E-Mail-Archivierung: Mit E-Mail Tags arbeiten

Was sind E-Mail Tags?

Tags sind Markierungen, mit denen Sie eine oder mehrere E-Mails kennzeichnen und später wieder auffinden können.

Ein Beispiel: Sie möchten alle E-Mails, die eine Rechnung von IONOS aus dem Jahr 2019 beinhalten mit einem entsprechenden Tag versehen.

In diesem Hilfe-Center Artikel zeigen wir Ihnen Schritt-für-Schritt, wie sie

einen neuen Tag erstellen
diesen Tag einer oder mehreren E-Mails hinzufügen und sich
diese E-Mails anhand des Tags anzeigen lassen

Einen neuen Tag anlegen

Wenn Sie einen neuen Tag in der E-Mail-Archivierung hinzufügen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

Loggen Sie sich in die E-Mail-Archivierung ein.
Wählen Sie auf der Startseite das Postfach aus, in dem sich die E-Mail befindet, die Sie mit einem neuen Tag versehen möchten. Sie können alternativ die Suchfunktion verwenden, um gezielt nach einem Postfach zu suchen.
Aktivieren Sie die E-Mail (oder mehrere E-Mails), die den neuen Tag erhalten sollen.

Screenshot: Die Liste mit den E-Mails wird angezeigt, die einen Tag erhalten sollen. — Abbildung: Schaltfläche Tag

Um den markierten E-Mails nun einen neuen Tag hinzuzufügen, klicken Sie auf Tag > Hinzufügen

Screenshot: Eine Leiste mit denen mehreren Schaltflächen wird angezeigt. In dieser Liste ist die Schaltfläche Hinzufügen hervorgehoben. — Abbildung: Schaltfläche Tag > Hinzufügen

Geben Sie den Namen des Tags ein. In unserem Beispiel sollen die beiden E-Mails mit "Rechnungen 2019" gekennzeichnet werden.
Drücken Sie nun die Eingabetaste > OK.

Screenshot: Das Fenster Markierung hinzufügen wird angezeigt. In diesem Fenster ist die Schaltfläche OK hervorgehoben. — Abbildung: OK im Fenster Markierung hinzufügen

Fertig! Ihre E-Mail wird nun mit dem neuen Tag gesichert. Bitte beachten Sie, dass das Hinzufügen und Löschen von Tags unter Umständen Bearbeitungszeit erfordert.

E-Mails anhand von Tags anzeigen lassen.

Um sich die E-Mails, die sie mit Tags versehen haben, komfortabel anzeigen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie in der Navigationsleiste links auf Compliance > Tags. Sie sehen nun eine Tabelle mit einer Übersicht aller Tags, die Sie angelegt und verwendet haben und der Anzahl der entsprechenden E-Mails, die mit diesen Tags versehen sind.

Screenshot: Die Startseite der E-Mail-Archivierung wird angezeigt. Auf dieser Seite ist in der Navigationsleiste der Menüpunkt Compliance > Tags hervorgehoben. — Abbildung: Menüpunkt Compliance > Tags

Um sich die E-Mails anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den entsprechenden Tag-Namen, in unserem Beispiel "Rechnungen 2019". Sie können ebenfalls Tags umbenennen, löschen oder bei Bedarf einen neuen Tag anlegen.

Um zu der jeweiligen E-Mail zu gelangen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Betreff.

Screenshot: Die Seite E-Mail anzeigen wird angezeigt. Auf dieser Seite ist die E-Mail mit dem gewünschten Tag hervorgehoben. — Abbildung: E-Mail mit dem gewünschten Tag