Umfrage: Für drei Viertel der Kleinunternehmer in Deutschland ist rechtssichere E-Mail-Archivierung Neuland

Karlsruhe, 21. April 2021

Drei Viertel der Beschäftigten in deutschen Kleinunternehmen (73 Prozent) kennen die gesetzlichen Vorgaben der rechtssicheren E-Mail-Archivierung nicht. Das zeigt eine aktuelle YouGov-Befragung der Webhosting-Anbieter STRATO und IONOS von über 500 Beschäftigten in deutschen Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden.

Alte E-Mails werden lieber gelöscht als archiviert

Mit E-Mails, die älter als ein Jahr sind, gehen Beschäftigte in Kleinunternehmen eher pragmatisch um: 39 Prozent der Befragten lassen solche E-Mails einfach im Postfach. 37 Prozent löschen diese sogar. Weitere 17 Prozent nutzen für die Archivierung dieser E-Mails ein externes Speichermedium.

Jeder fünfte Unternehmer fürchtet die Steuerprüfung

Die falsche Speicherung geschäftlicher Korrespondenz kann unerwünschte Konsequenzen haben: 21 Prozent der Beschäftigten sagen, dass die eigene Art und Weise der E-Mail-Archivierung wahrscheinlich keine Steuerprüfung bestünde. Etwas weniger als die Hälfte der Befragten (47 Prozent) denkt auf der anderen Seite, dass die eigene Archivierung einer solchen Prüfung standhielte. Jeder Dritte (32 Prozent) machte hierzu keine Angaben.

Unkenntnis bei Rechtsthemen überwiegt

Selbst für die Beschäftigten in Kleinunternehmen, die mit dem Thema rechtssichere E-Mail-Archivierung vertraut sind, sind die hiermit verbunden Rechtsthemen eine große Unbekannte: Die Mehrheit dieser Befragten (54 Prozent) kennt die gesetzlichen Vorgaben zum Thema nicht.

Großes Interesse für Software-Lösungen zur E-Mail-Archivierung

Aktuell nutzen erst weniger als ein Fünftel der Befragten (19 Prozent), die mit dem Thema rechtssichere Archivierung von E-Mails zumindest wenig vertraut sind, eine spezielle Software-Lösung für die eigene E-Mail-Archivierung. Gleichzeitig stoßen solche Programme auf ein sehr großes Interesse: 60 Prozent der Befragten, die aktuell keine solche Software verwenden, können sich die Nutzung konkret vorstellen.

Software für rechts- und revisionssichere E-Mail-Archivierung von STRATO und IONOS

Für die rechtskonforme Archivierung geschäftlicher E-Mails gelten diverse Vorgaben, die sich aus Vorschriften wie den GoBD ergeben. Die Archivierung muss demnach unter anderem vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein.

Damit auch Kleinunternehmer mit begrenzten Ressourcen ihre E-Mails rechtskonform gemäß relevanter Vorschriften archivieren können, bieten STRATO und IONOS die Software-Lösung „Mail-Archivierung“ an. Damit haben Unternehmen jeglicher Größenordnung bei der Archivierung ihrer geschäftlichen Korrespondenz die erforderliche Rechtssicherheit. Mit der Software erfüllen Nutzende die gesetzlich verpflichtenden Kriterien der Revisionssicherheit: Alle E-Mails werden manipulationssicher im Originalzustand an einem zentralen Ort im TÜV-zertifizierten deutschen Rechenzentrum archiviert. Die Software sichert automatisch alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten mitsamt Anhängen für alle Postfächer. Die Software „Mail-Archivierung“ ist zertifiziert nach dem Standard des Instituts der Wirtschaftsprüfer „IDW PS 880“.

Hinweis zur Methodik

Die verwendeten Daten beruhen auf einer Online-Befragung der YouGov Deutschland GmbH. Befragt wurden 536 Selbstständige, Freiberufler und Mitarbeiter in Kleinunternehmen in Deutschland in Unternehmensgrößen von 1-49 Mitarbeitern im Zeitraum 19. bis 22. Februar 2021.