Welche Microsoft-365-Alternative ist für welche Unternehmen empfehlenswert?

Auch wenn Microsoft 365 (früher Office 365) durch seinen Funktionsumfang und seine Funktionalität überzeugt, suchen einige Unternehmen nach passenden Alternativen – sei es, weil das Abo-Modell für diese Unternehmen nicht in Frage kommt, sei es aufgrund des zu großen Funktionsumfangs oder der zu hohen Kosten. Wir haben uns die verschiedenen Microsoft-365-Alternativen auf dem Markt für Sie angesehen und präsentieren die besten Optionen.

Der immense Funktionsumfang von Microsoft 365 ist für viele Anwender der große Vorteil und einer der Hauptgründe dafür, dass Microsoft-Office-Anwendungen noch immer das Standard-Werkzeug in den meisten Unternehmen sind. Damit eine gute Microsoft-365-Alternative in Betracht gezogen werden kann, muss diese viele Funktionen erfüllen, die man auch vom Marktführer kennt.

Das Thema Datenaustausch spielt in Unternehmen eine große Rolle, und auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und Prozessen gewinnt zunehmend an Bedeutung. Wie im Angebot zum Hosted Microsoft Exchange von IONOS steht hier vor allem die gute Verfügbarkeit und die Versionshistorie im Mittelpunkt. Viele Unternehmen setzen deswegen immer noch auf Microsoft Office, da nur wenige geeignete Optionen wie etwa die Google Workspace der Google Cloud oder auch die OX App Suite diese Funktionen bieten. Daher sollten Sie bei der Suche nach einer passenden Alternative zu Microsoft 365 diesen Punkt besonders in Augenschein nehmen. Denn viele Unternehmen sind auf Exchange angewiesen und müssen, wenn sie eine ungeeignete Alternative gewählt haben, mühsam nach Workarounds suchen.

Ein weiterer zentraler Aspekt sind die Dateiformate. Denn auch eine Alternative zu Microsoft 365 muss Dateien erzeugen können, die von Usern mit dem Microsoft-Office-Paket gelesen werden können, sowie solche verarbeiten, die damit erstellt wurden. Schließlich ist Microsoft 365 in der Geschäftswelt weit verbreitet und es ist nicht immer möglich, die verschiedenen Dokumente im frei lesbaren PDF-Format auszuliefern. Wer also mit Geschäftspartnern, Partnerunternehmen oder auch Kunden gemeinsam an Dokumenten arbeiten will, sollte an die Integration der passenden Dateiformate denken. Nur so kann der freie Datenaustausch über die verschiedenen Programmgrenzen hinweg gewährleistet werden. Alternativen zu Microsoft 365, die dies nicht ermöglichen, haben wir dementsprechend nicht in den direkten Vergleich aufgenommen.

Ein anderer wichtiger Punkt für Unternehmen ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und deren Berücksichtigung innerhalb der Programme. Hier hat Microsoft 365 bereits eine Vorreiterrolle eingenommen und überzeugt durch die konsequente und vorbildliche Umsetzung. Das hat den immensen Vorteil, dass Sie als Unternehmer sich um dieses Thema weniger Gedanken machen müssen. DSGVO-Aspekte können sich bei einzelnen Alternativen, vor allem bei den kostenfreien, durchaus als problematisch erweisen. Der Datenschutz darf bei Überlegungen zu Microsoft-365-Alternativen auf keinen Fall vernachlässigt werden.

Wir haben für Sie die verschiedenen Alternativen zu Microsoft 365 im Überblick zusammengefasst. Natürlich gibt es noch viele weitere Alternativen – wir präsentieren Ihnen an dieser Stelle die populärsten Lösungen.

OpenOffice hat sich bereits seit Langem als Alternative zu Microsoft 365 etabliert. Das kostenfreie Programm bietet beinahe die gesamte Bandbreite des Office-Pakets, allerdings zeigen sich in den Feinheiten der praktischen Arbeit deutliche Unterschiede. Diese Alternative ist in erster Linie für Selbständige oder auch für kleine Unternehmen eine gute Wahl, da die Kosten damit effektiv minimiert werden können. Allerdings müssen Sie sich bei der Nutzung an die alternative Struktur des Programms und sein minimalistisches Aussehen gewöhnen. Beispielsweise sind viele wichtige Funktionen kaum auf den ersten Blick aufzufinden.

Regelmäßige Updates und Erweiterungen sorgen für Sicherheit und Stabilität. Zudem bietet OpenOffice den Vorteil, dass sich viele Funktionen über Updates und Plug-ins integrieren lassen. Sie können problemlos Dokumente aus Microsoft-Office-Anwendungen lesen und auch Dokumente in den entsprechenden Dateiformaten erstellen. Zudem überzeugt das Programm durch seinen äußerst geringen Speicherverbrauch, was vielen Nutzern ebenfalls entgegenkommt.

OpenOffice wurde zwar als Alternative zu Microsoft 365 entwickelt, kann aber bei Weitem nicht alle Möglichkeiten der Lösung von Microsoft abbilden. Vor allem in Unternehmen häufig verwendete Features, die bei der Konkurrenz von Microsoft ganz selbstverständlich sind, finden sich nicht in dem Paket. Primäre Zielgruppe von OpenOffice bleiben daher Privatanwender.

Die Google Workspace ist die professionelle Variante der für den Privatanwender frei verfügbaren Google-Apps. Die Google Workspace vereint eine Vielzahl an Funktionen und unterfüttert diese mit der Power der Google-Architektur. Dementsprechend setzen insbesondere solche Unternehmen verstärkt auf diese Lösung, die bereits auf viele Dienste von Google zurückgreifen.

Neben der problemlosen Nutzung von Office-Dateiformaten bietet diese Microsoft-365-Alternative den Vorteil, dass alle Dienste von Google bequem und ohne Einschränkungen überall genutzt werden können. Ein priorisierter Support und ein umfassendes Portfolio an Leistungen und Lösungen rundet das Angebot ab. Echtzeit-Kollaborationen sind ebenso möglich wie die Nutzung unbegrenzter Onlinespeicher, sodass diese Lösung darüber hinaus äußerst skalierungsfreundlich ist.

Bei der Google Workspace gibt es kaum Nachteile zu verzeichnen. Wer allerdings gegenüber Google und dem Mutterkonzern Alphabet skeptisch eingestellt ist und bisher noch nicht mit den verschiedenen Lösungen gearbeitet hat, ist wahrscheinlich bei einer anderen Microsoft-365-Alternative besser aufgehoben.

LibreOffice war ursprünglich eine Abspaltung von OpenOffice und basiert daher auf der gleichen Architektur. Allerdings war der eher minimalistische Ansatz von OpenOffice den Entwicklern offenbar zu wenig, sodass sich viele Komfort-Funktionen im neuen LibreOffice wieder etabliert haben. Gerade für Selbständige ist diese kostenlose Microsoft-365-Alternative durchaus eine Lösung.

Aufgrund der Ähnlichkeit zu Microsoft 365 ist das Programm äußerst einsteigerfreundlich und einfach zu nutzen. Die gängigen Dateiformate werden unterstützt, sodass Sie auch Office-Dokumente lesen, bearbeiten und speichern können. Die unkomplizierte Benutzeroberfläche und die einfache Funktionalität reduzieren zudem den Speicherverbrauch, weswegen das Programm insbesondere auf schwächerer Hardware überzeugt.

LibreOffice wurde mit dem Fokus auf Privatanwender entwickelt und bietet somit für Unternehmen nur ein sehr eingeschränktes Portfolio an Möglichkeiten. Vor allem die Arbeit in Gruppen und auch der einfache und schnelle Austausch von Dateien sind mit dieser Microsoft 365-Alternative nicht möglich. Spezielle Features lassen sich zwar integrieren, müssen aber in der Regel selbst entwickelt werden – was sehr aufwendig sein kann und oftmals nur fehlerhafte Ergebnisse liefert.

Die OX App Suite bietet hingegen viele der von Nutzern gewünschten Funktionen bereits ab Werk. Sie erfüllt zudem sämtliche Anforderungen in Sachen Datenschutz, die der deutsche Markt an Unternehmen stellt. Zudem profitieren die Nutzer von der aufgeräumten Menüführung und dem großen Funktionsumfang, sodass sich praktisch alle Aufgaben der Office Suite auch bequem und effektiv mittels OX App Suite abdecken lassen.

Die OX App Suite überzeugt in erster Linie durch ihren großen Funktionsumfang, der dem von Microsoft 365 in nichts nachsteht. Zudem bietet das Programm nicht nur eine umfassende Office-Integration mit allen Dateiformaten, sondern auch eine intelligente E-Mail-Lösung inklusive Onlinespeicher und passender E-Mail-Adressen für Ihr Unternehmen.

Mit der OX App Suite als Microsoft-365-Alternative müssen Sie sich an ein verändertes Bedienumfeld gewöhnen. Das bedeutet zunächst eine erhebliche Umstellung in den verschiedenen Programmen und Programm-Ebenen. Einmal erfolgt, werden Sie den Umstieg allerdings kaum mehr bereuen.

iWork for iCloud ist die Apple-eigene Alternative zu Microsoft 365. Daher findet diese Lösung vor allem in solchen Unternehmen Verbreitung, die bereits über eine bestehende Apple-Peripherie verfügen und diese Programme somit eher nativ nutzen. Wer bisher im Microsoft-Universum beheimatet ist und somit keine Geräte von Apple im Unternehmen nutzt, wird von dieser Lösung kaum profitieren. Sind jedoch die entsprechenden Geräte vorhanden, kann iWord eine sehr gute Microsoft-365-Alternative darstellen und mit seinen Leistungen und Möglichkeiten überzeugen.

Diese kostenlose Lösung ist ideal für alle Apple-Freunde: Sie ist vollständig mit iOS kompatibel und auf sämtlichen Apple-Geräten, seien es MacBook, iMac, iPad oder iPhone, uneingeschränkt nutzbar. Auch kollaboratives Arbeiten, also z. B. die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments durch verschiedene User, ist damit möglich.

Die Verwendung von iWork for iCloud ist nur für Unternehmen mit einer bestehenden Apple-Architektur wirklich sinnvoll. Zwar lässt sich diese Alternative zu Microsoft 365 auch auf Windows-PCs verwenden, allerdings muss dann mit Onlineversionen der Apple-Programme Pages, Numbers und Keynote gearbeitet werden, deren Funktionsumfang in diesem Fall lediglich eingeschränkt ist. Der Mehrwert der iCloud kommt also nur in Verbindung mit dem Apple-Betriebssystem so richtig zum Tragen. Auf vielen Tablets und Smartphones (z. B. Android-Handys) lässt sich iWork for iCloud (noch) nicht nutzen.

Wenn Sie sich für eine Alternative zu Microsoft 365 entscheiden, profitieren Sie häufig von verschiedenen Vorteilen der einzelnen Systeme. Dies kann beispielsweise dann für Unternehmen von Vorteil sein, wenn die Bandbreite an Möglichkeiten der Office-Suite entweder zu groß ist oder nicht den eigenen Anforderungen entspricht. Auch das Thema DSGVO sollte in jedem Fall berücksichtigt werden, damit Sie dauerhaft von der von Ihnen gewählten Variante profitieren.

Bei der Wahl einer Microsoft-365-Alternative empfiehlt es sich, nichts zu überstürzen und alle Vor- und Nachteile gut gegeneinander abzuwägen, da diese Alternativen in der Regel über einen langen Zeitraum genutzt werden. Lösungen wie die Google Workspace oder auch die OX App Suite können Microsoft 365 auch im professionellen Umfeld gut ersetzen. Haben Sie allerdings bereits die gesamte Peripherie inklusive Exchange-Server auf Office ausgerichtet, will eine Microsoft-365-Alternative gut überlegt sein. Manchmal ist es sinnvoller, beim Marktführer zu bleiben und weiter von den vielen Vorteilen und der exzellenten Update-Politik zu profitieren.