Kommunikation im Beruf: Worauf muss man achten?

Kommunikation im Berufsleben ist wichtig, da würde niemand widersprechen. Viele beschränken die Bemühungen um einen guten Kontakt allerdings hauptsächlich auf die Kommunikation zu Kunden. Zweifelsfall wichtig, bringt aber der gute Umgang mit Kunden wenig, wenn es im eigenen Betrieb nicht richtig läuft. Deshalb ist die Kommunikation am Arbeitsplatz so entscheidend: Wenn Kollegen richtig miteinander umgehen und offen miteinander sprechen, bringt dies das ganze Unternehmen nach vorn. Wie kann man für richtige Kommunikation am Arbeitsplatz sorgen?

Kommunikation am Arbeitsplatz betrifft verschiedene Aspekte. Zum einen muss man sich überlegen, wer mit wem spricht: Findet die Kommunikation auf einer Ebene statt, also zwischen gleichrangigen Kollegen oder mit einem hierarchischen Gefälle? Zum anderen ist sie im makroskopischen Bereich des kompletten Unternehmens, aber auch in Bezug auf jeden einzelnen zu betrachten.

Ist die Kommunikation der Kollegen untereinander oder zwischen Vorgesetzten und Untergebenen schlecht, kommt es schnell zu Problemen. Wenn man sich allerdings Zeit für Gespräche nimmt und offen miteinander kommuniziert, können Missverständnisse und die daraus resultierenden Konflikte gar nicht erst entstehen. Doch schon wenn sich eine Seite unklar ausdrückt, also keine böse Absicht oder Desinteresse dahinter stecken, kann es zu Konflikten kommen. In solchen Situationen hilft also nicht nur mehr Kommunikation, sondern auch bessere. Ein Kommunikationstraining kann helfen, dass man sich untereinander besser versteht.

Konflikte entstehen aber nicht nur aus Sachfragen heraus. Oft stecken Emotionen hinter Problemen am Arbeitsplatz. Negative Emotionen abzuleiten und zu verbalisieren, bevor sie zu richtigen Konflikten heranwachsen, ist Teil einer positiven Kommunikationsstrategie. Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, dass andere – vor allem ein Vorgesetzter – ihm zuhören und ihn verstehen, gibt es keinen Grund, Konflikte schwelen zu lassen.

Gespräche stärken zwischenmenschliche Bindungen. Eine gute Bindung innerhalb des Teams wiederum sorgt für mehr Motivation. Nimmt ein Mitarbeiter sein Team als einen wichtigen Faktor wahr, statt sich selbst als Einzelkämpfer zu sehen, steigt auch die Bereitschaft, dieses Team voranzubringen. Das funktioniert in einer kleinen Arbeitsgruppe genauso wie im Kontext des kompletten Unternehmens. Wenn alle offen miteinander kommunizieren, ergeben sich keine zwischenmenschlichen Barrieren und alle ziehen am gleichen Strang. In einer solchen Atmosphäre ist jeder dazu bereit, mehr zu geben.

Wenn Vorgesetzte sich die Zeit nehmen und sich mit jedem einzelnen Mitarbeiter auseinandersetzen, können sie die einzelnen Stärken und Schwächen besser ausloten. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben besser verteilen, Weiterbildungen gezielt einsetzen und Talente fördern. Auch Teams lassen sich besser zusammenstellen, wenn man durch richtige Kommunikation am Arbeitsplatz die einzelnen Mitarbeiter besser kennt. Unterschiedliche Charaktere mit verschiedenen Fähigkeiten lassen sich so perfekt zusammenstellen. Diese Stellschrauben verbessern mittelfristig die Produktivität des ganzen Unternehmens.

Ein weiterer Faktor im Kontext der Produktivität ist die Kreativität: Gespräche befeuern neue Ideen. In einer offenen und positiven Atmosphäre mit ebensolchen Gesprächen kann sich Kreativität entfalten. Mit frischen Ideen lassen sich Aufgaben besser und schneller erledigen. Das gilt zudem nicht nur innerhalb eines Teams, auch der Gedankenaustausch zwischen unterschiedlichen Abteilungen bis hin zur Geschäftsführung kann das Unternehmen nach vorne bringen. Gerade Außenstehende haben oft innovative Ideen.

Während die zuvor genannten Punkte vor allem Vorteile für das Unternehmen sind, kann auch der einzelne Mitarbeiter durch eine höhere Kommunikationsfähigkeit profitieren. Kommuniziert man richtig im Job und weiß, wie man sich richtig auszudrücken hat, kann das Vorteile für die Karriere mit sich bringen. Besonders wenn man leitende Positionen einnehmen möchte, achten Arbeitgeber auf kommunikative Fähigkeiten, denn bei einem hierarchischen Unterschied müssen manchmal auch unangenehme Themen zur Sprache gebracht werden.

Wer solchen Situationen grundsätzlich aus dem Weg geht oder während der Gespräche nicht konstruktiv reagiert, zeigt keine Führungsqualitäten. Beweist man hingegen gute Fähigkeiten in puncto Kommunikation am Arbeitsplatz, wird man eher für Beförderungen in Betracht kommen.

Wie aber sieht gute Kommunikation aus? Viel hat mit Offenheit zum Gegenüber zu tun, aber eben auch damit, sich korrekt auszudrücken. Weniger offensichtliche Faktoren spielen ebenso eine Rolle.

Ein offener Umgang ist das A und O einer positiven Kommunikationskultur. Nur wenn Kollegen und Vorgesetzte ehrlich miteinander umgehen, lassen sich Konflikte schnell lösen. Viel zu häufig sind im Arbeitsumfeld allerdings Intrigen und Lästereien oder gar Mobbing an der Tagesordnung. Man spricht über Kollegen hinter deren Rücken oder hält Informationen bewusst zurück, um sich einen Vorteil zu verschaffen. So entstehen aber keine produktiven Teams. Stattdessen sollte man Probleme, die man miteinander hat, so schnell wie möglich aus dem Weg schaffen.

Offenheit spielt aber auch in der Diskussionskultur eine große Rolle: Nur wenn man die Meinung des anderen auch als mögliche Lösung anerkennt, können konstruktive Diskussionen entstehen. Bleibt man stur bei seinem Standpunkt, werden Projekte zwangsläufig zum Stillstand kommen. Gehen hingegen alle Seiten offen mit den Beiträgen von anderen um, können sich die Ideen gegenseitig befeuern und damit sowohl Kreativität als auch Produktivität stärken.

Schlechte Kommunikation im Job hat nicht immer mit Unwillen oder schlechten Absichten, sondern oft auch mit Unfähigkeit zu tun. Fehlt die nötige Klarheit in Gesprächen, entstehen schnell Missverständnisse oder Informationen werden nicht korrekt übermittelt. Es gilt also, auf klare Formulierungen zu achten. Egal ob in einer Mail, bei einem Meeting oder beim Gespräch an der Kaffeemaschine: Das Verstecken der eigentlichen Botschaft hinter Worthülsen ist stets kontraproduktiv. Gerade komplizierte Themen im Arbeitskontext brauchen ausführliche Erklärungen, damit sie beim Gegenüber nicht Desinteresse und Unverständnis auslösen. Das bedeutet vor allem, dass man sich Zeit nehmen muss. Auch Wiederholungen und Nachfragen helfen, komplexe Sachverhalte klarer zu machen.

Bedenken müssen Arbeitnehmer wie Arbeitgeber aber auch, wie die geschriebenen oder gesprochenen Worte wirken. Ein unbedachter Ton kann schnell falsch aufgefasst werden. Unbeabsichtigt verstimmt man so seine Kollegen. Auch hier hilft eine klare Ausdrucksweise dabei, Konflikte zu vermeiden und zielführender zu arbeiten.

Freundlichkeit, Höflichkeit und gegenseitiger Respekt – ob nun unter gleichrangingen Kollegen oder zwischen Vorgesetzten und Untergebenen: Man sollte sich immer auf Augenhöhe begegnen. Nichts sorgt so schnell für ein schlechtes Betriebsklima wie mangelnder Respekt. Viele Personen in leitenden Positionen neigen zu einem aggressiven Führungsstil, um ihre Autorität zu untermauern. Dabei ist eine andere Strategie erfolgreicher: Wenn Führungskräfte respektvoll mit ihren Mitarbeitern umgehen, sind diese sehr viel zufriedener bei der Arbeit und zudem bereit, mehr zu leisten. Respekt geht aber in beide Richtungen. Auch Angestellte sollten sich um einen respektvollen Umgang mit ihren Vorgesetzten bemühen.

Kommunikation ist keine Einbahnstraße: Wer redet, dem sollte auch zugehört werden. Genauso wichtig wie eine klare Ausdrucksweise ist die Fähigkeit, dem anderen auch zuzuhören. Dies ist zum Teil auch unter dem Punkt Offenheit abgegolten, aber gegenseitiges Zuhören geht noch weiter. Dem anderen Zeit zu lassen, seine Gesprächsbeiträge anzubringen, statt dazwischen zu reden, gehört genauso zu einer guten Kommunikation im Berufsleben wie Empathie und die Fähigkeit, auch wirklich zuzuhören und auf das Gesagte einzugehen. Das ist etwas anderes, als nur still dazusitzen, während ein anderer spricht. Verständnis ist der entscheidende Faktor – sowohl in fachlichen wie in emotionalen Gesprächen. Und wenn das Verständnis sich nicht gleich einstellt, hilft Nachfragen – was zudem positive Signale sendet: „Dein Beitrag interessiert mich.“

Niemand ist perfekt. Jeder weiß es, doch nur die wenigsten geben es gern zu. Dabei sorgt gerade das Eingestehen von Fehlern für eine gute Kommunikationsbasis. Wer sich ehrlich entschuldigt, wirkt entwaffnend: Das offene Zugeständnis eines Fehlers bewirkt beim Gegenüber Sympathie. Falsch ist im Übrigen die Annahme, dieses Eingestehen würde ein Zeichen von Schwäche sein – ganz im Gegenteil. Wer Fehler zugibt und mit den Konsequenzen umgeht, beweist Stärke. Nur wer schwach ist, kehrt Missgeschicke unter den Teppich und hofft, dass diese dort niemals gefunden werden.

Hat man erkannt, warum gute Kommunikation am Arbeitsplatz wichtig ist und wodurch sie sich auszeichnet, kann man klären, wie man eine konstruktive Gesprächskultur im eigenen Betrieb etabliert. Verschiedene Techniken haben sich in der Vergangenheit bewährt.

In vielen Unternehmen werden Meetings als Ärgernis wahrgenommen, da sie Zeit kosten und kaum Nutzen haben: Während einer spricht, sitzen die anderen mehr oder weniger gelangweilt herum. Doch das muss so nicht sein. Offene Meetings, bei denen sich jeder einbringen kann, etablieren eine Gesprächskultur, die von interessanten Beiträgen geprägt ist. Jeder soll aktiv dazu eingeladen werden, sich an Diskussionen zu beteiligen, Fragen zu stellen und eigene Ideen zu präsentieren.

Nicht jeder kann spontan komplexe Sachverhalte vermitteln. Deshalb eignen sich E-Mails und andere Schriftstücke dazu, Gedanken ordentlich zu sortieren und klar zu formulieren. Das vermeidet Missverständnisse. Allerdings sollten E-Mails immer nur die Basis für weitere Gespräche sein. Im persönlichen Kontakt können Fragen sehr viel besser gestellt und beantwortet werden. Eine rein schriftliche Kommunikation wird schnell zur Einbahnstraße, konstruktive Diskussionen kommen so nicht zustande.

Manche Mitarbeiter fühlen sich unwohl, wenn sie in großen Gruppen reden sollen. Um auch diesen Personen die Chance zu geben, sich zu einzubringen, helfen regelmäßige Vier-Augen-Gespräche. Dies muss nicht immer zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter sein, auch zwischen zwei Kollegen auf gleicher Stufe lassen sich produktive Gespräche führen. Die Unterhaltung im kleinen Kreis hilft nicht nur dabei, dass manche offener reden können, sondern unterstützt auch das Zuhören. Ist man in großen Gruppen schneller abgelenkt, schenkt man bei einem Vier-Augen-Gespräch seinem Gegenüber mehr Aufmerksamkeit. Unklarheiten können zudem direkt beseitigt werden, denn der Zuhörende kann ohne Hemmungen nachfragen, was in einer großen Gruppe zu Problemen führen würde.

Damit man Informationen vollständig und korrekt übermittelt, können diverse Werkzeuge helfen. Zuerst geht es dabei um die Sprache selbst. Mit einfachen Formulierungen macht man es dem Zuhörenden leichter, das Gesagte auch zu erfassen. Versteckt man die Informationen hingegen hinter ausgefeilten Wendungen und dunklen Sprachbildern, beweist man zwar seine Eloquenz, sorgt aber nicht für Klarheit in der Informationsübermittlung – und die sollte bei der Kommunikation am Arbeitsplatz um einiges wichtiger sein.

Aber auch mit anderen Mitteln lassen sich Sachverhalte leichter vermitteln: Visuelle Medien beispielsweise haben die Eigenschaft, Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen und Sachverhalte zu vereinfachen. Mit einem Schaubild oder einer Grafik unterstützt man seine sprachlichen Ausführungen. Gleichzeitig spielt die Körpersprache eine nicht zu unterschätzende Rolle bei wirkungsvoller Kommunikation. Vor allem positive Signale wie Lächeln und Augenkontakt sorgen für ein gutes Klima und für mehr Bereitschaft zur Aufmerksamkeit. Eine angemessene Gestik, die den verbalen Beitrag unterstützt, sorgt zusätzlich für mehr Klarheit.

Klingt trivial, ist aber umso erfolgreicher: Kommuniziert man in einer freundlichen Stimmung, ist der Gesprächspartner eher bereit, sich konstruktiv zu beteiligen. Neben einem heiteren Gesichtsausdruck helfen auch harmlose, kleine Witze, um für eine gute Stimmung zu sorgen. Gleichzeitig sollte man allerdings auch Selbstsicherheit ausstrahlen. Das gilt natürlich in erster Linie für Menschen in Führungspositionen. Aber auch unter gleichrangigen Kollegen erzeugt Selbstvertrauen positive Effekte: Zweifelt man selbst an sich, werden auch die anderen Mitarbeiter die Kommunikationsbeiträge eher misstrauisch aufnehmen.

Richtig zu kommunizieren kann man lernen – entweder durch jahrelange Berufserfahrung oder in Form von Trainings, Workshops oder Lektüre. Schritt für Schritt eignet man sich herbei an, wie man seine Kommunikation im Beruf verbessern kann, von der Körpersprache bis zum Aufbau eines Vortrags. Auch für besondere Positionen (wie etwa Freelancer oder Führungspersonen) werden maßgeschneiderte Lehrgänge angeboten, die auf die spezifischen Herausforderungen eingehen. Überdies ist es sinnvoll, nicht jeden Mitarbeiter für sich an der Kommunikation feilen zu lassen, sondern in einem Gruppen-Workshop das gesamte Team zusammenzubringen.