arbeitsbereiche. Jira vereinfacht die Teamarbeit und führt so zu einem besseren Workflow.