Wie Sie eine gGmbH gründen – eine Anleitung

Immer mehr Wohltätigkeitsorganisationen und sogenannte Sozialunternehmer entscheiden sich für die gemeinnützige Gesellschaft mit beschränkter Haftung (gGmbH), um ihre soziale Mission voranzutreiben. Denn diese Rechtsform bietet attraktive Vorzüge: mit einer gGmbH sind Sie rechtlich abgesichert (beispielsweise durch die Haftungsbeschränkung), können von umfangreichen Steuervergünstigungen profitieren und zugleich flexibel wirtschaften. Die Gründung einer gGmbH ist allerdings mit einem erheblichen Bürokratieaufwand und hohen formalen Anforderungen verbunden. In der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären wir Ihnen, was Sie alles bei der Gründung der gemeinnützigen Gesellschaft berücksichtigen müssen.

Hat man sich erst einmal für die Rechtsform entschieden, gilt es danach, einige grundlegende Vorüberlegungen anzustellen. Die wichtigste Frage zuerst: Welchen gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zweck soll die gGmbH erfüllen? Um diesbezüglich ein klares Konzept ausarbeiten zu können, ist es ratsam, sich intensiv mit dem Gemeinnützigkeitsrecht auseinanderzusetzen. Insbesondere die entsprechenden Bestimmungen in der Abgabenverordnung §§ 51–68 sollten Gründer einer gemeinnützigen Gesellschaft kennen.

In diesem Zusammenhang müssen Sie auch entscheiden, auf welche Weise Ihr gemeinnütziges Ziel erreicht werden soll, welche rechtlichen Voraussetzungen (z. B. Zertifikate und Genehmigungen) Sie dafür brauchen und woher das benötigte Kapital stammen soll. Weiterhin müssen der Name der Firma und ihr Sitz sowie Anzahl und Befugnisse der beteiligten Gesellschafter und Geschäftsführer (jeweils mindestens einer) geklärt sein.

Essenziell ist auch ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro, das für die Gründung einer gGmbH obligatorisch ist. Selbiges wird anteilig von den einzelnen Gesellschaftern in Form von Geld- oder Sachwerten geleistet. Aus diesen Anteilen begründen sich die späteren Geschäftsanteile der Gesellschafter.

Sind alle Vorüberlegungen abgeschlossen und sämtliche Voraussetzungen erfüllt, kann nun der eigentliche Gründungsprozess beginnen.

Die Satzung in Form eines bindenden Gesellschaftsvertrags ist eines der wichtigsten Dokumente zur Gründung einer gGmbH. Sie benötigen diesen Vertrag auch zur Vorlage beim Finanzamt, das durch Beurteilung des Dokuments entscheidet, ob der Status der Gemeinnützigkeit tatsächlich gegeben ist.

Aus diesem Grund sollten Sie in die Ausformulierung Ihres Geschäftszwecks viel Sorgfalt investieren. Andernfalls kann es nämlich passieren, dass sich der Gründungsprozess verzögert, weil das Finanzamt den Vertrag mit Änderungsvorschlägen an Sie zurücksendet. Oder noch schlimmer: Einzelne Fehler werden sowohl von Ihnen als auch den Finanzamt-Prüfern zunächst übersehen und erst während der späteren Geschäftsaktivitäten entdeckt, was zum rückwirkenden Verlust von Steuervorteilen führen. Die entsprechenden Steuern muss Ihr Unternehmen dann nachträglich entrichten. Solche Vorkommnisse führen häufig zur Insolvenz einer gGmbH, weil nicht ausreichend Rücklagen verfügbar sind, um solche nachträglichen Steuererhebungen zu bezahlen. Bei Unklarheiten sollten Sie deshalb nicht davor zurückscheuen, einen spezialisierten Rechtsanwalt zu konsultieren.

Folgende Aspekte sollte Ihr Gesellschaftsvertrag auf jeden Fall behandeln:

• Den Gesellschaftszweck, den die gGmbH laut Satzung selbstlos erfüllen muss. Im Vertrag sollte auch explizit erwähnt werden, dass den Gesellschaftern keinerlei Gewinne oder Zuwendungen anderer Art zustehen und keine übermäßig hohen Vergütungen an Geschäftsführer oder Mitarbeiter ausgezahlt werden dürfen.
   
• Es muss ersichtlich sein, dass der Gesellschaftszweck unmittelbar zu verfolgen ist, eventuell erwirtschaftete Gewinne also direkt in ihn rückinvestiert werden müssen.
   
• Außerdem sollten Sie konkret eine begünstigte gemeinnützige Organisation benennen, der bei Auflösung Ihrer gGmbH die erwirtschafteten Überschüsse zukommen würden (den Gesellschaftern wird in diesem Fall nur ihr jeweils bereitgestelltes Stammkapital ausgezahlt).

Die Anlage 1 zu § 60 AO enthält eine praktische Mustersatzung, die Sie verwenden und an Ihren konkreten Geschäftszweck anpassen können. Wesentliche Bestandteile der Beispielformulierungen sollten Sie aber möglichst unverändert übernehmen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Zu den notwendigen Angaben gehören unter anderem:

• Name und Sitz der Firma
• Höhe des Stammkapitals
• Geschäftsführer
• Gesellschafter und ihre jeweiligen Geschäftsanteile

Bedenken Sie: Schon ab Beschluss zur gGmbH-Gründung, spätestens aber mit dem Entwurf Ihrer Satzung bewegen Sie sich bereits nicht mehr auf rechtsfreiem Terrain. Stattdessen fällt die Unternehmung in dieser Phase juristisch in den Bereich der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Die Verbindlichkeiten, die damit einhergehen, müssen von den Gesellschaftern getragen werden, die dafür im vollen Umfang mit ihrem Privatvermögen haften.

Die erste Anfrage beim Finanzamt

Da letztendlich das Finanzamt über Ihre gGmbH-Gründung entscheiden wird, sollten Sie Ihren Vertragsentwurf in jedem Fall zuerst an diese Instanz übermitteln. Bitten Sie um eine verbindliche Stellungnahme zur Anerkennung der Gemeinnützigkeit, damit Ihre Satzung entweder anerkannt wird oder Sie gegebenenfalls Änderungsvorschläge und Anmerkungen zur Überarbeitungen erhalten.

Gegebenenfalls können Sie die Wartezeit bis zur Antwort des Finanzamts dafür nutzen, alle für Ihren Geschäftszweck erforderlichen berufsspezifischen Erlaubnisse und Zertifikate einzuholen. Diese sollten Sie der Behörde dann ebenfalls zeitnah vorlegen.

Die notarielle Beurkundung

Sobald Sie die Bestätigung Ihres Finanzamts erhalten haben, ist es an der Zeit, einen Termin zur Beurkundung Ihrer Satzung zu vereinbaren. Dazu kommen alle Gesellschafter zusammen und unterzeichnen den Gesellschaftsvertrag, die notarielle Signatur besiegelt daraufhin die Zusammenarbeit. Zudem erstellt der zuständige Notar eine Gesellschafterliste, die die vollständigen Namen, Geburtsdaten, Wohnorte sowie Nennbeträge und laufenden Nummern der Geschäftsanteile aller Gesellschafter umfasst. In diesem Schritt enthält Ihre vorläufige gGmbH das Suffix „i.G.“, was für „in Gründung“ steht. Bis zur endgültigen Gründung haften die Gesellschafter weiterhin mit ihrem Privatvermögen.

Das Geschäftskonto eröffnen

Einige Tage, nachdem die Beurkundung erfolgt ist, schickt Ihnen Ihr Notar die Gründungsunterlagen per Post zu. Mit diesen können Sie nun zu einer Bank Ihrer Wahl gehen, um ein Geschäftskonto zu eröffnen, auf das Sie die für die gGmbH-Gründung erforderliche erste Hälfte Ihres Stammkapitals (12.500 Euro) einzahlen müssen.

Die Handelsregistereintragung

Die Bank stellt Ihnen nach erfolgreicher Einzahlung einen Beleg aus, den Sie per Post oder Fax an Ihren Notar schicken. Dieser kann damit die Eintragung Ihrer Gesellschaft in der Abteilung B des Handelsregisters vornehmen. In der Regel erhalten Sie nur wenige Tage später eine Bestätigung vom zuständigen Amtsgericht.

Die Gewerbeanmeldung

Die Zeit bis dahin können Sie direkt nutzen, um die Gewerbeanmeldung bei Ihrer Stadt- oder Gemeindeverwaltung vorzunehmen. Das entsprechende Formular finden Sie online auf den zugehörigen Internetseiten der jeweiligen Stadt oder Gemeinde. Die meisten Gemeinden verlangen aber weiterhin die persönliche Anmeldung vor Ort oder per Postweg und erlauben keine reine Online-Anmeldung. Um die IHK bzw. HWK sowie das Statistische Landesamt, die Arbeitsagentur und die Berufsgenossenschaft müssen Sie sich aber nicht mehr kümmern – das erledigt die zuständige Verwaltungsstelle für Sie.

Die endgültige Anmeldung beim Finanzamt

Gemäß § 137 AO muss die steuerliche Anmeldung Ihrer gGmbH innerhalb eines Monats nach der Beurkundung Ihres Gesellschaftsvertrags erfolgen. Den steuerlichen Erfassungsbogen hierfür erhalten Sie per Post. Der letzte erforderliche Schritt zur Gründung ist nun, den Bogen auszufüllen und ihn mitsamt folgender Anlagen ans Finanzamt zurückzuschicken:

• Handelsregisterauszug
• Gewerbeanmeldung
• Eröffnungsbilanz
• Umsatz- und Gewinnschätzung für die ersten Geschäftsjahre
• Gesellschaftsvertrag
• Ggf. Geschäftsführerverträge, Geschäftsordnung und Mietverträge

Etwa sieben Werktage benötigt das Finanzamt für die Zuteilung Ihrer Steuernummer – dann können Sie endlich offiziell mit Ihrer Geschäftstätigkeit beginnen. Stellen Sie von nun an sicher, dass Ihre Handelsregisternummer, das Registerrecht, Ihr Sitz, die Namen der Geschäftsführer inklusive ihrer Titel sowie die Firmierung samt Rechtsformzusatz in all Ihren Geschäftspapieren sowie im Impressum Ihrer Homepage enthalten sind.

Die Kosten für die Gründung einer gGmbH beginnen im mittleren dreistelligen Bereich, können aber auch um die 1.400 Euro oder geringfügig mehr betragen. Mit Ausgaben für folgende Bereiche sollten Sie in jedem Fall rechnen:

• Gesellschaftsvertrag (ob Kosten entstehen, ist insbesondere davon abhängig, ob Sie Ihre Satzung selbst ausarbeiten oder einen Rechtsanwalt zur Hilfe holen)
   
• Notarielle Beurkundung und Anmeldung beim Handelsregister (hängt von der Anzahl der Gesellschafter und der Höhe des Stammkapitals ab, wobei man als untersten Grenzwert 400 Euro festmachen kann)
   
• Handelsregistereintrag (150 Euro)
   
• Ggf. anfängliche Buchhaltungskosten (bei der gGmbH-Gründung ist die Erstellung einer Eröffnungsbilanz vonnöten)
   
• Mitgliedsbeiträge für die IHK bzw. HWK

Gemeinnützige GmbHs genießen zahlreiche spezielle Vorteile und Rechte: beispielsweise eine beschränkte Haftung, die Erlaubnis zur Annahme von Spenden sowie die Freiheit der Gesellschafter, entweder nur als Kapitalanleger aufzutreten oder gar aktiv an der Geschäftspolitik mitzuwirken.

Dieses Privileg erkaufen Sie sich durch Ihre Geschäftsanteile, an die aber auch folgende Pflichten für alle Beteiligten der gGmbH geknüpft sind:

• Die Gesellschafter müssen sich streng an den Zweck Ihrer Satzung halten, sonst kann es zum Verlust von Steuervorteilen kommen.
   
• Um wichtige Entscheidungen zu treffen, müssen regelmäßige Gesellschaftsversammlungen abgehalten werden.
   
• Gesellschafter dürfen keine erwirtschafteten Gewinne für sich behalten, gezahlte Gehälter dürfen außerdem nicht zu hoch ausfallen.
   
• Die gGmbH hat die kaufmännische Pflicht zur doppelten Buchführung und detaillierten Bilanzierung.
   
• Hinzu kommen Publikationspflichten, wie beispielsweise die Veröffentlichung des Jahresabschlusses im Bundesanzeiger.
   
• Strukturelle Änderungen wie die Abtretung von Firmenanteilen oder eine Kapitalerhöhung müssen dem Handelsregister unverzüglich gemeldet werden.

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