E-Recruiting – softwarebasiertes Bewerbermanagement

Personalbeschaffung einfacher gestalten – für alle Beteiligten. Das ist das Ziel von E-Recruiting. Von der Stellenausschreibung über den Bewerbungsprozess bis zur finalen Anstellung sollen sowohl auf Seiten des Bewerbers als auch für das ausschreibende Unternehmen Erleichterungen stattfinden. Mit digitaler Hilfe möchte man die komplexen Vorgänge vereinfachen, stromlinienförmiger gestalten und schneller machen. Dafür lassen sich verschiedene Arten des E-Recruitings anwenden.

Nahezu jedes Unternehmen ist von Zeit zu Zeit auf der Suche nach neuen Talenten. Im besten Fall erhält man zahlreiche Bewerbungen – unterschiedlichster Güteklassen. Da gilt es, den Überblick zu behalten und angemessen zu reagieren. Bewerbermanagement ist die Lösung: ein klares System, mit dessen Hilfe Sie die Organisation der Bewerbungen bewältigen. Und das sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn bei einem mangelhaften Management haben Sie gleich zwei Probleme für Ihr Unternehmen geschaffen:

1. Sie verlieren eventuell den besten Kandidaten: Haben Sie den Überblick verloren oder reagieren Sie zu langsam, kann es passieren, dass Ihnen das größte Talent abspringt und fortan die Konkurrenz unterstützt.
2. Das professionelle Image geht verloren: Verhalten Sie sich nicht so, wie man es von einem professionellen Unternehmen erwarten kann, werden Sie Ihren guten Ruf verlieren. Arbeitnehmer sind oftmals besser untereinander vernetzt, als man denkt, und schnell hat sich Kritik an Ihrem Bewerbungsverfahren in der Branche verbreitet.

Wenn Sie allerdings ein gutes Bewerbermanagement betreiben, können Sie von wichtigen Vorteilen profitieren:

1. Zeit- und Kostenersparnis
2. Durchgehender Datenschutz
3. Stärkung der Employer Brand

Gutes Bewerbermanagement zieht sich durch alle Schritte des Prozesses und wird als Gesamtkonzept verstanden. Planen Sie so, dass jede Stufe direkt in die andere übergeht und so ein effektives System entsteht.

Im ersten Schritt verfassen Sie eine aussagekräftige Stellenausschreibung. Doch im Zuge des Bewerbermanagements spielt hier nicht nur ein ansprechender und passender Text eine wichtige Rolle, sondern vor allem auch der richtige Zeitpunkt. Veröffentlichen Sie die Stellenausschreibung erst dann, wenn Sie und Ihr Unternehmen bereit sind, den Bewerbungsprozess auch vollständig durchzuführen. Beachten Sie dabei auch Auftragslage, Feiertage und Urlaubszeiten. Vor Veröffentlichung sollten Sie überlegen, über welche Kanäle Sie Ihre Stellenausschreibung publik machen.

Sobald die Ausschreibung veröffentlicht ist, können die ersten Bewerbungsschreiben im Unternehmen eintreffen. Dabei ist es wichtig, ein übersichtliches System zu behalten, damit keine Bewerbung verloren geht. Bedenken Sie, dass Bewerbungen mitunter auf verschiedenen Wegen bei Ihnen eintreffen: schriftlich per Post oder E-Mail und in manchen Fällen sogar mündlich, abhängig von Ihren Vorgaben und der Unternehmensstruktur. Denken Sie auch daran, den Job-Interessenten eine Eingangsbestätigung zu schicken, um so bereits frühzeitig einen Kommunikationskanal zu öffnen.

Sind alle Bewerbungen bei Ihnen eingetroffen und ist die Bewerbungsfrist abgelaufen, können Sie mit der Sortierung der Anschreiben und Lebensläufe beginnen. Die Auswahl findet meist in mehreren Schritten statt, wobei Ihnen ein Blick auf die Formalia einen ersten Eindruck davon vermitteln wird, wer für Sie in Frage kommt und wer bereits jetzt schon aussortiert werden kann. Im Vergleich mit dem Anforderungsprofil wählen Sie dann die Kandidaten aus, die Sie für ein Bewerbungsgespräch in Betracht ziehen. Nach den Gesprächen haben Sie schließlich – wenn nichts schief läuft – eine oder mehrere Personen für die Stelle gefunden.

Nachdem Sie eine Sortierung vorgenommen haben, müssen Sie mit allen Interessierten Kontakt aufnehmen. In der Regel haben Sie die Bewerber in drei Kategorien aufgeteilt:

• diejenigen, die überhaupt nicht in Frage kommen
• diejenigen, die sehr interessant sind, aber nicht auf die Stelle passen
• diejenigen, die für Sie in Frage kommen

Die letzte Gruppe wird von Ihnen entweder zum nächsten Schritt im Bewerbungsverfahren eingeladen (also etwa zum Bewerbungsgespräch) oder schlussendlich eine Zusage zum neuen Job erhalten. Die erste Gruppe hingegen muss auch zwingend eine Absage bekommen. Begehen Sie nicht den Fehler, sich einfach gar nicht bei den abgelehnten Bewerbern zu melden. Dies beschert Ihnen zum einen ein schlechtes Image als Arbeitgeber, zum anderen aber auch zusätzliche Arbeit, denn ein Großteil der Interessenten wird Nachfragen an Sie richten.

Die mittlere Gruppe schließlich, bestehend aus Menschen mit interessanten Profilen und Lebensläufen, die allerdings nicht auf die Stelle passen, möchten Sie auch weiterhin im Auge behalten und eventuell für spätere Ausschreibungen in Betracht ziehen. Beschreiben Sie diesen Sachverhalt den Bewerbern gegenüber und bitten Sie um das Einverständnis, die Bewerbungen in Ihren Talent-Pool aufnehmen zu dürfen.

Das Bewerbermanagement kann sehr komplex sein; die Gefahr, den Überblick zu verlieren, ist daher groß. Deshalb ist es sinnvoll, den ganzen Ablauf oder zumindest Teile davon computergestützt zu absolvieren. Gleichzeitig soll gute Bewerbermanagement-Software beide Seiten des Prozesses unterstützen: Bewerber und Unternehmen. Die Leistungen von E-Recruiting setzen dabei vor allem im tatsächlichen Rekrutierungsmoment an – also der Ausschreibung, dem Employer Branding und dem Talent-Management. Das übergeordnete Ziel von E-Recruiting ist daher, die besten Talente für das eigene Unternehmen anzuwerben. Die tatsächliche Verwaltungsarbeit wird dabei zwar nicht gänzlich ignoriert, erhält allerdings eine untergeordnete Rolle.

Am häufigsten finden sich E-Recruiting-Maßnahmen in Form von Stellenausschreibungen. Zwar gibt es immer noch Unternehmen, die ausschließlich oder zusätzlich Offlinekanäle für die Talentsuche verwenden (in Zeitungen, Zeitschriften oder Aushängen), doch der größte Teil der Stellenausschreibungen befindet sich im Internet. Dafür lassen sich verschiedene Kanäle nutzen. Besonders beliebt unter Personalern sind Online-Jobbörsen. Hier kann jedes Unternehmen Stellenausschreibungen veröffentlichen. Arbeitsuchende haben dann die Möglichkeit, über Suchmasken und Sortierungsmechanismen für sie geeignete Ausschreibungen zu finden.

Während manche Plattformen nur einen Hinweis auf den Ansprechpartner inklusive Kontaktinformationen liefern, bieten andere die Möglichkeit, sich direkt über das Portal zu bewerben. In der Regel treten für Bewerber keine Kosten auf, Unternehmen müssen aber oftmals für die Ausschreibung Gebühren zahlen. Manche Online-Jobbörsen sind komplett offen für jegliches Unternehmen, andere haben spezifische Branchen im Fokus.

Neben Job-Plattformen im Internet werden auch die sozialen Medien immer mehr als Werkzeuge bei der Talentsuche eingesetzt. Mit Social-Media-Recruiting lassen sich mitunter Menschen erreichen, die sich nicht auf den Online-Jobbörsen aufhalten, weil sie beispielsweise noch gar nicht über einen Arbeitgeberwechsel nachgedacht haben. In erster Linie greifen Unternehmen hier zu berufsbezogenen Netzwerken wie XING oder LinkedIn, aber auch über Facebook oder Twitter lassen sich Arbeitnehmer finden. Welcher Kanal die richtige Wahl ist, hat viel mit der Branche und dem ausgeschriebenen Berufsfeld zu tun.

Social-Media-Recruiting bedient allerdings noch ein zweites Feld der HR-Abteilung: die Imagepflege. Über die sozialen Medien lassen sich nicht nur Marketingmaßnahmen für Konsumenten durchführen, auch das Image als Arbeitgeber kann über eine Social-Media-Strategie gepflegt werden. Dies macht das eigene Unternehmen attraktiver für potenzielle neue Mitarbeiter.

Mehr und mehr verschiebt sich das Onlineverhalten und damit auch die Jobsuche auf Tablets und Smartphones: Mobile Recruiting bekommt damit eine immer größer werdende Bedeutung. Das beginnt damit, dass man den eigenen Webauftritt für die mobile Nutzung optimiert, und endet bei unternehmensspezifischen Apps, über die man die komplette Kommunikation mit den Bewerbern abwickeln kann. Der Vorteil ergibt sich (auf beiden Seiten) dadurch, dass man das Smartphone immer bei sich trägt und so schnell reagieren kann. Sollte man mit einer entsprechenden App, die auch Job- und Social-Media-Plattformen anbieten, außerdem den Push-Service nutzen können, informiert man Interessenten auch dann, wenn sie nicht gezielt nach Neuigkeiten suchen.

Unangefochten an der Spitze steht bei der Stellenausschreibung aber immer noch die eigene Unternehmenswebsite. Besonders größere Unternehmen richten hierfür eine eigene Karriere-Rubrik auf der Homepage ein. Dies kann so weit gehen, dass Unternehmen eine eigene Onlineplattform aufbauen, über die das komplette Bewerbermanagement abgewickelt werden kann. Andere Unternehmen haben kein so umfangreiches System installiert, arbeiten aber mit einer Bewerbermanagement-Software.

Ein softwarebasierendes Bewerbermanagementsystem macht es vor allem der HR-Abteilung leichter, den kompletten Prozess sinnvoll und effizient zu organisieren. Es sollte allerdings auch das Erlebnis des Interessenten (Candidate Experience genannt) während der Bewerbungsphase verbessern. Im besten Fall bildet eine solche Software jeden Schritt des Bewerbermanagements ab: von der Stellenausschreibung bis zur Personalakte – was das Bewerbermanagementsystem wiederum mit den anderen Systemen der Personalabteilung verknüpft.

Gerade die Veröffentlichung und Verwaltung von Stellenausschreibungen kann aufwendig sein, besonders wenn man mehrere Kanäle mit der Annonce bespielt, um eine möglichst große Wirkung zu erzielen. Eine gute E-Recruiting-Software übernimmt diese Arbeit: Über die Software erstellen Sie die Ausschreibung und veröffentlichen diese mit wenigen Klicks auf den verschiedensten Job-Portalen, auf der eigenen Homepage bzw. der eigenen Karriereseite und über E-Mails. Im besten Fall werden Besucher von dort auf eine Bewerbungsmaske weitergeleitet. Hier können Interessenten ihre Daten eintragen, Dokumente hochladen und in manchen Fällen sogar das Bewerbungsprofil mit einem Account bei anderen Plattformen wie LinkedIn verknüpfen.

Manche Software ist sogar in der Lage, CV-Parsing durchzuführen. Jeder Bewerber hat einen eigenen Lebenslauf mit individuellem Layout – meist als PDF-Datei gespeichert. Damit man als Entscheider in der Personalabteilung möglichst effizient arbeiten kann, ist es allerdings besser, ein einheitliches Format durch eine Eingabemaske vorzugeben. Dies erlegt jedoch den Bewerbern zusätzliche Arbeit auf, denn sie müssen nun alle Daten aus ihrem sorgsam gestalteten Lebenslauf noch einmal in die Maske eintragen. CV-Parsing vereinfacht dies: Die Software zieht die Informationen selbstständig aus dem Dokument und trägt sie in die korrekten Felder ein. Der Bewerber muss anschließend nur noch überprüfen, ob sich keine Fehler eingeschlichen haben.

Der Vorteil, der sich aus dem umfangreichen Bewerbermanagementsystem ergibt: Alle Bewerbungen befinden sich im Anschluss sortiert in einer Datenbank und müssen nicht manuell an einem Ort zusammengetragen werden. Darüber hinaus handelt es sich um eine standardisierte Maske: Jeder Bewerber verwendet das gleiche Format. So können Sie sich viel besser zurecht finden. Da auch Kontaktinformationen Teil des Systems sind, lassen sich einfach über die Software Einladungen sowie Zu- und Absagen versenden.

Da alle Schritte computergestützt sind, kann sogar eine erste Auswahl über Algorithmen ablaufen. Anhand des vorher erstellten Anforderungsprofils können die Bewerbungen durch die Software selbst eingeschätzt werden. Dies ersetzt sicherlich nicht komplett die persönliche Bewerberauswahl –Personaler müssen hier selbst entscheiden, wie viel Vertrauen sie in den Algorithmus setzen. Zumindest für die Vorauswahl können die Berechnungen durch die Software nicht schaden.

Haben Sie sich für einen Kandidaten entschieden, sind viele Informationen über diesen bereits digitalisiert und lassen sich ohne großen Aufwand in den Arbeitsvertrag und die Personalakte übertragen. Außerdem kann man abgelehnte, aber dennoch interessante Bewerber in den Talent-Pool aufnehmen und dann kontaktieren, sobald eine geeignete Stelle vakant wird. Ganz wichtig hierbei: den Datenschutz nicht vergessen! Zum einen müssen Sie Bewerber um Erlaubnis bitten, bevor Sie deren persönliche Daten langfristig speichern. Zum anderen muss sichergestellt sein, dass keine Dritten Zugriff auf die Daten haben.

Ein letzter Vorteil ergibt sich durch das weitreichende System: Da alle Schritte über ein einziges System laufen, kann auch der komplette Prozess analysiert werden. Besonders bei der Erfolgsmessung der Stellenausschreibung kann eine gute Bewerbermanagement-Software helfen. Wie viele Menschen haben die Ausschreibung gesehen und wie viele davon haben sich für eine Bewerbung entschieden? Eine Auswertung der Messergebnisse kann wichtige Aufschlüsse für die Erstellung von Ausschreibungen geben.

Wenn Sie sich für die Verwendung einer E-Recruiting-Software entscheiden, haben Sie verschiedene Angebote zur Auswahl: Entweder Sie wählen ein fertiges Produkt, das in den verschiedensten Branchen zum Einsatz kommen kann, oder Sie arbeiten mit einem Hersteller zusammen und lassen sich eine auf die eigenen Bedürfnisse angepasste Software erstellen. Da diese zweite Variante wohl in den meisten Fällen sehr viel kostspieliger sein sollte, ist der Schritt eher für größere Unternehmen geeignet. Außerdem sollte man bereits Erfahrung mit E-Recruiting haben, um die eigenen Anforderungen genau beschreiben zu können.

Der Einsatz von E-Recruiting liegt eindeutig im Trend. Die verschiedenen Maßnahmen werden mal mehr, mal weniger konsequent in den meisten Unternehmen durchgeführt. Eine Studie des Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) der Universitäten Bamberg und Erlangen-Nürnberg im Auftrag der Online-Jobbörse Monster betrachtet den Einsatz digitaler Mittel bei der Personalbeschaffung. Die Studie zeigt, dass im Jahr 2017 nur noch knapp über 12 Prozent der Stellenausschreibungen (bei Top-1000-Unternehmen) in Printmedien veröffentlicht wurden. Die weitaus größten Kanäle sind die eigene Firmen-Homepage (mit 88,5 Prozent) und Online-Jobplattformen (mit 72 Prozent).

Ein noch relativ ungenutztes Mittel im Kontext von E-Recruiting sind Chatbots: Die Möglichkeit, dass Bewerber in eine direkte (wenn auch rein virtuelle und auf einer künstlichen Intelligenz basierende) Kommunikation mit dem Unternehmen treten, könnte ein wichtiger Zukunftstrend werden. 50 Prozent der Bewerber würden ein solches Angebot nutzen und sich über den Chatbot Informationen rund um die Bewerbung verschaffen. Dem gegenüber stehen aber nur 2,8 Prozent der Top-1000-Unternehmen, die diesem Wunsch derzeit entsprechen.

Einige Programme, z. B. pymetrics, zeigen, was die Zukunft im E-Recruiting außerdem bereithält: stärkerer Einsatz von künstlicher Intelligenz und die Einbindung von softwarebasiertem Assessment. Dabei übernimmt die Software nicht nur den organisatorischen Teil des Bewerbermanagements, sondern greift stark in den Beurteilungsprozess ein. Der Bewerber durchläuft einen Test, und das Computerprogramm entscheidet daraufhin, ob die Person für die ausgeschriebene Stelle geeignet ist. Der Weisheit letzter Schluss muss dies nicht sein – schließlich weiß man, dass auch die mathematischen Algorithmen vorurteilsbehaftet agieren können. Die Hersteller geben aber an, dass diese Einflussfaktoren eine geringere Rolle spielen als bei Menschen und die Algorithmen auf eine noch neutralere Beurteilung hin trainiert werden können.

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