Was ist das Extranet und wie können Sie es für sich nutzen?

Eine gute Kommunikation legt den Grundstein für eine effektive Zusammenarbeit. Das gilt für die Kommunikation innerhalb von Unternehmen ebenso wie für die Kommunikation mit außenstehenden Personen. Unabhängig davon, ob es Bestellungen bei einem Zulieferer oder Produktionshinweise für ausgewählte Kunden betrifft – Details telefonisch oder per E-Mail zu klären ist mühselig und zeitaufwendig. Ein Extranet stellt eine Möglichkeit dar, Informationen einem ausgewählten Personenkreis zur Verfügung zu stellen. Aber was genau ist ein Extranet überhaupt? Und wie funktioniert es und für welche Zwecke können Sie es nutzen?

Extranet: Definition und Abgrenzung

Das Wort Extranet setzt sich aus dem lateinischen „extra“ (außerhalb) und dem englischen „net“ (Netz) zusammen. Es bezeichnet ein kontrolliertes privates Rechnernetz, das die Technologie des Internets nutzt, um eine festgelegte Gruppe externer Nutzer miteinander zu verbinden und ihnen Zugriff auf ein Rechnernetz zu verschaffen. Das Extranet dient der Bereitstellung von Ressourcen, die dem autorisierten Nutzerkreis, aber nicht der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Mögliche externe Nutzer sind Geschäftspartner, Lieferanten und ausgewählte Kunden. Durch den Aufbau eines Extranets lässt sich der Informationsaustausch über die Unternehmensgrenzen hinaus vereinfachen – das betrifft insbesondere die Kommunikation zwischen unternehmenseigenen Mitarbeitern und Externen.

Abgrenzung zu anderen Rechnernetzen

Das Extranet ist eine Erweiterung des Intranets, die die gleichen Techniken wie das Internet nutzt. Ein Vergleich auf Unternehmensebene verdeutlicht die Unterschiede:

  • Intranet: Das Intranet ist ein Unternehmensnetzwerk, das interne Teilnehmer miteinander verbindet und so den Austausch innerhalb des Unternehmens ermöglicht. In der Regel ist es nur an einem Standort verfügbar. Die Zugangsrechte einzelner Teilnehmer werden durch Zugangskontrollen sowie Gruppen und Benutzerrollen geregelt. So haben nicht alle Nutzer des Intranets Zugang zu sämtlichen Unternehmensbereichen. Die Beschränkung der Zugangsrechte lässt sich beispielsweise nutzen, um Informationen nur einzelnen Abteilungen zur Verfügung zu stellen.
     
  • Extranet: Ein Unternehmensnetzwerk, das interne und externe Teilnehmer über Subnetze miteinander verbindet und so den Austausch von Betriebsangehörigen mit Personen außerhalb des Unternehmens erleichtert. Der Zugriff auf das Extranet ist von mehreren Standorten aus möglich. Dabei erhalten externe Nutzer keinen Zugang zum gesamten Intranet, vielmehr werden ihnen nur bestimmte Bereiche zugänglich gemacht. Beim Extranet regeln ebenfalls Zugangskontrollen sowie Gruppen und Benutzerrollen, auf welche Informationen Teilnehmer zugreifen können. So haben Lieferanten und Kunden beispielsweise unterschiedliche Zugangsrechte.
     
  • Internet: Das Internet ist ein weltweiter und öffentlich verfügbarer Verbund von Rechnernetzwerken. Es ist kein homogenes Netzwerk, sondern besteht aus vielen, teilweise sehr unterschiedlichen Teilnetzen.

Wie können Sie das Extranet nutzen?

Ob für private Unternehmen, Organisationen, Hochschulen oder Vereine – durch den Aufbau eines Extranets schaffen Sie ein umfassendes Informationsnetzwerk, das sich auf unterschiedliche Arten in Unternehmensabläufe einbinden lässt:

  • Datenübertragung: Ein Extranet ermöglicht den elektronischen Datenaustausch (abgekürzt „EDI“ für „Electronic Data Interchange“) von Dokumenten, wie beispielsweise Bestellformulare oder Lieferscheine, zwischen Geschäftspartnern. Auf diese Weise können Daten über Unternehmensgrenzen hinweg ausgetauscht und ohne manuelle Erfassung direkt weiterverarbeitet werden. Die Datenübertragung kann so unabhängig von Warenwirtschaftssystemen ablaufen.

  • Datenpflege: Daten können innerhalb kurzer Zeit aktualisiert und berechtigten Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Das gewährleistet eine hohe Aktualität und Transparenz bei der Verarbeitung von Daten.
  • Kooperation: Ein Extranet ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Software-Anwendungen und damit die kooperative Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen.
  • Informationsübermittlung: Neuigkeiten, die für einen ausgewählten Personenkreis von Interesse sind, kann man diesem innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung stellen.
  • Wissensmanagement: Gemeinsame Nutzung von Trainingsprogrammen oder gemeinsame Weiterentwicklung bestimmter Anwendungen in Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen.  

Darüber hinaus können Unternehmen weitere Funktionen in das Extranet integrieren, die den Austausch mit Externen erleichtern. Mögliche Funktionen wären beispielsweise eine Suchmaschine, ein Personalverzeichnis oder ein Messenger-Dienst. Auch interaktive Funktionen (wie die Durchführung von Umfragen und Abstimmungen) sind möglich.

Wie funktioniert das Extranet?

Technisch gesehen ist das Extranet wie das Internet aufgebaut: Die Kommunikation erfolgt über eine Sammlung von etwa 500 Netzwerkprotokollen, die festlegen, nach welchen Regeln und in welchem Format miteinander kommuniziert wird. Das Internet Protocol (IP) und das Transmission Control Protocol (TCP) bilden die Grundlage für den Datenaustausch.

Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten, ein Extranet aufzubauen. Es kann ein vollkommen eigenständiges Netzwerk sein, das nur durch eine separate Standleitung oder Einwahl erreichbar ist, oder über Schutzmechanismen an das Internet angeschlossen sein.

Wie wird ein Extranet abgesichert?

Beim Austausch sensibler Daten sind Sicherheitsvorkehrungen sehr wichtig. Dabei ist nicht nur zu verhindern, dass unbefugte Personen außerhalb des Unternehmens auf vertrauliche Informationen zugreifen. Auch innerhalb eines Unternehmens müssen Sicherheitslücken geschlossen werden. Um das Extranet abzusichern und vertrauliche Daten vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen, setzt man vor allem auf zwei Sicherheitsvorkehrungen:

  • Firewalls: Eine Firewall verhindert, dass Unbefugte außerhalb des Unternehmens auf Daten im Extranet zugreifen können.
  • Passwörter: Passwörter verhindern, dass Unbefugte (auch innerhalb des Unternehmens) direkten Zugang zu Daten haben, die auf dem Server gespeichert sind.

Eine effektive Absicherung des Extranets wird durch eine externe Firewall gewährleistet. Sie wird zwischen verschiedenen Rechnersystemen eingerichtet und daher auch als Netzwerk- oder Hardware-Firewall bezeichnet. Da sie anders als die Personal Firewall nicht auf dem zu schützenden System selbst läuft, lässt sie sich nur schwer manipulieren.

Fakt

Oft werden zum Schutz sogenannte demilitarisierten Zonen (DMZ) genutzt. Sie dienen als Pufferzone zwischen dem privaten Unternehmensnetz und dem Internet und grenzen beide Netze durch strenge Zugriffsregeln voneinander ab. Am effektivsten sind DMZ mit zwei Firewalls. Eine äußere Firewall isoliert die DMZ vom öffentlichen Netz, eine innere die DMZ vom Intranet.

Einen möglichst sicheren Zugriff auf Daten können Sie auch über sogenannte Virtual Private Networks (VPN) gewährleisten. Ein VPN ist ein privates Kommunikationsnetzwerk, bei dem die Teilnehmer über einen virtuellen IP-Tunnel verbunden sind und so auf das unternehmensinterne Intranet zugreifen können. Um bei der Nutzung öffentlicher Leitungen für eine hohe Sicherheit der Daten zu sorgen, werden alle Informationen verschlüsselt übermittelt (Tunneling). Dadurch sind die übermittelten Daten für andere Teilnehmer des öffentlichen Netzwerks nicht sichtbar.

Wie kann man sein eigenes Extranet erstellen?

Grundsätzlich unterscheidet man zwei verschiedene Ansätze, ein Extranet zu erstellen und in die Unternehmenskommunikation zu integrieren. Bei beiden Ansätzen handelt es sich um Portal-Lösungen:

  • Enterprise-Portale: Sie fassen unterschiedliche Anwendungen unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche zusammen. Das ist vor allem dann vorteilhaft, wenn viele verschiedene Extranet-Anwendungen integriert werden sollen. So müssen sich die Nutzer nicht mit unterschiedlichen Bedienkonzepten auseinandersetzen. Zudem erfolgt die Identifizierung nur einmal gegenüber dem Portal, nicht bei jeder einzelnen Anwendung.
  • Prozessorientierte Portale: Sie dienen vor allem dazu, bestimmte Geschäftsprozesse abzuwickeln. Mögliche Beispiele sind das Bestellwesen oder die Reisekostenabrechnung. Die einzelnen Geschäftsprozesse können, aber müssen nicht in das Portal integriert sein. Sie lassen sich auch über separate Anwendungen realisieren.

Ein Extranet lässt sich auch auf Basis eines Content-Management-Systems (CMS) einrichten. Der Umfang der durch die Standardsoftware abgedeckten Funktionen variiert dabei je nach benutztem System. Werden die benötigten Funktionen nicht durch die Standardsoftware abgedeckt, ist es oft möglich, diese durch Erweiterungen zu ergänzen. Allerdings sollten Sie bedenken, dass die Implementierung und Pflege komplexer Systeme ein gewisses Know-how erfordert.

Sind Sie sich unsicher, welche Lösung die richtige für Sie ist, empfiehlt es sich, einen Experten zurate zu ziehen.

Vor- und Nachteile des Extranets

Welche Vorteile bietet ein Extranet?

Die Implementierung eines Extranets ist für Unternehmen mit vielen Vorteilen verbunden: Dazu gehört unter anderem der schnelle Austausch von Daten zwischen Mitarbeitern im Innen- und Außendienst sowie Externen. Da über ein Extranet selbst große Datenmengen in kurzer Zeit ausgetauscht werden können, lassen sich viele Prozesse optimieren. Mit dem geringeren zeitlichen Aufwand für manuell ausgeführte Anwendungen gehen oft eine Produktivitätssteigerung und eine Kostenersparnis einher. Informationen zum Bestellstatus müssen beispielsweise nicht mehr per Mail an jeden einzelnen Kunden übermittelt werden. Der entsprechende Kunde greift über den Zugang zum Extranet einfach auf den aktuellen Bestellstatus zu. Da das Extranet eine separate EDI-Software überflüssig macht, lassen sich zusätzlich Kosten einsparen. Dadurch, dass weniger manuelle Prozesse durchgeführt werden müssen, gibt es auch weniger mögliche Fehlerquellen. 

Dass angepasste oder neue Daten und Informationen schnell eingepflegt und sofort von den dazu berechtigen Personen eingesehen werden können, sorgt für eine hohe Transparenz. Das erleichtert nicht nur die Kommunikation, sondern stärkt auch das beidseitige Vertrauen.

Sind entsprechende Anwendungen integriert, kann das Extranet auch die Funktion einer Groupware erfüllen und so das kooperative Arbeiten mit Geschäftspartnern ermöglichen. Dann können die zugangsberechtigten User beispielsweise auf Adressbücher, Terminkalender oder To-do-Listen zugreifen, die sie sich teilen. Und das Extranet bietet auch Chancen für gemeinsames Wissensmanagement. Spezifische Trainingsprogramme, die für Mitarbeiter mehrerer Geschäftspartner relevant sind, lassen sich beispielsweise gemeinsam nutzen.

Welche Nachteile können aus einem Extranet resultieren

Den Vorteilen eines Extranets stehen auch einige Nachteile gegenüber. Dazu gehören etwa die Anschaffungskosten für eine entsprechende Software. Dabei bleibt es jedoch nicht. Zu den eimaligen Kosten, die mit der Erstellung einhergehen, kommen noch Folgekosten hinzu. Software-Updates, Back-ups, Problemlösung – damit das Extranet seinen Zweck erfüllt, muss es regelmäßig von internen Mitarbeitern oder einem externen Dienstleister gepflegt werden. Zudem kommt es durch die benötigte Einarbeitungszeit von Mitarbeitern besonders bei Systemen mit komplexen Anwendungen zu entsprechend hohen Opportunitätskosten. Sprich: Während der Einarbeitung haben die Mitarbeiter keine Zeit, ihren eigentlichen Aufgaben nachzugehen. Insbesondere, wenn viele Mitarbeiter geleichzeitig geschult werden müssen, etwa bei der Integration eines Extranets, kann das den Umsatz des Unternehmens senken.

Neben den Kosten sind auch die möglichen Sicherheitsrisiken zu berücksichtigen. Um zu verhindern, dass Unbefugte auf sensible Daten zugreifen, sind hohe Sicherheitsstandards einzuhalten. Das bezieht sich auf Zugriffe von außerhalb ebenso wie auf nicht autorisierte Zugriffe innerhalb des Unternehmens.

Vor- und Nachteile auf einen Blick

Vorteile Nachteile
Schneller Austausch von Daten Anschaffungs- und Folgekosten
Steigerung der Produktivität Schulung von Mitarbeitern erforderlich
Zeit- und Kostenersparnis Erhöhte Sicherheitsrisiken
Hohe Aktualität durch einfache Datenpflege  
Optimierte Kommunikation mit Externen  
Erleichterung des kooperativen Arbeitens  
Verbessertes Wissensmanagement  
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