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E-Mail-Archivierung: Informationen zur ersten Synchronisierung und zur kontinuierlichen Archivierung

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie den Status der ersten Synchronisation im E-Mail-Archiv prüfen können. Darüber hinaus erfahren Sie, wie oft E-Mails kontinuierlich archiviert wie lange diese aufbewahrt werden. 

Erste Synchronisation

Nach der Aktivierung der E-Mail-Archivierung für ein Postfach wird der aktuelle Posteingang mit allen Unterordnern, einschließlich der gesendeten Ordner jedoch ohne den Papierkorb, per IMAP in das Archiv übertragen. Dieser Vorgang kann je nach Postfachgröße einige Zeit dauern. Den Status der ersten Synchronisierung können Sie direkt im E-Mail-Archiv prüfen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  • Loggen Sie sich in die E-Mail-Archivierung ein: https://archiv.ionos.de
  • Klicken Sie in der Navigationsleiste links auf Systemstatus > Sicherungen.

Der Status der Synchronisierung wird Ihnen angezeigt.

Kontinuierliche Archivierung

Nach der ersten Archivierung finden jede weitere Archivierung automatisch alle 5 Minuten statt. Es ist derzeit technisch nicht möglich, häufiger zu synchronisieren. E-Mails, die vor der Synchronisation aus dem Postfach gelöscht werden, werden nicht archiviert. Wir empfehlen, eingehende E-Mails nicht direkt zu löschen. So wird eine korrekte Archivierung sichergestellt.

Standardmäßig werden archivierte E-Mails ab dem Datum des Eingangs für 11 Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht. Sie können die geltende Aufbewahrungsrichtlinie jederzeit ändern und eine andere Aufbewahrungsfrist festlegen. Hierbei haben Sie auch die Möglichkeit, alle archivierten E-Mails für einen unbegrenzten Zeitraum aufzubewahren. Alternativ können Sie neue Aufbewahrungsrichtlinien anlegen, um für einzelne oder mehrere E-Mail-Postfächer individuelle Aufbewahrungsfristen zu definieren.

Wie Sie eine bestehende Aufbewahrungsrichtlinie ändern, wird im folgenden Artikel erklärt:

Aufbewahrungsrichtlinie anpassen

Eine Anleitung, um eine neue Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen, finden Sie im folgenden Artikel:

Aufbewahrungsrichtlinie erstellen

Hinweis zu POP E-Mail-Postfächern

Das POP-E-Mail Protokoll war eines der ersten Internetprotokolle und ist von der Funktionalität sehr beschränkt. Vereinfacht gesagt werden E-Mails zunächst auf dem Server zwischengelagert bis sie dann per E-Mailprogramm abgeholt werden. Nach dem Abholvorgang werden die E-Mails vom Server gelöscht und stehen dann ausschließlich auf dem Computer, Smartphone oder Tablet, des Empfängers bereit.

Daher ist das POP-Protokoll für eine sichere E-Mail-Archivierung nicht geeignet.

Wir empfehlen daher dringend nur E-Mail-Adressen für die E-Mail-Archivierung zu aktivieren, die per IMAP-Protokoll verwaltet werden.

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