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E-Mail-Archivierung für Hosted Microsoft Exchange 2019 nutzen

Mit der E-Mail-Archivierung können Sie Microsoft Exchange 2019-Konten nach den gesetzlichen Vorgaben sicher archivieren.

Hinweise

  • Die E-Mail-Archivierung unterstützt nicht Microsoft Exchange 2013. Um die E-Mail-Archivierung zu nutzen, können Sie ein Upgrade auf Hosted Microsoft Exchange 2019 durchführen. Alternativ können Sie Ihr Microsoft Exchange 2013-Postfach als externes E-Mail-Postfach zur E-Mail-Archivierung hinzufügen.

  • Standardmäßig werden archivierte E-Mails ab dem Datum des Eingangs für 11 Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht. Sie können die geltende Aufbewahrungsrichtlinie jederzeit ändern und eine andere Aufbewahrungsfrist festlegen. Hierbei haben Sie auch die Möglichkeit, alle archivierten E-Mails für einen unbegrenzten Zeitraum aufzubewahren. Alternativ können Sie neue Aufbewahrungsrichtlinien anlegen, um für einzelne oder mehrere E-Mail-Postfächer individuelle Aufbewahrungsfristen zu definieren.

    Wie Sie eine bestehende Aufbewahrungsrichtlinie ändern, wird im folgenden Artikel erklärt:

    Aufbewahrungsrichtlinie anpassen

    Eine Anleitung, um eine neue Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen, finden Sie im folgenden Artikel:

    Aufbewahrungsrichtlinie erstellen

Archivierung von zusätzlichen Mail Basic-, Mail Business- und externen E-Mail-Postfächern

Mit der E-Mail-Archivierung können Sie neben Microsoft Exchange 2019-Konten auch E-Mails von Mail Basic-, Mail Business- und externen E-Mail-Postfächern rechtssicher aufbewahren. 

Archivierung von E-Mail- und Microsoft Exchange 2019-Konten, die sich in anderen Verträgen befinden

Die E-Mail-Archivierung ist ein Abonnement und vertragskompatibel. Das bedeutet für Sie:

Sie können die E-Mail-Archivierung für beliebig viele Microsoft Exchange 2019-Konten sowie für beliebig viele Mail Basic- und Mail Business-Postfächer verwenden, die zu einer Kundennummer bei IONOS gehören. 

Wenn Sie ab dem 29.03.2023 ein neues Microsoft Exchange 2019-Konto einrichten und für dieses die E-Mail-Archivierung nutzen, werden zusätzlich zu Ihren E-Mails folgende Daten gesichert:

  • Kontakte

  • Kalender

  • Aufgaben

Hinweis

Wenn Sie die E-Mail-Archivierung vor dem 29.03.2023 für ein Microsoft Exchange 2019-Konto eingerichtet haben, ist die Sicherung von Kontakten, Kalendern und Aufgaben für dieses Konto nicht möglich.

Suche nach E-Mails, die für ein Microsoft Exchange 2019-Konto archiviert wurden

Um nach E-Mails zu suchen, die für ein Microsoft Exchange 2019-Konto archiviert wurden, müssen Sie auf der E-Mail-Übersichtsseite das entsprechende Archiv eines Microsoft Exchange 2019-Postfachs auswählen. Anschließend können Sie nach den gewünschten E-Mails suchen. 

Weitere Informationen finden Sie hier:

Verwendung der Suchfunktionen in der E-Mail-Archivierung

DSGVO-Konforme Löschung von E-Mails

Um DSGVO-Konform E-Mails zu löschen, die sich im Archiv für Microsoft Exchange 2019-Konten befinden, müssen Sie für dieses Archiv eine nutzende Person einladen und dieser die Rolle des Datenschutzbeauftragten zuweisen.

Weitere Informationen zur DSGVO-konformen Löschung von E-Mails finden Sie hier:

Als Datenschutzbeauftragter E-Mails löschen

Zertifizierung nach IDW PS 880

Die E-Mail-Archivierung ist nach IDW PS 880 zertifiziert. Sie erfüllt alle gesetzlichen Ordnungsmäßigkeits-, Sicherheits- und Kontrollanforderungen. Damit entspricht sowohl die Softwareentwicklung als auch die Software aus Kundensicht den Anforderungen der Rechts- und Manipulationssicherheit gemäß IDW PS 880. Dieser Prüfungsstandard (PS) zur Prüfung von Softwareprodukten des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) ist seit 2010 gültig.

Die Bescheinigung über die Durchführung einer Softwareprüfung finden Sie hier: 

Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 IDW RS FAIT I

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