Microsoft 365: Benutzerrollen

In Microsoft 365 bestimmen verschiedene Rollen die Zugriffsebene und die Verantwortlichkeiten für die Verwaltung von Benutzern, Anwendungen und Einstellungen. In diesem Artikel werden drei Schlüsselrollen beschrieben, die im IONOS Konto für ausgewählte Benutzerkonten verfügbar sind: 

• Benutzer
• Benutzer- und App-Administrator
• globaler Administrator

Mit den Administratorrollen Benutzer- und App-Administrator und globaler Administrator können Sie zusätzlich auf das Microsoft 365 Admin Center zugreifen.

Benutzer

Ein Benutzer in Microsoft 365 verwendet die von der Organisation bereitgestellten Dienste und Anwendungen und hat keinen Zugang zum Microsoft 365 Admin Center. Um diese Dienste und Anwendungen nutzen zu können, müssen sich die Benutzer auf der Seite https://www.microsoft365.com einloggen.

Ein Benutzer kann folgende Aktionen durchführen:

• Zugriff auf Microsoft 365-Anwendungen wie z. B. Outlook, Word oder Excel.
• Verwaltung von eigenen Dateien, E-Mails und persönlichen Einstellungen.
• Installation von Office-Anwendungen auf Ihren Geräten.
• Änderung der persönlichen Informationen, wie z. B. Passwörter.

Benutzer können nicht andere Benutzer verwalten, Lizenzen zuweisen oder administrative Änderungen innerhalb der Organisation vornehmen.

Benutzer- und App-Administrator

Der Benutzer- und App-Administrator kann neben den typischen Benutzeraufgaben auch bestimmte administrative Aufgaben im Microsoft 365 Admin Center übernehmen.

Typische Aufgaben im Microsoft Admin Center sind z. B.: 

• Verwaltung Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint und von Kommunikationsplattformen wie z. B. Skype oder Teams.
• Verwaltung von Benutzerkonten und Passwortrücksetzungen.
• Einladen von externen Benutzern (Gäste) zum Zugriff auf Microsoft 365-Ressourcen.
• Helpdesk-Support bereitstellen und Sicherheitswarnungen lesen.

Benutzer- und App-Administratoren können anderen Benutzern keine Rollen zuweisen.

Globaler Administrator

Globale Administratoren haben die weitreichendsten Zugriffsrechte in Microsoft 365. Sie können alle Dienste und Einstellungen verwalten. Zu ihren Aufgaben gehören unter anderem:

• Vollständige Kontrolle aller Microsoft 365-Dienste (Exchange, SharePoint, Teams usw.).
• Verwalten und Zurücksetzen von Kennwörtern für alle Benutzer, einschließlich anderer Administratoren.
• Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Benutzern im gesamten Unternehmen.
• Zuweisen von Rollen zu allen Benutzern
• Verwaltung von anderen Administratoren, einschließlich von App-Administratoren.

Aufgrund der umfangreichen Zugriffsrechte sollte die Rolle des globalen Administrators mit Bedacht vergeben werden, um Sicherheitsrisiken zu minimieren. Es wird empfohlen, nur 1 bis 3 Personen als globale Administratoren zu benennen.

Die aktuell eingestellte Benutzerrolle können Sie in Ihrem IONOS Konto prüfen und ändern. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Melden Sie sich in Ihrem IONOS Konto an.

• Klicken Sie in der Hauptnavigation oben links auf Menü und anschließend auf Office.

• Optional: Falls Sie mehrere Office-Verträge haben, wählen Sie nun den entsprechenden Vertrag, in dem Sie die gewünschte Aktion durchführen möchten.

• Klicken Sie auf den gewünschten Benutzer. Anschließend wird die eingestellte Rolle in der Benutzerübersicht angezeigt.

• Um die eingestellte Rolle zu ändern, klicken Sie auf die Rolle.
• Wählen Sie auf der Seite Rolle ändern, die gewünschte neue Rolle aus.

• Geben Sie eine alternative E-Mail-Adresse an.
• Optional: Geben Sie eine Telefonnummer zur Wiederherstellung an.
• Klicken Sie auf Speichern.