Rolle des Datenschutzbeauftragen zuweisen
Für E-Mail-Archivierung
Die E-Mail-Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Unternehmen, um die Kommunikation zu sichern und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Ein zentraler Aspekt ist dabei der Schutz personenbezogener Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Im IONOS E-Mail-Archivierung kann daher einem Benutzer die Rolle "Datenschutzbeauftragter" zugewiesen werden. Diese Rolle ermöglicht es Datenschutzbeauftragten, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu überwachen und den Zugriff auf archivierte E-Mails effizient zu verwalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Benutzer im E-Mail-Archivierung anlegen und diesem die entsprechende Rolle zuweisen.
Voraussetzungen
Sie haben administrativen Zugang zur E-Mail-Archivierung.
Rollen können sowohl beim Anlegen eines Benutzers als auch nachträglich zugewiesen werden. Die jeweilige Vorgehensweise wird in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Neuen Benutzer mit der Rolle Datenschutzbeauftragter anlegen
Um einen neuen Benutzer mit der Rolle des Datenschutzbeauftragten anzulegen, loggen Sie sich als Administrator in die E-Mail-Archivierung ein. Führen Sie dort die folgenden Schritte aus:
Klicken Sie oben rechts auf den nach unten zeigenden Pfeil, um das Benutzermenü anzuzeigen.
- Klicken Sie im Benutzermenü auf Benutzerverwaltung. Die Seite Benutzerveraltung wird angezeigt.
- Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
- Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie als Benutzer hinzufügen möchten.
- Wählen Sie im Feld Rolle: den Eintrag Datenschutzbeauftragter aus.
- Akzeptieren Sie die Bedingungen und klicken Sie auf Einladen.
- Um die Einrichtung abzuschließen, muss der neue Benutzer noch sein Login-Passwort festlegen. Dazu wird eine E-Mail mit einem Link an die E-Mail-Adresse des Benutzers gesendet.
Hinweis
Der Link für die Passwort-Erstellung ist 24 Stunden gültig. Bei Bedarf können Sie die E-Mail erneut versenden.
Einem bestehenden Benutzer die Rolle des Datenschutzbeauftragten zuweisen
Um einem bestehenden Benutzerkonto die Rolle “Datenschutzbeauftragter” zuzuweisen, loggen Sie sich als Administrator in die E-Mail-Archivierung ein. Führen Sie dort die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie oben rechts auf den nach unten zeigenden Pfeil, um das Benutzermenü anzuzeigen.
- Klicken Sie im Benutzermenü auf Benutzerverwaltung.
Klicken Sie auf das Listenfeld rechts neben der E-Mail-Adresse des Benutzers und wählen Sie den Eintrag Datenschutzbeauftragter.
Dem gewünschten Benutzer ist nun die Rolle des Datenschutzbeauftragten zugewiesen. Die Änderung ist sofort wirksam. Ist die entsprechende Person gerade mit diesem Benutzer im E-Mail-Archivierung eingeloggt, braucht sie nur die Seite neu zu laden, um die entsprechenden Funktionen nutzen zu können.