Das Gesprächsprotokoll: Vorlage und Tipps

Das Gesprächsprotokoll ist ein nützliches Hilfsmittel in der täglichen Arbeit von Unternehmen, Verbänden oder staatlichen Einrichtungen – wenn es richtig eingesetzt wird. Häufig sehen Mitarbeiter den Sinn hinter einem Protokoll nicht und arbeiten nur unwillig an der Niederschrift. Und wer liest später das Protokoll? Doch dagegen gibt es ein Mittel: Binden Sie Protokolle aktiv in Ihre wichtigen Sitzungen ein und geben Sie Protokollanten eine Vorlage für das Gesprächsprotokoll. Mit guter Vorbereitung und sauberen Notizen erstellen die Schriftführer effizient ein Protokoll, das allen nutzt.

Protokolle haben vielfältige Aufgaben und einen daraus resultierenden Aufbau. Bei Team-Meetings, Mitarbeitergesprächen oder Unternehmensversammlungen nutzt man in der Regel Protokollarten, die im Verlauf des Ereignisses erstellt werden. Das sind sogenannte Jetzt-Protokolle. Diese Protokolle spiegeln den Inhalt und die Ergebnisse der Sitzung akkurat wider. Denn im Gegensatz zum Gedächtnisprotokoll schreibt der Protokollant die Gesprächsbeiträge direkt mit und kann bei Unklarheiten direkt nachhaken.

Je nach den Anforderungen an das Protokoll kann es den Wortlaut der Personen unterschiedlich genau wiedergeben. Das Wortprotokoll, bei Gerichtsverhandlungen genutzt, erfasst alle Aussagen exakt in ihrem Wortlaut. Das Ergebnisprotokoll hingegen ist eine Gedächtnisstütze und eine Kontrollinstanz. Lösungsvorschläge für Tagesordnungspunkte und verteilte Aufgaben inklusive ihrer Deadlines stehen im Protokoll und schaffen Verbindlichkeit.

Das Gesprächsprotokoll beinhaltet einen Gesprächsverlauf wie das Wortprotokoll, wird aber sehr viel weniger detailliert verfasst und nutzt nur selten direkte Zitate. Auch als Verlaufsprotokoll bekannt, soll es den Verlauf, also den roten Faden eines Gesprächs, sichtbar machen. Dazu gehören auch die wichtigsten Ergebnisse eines Sitzungspunktes mit den jeweiligen Zuständigkeiten. Das Gesprächsprotokoll stellt also einen Mittelweg zwischen Wort- und Ergebnisprotokoll dar. Es liefert Abwesenden einen nachvollziehbaren Weg, der zum Ergebnis eines Themas führt. Da die Inhalte nicht als Beweislast vor einem Gericht intendiert sind, muss nicht auf den genauen Wortlaut geachtet werden.

Da das Gesprächsprotokoll eine Sitzung möglichst ausführlich nachverfolgen soll, fällt die Mitschrift recht umfangreich aus. Bevor Sie an der Aufgabe verzweifeln, ein mehrstündiges Meeting haargenau aufzuzeichnen, bereiten Sie sich gut darauf vor.

Erstellen Sie für Ihr Gesprächsprotokoll eine Vorlage. Nutzen Sie dafür gerne das Muster, das wir Ihnen weiter unten im Artikel bereitstellen. Gibt es eine Teilnehmerliste, tragen Sie die Personen bereits in Ihr Protokoll ein. Sind Ihnen einige der Personen unbekannt, recherchieren Sie die Namen. Während der Mitschrift ist es dann einfacher für Sie, die jeweiligen Wortmeldungen zuzuordnen.

Auch die Tagesordnungspunkte sollten Sie, wenn möglich, vorher kennen. Orientieren Sie sich an den Ergebnissen des vorherigen Protokolls, um mögliche Fortschrittsmeldungen richtig einzuordnen.

• Verwenden Sie verständliche Abkürzungen.
• Schreiben Sie in Stichpunkten.
• Ordnen Sie Aussagen ihren Rednern zu.
• Notieren Sie die Punkte weitestgehend chronologisch, sodass nach Möglichkeit ein roter Faden entsteht.
• Wird ein Themenkomplex später nochmals aufgegriffen, ordnen Sie die Wortmeldungen im gleichen Thema an, um die Kohärenz zu wahren.
• Lassen Sie deshalb zwischen den Themen einige Zeilen frei für weitere Notizen.
• Lassen sie Platz für Einschübe, entweder durch einen breiten Rand oder indem Sie immer eine Zeile frei lassen.
• Fragen Sie bei Unklarheiten (z. B. mehreren gleichzeitigen Wortmeldungen) nach.
• Sollten Teilnehmer vom Thema abschweifen, sparen Sie sich Ihre Konzentration für die wichtigen Punkte auf.
• Lesen Sie das Protokoll am Ende der Sitzung vor. Einwände und Berichtigungen der Teilnehmer helfen beim Anfertigen des Gesprächsprotokolls. Das Gesagte ist allen noch gut in Erinnerung.
• Schreiben Sie das Gesprächsprotokoll so bald wie möglich in Reinschrift auf.

• Führen Sie alle zielführenden Wortmeldungen nach Themenkomplex chronologisch aufeinander aufbauend an.
• Schreiben Sie im Präsens.
• Formulieren Sie Ihre Stichpunkte in kurze, klare Sätze um.
• Formatierung und Struktur sollten Wichtiges hervorheben.
• Nutzen Sie eine sachliche Sprache und vermeiden Sie subjektive Einschätzungen.
• Offizielle Beschlüsse formulieren Sie in direkter Rede, Wortmeldungen in indirekter Rede.

Das Gesprächsprotokoll besteht aus drei Teilen. Dazu gehören der formelle Kopf, das eigentliche Protokoll mit dem Gesprächsverlauf und Ergebnissen sowie der Abschluss mit den Unterschriften von Sitzungsleiter und Protokollant. Optional platzieren Sie Präsentationsfolien, Produktbeispiele oder wichtige Daten in einem Anhang. Das sind die obligatorischen Elemente eines Gesprächsprotokolls:

Der Kopf:

• Datum
• Ort
• Gesprächsvorsitzender
• Teilnehmer und Abwesende
• Protokollant
• Thema der Sitzung

Der Hauptteil:

• Tagesordnungspunkte
• Zielorientierte Wortmeldungen
• Sonstige Themen
• Projekte der letzten Sitzung: erledigt bzw. vorangekommen?
• Ergebnisse
• Daraus resultierende Aufgabenverteilung mit Deadlines
• Personen, die später erscheinen oder früher gehen mussten
• Nächster Besprechungstermin

Der Schluss:

• Unterschrift Protokollant (links)
• Unterschrift Vorsitzender (rechts)
• Auflistung der Anlagen, wenn vorhanden

Gesprächsprotokolle bzw. Verlaufsprotokolle müssen eine Gratwanderung bestehen: Zu detaillierte Protokolle werden oft unnötig lang und schlussendlich nicht gelesen. Halten Sie sich hingegen zu kurz, gehen womöglich Informationen verloren. Eine Faustregel für das Gesprächsprotokoll: Schreiben Sie für abwesende Kollegen. Könnte eine Person, die nicht beim Meeting war, Ihrer Argumentationskette folgen?

Ein Gesprächsprotokoll ist immer dann sinnvoll, wenn Sie eine Besprechung nachvollziehbar festhalten wollen. Es informiert abwesende Mitarbeiter über die wichtigsten Beschlüsse und Aufgabenverteilungen. Zeichnen Sie dabei den Gesprächsverlauf genau nach, damit die Ergebnisse logisch aufeinander folgen.

Arbeiten Sie aktiv mit Verlaufsprotokollen in Ihrem Unternehmen, indem Sie die Schriftstücke im Intranet zur Verfügung stellen und vor zyklischen Besprechungen das Protokoll der letzten Sitzung vorlesen. So wird es zum nützlichen Arbeitsmittel statt zur unliebsamen Pflicht. Nutzen Sie für Ihr Gesprächsprotokoll eine einheitliche Vorlage, erleichtert dies den Protokollanten die Arbeit und erhöht die Lesbarkeit.

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