Externe Benutzer zur E-Mail-Archivierung hinzufügen
Mittels des individuellen Rollen-/Rechte-Managements können Sie externen Personen, wie z. B. einem Prüfer beim Finanzamt, einem Steuerberater oder einem externen Datenschutzbeauftragten Zugriff auf Ihr E-Mail-Archiv gewähren. Diese können den Überprüfungsprozess nutzen, um E-Mail-Inhalte zu prüfen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.
Externen Benutzer anlegen
Um einen externen Benutzer anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
- Loggen Sie sich in Ihr IONOS Konto ein.
Klicken Sie in der Hauptnavigation oben links auf Menü und anschließend auf E-Mail.
- Optional: Falls Sie mehrere E-Mail-Verträge haben, wählen Sie nun den entsprechenden Vertrag, in dem Sie die gewünschte Aktion durchführen möchten. Der folgende Screenshot kann abweichen, wenn Sie statt der Kachel-Ansicht die Listen-Ansicht verwenden.
Öffnen Sie die E-Mail-Archivierung als Administrator. Klicken Sie hierzu neben der entsprechenden E-Mail-Adresse auf das Symbol der E-Mail-Archivierung.
Die E-Mail-Archivierung wird in einem separaten Tab geöffnet. In der Übersicht werden alle E-Mail-Adressen angezeigt, die archiviert werden.Klicken Sie oben rechts auf den nach unten zeigenden Pfeil.
Klicken Sie auf Benutzerverwaltung.
Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse: die E-Mail-Adresse des externen Benutzers ein.
Wählen Sie die gewünschte Rolle (Datenschutzbeauftragter, Prüfer oder eingeschränkter Prüfer).
Akzeptieren Sie die Bedingungen und klicken Sie auf Einladen. Anschließend wird eine E-Mail mit dem Link zum Anmelden und Zurücksetzen des Passworts an den Benutzer gesendet. Dieser Link läuft nach 24 Stunden ab.
Anmeldung zum Archiv
Login als Inhaber des E-Mail-Kontos
Um die E-Mail-Archivierung als Inhaber des E-Mail-Kontos zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:
Rufen Sie die folgende URL in Ihrem Browser auf: https://archiv.ionos.de
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das zugehörige Passwort ein.
Die Startseite der E-Mail-Archivierung öffnet sich.
Login als externer Benutzer
Wenn Sie einen externen Zugang zum E-Mail-Archiv erhalten haben, z. B. als Prüfer vom Finanzamt, müssen Sie den folgenden Login verwenden: https://e-mail-archiv.ionos.de/deu/users/sign_in
Login als Datenschutzbeauftragter
Wenn Ihnen die Rolle des Datenschutzbeauftragten zugewiesen wurde, können Sie sich als Inhaber des E-Mail-Kontos oder als externer Benutzer einloggen.