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Externes Postfach zur E-Mail-Archivierung hinzufügen

Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie Sie E-Mail-Postfächer von alternativen E-Mail-Anbietern zur E-Mail-Archivierung hinzufügen.

Neben Ihren IONOS E-Mail-Postfächern können Sie auch E-Mail-Postfächer von anderen E-Mail-Anbietern rechtssicher archivieren, sofern diese IMAP unterstützen. Nach der einmaligen Einrichtung der Archivierung wird diese automatisch alle 5 Minuten ausgeführt und speichert die gesendeten und empfangenen E-Mails inklusive Anhängen in ihrem Originalzustand.

Hinweis

Standardmäßig werden archivierte E-Mails ab dem Datum des Eingangs für 11 Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht. Sie können die geltende Aufbewahrungsrichtlinie jederzeit ändern und eine andere Aufbewahrungsfrist festlegen. Hierbei haben Sie auch die Möglichkeit, alle archivierten E-Mails für einen unbegrenzten Zeitraum aufzubewahren. Alternativ können Sie neue Aufbewahrungsrichtlinien anlegen, um für einzelne oder mehrere E-Mail-Postfächer individuelle Aufbewahrungsfristen zu definieren.

Wie Sie eine bestehende Aufbewahrungsrichtlinie ändern, wird im folgenden Artikel erklärt:

Aufbewahrungsrichtlinie anpassen

Eine Anleitung, um eine neue Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen, finden Sie im folgenden Artikel:

Aufbewahrungsrichtlinie erstellen

Gmail-Postfach für die E-Mail-Archivierung vorbereiten

Um die E-Mail-Archivierung für ein Gmail-Postfach einzurichten, müssen Sie zur Vorbereitung folgende Änderungen vornehmen:


Bestätigung in zwei Schritten aktivieren

Falls noch nicht geschehen, aktivieren Sie im Google-Konto die Bestätigung in zwei Schritten. Eine Anleitung hierzu finden Sie im folgenden Hilfe-Artikel von Google:

Bestätigung in zwei Schritten aktivieren


App-Passwort erstellen

Erstellen Sie im Google-Konto ein App-Passwort. Die erforderlichen Schritte sind im folgenden Hilfe-Artikel von Google aufgeführt:

Mit App-Passwörtern anmelden


IMAP-Zugriff aktivieren

Abschließend müssen Sie den IMAP-Zugriff aktivieren, damit die E-Mail-Archivierung die gesendeten und empfangenen E-Mails abrufen kann.

  • Melden Sie sich in Ihrem Gmail-Postfach an.

  • Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der rechten oberen Ecke Ihres Gmail-Postfachs.

Screenshot: Der Posteingang in Gmail wird angezeigt. Auf dieser Seite ist auf der rechten Seite die Schaltfläche mit dem Zahnrad-Symbol hervorgehoben.
Abbildung: Zahnrad-Symbol

  • Klicken Sie im Fenster Schnelleinstellungen auf Alle Einstellungen aufrufen.

Screenshot: Der Posteingang in Gmail wird angezeigt. Auf dieser Seite wird auf der rechten Seite das Fenster Schnelleinstellungen angezeigt. In diesem Fenster ist die Schaltfläche Alle Einstellungen aufrufen hervorgehoben.
Abbildung: Schaltfläche Alle Einstellungen aufrufen

  • Klicken Sie im Fenster Einstellungen auf den Reiter Weiterleitung & POP/IMAP.

  • Aktivieren Sie im Bereich IMAP-Zugriff die Einstellung Status: IMAP aktivieren und klicken Sie auf Änderungen speichern.

Screenshot: Die Seite Einstellungen wird angezeigt. Auf dieser Seite ist der Bereich IMAP-Zugriff hervorgehoben.
Abbildung: Bereich IMAP-Zugriff auf der Seite Einstellungen

E-Mail-Archivierung bestellen

Um die E-Mail-Archivierung zu bestellen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Sofern noch nicht geschehen, melden Sie sich in Ihrem IONOS Kundenkonto an.
  • Klicken Sie auf die Kachel E-Mail und wählen Sie das gewünschte E-Mail-Produkt aus.
Screenshot des Menüs, dass über Hauptnavigation geöffnet wird. In dem Screenshot ist die Schaltfläche E-Mail abgebildet.
Abbildung: Schaltfläche E-Mail im Menü des IONOS Kontos.

  • Optional: Falls Sie mehrere E-Mail-Verträge haben, wählen Sie nun den entsprechenden Vertrag, in dem Sie die gewünschte Aktion durchführen möchten. 

  • Klicken Sie in der Datengruppe Portfolio unter dem Eintrag E-Mail-Archivierung auf die Verknüpfung Bestellen.
  • Führen Sie die Bestellung durch. Nach Abschluss der Bestellung werden Sie auf die Seite E-Mail-Postfach hinzufügen der E-Mail-Archivierung weitergeleitet.

Dort stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung, um E-Mail-Postfächer der Archivierungsfunktion hinzuzufügen:

  • Über IONOS Konto hinzufügen
  • Mit Passwort aktivieren
  • Zur Archivierung einladen

Hinweis

Für die gängigen E-Mail-Provider werden zusätzlich notwendige Daten, wie z.B. Port oder Serveradresse, in der Regel automatisch gesetzt. Über den Schieberegler Erweiterte Daten können diese bei Bedarf nachgetragen und editiert werden.

E-Mail-Archivierung für ein externes E-Mail-Postfach mit Passwort aktivieren

Um die E-Mail-Archivierung für ein externes E-Mail-Postfach mittels der Eingabe des Passworts zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

Voraussetzungen

  • Der Abruf von E-Mails über IMAP  muss für das externe E-Mail-Postfach möglich sein.

  • E-Mails müssen sich mindestens 5 Minuten im Postfach befinden, um von der Archivierung erfasst zu werden.

  • Gilt nur für Gmail-Postfächer: Sie haben im Google-Konto die Bestätigung in zwei Schritten aktiviert. 

  • Gilt nur für Gmail-Postfächer:  Sie haben im Google-Konto ein App-Passwort für den Zugriff erstellt.

  • Sofern noch nicht geschehen, melden Sie sich in Ihrem IONOS Kundenkonto an.
  • Klicken Sie auf die Kachel E-Mail und wählen Sie das gewünschte E-Mail-Produkt aus.
Screenshot des Menüs, dass über Hauptnavigation geöffnet wird. In dem Screenshot ist die Schaltfläche E-Mail abgebildet.
Abbildung: Schaltfläche E-Mail im Menü des IONOS Kontos.

  • Optional: Falls Sie mehrere E-Mail-Verträge haben, wählen Sie nun den entsprechenden Vertrag, in dem Sie die gewünschte Aktion durchführen möchten. 

  • Klicken Sie im Fenster E-Mail-Adressen in der Datengruppe Portfolio unter dem Eintrag E-Mail-Archivierung auf die Verknüpfung Hinzufügen. Anschließend öffnet sich eine Übersicht Ihrer angelegten E-Mail-Adressen.

Screenshot: Die Seite E-Mail-Adressen wird angezeigt. Auf dieser Seite ist im Bereich Portfolio der Link Hinzufügen hervorgehoben.
Abbildung: Link Hinzufügen

  • Klicken Sie auf der Seite Zur E-Mail-Archivierung hinzufügen im Bereich Externes Postfach? auf die Verknüpfung Externe E-Mail archivieren. Die Startseite der E-Mail-Archivierung öffnet sich.

Screenshot: Die Seite Zur E-Mail-Archivierung hinzufügen wird angezeigt. Auf dieser Seite ist im Bereich Externes E-Mail-Postfach? der Link Externe E-Mail archivieren hervorgehoben.
Abbildung: Link Externe E-Mail archivieren

  • Klicken Sie im Bereich E-Mail-Postfach eines anderen Anbieters auf Mit Passwort aktivieren. Ein neues Fenster öffnet sich.

  • Geben Sie im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse ein.

  • Optional: Geben Sie im Feld Benutzername den Benutzernamen Ihres E-Mail-Postfachs ein.

  • Um die E-Mail-Archivierung für ein Gmail-Postfach einzurichten, geben Sie im Feld Passwort das App-Passwort ein, dass Sie in Ihrem Google-Konto festgelegt haben.

    Um die E-Mail-Archivierung für ein E-Mail-Postfach bei einem anderen Anbieter zu aktivieren, geben Sie das Passwort des gewünschten E-Mail-Postfachs ein.

  • Klicken Sie auf Archivierung starten.

Externes Postfach über Einladung hinzufügen

Um ein externes Postfach ohne bekannte Zugangsdaten mit Einladung hinzuzufügen:

  • Sofern noch nicht geschehen, melden Sie sich in Ihrem IONOS Konto an.

  • Klicken Sie in der Hauptnavigation oben links auf Menü und anschließend auf E-Mail.

Screenshot des Menüs, dass über Hauptnavigation geöffnet wird. In dem Screenshot ist die Schaltfläche E-Mail abgebildet.
Abbildung: Schaltfläche E-Mail im Menü des IONOS Kontos.

  • Optional: Falls Sie mehrere E-Mail-Verträge haben, wählen Sie nun den entsprechenden Vertrag, in dem Sie die gewünschte Aktion durchführen möchten. 

  • Klicken Sie auf der Seite E-Mai-Adressen in der Datengruppe Portfolio unter E-Mail-Archivierung auf die Verknüpfung Hinzufügen. Es öffnet sich eine Übersicht mit angelegten E-Mail-Adressen.

Screenshot: Die Seite E-Mail-Adressen wird angezeigt. Auf dieser Seite ist im Bereich Portfolio der Link Hinzufügen hervorgehoben.
Abbildung: Link Hinzufügen

  • Klicken Sie im Bereich Externes Postfach? auf die Verknüpfung Externe E-Mail archivieren. Die Startseite der E-Mail-Archvierung öffnet sich.

Screenshot: Die Seite Zur E-Mail-Archivierung hinzufügen wird angezeigt. Auf dieser Seite ist im Bereich Externes E-Mail-Postfach? der Link Externe E-Mail archivieren hervorgehoben.
Abbildung: Link Externe E-Mail archivieren

  • Klicken Sie im Fenster E-Mail-Postfach zur E-Mail-Archivierung hinzufügen im Bereich E-Mail-Postfach eines anderen Anbieters auf Zur Archivierung einladen. Ein neues Fenster öffnet sich.

  • Geben Sie die E-Mail-Adresse des Berechtigungsinhabers ein und markieren Sie das Auswahlkästchen Ich bin kein Roboter.

  • Klicken Sie auf Einladung senden. Eine Einladungs-E-Mail mit einer Gültigkeit von 48 Stunden wird an den Berechtigungsinhaber verschickt.

Hinweise

  • Sobald der Berechtigungsinhaber die Einladung bestätigt hat, wird die Archivierungsfunktion für das Postfach aktiv und Sie haben Zugriff auf die Sicherung.
  • Wenn die Einladung abgelaufen ist, können Sie jederzeit eine neue Einladung verschicken.

IMAP-Einstellungen Freemail-Provider

Provider: GMX

Sicherheit: TLS oder SSL

Port: 993

Host: imap.mail.de

IMAP Aktivierung erforderlich: Ja. Klicken Sie dazu In Ihrem GMX-Postfach auf E-Mail > Einstellungen > POP3/IMAP Abruf. Setzen Sie unter GMX Mail über POP3 & IMAP das Häkchen neben POP3 und IMAP Zugriff erlauben.

Provider: Gmail (Google)

Sicherheit: SSL

Port: 993

Host: imap.gmail.com

IMAP Aktivierung erforderlich: Ja

Provider: Outlook.de

Sicherheit: TLS

Port: 993

Host: outlook.office365.com

IMAP Aktivierung erforderlich: Nein

Provider: T-Online

Sicherheit: SSL

Port: 993

Host: secureimap.t-online.de

IMAP Aktivierung erforderlich: Ja. Richten Sie zuvor im E-Mail-Center ein E-Mail-Passwort ein.

Provider: Apple iCloud

Sicherheit: SSL

Port: 993

Host: imap.mail.me.com

IMAP Aktivierung erforderlich: In Abhängigkeit von der Zugriffsmethode muss ggf. ein anwendungsspezifisches Passwort generiert werden.

Provider: WEB.DE

Sicherheit: SSL

Port: 993

Host: imap.web.de

IMAP Aktivierung erforderlich: Ja. Klicken Sie dazu In Ihrem WEB.DE-Postfach auf E-Mail > Einstellungen > POP3/IMAP Abruf. Setzen Sie unter WEB.DE über POP3 & IMAP das Häkchen neben POP3 und IMAP Zugriff erlauben.

Provider: Yahoo

Sicherheit: SSL

Port: 993

Host: imap.mail.yahoo.com

IMAP Aktivierung erforderlich: Nein

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