Fragetechniken: So bekommen Sie die Antworten, die Sie brauchen

Fragen kostet nichts, das lernen wir schon als Kinder. Die Idee dahinter ist, dass Neugier eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Lernen ist und die richtige Frage zum richtigen Zeitpunkt schon so manchen im Leben entscheidend weitergebracht hat. Und selbst wenn die Antwort nicht wie erhofft ausfällt, hat man es zumindest versucht und in der Regel nichts dabei verloren.

Doch nicht nur Kinder, die ihre Umgebung entdecken, oder Berufseinsteiger, die sich erst einmal in der Arbeitswelt zurechtfinden müssen, profitieren davon, Fragen zu stellen. Auch langjährige Angestellte haben Fragen, wenn sie sich in ein neues Aufgabengebiet einarbeiten müssen. Und nicht zuletzt müssen auch Führungskräfte gezielt Fragen stellen, wenn sie wissen wollen, ob ihre Mitarbeiter zufrieden sind und ob es im Betrieb noch Verbesserungspotenzial gibt. Mit den richtigen Fragetechniken können Sie das Gespräch so beeinflussen, dass Sie Antworten erhalten, die Ihnen wirklich weiterhelfen.

Von echtem Interesse geprägte Fragen sind eine wesentliche Voraussetzung für eine respektvolle Kommunikation, bei der im besten Fall beide Seiten voneinander lernen. Im Berufsleben sind sie darüber hinaus ein wirkungsvolles Instrument, um bestimmte Ziele oder Ergebnisse zu erreichen. Der Mitarbeiter, der nachdrücklich nach Weiterbildungen fragt, zeigt Engagement und wird bei entsprechenden Maßnahmen und Beförderungen vermutlich eher berücksichtigt. Der Moderator eines Meetings kann die Teilnehmer mit gezielten Fragen zu kreativen Denkprozessen und interessanten Diskussionen anregen und damit nicht nur das Meeting effizienter gestalten, sondern auch zu Lösungen kommen, mit denen alle zufrieden sind.

Wie in allen Bereichen der beruflichen Kommunikation kommt es aber auch bei Fragen auf die Formulierung, den Zeitpunkt und die Intention an. Es gibt daher verschiedene Fragetechniken, die für unterschiedliche Situationen geeignet sind.

Eine wesentliche Unterscheidung bei Fragen, die viele bereits seit der Schulzeit kennen, ist die zwischen offenen und geschlossenen Fragen. Während offene Fragen optimaler Weise zum Nachdenken anregen und zu einem regen Meinungsaustausch führen, geben geschlossene Fragen die Antwortmöglichkeiten schon vor, dienen in erster Linie der Wissenskontrolle und sind mit einem Wort (sogenannte Ja-Nein-Fragen) oder einem kurzen Satz zu beantworten. Daher sollte man bei Referaten möglichst offene Fragen zu stellen, um auf diese Weise seine Mitschüler zur Mitarbeit zu motivieren. Das kann auch später bei beruflichen Meetings funktionieren. Möchte man hingegen unnötige Diskussionen vermeiden und schnell zu Ergebnissen kommen, sind geschlossene Fragen das richtige Mittel.

Offene und geschlossene Fragen bilden allerdings nur die beiden Oberkategorien für einen ganzen Katalog an Fragetechniken, die Sie im Berufsalltag einsetzen können. Dabei hängt es erheblich von der jeweiligen Situation ab, welche Methode am erfolgversprechendsten ist. Denn je nachdem, ob es sich um ein Jahresgespräch zwischen Chef und Mitarbeiter oder um ein Projektmeeting handelt, werden unterschiedliche Ziele verfolgt für die auch unterschiedliche Fragetechniken geeignet sind. Während ein Mitarbeitergespräch von einer vertrauensvollen und ruhigen Atmosphäre profitiert, steht bei den Moderationstechniken die Anregung der Teilnehmer zu lebhaften Diskussionen und lösungsorientierten Ideen im Vordergrund.

In der Praxis ist es am wirksamsten, wenn Sie nicht an einer einzigen vorher ausgewählten Methode festhalten, sondern verschiedene Varianten miteinander kombinieren. So können Sie im Rahmen des Gespräches flexibel reagieren.

Für welche Gesprächssituationen sich welche Fragetechniken am besten eignen, erläutern wir im Folgenden. Alle unten aufgeführten Fragetypen können sowohl als offene als auch als geschlossene Frage formuliert werden. Für welche Variante Sie sich entscheiden, sollten Sie auch davon abhängig machen, wie die Stimmung der Gesprächsteilnehmer ist und wie viel Zeit Ihnen für das Gespräch zur Verfügung steht.

Die Einstiegsfrage dient dazu, eine gute Basis für das Gespräch zu schaffen und sollte dementsprechend offen und positiv formuliert werden. So können Sie zum Beispiel bei einem Jahresgespräch danach fragen, welche Situationen der Mitarbeiter als besonders positiv empfunden hat oder auf welche Erfolge er besonders stolz ist.

Bei Meetings ist die Priorisierung der Tagesordnung ein guter Einstieg. Fragen Sie die Teilnehmer, welche Themen ihnen besonders wichtig sind, und passen Sie dementsprechend die Agenda in der Teamarbeit um. So fühlen sich alle Anwesenden ernst genommen und es entsteht eine konstruktive Arbeitsatmosphäre.

Bei hypothetischen Fragen fordern Sie Ihr Gegenüber dazu auf, sich eine Situation vorzustellen, die mit der (aktuellen) Realität nichts zu tun hat. Diese Fragetechnik eignet sich besonders gut als Ausgangspunkt für ein Brainstorming, bei dem Lösungen für konkrete Probleme oder Aufgaben gefunden werden sollen. Fragen Sie beispielsweise „Wie würden Sie den Auftrag umsetzen, wenn Sie unbegrenzt Zeit dafür hätten?“ oder „Wie würden Sie die Werbekampagne gestalten, wenn Sie keine Rücksicht auf die Kundenwünsche nehmen müssten?“, dann bringen Sie Ihre Gesprächspartner dazu, die Fragestellung aus einer neuen Perspektive zu betrachten und von gewohnten Denkmustern abzuweichen. Das ist die beste Voraussetzung für innovative Ideen.

Bei zirkulären Fragen geht es darum, dass der Befragte seine Optionen oder Verhaltensweisen nicht aus der eigenen Position heraus beurteilt, sondern aus einer anderen Perspektive betrachtet. Dadurch soll eine kritische Distanz zum eigenen Standpunkt geschaffen werden. Das erreichen Sie durch Fragen wie „Welche Lösung würden Sie als Vertreter der Abteilung X bevorzugen?“ oder „Wären Sie als Investor überzeugt, dass diese Idee erfolgreich ist?“

Mit diesen Fragen können Sie festgefahrene Diskussionen auflockern und im besten Fall sogar sture Prinzipienreiter zu Kompromissen bewegen.

Ein interessantes und definitiv unterhaltsames Gedankenspiel lässt sich durch paradoxe Fragen anregen. Dabei kehren Sie die eigentliche Fragestellung um und formulieren Sie Fragen wie zum Beispiel „Wie schaffen wir es auf keinen Fall, das Projekt pünktlich abzuschließen?“ oder „Was müsste passieren, damit Sie Ihren Job kündigen?“

Aus den Antworten lässt sich ableiten, welche Faktoren die Gesprächspartner am meisten stören und was die wichtigsten Baustellen sind, an denen man arbeiten muss, um Projekte oder tägliche Abläufe zu optimieren.

Lassen Sie Antworten nicht unkommentiert stehen, sondern fragen Sie nach ausführlicheren Erläuterungen oder Begründungen. Mit solchen Rückfragen signalisieren Sie Interesse und gleichzeitig regen Sie den Befragten dazu an, seine vorherige Aussage zu reflektieren, genauer zu erklären oder gegebenenfalls zu korrigieren.

Besonders in Vier-Augen-Gesprächen wie dem Jahres-Feedback oder Gehaltsverhandlungen geht es darum, eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen. Aus diesem Grund sind Gefühlsfragen wie „Welche Entwicklungen bereiten Ihnen Sorgen?“ oder „Wie fühlen Sie sich in Ihrer neuen Position?“ durchaus angebracht.

Nachdem Ideen oder Verbesserungsvorschläge zusammengetragen wurden, müssen auf die vielen Worte auch Taten folgen. Darauf zielen Zukunftsfragen wie „Wer kümmert sich um die Umsetzung dieser Idee?“ oder „Bis wann können wir Maßnahme X abschließen?“ ab. Nur so resultieren aus einem langen Meetings letztlich auch konkrete Handlungen und Ergebnisse, die sich im Protokoll festhalten lassen.

Auch die Lösungsfrage zielt auf greifbare Ergebnisse ab – gleichzeitig ist sie ein wirksames Mittel, um ewige, sich im Kreis drehende Diskussionen zu beenden.