Google Workspace: besserer Workflow, ortsunabhängige Teamarbeit

Was ist Google Workspace? Unter diesem Namen bündelt Google verschiedenste Anwendungen, die über eine cloudbasierte Kommunikationsplattform nutzbar sind und eine virtuelle Arbeitsumgebung schaffen. Google Workspace ist eine multifunktionale Collaboration-Software, die über eine Cloud zur Verfügung gestellt wird. Die Google-Cloud erlaubt es Teams, mittels einer Internetverbindung und einem Browser über räumliche Distanzen hinweg auf Daten, digitale Terminkalender und Projektpläne zuzugreifen und Aufgaben abzustimmen. Sharing-Funktionen sowie eine Echtzeit-Synchronisation ermöglichen das gemeinsame Bearbeiten eines Dokumentes.

Das Gesamtpaket mit Dateiablage, Textverarbeitungsprogrammen und Kommunikationstools ist auch als Google Apps for Business bekannt. 2016 erfolgte ein Rebranding: Google fasste verschiedene Apps unter dem neuen Namen Google Workspace zusammen und erweiterte die Serie um neue Features. Mit dieser Maßnahme wetteiferte Google mit Microsoft. Viele Komponenten der App-Reihe ähneln Office-Anwendungen und der ebenfalls cloudbasierten Lösung Microsoft 365 von Microsoft. Seither bietet Google seine Tools zusammengefasst in einem Abo-Modell an. Zur bezahlungspflichtigen Google Workspace zählen folgende Dienste:

• Gmail (E-Mail-Programm)
• Google Drive (Cloud-Speicher)
• Google Kalender (Onlineplaner)
• Google Hangouts (Videokonferenz- und Messenger-Dienst)
• Tools zur Textverarbeitung, Präsentation, Formular- und Tabellenerstellung
• digitaler Notizblock
• Google Vault und Admin (Archivierungs- und Verwaltungsfunktion)
• Google Sites (Tool zum Erstellen öffentlicher und interner Webseiten)
• App Maker (Entwicklungsplattform)

Zwar stehen viele einzelne Leistungen wie das E-Mail-Programm Gmail oder der Google Kalender privaten Nutzern auch kostenfrei zur Verfügung, jedoch oftmals als abgespeckte Version. Auch durch andere Merkmale unterscheidet sich die Google Workspace von einem privaten Google-Account. So ist es beispielsweise nur über ein Google WorkspaceKonto möglich, ein Gmail-Unternehmenskonto einzurichten und eine firmeneigene E-Mail-Adresse zu verwenden.

Die Abovariante richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, aber auch an große Konzerne oder Selbstständige. Gegen eine monatlich oder jährlich zu entrichtende Gebühr bekommen Sie im Prinzip ein Rundum-sorglos-Paket. Dabei können Sie die gesamte Palette uneingeschränkt nutzen und profitieren von zusätzlichen Management-Tools. Letztere erlauben es Projektleitern, Administratoren und Vorgesetzten, über ein zentrales Dashboard Freigabeoptionen für bestimmte Dateien zu definieren und verschiedene Apps besser miteinander zu verbinden. Zudem ist jederzeit ein telefonischer Support erreichbar.

Die Business- und Premium-Varianten räumen Unternehmen einen nahezu unbegrenzten Speicherplatz ein. Auch die Kompatibilität mit Software-Lösungen anderer Anbieter ist verbessert, sodass sich beispielsweise externe Archivierungsfunktionen integrieren lassen. Wer auf mehr Datensicherheit wert legt, erhält zusätzliche Sicherheitsoptionen. So erschwert etwa ein mehrstufiges Authentifizierungsverfahren den Zugriff Unbefugter.

Mit der Cloud-Lösung hat sich Google Workspace dem Groupware-Gedanken verschrieben. Ob im Homeoffice oder auf Dienstreise: Alle Mitarbeiter arbeiten im digitalen Workspace unabhängig von Zeit und Raum. Die Anwendungen sind in jedem Fall für mobile Endgeräte optimiert. Dank Cloud-Computing können Unternehmen ihre IT-Infrastruktur in die virtuelle Wolke auslagern und gleichzeitig auf eine unerschöpfliche Speicherkapazität zurückgreifen. Einzige Voraussetzung ist eine schnelle Internetverbindung, denn das volle Leistungsspektrum ist nur online nutzbar. Alternativ ist es möglich, Daten auf dem PC oder im eigenen Rechenzentrum zu speichern und offline zu bearbeiten.

Es lohnt sich, die einzelnen Tools der Google Workspace einmal genauer zu betrachten. Auf diese Weise können Sie besser einschätzen, ob das gebührenpflichtige Software-Paket Ihnen den Arbeitsalltag erleichtert würde und inwiefern sich einzelne Apps von gängigen Microsoft-Office-Tools und anderen Anwendungen unterscheiden.

Gmail

Das bekannte E-Mail-Programm ist auch als Unternehmensvariante und Teil der Google Workspace erhältlich. Nach dem Log-in greifen Mitarbeiter auf Ihre E-Mails zu und sehen den neuesten Stand ihrer Korrespondenz, egal von welchem Gerät und Standort aus sie zugreifen. Zudem können Administratoren die Konten an einer Stelle verwalten. Anders als bei einem privaten Account ist es möglich, individualisierte Adressen zu verwenden und den Unternehmensnamen in der Domain unterzubringen. Darüber hinaus ist die bezahlte Version komplett werbefrei.

Weitere Features erweisen sich als ebenso praktisch. So verfügt der Posteingang über eine Chatfunktion. Da Gmail im Rahmen der Google Workspace auch mit Hangouts verbunden ist, können Sie alternativ Videoanrufe tätigen, etwa um mit Kollegen gemeinsam wichtige Geschäftsmails zu formulieren.

Google Kalender

Mit einem digitalen Kalender behalten einzelne Mitarbeiter die Übersicht über anstehende Kundengespräche und Deadlines und werden auf Wunsch an diese Termine rechtzeitig erinnert. Ebenso können ganze Teams einen gemeinsamen Kalender nutzen, um regelmäßige Gruppenmeetings zu vermerken oder den Überblick über Urlaub und andere Abwesenheiten zu wahren. Anstatt umständlich Termine mit jedem Einzelnen abzustimmen, prüft das Tool automatisch, ob ein Kollege zu einer bestimmten Zeit für ein Gespräch verfügbar ist. Google Kalender ist zudem mit einigen anderen Onlineplanern kompatibel, was Ihnen doppelte Eintragungen erspart.

Wenn Sie die gesamte Abteilung oder Partnerunternehmen über wichtige Events und Projektabläufe auf dem Laufenden halten möchten, integrieren Sie den Kalender in eine über Google Sites erstellten Intranetseite. Hierzu können Verantwortliche jederzeit bestimmen, wer Zugriff auf den Kalender hat und welche Details einsehbar sind. Als nützlich erweist sich auch die Funktion zur Raumplanung. Sie können einen Plan freier Besprechungsräume integrieren oder das Tool nach extern verfügbaren Konferenzräumen suchen lassen und über Google Workspace reservieren.

Google Drive

Google Drive bildet das Herzstück der Google Workspace. Mit diesem Cloud-System erhalten Sie einen zentralen Ort, an dem Sie alle für die Zusammenarbeit wichtigen Daten speichern und auf den Sie und Ihre Kollegen anschließend ortsunabhängig zugreifen können. Die Funktion ist fundamental für das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von in Echtzeit aktualisierten Daten.

Wenn Sie kein firmeneigenes Rechenzentrum aufbauen wollen, können Sie im Prinzip alles in die Cloud verlagern. Der Speicherplatz ist mit 1 TB pro Nutzer nahezu unbegrenzt. Nur das Basic-Abonnement beschränkt die Kapazität auf 30 GB. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass die Daten sämtlicher Tools auf Google Drive gespeichert werden. Das bedeutet, dass auch alle über Gmail verwalteten E-Mails dort abgelegt und dementsprechend vom Speicherkontingent abgezogen werden. Wenn Sie auf eine IT-Infrastruktur verzichten wollen, kommen Sie mit der reduzierten Basisversion wahrscheinlich nicht zurande.

Sie wollen wichtige Daten lieber lokal speichern und auf Desktop-Computern offline verfügbar machen? Auch dies ist möglich – die Daten werden dann automatisch mit der Cloud synchronisiert. Verschiedene Steuerelemente erlauben es zudem, Freigabeoptionen festzulegen und den Zugang für einzelne Mitarbeiter und Abteilungen zu steuern. Zudem ist eine auf maschinellem Lernen basierende Funktion integriert, die selbstständig bewertet, welche Daten derzeit relevant sind, und diese für einen raschen Zugriff sichtbar macht. Der Speicherplatz lässt sich zudem zugunsten einer besseren Übersicht unterteilen. Wer bisher Microsoft Office genutzt hat, kann die Dokumente über ein Plug-in in Google Drive ohne umständliche Dateneingabe übernehmen.

Google Docs, Tabellen, Formulare, Präsentationen und Notizen

Mit diesen Anwendungen bietet die Google Workspace ein komplettes Office-Paket, mit dem Sie Textdokumente erstellen, Umfragen starten, Tabellenkalkulationen teilen und Folien für ein Kundenmeeting erstellen. Auch hierbei kommen Sie in den Genuss der Vorteile einer cloudbasierten Lösung. Alle freigeschalteten Mitarbeiter können zeitgleich an einem Dokument arbeiten. Die Änderungen sind unmittelbar für jeden sichtbar und lassen sich auch rückgängig machen. Chatfunktionen ersparen es Ihnen, größere Datenpakete hin und her zu versenden und über Kommentarfunktionen Änderungswünsche mitzuteilen. Sämtliche Tools sind auch im Offlinemodus bedienbar, allerdings nur über den Chrome-Browser.

Aufmachung, Funktionen und Nutzeroberfläche ähneln sehr den Microsoft-Anwendungen. Wenn Sie also an Microsoft Word gewöhnt sind, werden Sie und Ihre Mitarbeiter bei einem Umstieg kaum Probleme haben. Abstriche müssen Sie allerdings hinsichtlich des Leistungsspektrums machen. Spielen in Ihrem Bereich grafisch raffinierte Präsentationen und vielfältige Formatierungsmöglichkeiten eine große Rolle, kann die Google Workspace definitiv nicht mit dem Konkurrenzprodukt Microsoft 365 mithalten. Wägen Sie also ab, ob Sie darauf verzichten können und die anderen Tools der Google Workspace diesen Nachteil aufwiegen. Da die Google-Reihe mit Office-Anwendungen kompatibel ist, können Sie diese auch zusätzlich nutzen.

• Google Docs: Dieses Textverarbeitungsprogramm ähnelt stark Microsoft Word. Es verfügt über sämtliche Basiswerkzeuge zur Textformatierung und zum Seitenlayout. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind jedoch deutlich begrenzter. Dafür können Sie einige Schriftarten und weitere Elemente über Add-ons ergänzen. Viele Fremdformate von Microsoft und Adobe können Sie problemlos importieren bzw. Ihre Dokumente in diesen Formaten speichern.
   
• Tabellen: Kalkulationen anstellen, Daten auswerten und als Diagramm visualisieren: Dies ist mit der Tabellen-App von Google Workspace möglich. Excel-Tabellen lassen sich in der Regel problemlos importieren. Nur die Befehle zur Formeleingabe unterscheiden sich teilweise. Die Google-Kopie von Excel verfügt über alle gängigen Zellformeln. Allerdings ist Excel für kompliziertere Tabellen nach wie vor die erste Wahl.
   
• Formulare: Mit diesem Tool erstellen Sie rasch eine Umfrage oder einen Fragebogen. Für verschiedene Frageformen stehen zahlreiche vorgefertigte Elemente zur Verfügung. Sie können Bilder hinzufügen und das Unternehmenslogo einbinden, um ein visuell ansprechendes Formular zu erhalten. Auch hier zeigen sich die Vorteile eines Software-Pakets: Das Tabellen-Tool wertet Antworten in Echtzeit aus und stellt die Ergebnisse grafisch dar.
   
• Präsentationen: Mit dieser Funktion stellt jeder Mitarbeiter seine Projektergebnisse in einem Diagramm dar oder veranschaulicht seine Ideen durch Zeichnungen, Videos oder Animationen. Anhand verschiedener Vorlagen gelingt dies auch grafisch weniger versierten Mitarbeitern. Hinsichtlich der Vorlagenvielfalt und der Gestaltungsfunktionen kann diese App PowerPoint allerdings nicht das Wasser reichen.
   
• Notizen: Einen Gedankenblitz notieren und eine Mindmap für den Projektauftakt teilen, ohne Gefahr zu laufen, den Notizzettel zu verlegen oder gar zu verlieren – all dies erlaubt Google Notizen. Zudem unterstützt die App die Organisation: Sie haben etwa die Möglichkeit, To-do-Listen zu erstellen und Erinnerungsfunktionen für Aufgaben und Termine einzurichten. Sie können die Notizen farblich hervorheben sowie Fotos, Zeichnungen und Audiodateien hinzufügen. Als praktisch erweist sich auch die Suchfunktion, mit der sich Anmerkungen nach Farbe, Labels und anderen Kategorien filtern lassen.
   

Google Hangouts

Mit diesem virtuellen Konferenzraum sparen Sie Reisekosten und wertvolle Zeit. Ist das Team über verschiedene Standorte verteilt oder befinden sich einige Kollegen im Homeoffice, können Sie dennoch Meetings abhalten oder persönliche Gespräche führen. Hangouts umfasst Videokonferenzen, reine Sprachbotschaften und textbasierte Chats. Wenn Sie andere Tools der Google Workspace einbinden, erinnert der Google Kalender an anstehende Besprechungen oder versendet über Gmail unkompliziert Einladungen. Vom Internet abgeschnittene Kollegen können sich unterwegs per individueller Einwahlnummer dazuschalten. Die Verbindungen sind einfach einzurichten.

Im Vergleich zum Microsoft-Dienst Skype weist Hangouts mehr Features auf. Allerdings müssen Nutzer bei der Videoqualität Einbußen hinnehmen.

Google Sites

Auch ohne IT-Kenntnisse setzen Sie dank zahlreicher Tools im Handumdrehen eine Website auf. Mit der Google Workspace gelingt dies im Rahmen einer vielfältig vernetzten Plattform machen und Daten gegebenenfalls rascher einbinden. Denkbar sind Intranetseiten für einen klar umrissenen Nutzerkreis ebenso wie öffentlich aufrufbare Webseiten. Vorlagen für Layout und Benutzerflächen erleichtern das Erstellen. Dies vereinfacht es, für einzelne Projekte ein Schwarzes Brett, Kunden oder eine Veranstaltung, eine Benutzeroberfläche aufzusetzen.

Google Vault

Diese App dient als Verwaltungstool und vereinfacht es, Dateien, E-Mails und andere Inhalte zu archivieren und rechtssicher aufzubewahren. Hierfür können Sie die über die Google Workspace generierten Daten in verschiedene Pakete unterteilen, übersichtlich anordnen und exportieren. Zudem ist es möglich, Verlaufsprotokolle einzusehen und Daten speziell für Audits zu sammeln. Darüber hinaus dient Google Vault dazu, Nutzerkonten zu verwalten. Um Datenschutzrichtlinien einzuhalten, können Sie Aufbewahrungszeiträume definieren.

App Maker

Mit App Maker erstellen Sie ganz nach eigenen Vorstellungen Apps, um eine nützliche Anwendung parat zu haben, die beispielsweise die spezifische Aufgabenverteilung innerhalb der Abteilungen und andere Arbeitsprozesse erleichtert. Das Tool ist als Low-Code-Entwicklungsplattform konzipiert, d. h. Sie entwickeln Ihre App mithilfe verschiedener Vorlagen, ohne zeitaufwendig Code schreiben zu müssen. Dabei ist es möglich, die App mit anderen Anwendungen der Google Workspace zu verbinden.

Die cloudbasierte Google Workspace besitzt viele Vorzüge, hat aber auch ihre Grenzen. Wie schwer die Nachteile wiegen, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Je nach Geschäftsbereich, Mitarbeiterstruktur und Unternehmenskultur benötigt jede Firma andere Software-Lösungen. Daher gilt es abzuwägen, ob sich die Google Workspace (ehemals Google Apps for Business) rentiert und tatsächlich Arbeitsprozesse vereinfacht. Als Entscheidungshilfe stellen wir Vor- und Nachteile gegenüber.

Vorteile der cloudbasierten Plattform

Das Hauptmerkmal von Google Workspace ist die komplette Verlagerung von Datenablage und -verarbeitung in eine Cloud. Dies unterscheidet sie teilweise von Microsoft 365. Damit ist die Plattform für ortsunabhängige Teamarbeit geradezu prädestiniert und ein nützliches Collaboration-Tool. Firmen, deren Mitarbeiter zwecks Kundenabsprachen, Konferenzen oder Vertriebsaufgaben häufig auswärts unterwegs sind, bleiben auf den neuesten Stand, greifen auf alle Daten zu und nehmen trotz räumlicher Abwesenheit an wichtigen Besprechungen teil.

Wer es seinen Mitarbeitern ermöglicht, im Homeoffice zu arbeiten, stellt ebenfalls sicher, dass diese auf dem Laufenden bleiben. Das Gleiche gilt für Unternehmen, die auf verschiedene Standorte verteilt sind oder sich regelmäßig mit externen Partnern, Dienstleistern und Kunden absprechen müssen. Die Kommunikationsplattform mit dem Cloud-Speicherplatz stellt sicher, dass jeder freigeschaltete Nutzer, wo auch immer er sich gerade befindet, zeitgleich Zugriff hat, egal ob er einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone nutzt.

Insbesondere Start-ups und kleinere Unternehmen schonen Ressourcen, wenn sie keine eigene Hard- und Software installieren müssen; Datenspeicherung und Rechenprozesse extern erfolgen. Dies erübrigt ein firmeneigenes Rechenzentrum und dessen Wartung. Aus ebendiesem Grund kann Google Workspace auch für Selbstständige interessant sein, die häufig direkt mit Kunden kommunizieren und von außerhalb an Projekten mitarbeiten. In Sachen cloudbasiertes Zusammenarbeiten hat die Google Workspace demnach die Nase vorn.

Im Vergleich zur Google Workspace stellt Microsoft 365 nur eine rudimentäre Cloud-Lösung dar. Während die Google Workspace sämtliche Bearbeitungsprozesse in Echtzeit synchronisiert, funktioniert dies beim Microsoft-Pendant zumeist nur über einen Zwischenschritt, in jedem Fall nicht automatisch. Grundsätzlich speichert Office zunächst lokal. Erst, wenn Sie das Dokument anschließend beim Cloud-Speicher OneDrive oder dem Content-Management-System SharePoint einstellen oder Cloud-Funktionen aktivieren, ist es für andere einsehbar und bearbeitbar. Microsoft 365 bietet demnach ebenfalls eine Schnittstelle zur Cloud und besitzt Groupware-Funktionen, jedoch geschieht die Vernetzung nicht ganz automatisch.

Wer hingegen auf eine hybride Lösung setzt und eine Speicherung auf Festplatte und im Rechenzentrum wünscht, braucht mit Office in dieser Hinsicht keine Nachteile zu befürchten. Die Komponente Zusammenarbeit ist jedoch bei der Google Workspace stärker ausgeprägt.

Kehrseiten des Cloud-Systems

Eine komplette Cloud-Lösung macht abhängig. Die Google Workspace setzt in jedem Fall eine schnelle Internetverbindung voraus. Gerade bei der Nutzung mobiler Endgeräte stößt das Modell an seine Grenzen. Sollte die Verbindung einmal gekappt sein, besteht bei vielen Funktionen allerdings die Möglichkeit, in den Offlinemodus überzuwechseln und Dateien nachträglich zu synchronisieren.

Wenn Sie auf lokale Kopien verzichten, werden diese allein bei einem externen Anbieter gespeichert, in diesem Fall auf Googles Servern. Zwar beschäftigt Google Sicherheitsexperten und besitzt als großer Konzern eine entsprechend ausgeklügelte Infrastruktur, um Datenverlust zu vermeiden. Allerdings ist auch das beste System nicht hundertprozentig vor technischen Pannen, vorübergehendem Serverausfall, Datendiebstahl und Hackerangriffen gefeit. Außerdem behält sich Google vor, den Account aus bestimmten Gründen zu sperren, was jedoch eher ein Worst-Case-Szenario ist.

Überhaupt geben Sie als Nutzer der Google Workspace auch sensible Daten in die Hände des Konzerns und müssen darauf vertrauen, dass diese vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Denn von Ihrem Kontrollrecht können Sie kaum Gebrauch machen. Fakt ist auch, dass damit Ihre Daten auf den potenziell unsicheren Servern eines Drittstaates landen, in dem generell andere Datenschutzbestimmungen gelten. Sicherheitszertifizierungen wie ISO 27001, das verbrieft, dass Google internationale Normen in Sachen IT-Sicherheit einhält, sollen die Bedenken ausräumen. Gleichwohl zeigte gerade die NSA-Affäre, dass sich Geheimdienste an den Server-Standorten Zutritt zu Daten verschaffen können.

Zudem sind Googles Datenschutzbestimmungen nicht vollständig transparent. Dies legt nahe, dass sich der Konzern gewisse Freiheiten bewahren möchte – schließlich bildet die Weiterverarbeitung von Nutzerdaten Googles größte geschäftliche Säule. Das ruft regelmäßig Datenschützer auf den Plan.

Daneben ist es aber auch wichtig, dass Sie in Ihrem Unternehmen auf Datensicherheit achten. Ein einmaliger Log-in ist praktisch, stellt aber für Hacker keine große Hürde dar. Ist das Passwort gehackt oder versehentlich in falsche Hände geraten, sind viele Daten einsehbar, da sie schließlich auf Google Workspace gebündelt werden. Um für mehr Sicherheit zu sorgen, bietet Google alternativ mehrstufige Authentifizierungsverfahren und andere Sicherheitsfunktionen an. Über das Admin-Konto können Sie zudem jederzeit die Zugangsdaten ändern. Über die Mobilgeräteverwaltung sichern Sie Daten von mobilen Endgeräten für den Fall, dass eines verloren geht. Teilweise erlaubt Google Workspace, zusätzlich externe Sicherheitstools einzubeziehen. Dies gilt beispielsweise für Gmail, wo Sie auch eigene Zertifikate für die S/MIME-Verschlüsselung der E-Mail-Korrespondenz verwenden können.

Auch intern ist es notwendig, über verschiedene Abteilungen und Ebenen hinweg Geheimnisse zu bewahren und besonders vertrauliche Daten zusätzlich zu schützen, insbesondere personenbezogene Daten von Kunden und Mitarbeitern. Um dies zu gewährleisten, können Sie beispielsweise für jeden Nutzer individuelle Zugriffsrechte festlegen, sodass nicht jeder alle Dokumente einsehen, bearbeiten und herunterladen kann.

Die Google Workspace räumt Administratoren viele Möglichkeiten ein. So können diese die Chatprotokolle der Mitarbeiter speichern sowie Nutzerkonten und personenbezogene Daten verwalten. Nach eigenen Angaben entspricht die Google Workspace EU-Datenschutzanforderungen. Dennoch empfiehlt es sich, einmal von einem Rechtsexperten prüfen zu lassen, ob die eigene Verwendungsweise der Plattform der DSGVO entspricht. Zudem gibt es Unternehmen, die mit Google hinsichtlich der Datenverarbeitung eigene Vertragsklauseln vereinbart haben.

Mehrere Tools aus einer Hand

Eine cloudbasierte Arbeitsplattform, die verschiedene Anwendungen vereint, sorgt für einen besseren Workflow.

• Bessere Übersicht: Die Google Workspace erleichtert es, sämtliche Arbeitsprozesse zu koordinieren und den Überblick über Meetings, Deadlines und Arbeitsfortschritte zu wahren. Gerade bei großen Teams und wenn Externe beteiligt sind, spart dies viel Zeit. Eine Plattform, die verschiedene aufeinander abgestimmte Applikationen vereint, stellt sicher, dass alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind. Suchfunktionen erlauben es, aus einer Vielzahl an in der Cloud gespeicherten Daten rasch relevante Informationen herauszufiltern.
   
• Einfach verwalten: Für Administratoren gibt es eine zentrale Stelle, die ohne zusätzliche Konfigurationsdateien auskommt. Da alles über eine Cloud läuft, sparen sich Administratoren die Verwaltung von Konten und Lizenzen für mehrere, über verschiedene Server verteilte Anwendungen. Zudem gibt es verschiedene Optionen zur Evaluation, Kontrolle und Verwaltung von Zugriffsrechten.
   
• Leichte Bedienung: Ein Log-in genügt, um auf sämtliche Tools der Google Workspace und Dokumente zuzugreifen. Echtzeit-Updates erübrigen es, verschiedene Dateien nachträglich aktualisieren und unter Kollegen austauschen zu müssen. Da die meisten Apps wie beispielsweise Chat- und Textverarbeitungsfunktionen bekannten Anwendungen von Microsoft ähneln und das Gmail-Konto weit verbreitet ist, können Sie die Google Workspace problemlos in der eigenen Firma einführen. Zumeist sollte es nicht erforderlich sein, Mitarbeiter im Umgang mit der Google Workspace zu schulen. Zudem gibt es zahlreiche Optionen, um über andere Dienste generierte Daten auf die Google-Plattform zu übertragen.
   
• Externe Tools integrieren: Ob zur Datenmigration oder Funktionserweiterung: Die Google Workspace ist mit zahlreichen externen Diensten kompatibel. Dazu gehören Customer-Relationship-Systeme ebenso wie Buchhaltungsprogramme. Eine Liste der integrierbaren Programme befindet sich auf Google Workspace Marketplace. Darüber hinaus ist die Google Workspace mit sämtlichen Office-Anwendungen kompatibel. So lässt sich ein mit Google Docs erstellter Text problemlos als Word-Dokument speichern, was den ein oder anderen Nachteil ausgleichen könnte. Wer den Funktionsumfang der Office-Anwendungen vermisst, braucht nicht auf diese zu verzichten, sollte aber abwägen, ob sich Microsoft 365 allein eventuell mehr lohnt als eine in die Google Workspace integrierte Lösung. Auch firmeninterne Entwicklungen können Sie über eine Schnittstelle einbinden.

Abonnenten können sich zwischen drei Modellen entscheiden. Diese unterscheiden sich hinsichtlich des Leistungsumfangs. Mehr Funktionen schlagen sich entsprechend im Preis nieder. Mitunter erfüllt aber auch schon die abgespeckte Version die Anforderungen. In jedem Fall lohnt es sich, die Versionen miteinander zu vergleichen.

• Google Workspace Basic: Die Basisversion kostet derzeit 4 Euro (Stand: Juli 2018) pro Nutzer und Monat. Sie umfasst alle wichtigen Anwendungen wie Videokonferenz und Textverarbeitungsprogramme. Lediglich zur Verwaltung stehen weniger Funktionen zur Verfügung. Zudem ist der Cloud-Speicherplatz auf 30 GB beschränkt.
   
• Google Workspace Business: Hierfür fallen monatlich 8 Euro an. Der Vorteil ist der nahezu unbegrenzte Speicherplatz. Bis zu fünf Nutzer können jeder für sich maximal 1 TB nutzen. Zu den zusätzlichen Features gehören u. a. Tools zur Archivierung und Aktivitätennachverfolgung sowie eine Low-Code-Plattform für die eigene App-Entwicklung.
   
• Google Workspace Enterprise: Die Premiumversion kostet 23 Euro pro Monat. Sie eignet sich für Unternehmen, die besondere Funktionen zur Datensicherheit und Verwaltung benötigen. In diesem Bereich verfügt sie über deutlich mehr Optionen als die Businessversion.

Etwas geringer fallen die Google WorkspaceKosten aus, wenn Sie sich für den Jahrestarif entscheiden. Dies bedeutet jedoch, dass Sie sich für ein Jahr an die Google Workspace binden. Den Jahresbetrag entrichten Sie als monatliche Rate. Verkleinert sich ein Team, besteht erst nach Ablauf des Jahresabonnements die Möglichkeit, die Nutzeranzahl zu reduzieren. Daher eignet sich dieses Tarifmodell eher für Firmen mit konstanter Mitarbeiterzahl. Mehr Spielraum gewährt Ihnen der flexible Tarif, bei dem Sie nach Belieben Nutzer hinzufügen oder entfernen können und nur für die aktuelle Nutzerzahl Gebühren anfallen. Gerade für Firmen mit höherer Mitarbeiterfluktuation ist dieses Abrechnungsmodell die bessere Wahl. Zudem ist jederzeit eine Kündigung möglich.

Gemeinnützige Organisationen können einen kostenfreien Zugang zur Plattform erhalten. Für Bildungseinrichtungen reduzieren sich die Kosten deutlich. „Google Workspace für Non-Profits“ und „Google Workspace for Education“ sind an mehrere Bedingungen geknüpft.