Wie Sie effizient Meetings leiten

„Nicht noch ein Meeting, bei dem wir unsere Zeit verschwenden!“, diesen Gedanken hat wohl fast jeder schon gehabt, wenn mal wieder eine entsprechende Outlook-Einladung im Postfach landete. Und tatsächlich ist es so, dass manche Führungskräfte Meetings in größter Regelmäßigkeit einberufen. Und das muss nicht immer ein Nachteil sein, denn im Idealfall tragen regelmäßig stattfindende Meetings zu einer besseren Kommunikation und produktiverer Arbeit bei. Doch leider sieht die Realität oft anders aus – viel zu oft werden Meetings lediglich als Pause von der Arbeit oder als Bühne für Selbstdarstellung genutzt und ziehen sich unnötig in die Länge, statt sich kurz und knapp der Lösung bestehender Probleme zu widmen.

Genervt vom Meeting-Wahn, der in einigen Büros herrscht, vergessen viele Mitarbeiter, dass es durchaus möglich ist, Meetings effizient zu gestalten. Allerdings ist das nicht allein Aufgabe des Leiters der Besprechung, sondern vielmehr jedes einzelnen Teilnehmers. Auch einige Teamleiter und Projektmanager sehen Meetings lediglich als notwendiges Übel und bringen sie dementsprechend halbherzig hinter sich. Doch nur, wenn alle Beteiligten ihren Teil beitragen, kann ein Meeting seinen Zweck erfüllen. Gute Vorbereitung und klare Aufgabenverteilung sind dabei die Schlüssel zu effizienten Meetings. Wenn Sie die nachfolgenden Tipps berücksichtigen, bevor Sie Ihre nächste Besprechung leiten, dürfte Ihr Meeting deutlich zielführender verlaufen als die vorangegangenen.

Falls Sie regelmäßig Meetings leiten müssen und bemerkt haben, dass diese nicht optimal verlaufen, sollten Sie zunächst die Ursachen dafür identifizieren. Erst dann können Sie eine geeignete Strategie entwickeln, um Ihre Meetings effizienter zu gestalten.

Die häufigsten Zeitfresser und Störfaktoren in Meetings:

• Unpünktlichkeit: Obwohl bereits alle im Meeting-Raum versammelt sind, sitzt Kollege X noch an seinem Schreibtisch, um E-Mails zu schreiben, und Kollege Y fällt ein, dass er sich noch mit Kaffee und Snacks versorgen muss. Das ist nicht nur respektlos gegenüber dem Leiter des Meetings, sondern auch gegenüber den pünktlichen Kollegen, die sicher ebenfalls noch die ein oder andere wichtige Aufgabe zu erledigen hätten.
   
• Keine Vorbereitung: Alle sitzen zusammen, doch keiner weiß, worum es eigentlich gehen soll. Das passiert, wenn keine Agenda mit konkreten Themenpunkten existiert oder niemand vorher einen Blick darauf geworfen hat. Es ist überaus mühsam, dann alle Teilnehmer auf den aktuellen Stand zu bringen, damit überhaupt erst eine sinnvolle Diskussion stattfinden kann. Oft verlieren Sie dabei jedoch die Aufmerksamkeit derer, die bereits bestens mit dem Thema vertraut sind.
   
• Keine Struktur: Ohne festen Ablaufplan wird es schnell chaotisch. Die Redner springen munter von einem Thema zum nächsten, reden über Punkte, die gar nicht zur Debatte stehen oder erst für ein späteres Thema relevant werden. So verlieren andere Teilnehmer schnell den Überblick, schalten ab und sehnen das Ende der Versammlung herbei.
   
• Ausufern zweitrangiger Gesprächsthemen: Mitunter debattieren einzelne Teilnehmer ausgiebig über Projektdetails, die mit dem Arbeitsalltag der anderen fast nichts zu tun haben. Oder es werden bereits ausdiskutierte Aspekte immer wieder angesprochen, ohne dass das zu einer Lösung führt. Ehe man sich versieht, wird so aus einem kurzen Update eine ausufernde Grundsatzdiskussion, die zu keinem Ergebnis führt.
   
• Unausgewogener Redeanteil: Manche Menschen haben Hemmungen, in größeren Gruppen zu sprechen, andere freuen sich darüber, endlich einmal ungestört der Selbstdarstellung frönen zu können. Wenn niemand Sorge trägt, dass alle ungefähr denselben Redeanteil haben, besteht das Risiko, dass notorische Selbstdarsteller das Meeting an sich reißen und viele gute Ideen gar nicht präsentiert werden, weil die zurückhaltenderen Teilnehmer gar nicht zu Wort kommen.
   
• Keine Leitung/Moderation: Die Person, die das Meeting leiten soll, ist selbst schlecht vorbereitet oder nicht durchsetzungsfähig und verlässt sich darauf, dass die Teilnehmer das Meeting schon zum Laufen bringen. Ob endlose Monologe, betretenes Schweigen oder das vollkommen willkürliche Springen zwischen mehr oder weniger relevanten Themen – all diese Dinge können ohne stringente Leitung passieren – und das ist in den seltensten Fällen produktiv.
   
• Keine Ergebnisse: Das Meeting ist vorbei und schon auf dem Weg zurück zum Platz fragt sich jeder, wozu es jetzt eigentlich gut war. Ohne konkrete Ergebnisse und Handlungsanweisungen ist ein Meeting tatsächlich nur verschwendete Zeit.

Jeder, der regelmäßig an Meetings teilnimmt, kennt diese Probleme. Und es ist einfach, sich darüber zu beschweren. Schwerer ist es jedoch, diese Probleme zu lösen. Und doch sollte es Aufgabe jedes Teilnehmenden sein – nicht nur derjenigen, die die Besprechung leiten. Wer jede Woche unvorbereitet in ein Meeting geht, nur um sich anschließend über dessen Überflüssigkeit zu beklagen, trägt einen großen Teil dazu bei, dass seine Meetings sinnfrei verlaufen. Besser ist es, offen konstruktive Kritik zu äußern und konkrete Verbesserungsvorschläge zu machen, statt grundsätzlich über Meetings an sich zu nörgeln. Denn liegt eine berechtigte und fundierte Kritik vor, dann kann man gemeinsam überlegen, wie sich künftige Meetings effizienter gestalten lassen.

Wenn Sie Meetings leiten, bei dem eines der oben genannten Probleme auftritt, sollten Sie nicht davor zurückschrecken, Maßnahmen zu ergreifen. Sei es, dass Sie die Zuspätkommer zurechtzuweisen oder das Meeting einfach abzubrechen, wenn sich keiner vorbereitet hat. Das kostet zwar Überwindung und sollte natürlich auch zu Ihrem Führungsstil passen. Doch solange Sie professionell und sachlich bleiben, ist es nicht falsch, die Anwesenden daran zu erinnern, dass sie durch solch ein Verhalten nicht nur ihre eigene, sondern auch die Zeit ihrer Kollegen verschwenden.

Sobald die Probleme identifiziert sind, können Sie an den Lösungen arbeiten. Und die ist oft einfacher gefunden als gedacht, denn den meisten Meetings mangelt es schlichtweg an Organisation und Moderation. Wenn Sie an diesen beiden Stellschrauben ansetzen, ist schon viel gewonnen.

Je nach Größe und Anlass kann die Vorbereitung eines Meetings unterschiedlich viel Zeit in Anspruch nehmen – mitunter zahlreiche Stunden. Doch auch wenn Sie die Besprechung leiten, müssen Sie nicht alles allein erledigen. Verteilen Sie die Aufgaben und die Moderation einzelner Tagesordnungspunkte. Je mehr Kollegen Sie schon vorab mit ins Boot holen, desto wahrscheinlicher ist es, dass alle am Gelingen des Meetings interessiert sind.

Der erste Schritt sollte die Formulierung eines klaren Ziels sein. Dient das Meeting in erster Linie der Information aller Anwesenden über den Stand bzw. Verlauf eines Projekts? Oder sollen Lösungen für konkrete Probleme gefunden oder sogar wichtige Entscheidungen getroffen werden? Darauf stimmen Sie die Vorab-Infos zum Meeting ab und ermöglichen den Teilnehmern so, sich Fragen oder Anregungen zu überlegen.

Weisen Sie schon in der Einladung darauf hin, zu welchem Bereich Entscheidungen anstehen oder Lösungen gesucht werden: So können sich die Teilnehmer vorher mit dem jeweiligen Thema auseinandersetzen. Eventuell ist es auch sinnvoll, zunächst von sämtlichen Teilnehmern Themenvorschläge zu sammeln – insbesondere, wenn nicht alle Beteiligten im selben Büro oder am selben Standort arbeiten. In diesem Fall können Sie Kommunikations- und Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 nutzen, damit die Teilnehmer ihre Notizen in der Outlook-Einladung festhalten oder in einem zur Bearbeitung freigegebenen Dokument abspeichern können.

Ist das Ziel klar und die Themenfindung abgeschlossen, liegt es nun an Ihnen, das Meeting zu strukturieren. Planen Sie einen sinnvollen Aufbau, indem Sie nicht gleich mit dem komplexesten Thema einsteigen, sondern zunächst ein oder zwei „leichte“ Themen an den Anfang stellen. So können sich die Teilnehmer zunächst an die Diskussion herantasten. Heben Sie komplexe Themen aber auch nicht bis zum Ende auf, denn bekanntlich nimmt die Konzentration im Verlauf eines Meetings deutlich ab.

Wenn Sie die Themenreihenfolge festgelegt haben, halten Sie alles übersichtlich in einer Agenda mit einzelnen Tagesordnungspunkten fest und verschicken diese mit allen relevanten Unterlagen an sämtliche Teilnehmer. Der optimale Zeitpunkt dafür hängt vom Umfang des Meetings ab. Ist viel Vorbereitungszeit notwendig, sollten die Teilnehmer mindestens eine Woche vorm Termin alle erforderlichen Informationen haben. Für kleinere Meetings reichen auch zwei oder drei Tage als Vorbereitungszeit aus.

Ein fester Zeitplan, in dem jedem Tagesordnungspunkt eine bestimmte Besprechungsdauer zugeordnet wird, verhindert, dass Diskussionen ausufern und sich ergebnislos im Kreis drehen.

Haben Sie zudem früher bereits die Erfahrung gemacht, dass effiziente Meetings in ihrer Runde oft am Verhalten der Teilnehmer scheitern, sollten Sie schon zu Beginn klare Regeln aufstellen. Auch wenn das unter Erwachsenen eigentlich selbstverständlich sein sollte, sind Hinweise darauf, dass man andere nicht ins Wort fällt, sachlich diskutiert und sich nur zum jeweiligen Themenpunkt äußert, oft notwendig und darüber hinaus auch hilfreich.

Meetings zu leiten beinhaltet mehr als nur die Begrüßung, das Vorstellen der Tagesordnungspunkte und ein Schlusswort. Nein, als Leiter der Veranstaltung sind Sie vielmehr auch der Moderator des Meetings. Sie überwachen den strukturierten Ablauf und sorgen Sie in Diskussionen dafür, dass möglichst alle Teilnehmer einbezogen werden. Mit der richtigen Moderationstechnik schaffen Sie es, Redezeiten gerecht aufzuteilen und alle Anwesenden mit Rücksicht auf ihren jeweiligen Charakter (Dauerredner, Desinteressierte, Schüchterne usw.) zu Wort kommen zu lassen.

Wenn es darum geht, Lösungen für konkrete Probleme oder Aufgaben zu finden, können Techniken wie Brainstorming oder Mindmaps helfen, auch die Ideen der zurückhaltenden Meeting-Teilnehmer in Erfahrung zu bringen. Kollegen, die sich gerne selber reden hören, können Sie mit einem Hinweis auf den Zeitplan höflich in ihre Schranken weisen.

Das Wichtigste für effiziente Meetings ist es, dass die besprochenen Pläne danach auch umgesetzt werden. Viel zu oft beschließen die Teilnehmer zwar etwas, doch legen nicht fest, wer sich bis wann darum kümmert. Aus diesem Grund sollte noch während des Meetings sowohl ein Verantwortlicher als auch eine Frist zur Umsetzung des Besprochenen vereinbart werden. Von da an gilt diese Person als Ansprechpartner für das jeweilige Thema. Im nachfolgenden Meeting kann sie dann über die Fortschritte berichten.

Damit die Teilnehmer auch nach ein paar Tagen noch wissen, was überhaupt besprochen wurde und was sie gegebenenfalls zu tun haben, sollte jemand alle wichtigen Punkte in einem Protokoll festhalten. Für Team- und Projekt-Meetings ist das Ergebnisprotokoll am besten geeignet. Dort werden tabellarisch die Ergebnisse sowie die geplanten Maßnahmen inklusive der verantwortlichen Personen und die Deadlines festgehalten. Da es sich im Gegensatz zum Gesprächsprotokoll, nicht um eine detaillierte Wiedergabe des gesamten Verlaufs handelt, kann die protokollierende Person gleichzeitig am Meeting teilnehmen und mitdiskutieren. Ein weiterer Vorteil: Kollegen, die beim Meeting nicht anwesend sein konnten, können sich über ein Ergebnisprotokoll schnell auf den neusten Stand bringen.

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