Buchhaltungs-Apps im Check: Das sind die besten Lösungen für die mobile Buchhaltung

Die ordnungsgemäße Buchführung ist für Unternehmen und Selbstständige aus zweierlei Gründen von enormer Wichtigkeit: Zum einen besteht fast immer die Pflicht, dem Finanzamt jährlich eine lückenlose und korrekte Gewinnermittlung vorzulegen. Zum anderen erleichtert die vollständige Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben die langfristige Planung der eigenen Geldmittel erheblich. Das Rechnungswesen ist allerdings auch mit einer Menge Aufwand verbunden – insbesondere, wenn das Budget fehlt, um einen professionellen Buchhalter zu beschäftigen. Immer beliebter wird daher der Einsatz von Software, wobei sich cloudbasierte Lösungen als besonders effizient erweisen. Diese lassen sich nämlich nicht nur auf dem Desktop-PC mit dem Browser der Wahl, sondern in vielen Fällen auch per Buchhaltungs-App auf dem Mobilgerät nutzen.

Wir zeigen Ihnen, was die Buchführung per App so interessant macht und welche Buchhaltungs-Apps den Rechnungsalltag auch tatsächlich vereinfachen.

Seit dem Inkrafttreten der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) am 1. Januar 2015 müssen Finanzämter Bücher in Form von Excel- oder Word-Dateien nicht mehr anerkennen. Spätestens seit diesem Tag tun Unternehmen und Selbstständige gut daran, professionelle Programme für das Anfertigen von Rechnungen, Kassenbüchern und Einnahmenüberschussrechnungen zu verwenden.

Eine immer wichtigere Rolle nehmen dabei Buchhaltungs-Apps für iOS und Android ein, die es Ihnen ermöglichen, die Buchführung nicht mit der jeweiligen Desktop- bzw. Webanwendung, sondern von ihrem mobilen Gerät aus zu erledigen. Diese Apps für die mobile Buchhaltung zeichnen sich dadurch aus, dass sie optimal auf die Displaygrößen und Bedienungseigenheiten von Smartphones und Tablets zugeschnitten sind. Die Datenspeicherung findet dabei auf den Servern des Anbieters statt, weshalb die geringe Speicherkapazität von Mobilgeräten kein Problem darstellt. Wie bei allen cloudbasierten Diensten haben Sie dadurch außerdem die Möglichkeit, die Features des Buchführungs-Tools im Team und unabhängig von Ort und Zeit zu nutzen.

Apps für die mobile Buchhaltung haben den Anspruch, die zahlreichen Routineaufgaben und Herausforderungen bei der Buchführung für den Nutzer so bequem wie möglich zu gestalten. So ist beispielsweise eine Rechnung innerhalb weniger Schritte erstellt, sobald Sie Stammdaten für Layout, Kundeninformationen und Positionen hinterlegt haben. Zudem besitzen die meisten Buchhaltungs-Apps Funktionen, um Rechnungen direkt per Mail oder – über eine digitale Schnittstelle – als Brief an den Empfänger zu schicken, ohne den Gang zur Post antreten zu müssen.

Auch die generelle Verwaltung von Aufträgen wird durch den Zugriff auf Bestandsdaten erheblich vereinfacht, denn nicht nur Rechnungen, sondern auch Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zahlungserinnerungen lassen sich mit Buchführungs-Apps weitestgehend automatisiert generieren und verschicken.

Weitere Vorzüge, durch die sich Buchhaltungs-Apps auszeichnen, sind u. a. folgende:

• individuelle Lieferanten- und Kundensegmentierung inklusive Such- und Filterfunktion
• Digitalisierung von Belegen per Kamera
• einfache Integration von Shop- und Zahlungssystemen
• zentrale Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben
• GoBD-Konformität
• Datenexport im DATEV-Format

Buchführungs-Apps stehen fast immer in Verbindung mit einer Webanwendung, die fast immer auch die Haupt- bzw. Originalversion der Software ist. In einigen Fällen gibt es darüber hinaus auch eine installierbare Desktop-Anwendung, die quasi das Gegenstück der mobilen App für Desktop-PCs darstellt. Mobile App und PC-Version unterscheiden sich von dem Onlineservice vor allem hinsichtlich der Benutzeroberfläche. Diese wird speziell an die jeweiligen technischen Rahmenbedingungen wie Displaygröße, Bedienungskonzepte (Tastatur vs. Touchpad) oder Systemleistung. Über ein zentrales Benutzerkonto erhalten Sie in der Regel Zugriff auf alle verfügbaren Versionen der Software, die Sie dann nach der Anmeldung auf dem jeweiligen Gerät – im Falle der App auf Ihrem Smartphone oder Tablet – nutzen können.

Mobile Buchhaltung ist für viele Kleinunternehmen und Selbstständige die perfekte Lösung, um den Ansprüchen der modernen Geschäfts- und Finanzwelt gerecht zu werden. Die praktischen Applikationen für Mobilgeräte liefern die Antwort auf die zunehmende Digitalisierung und den damit verbundenen Trend zum papierlosen Büro, das nicht nur dem Papierkrieg ein Ende setzt, sondern auch den Workflow spürbar verbessert.

Auch wenn sich Buchführungs-Apps grundsätzlich sehr ähnlich sind, gibt es Unterschiede – etwa in puncto Funktionsumfang oder Kosten –, die die Suche nach der für die eigenen Zwecke passenden Anwendung erschweren. Wir haben die wichtigsten Informationen zu den interessantesten Buchhaltungs-Apps auf dem Markt für Sie zusammengetragen.

Alle sevDesk-Abonnements liefern Ihnen das perfekte Paket, um Rechnungen, Angebote, Gutschriften bzw. Stornorechnungen und Zahlungserinnerungen schnell und einfach zu erstellen und zu versenden. Problemlos legen Sie hierfür zunächst Kundenprofile an, die Sie anschließend jederzeit einem neuen Dokument zuweisen können. Außerdem in jedem Paket dabei: ein exklusiver Steuerberater-Zugang sowie die Möglichkeit, Daten per DATEV-Schnittstelle zu exportieren. Wenn Sie das besonders beliebte Paket „Buchhaltung“ wählen, können Sie mit der App auch Kassenbücher, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und EÜRs erstellen, die Umsatzsteuervoranmeldung durchführen und Belege digitalisieren (auf Android-Geräten benötigen Sie hierfür die genannte Zusatz-App sevScan).

Die Debitoor-Buchhaltungs-App ermöglicht es Ihnen, immer und überall Rechnungen zu schreiben, die Sie im Anschluss per E-Mail oder sogar per WhatsApp versenden können. Hat der Kunde die Rechnung geöffnet, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Auch Ihre Ausgaben erfassen Sie bequem mit der App, wobei Sie die passenden Belege bequem mit der Kamera Ihres Mobilgeräts abfotografieren und als Bilddatei anhängen können. Die Zahl möglicher Rechnungen und Ausgaben-Aufzeichnungen ist allerdings nur im Premium-Abonnement „L“ unbegrenzt, während die anderen Pläne ein Jahreslimit besitzen (100, 400 bzw. 800). Je nach gewähltem Abonnement lassen sich mit der Buchführungs-App außerdem Angebote, Lieferscheine, Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR) und Bilanzen anfertigen und verschicken sowie die Umsatzsteuervoranmeldung durchführen.

Billomat ist die webbasierte Buchhaltungssoftware des gleichnamigen, in Deutschland beheimateten Unternehmens, das bereits seit 2008 Buchführungslösungen für Start-ups, KMUs und Selbstständige entwickelt. Im Rahmen des 2016 vollzogenen Relaunchs veröffentlichte das Team mit Billomat App gleich auch das passende Werkzeug, um die Vorzüge der eigenen Software auch auf Tablet, Smartphone und Co. genießen zu können: Die für Mobilgeräte optimierte Buchhaltungs-App steht allen Nutzern von Android (4.1+) und iOS (9.0+) im Google Play Store bzw. App Store zum kostenfreien Download zur Verfügung.

Sie können Billomat zwei Monate lang testen, bevor Sie sich für einen der kostenpflichtigen Tarife entscheiden. Der Einsteigertarif „Solo“ (ab 6 Euro pro Monat) gibt Ihnen beispielsweise die Möglichkeit, monatlich 30 Dokumente (Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine etc.) zu erstellen und zu verschicken. Darüber hinaus können Sie Belege per Kamera erfassen und ausgewählte Dokumente per DATEV exportieren. Wollen Sie diese Dokumentengrenze aufheben und darüber hinaus mit der Buchführungs-App auch Zahlungen empfangen, werten Sie Ihr Konto einfach auf, indem Sie das „Business“-Abonnement (ab 24 Euro pro Monat) abschließen. In diesem Fall haben zudem bis zu fünf Nutzer sowie Ihr Steuerberater Zugriff auf das Billomat-Konto.

Schon mit dem Standardpaket „Rechnung und Finanzen“ gewährt Ihnen lexoffice Zugriff auf ein hervorragendes Arsenal an Buchhaltungs-Features: Bequem können Sie Rechnungen, Angebote und Belege schreiben, erfassen und exportieren, wobei Schnittstellen zu diversen Partnerdiensten und ein direkter Steuerberater-Zugang die Arbeit zusätzlich erleichtern. Wollen Sie darüber hinaus auch Kassenbücher und die Umsatzsteuervoranmeldung mit der Buchhaltungs-App erledigen, greifen Sie stattdessen zu den Paketen „Buchhaltung und Finanzen“ bzw. „Buchhaltung und Berichte“. Beide erweitern Ihren Account außerdem zu einem Mehrbenutzerkonto, das sich gemeinsam im Team verwalten lässt. Exklusiv erlaubt Ihnen letztgenanntes Abonnement zudem die Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen (GUV) und Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR).

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