Homeoffice einführen: Erfolgreich zu Hause arbeiten

Homeoffice einzuführen, stellt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber eine echte Herausforderung dar. Jedoch war es noch nie so einfach wie momentan, die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Wer die Homeoffice-Regelung jetzt durchsetzen möchte, kann dies zügig und organisiert erledigen. Wichtig hierfür sind eine gute Vorbereitung und ein umfangreiches Know-how über alle Regelungen und Gesetze, die zu beachten sind.

Bei Arbeitnehmern wird Homeoffice generell immer beliebter. Man spart sich den Weg ins Büro, in der Mittagspause kann man frisch kochen und Job und Familie lassen sich viel besser unter einen Hut bekommen. Durch die Ruhe in der eigenen Wohnung arbeiten viele auch freier und produktiver.

Grundsätzlich ist es also auch für den Arbeitgeber von Vorteil, Homeoffice einzuführen: Viele Mitarbeiter sind produktiver, da sie weniger abgelenkt sind, sich besser konzentrieren können und auch seltener krank sind. Die Homeoffice-Regelungen können sich sehr stark auf ein Unternehmen auswirken. Mitarbeiter im Homeoffice sind generell zufriedener und loyaler.

Wer das Homeoffice einführen möchte, muss die technischen und persönlichen Aspekte berücksichtigen, die mit dieser Umstellung des Arbeitsplatzes verbunden sind. Technische Anforderungen kann man durchaus in sehr kurzer Zeit erfüllen und auch mit wenig Eigenleistung aufrechterhalten. Die persönliche Komponente hingegen bedarf einer ständigen Aufmerksamkeit. Genauso wie im Büro selbst sollte man das offene Gespräch mit den Angestellten suchen und sie auch entsprechend motivieren.

Vorgesetzte und Chefs sollten darauf achten, dass sie nicht dem Kontrollwahn erliegen. Der größte Nachteil bei Mitarbeitern im Homeoffice für das Unternehmen ist zwar, dass man keine exakte Überprüfung hat, ob und wie lange der Mitarbeiter sich wirklich mit der ihm übertragenen Aufgabe beschäftigt. Allerdings gibt es verschiedene Tools, die genutzt werden können, um die Aktivitäten der Mitarbeiter besser zu erfassen. Dies ist nicht nur sinnvoll, um zu sehen, wie produktiv die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, sondern auch, um den Arbeitsaufwand besser einschätzen zu können. Wer genau weiß, wie lange die Aufgaben im Einzelnen dauern, kann entsprechend exaktere Angebote schreiben oder Rechnungen stellen. Der Arbeitnehmer wiederum kann sich auf diese Weise davor schützen, im Homeoffice zu viel zu arbeiten – was durch die räumliche Nähe von Beruf und Privatsphäre schneller passieren kann, als mancher glaubt.

Im Homeoffice ist man genauso auf die für die Arbeit wichtigen Daten – insbesondere Dokumente aller Art – angewiesen wie im eigentlichen Büro. Eine effiziente Art, Daten zu speichern, zu teilen und zu sichern ist ein Cloud-Speicher. In der Cloud können alle Mitarbeiter auf abgelegte Daten zugreifen und diese mit den Kollegen teilen – direkt über das Internet. Darüber hinaus kann eine automatische Synchronisation der Daten mit einem Cloud-Backup eingestellt werden, um einem Verlust betriebsrelevanter Unterlagen schon im Vorfeld entgegenzuwirken.

Auch wenn man Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, im Homeoffice zu arbeiten, sollten nur firmeneigene Geräte genutzt werden. Private Rechner sind oft zu anfällig für Malware und somit auch nicht sicher vor Datendiebstahl.

Wer Homeoffice einführt und es generell mit einer Menge sensibler Firmendaten zu tun hat, sollte dem Verlust der Daten durch eine hohe Sicherheitsstufe vorbeugen. Der wichtigste Punkt ist hierbei die bestmögliche Festplattenverschlüsselung, die im Falle eines Diebstahls auch von der Meldung bei der Datenschutzbehörde entbindet.

Sobald Mitarbeiter die Arbeit im Homeoffice einführen, muss eine intensive Schulung zum Datenschutz geschehen. Hierbei sollte es u. a. darum gehen, den Mitarbeitern zu helfen, das private Netzwerk abzusichern. Insbesondere die Empfehlung von Verfahren bzw. Tools, die ein sicheres Passwort generieren, sollte auf der Tagesordnung stehen.

Darüber hinaus muss den Mitarbeitern mitgeteilt werden, dass Unternehmensdaten nicht auf externen Speichermedien wie USB-Sticks oder Festplatten gespeichert werden dürfen. Eine sichere Lösung für das Speichern, Versenden und Sichern von Daten sollte im Gegenzug vom Unternehmen vorgegeben und entsprechend eingerichtet werden.

Auch Themen wie Phishing und Pharming sollten angesprochen werden: Die allgemeine Verunsicherung im Umgang mit verdächtigen Mails und Seiten kann zu einem unvorsichtigen Umgang mit Informationen im Internet führen. Ein Hinweis, auf SSL-Zertifikate von Webseiten zu achten, kann sich für die Mitarbeiter ebenfalls als wertvoll erweisen.

Ein VPN (Virtual Private Network) zu nutzen, ist für die Arbeit im Homeoffice in vielen Unternehmen unverzichtbar. Auf die virtuellen Netzwerke kann man von jedem Ort aus zugreifen, allerdings braucht man auch die entsprechenden Berechtigungen dafür. Das Internet dient den Mitarbeitern im Homeoffice als Verlängerung, um auf das firmeninterne VPN-Netz zuzugreifen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass nur befugte Mitarbeiter bzw. Geschäftspartner Zugriff auf Dateien oder Informationen im Intranet bzw. auf dem Unternehmensserver haben.

Für Unternehmen ist die Nutzung eines Intranets generell eine gute Idee. Darüber können Dateien in Archiven für die Mitarbeiter zur Verfügung gestellt und auch eigene Wiki-Seiten über Prozesse und Methoden erstellt werden. Organisation und Kommunikation stehen bei einem Intranet immer an erster Stelle, was das interne Netzwerk zu einem nahezu unverzichtbaren Tool für die Arbeit im Homeoffice macht.

Dank passend gewählter Collaboration-Tools lassen sich auch im Homeoffice unkompliziert Meetings abhalten und Kommunikationswege vereinfachen. Mit Tools wie Slack, Google Hangouts oder WebEx setzen Sie bequem virtuelle Meetings auf und halten Videokonferenzen oder Präsentationen in guter Qualität ab. Die meisten Software-Lösungen lassen sich plattformübergreifend auf Laptops, Tablets und Smartphones installieren. Daneben kann man auch ganz klassisch telefonieren. Mit einer Software ist es möglich, den Telefonanschluss auch auf dem Computer zu nutzen und über seine normale Nummer Anrufe zu empfangen und zu tätigen.

Wer ständige Projekt-Updates und Milestones benötigt, muss keine regelmäßigen Berichte einfordern. Mit Projektmanagement-Tools kann jeder Mitarbeiter auch bei eingeführtem Homeoffice neue Updates zu Projekten selbst eintragen und zum reibungslosen Ablauf innerhalb des Unternehmens von zu Hause aus beitragen. Mittlerweile gibt es viele Angebote für kleine und auch große Unternehmen, mit verschiedenen Funktionen – teilweise auch komplett kostenlos.

Was besonders wichtig ist, wenn man das Homeoffice einführen will, ist die Motivation der Mitarbeiter. Nicht jeder möchte und nicht jeder kann im Homeoffice arbeiten. Als Vorgesetzter oder Geschäftsführer kann man allerdings auf bestimmte Methoden zurückgreifen, um die Arbeitsmoral und Produktivität zu erhöhen.

Wenn man sich nicht regelmäßig sieht, ist es schwierig zu wissen, ob die eigene Arbeit korrekt ausgeführt wird. Regelmäßige Feedback-Gespräche sind sehr wichtig für Arbeitnehmer im Homeoffice. Der regelmäßige Austausch hilft dabei, Ziele zu setzen und nachzuvollziehen, auf welchem Stand Projekte und Mitarbeiter sind.

Viele Unternehmen nutzen Stand-up-Meetings am Morgen, um einen kurzen Überblick über Milestones und Projekte zu geben bzw. zu erhalten. Alle Mitarbeiter und Führungskräfte vermitteln sich so gegenseitig, dass die Arbeit weitergeht, auch wenn man nicht am selben Ort ist.

Wöchentliche Conference-Calls sollte man nutzen, um ein generelles Feedback an das Team zu geben, etwa um darüber zu informieren, was in der Woche geschafft wurde. Darüber hinaus kann man diese Calls nutzen, um persönliche Erfahrungen aus dem Homeoffice zu teilen. Die Mitarbeiter können sich so untereinander Tipps geben und motivieren. Das stärkt den Teamgeist auch über Distanzen hinweg.

Wer im Vorfeld Kernarbeitszeiten und Pausen in Regeln festhält, kann den Mitarbeitern auch im Homeoffice eine entsprechende Struktur vorgeben. Es mag auf den ersten Blick unbedeutend wirken, hat jedoch eine sehr hohe psychologische Bedeutung für die Arbeitnehmer. Durch einen strukturierten Zeitrahmen lässt sich der Tag auch in den eigenen vier Wänden einfacher planen.

Bevor das Homeoffice eingeführt wird, sollte man überprüfen, ob die Arbeitnehmer alle entsprechenden Materialien haben. Ein ergonomischer Stuhl und eine gute technische Ausstattung sind nicht nur wichtig für die Ausführung der Arbeit, sondern haben auch einen großen psychologischen Wert. Optimal ist ein eigenes, abschließbares Zimmer mit Schreibtisch und Bürostuhl. Wenn man sich als Vorgesetzter das Homeoffice-Setup ansieht, kann man schnell einschätzen, ob weitere Ausstattung notwendig ist.

Die Kommunikation zwischen den Kollegen ist wichtig für die Arbeitsmoral und einen funktionierenden Teamgeist. Im Homeoffice fällt das kleine Gespräch an der Kaffeemaschine weg und viele fühlen sich schnell isoliert. Als Vorgesetzter ist es wichtig, die Kommunikation untereinander durch Chat-Programme zu etablieren und zu fördern. Durch kurze Gespräche und den Austausch untereinander fühlen sich die Mitarbeiter im Homeoffice wohler und arbeiten letztlich produktiver.

Wer erstmals im Homeoffice arbeitet, kann sich anfangs verloren fühlen. Dann ist es besonders wichtig, Aufgaben zu strukturieren. To-do-Listen helfen enorm, die normalen Strukturen und Abläufe auch im Homeoffice zu etablieren.