Microsoft Exchange: Welche Alternativen gibt es?

Mit Microsoft Exchange Server können Unternehmen sämtliche E-Mails, Termine und Dokumente zentral verwalten, sodass eine große Gruppe von Mitarbeitern Zugriff darauf hat und sogar gleichzeitig daran arbeiten kann. In einer Arbeitswelt, die immer mehr auf Mobilität und Flexibilität setzt, wird auf diese Weise die einfache und zeitsparende Zusammenarbeit ermöglicht.

Die Software ist speziell auf die Windows-Infrastruktur, insbesondere die Verwendung mit Outlook, zugeschnitten und gehört deshalb zu den am weitesten verbreiteten Exchange-Server-Lösungen. Doch das bedeutet nicht, dass es keine Alternative zu Exchange gibt. Je nach Aufbau und Flexibilität Ihrer IT-Infrastruktur können die Produkte anderer Anbieter durchaus besser für Sie geeignet sein. Bevor Sie sich für eine Exchange-Server-Alternative entscheiden, sollten Sie sich jedoch eingehend mit den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Software-Lösungen beschäftigen.

Microsoft Exchange Server bietet vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen viele Vorteile, da die Server extern angemietet werden können und deshalb keine kostenintensive Verwaltung der IT-Infrastruktur im eigenen Haus notwendig ist. Im Gegenzug dazu behält man bei einer sogenannten On-Premises-Lösung (d. h. die Server werden direkt am eigenen Standort untergebracht) die volle Kontrolle über die Daten, muss sich aber auch um die Verwaltung der Server (inkl. kumulativer Updates, Datenpflege etc.) kümmern. Das ist für kleinere Unternehmen oft nicht umsetzbar.

Aufgrund der großen Verbreitung der Microsoft-Produkte ist der Umgang mit ihnen für Mitarbeiter meist sehr unkompliziert: Outlook ist der wahrscheinlich bekannteste E-Mail-Client der Welt. Doch die Verwaltung des Servers empfindet nicht jeder Administrator als optimal. Deshalb suchen IT-Experten oft nach einer Alternative zu Exchange. Ein wesentlicher Grund dafür ist auch, dass mit dem Microsoft-Produkt Lizenzkosten einhergehen. Gerade kleinere Organisationen bevorzugen allerdings kostenlose Varianten des Mail-Servers.

Exchange ist zurecht so beliebt. Die Software bietet viele nützliche Features und umfassende Verwaltungsoptionen. Doch für einige Anwender und Administratoren ist die Microsoft-Software trotzdem nicht die richtige. Viele Nutzer möchten beispielsweise eine Exchange-Alternative, die Open Source ist. Andere suchen einfach nach passenderen Funktionen.

Auch Google bietet eine Alternative zu Exchange. In der Google Workspace findet man alle erdenklichen Werkzeuge, die man bei der täglichen Büroarbeit benötigt. Vielen Nutzern sind Gmail und Google Docs ohnehin aus dem privaten Umfeld bekannt. Auch Google Hangouts sind in der Produktpalette enthalten und geben Teams weitere Möglichkeiten zur Kommunikation. Mit der kostenpflichtigen Google Workspace bringt man die umfangreichen Funktionen auf ein professionelles Level. Dann können Sie beispielsweise auch Ihre eigene E-Mail-Domain verwenden. Außerdem stehen Administratoren in der Profi-Version mehrere Verwaltungsoptionen zur Verfügung: Rechte verteilen, Gruppen zusammenstellen und Sicherheitsbeschränkungen einpflegen.

Die Google Workspace ist für die Arbeit in der Cloud von Google konzipiert. Der Vorteil dabei: Alles ist perfekt eingestellt und Mitarbeiter können von jedem Ort aus arbeiten und dabei auf alle Daten zugreifen. Es ist aber nicht möglich, die Programme über einen eigenen Server laufen zu lassen.

Open Source mit hohen Sicherheitsstandards: Die Software Kolab steht jedem frei zur Verfügung und kann mit genügend Fachwissen auch an die eigenen Anforderungen angepasst werden. Seinen Ursprung hat das System beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Das Amt hatte diese Software in Auftrag gegeben, folglich ist es nicht verwunderlich, dass diese Exchange-Alternative sehr auf Sicherheit und Datenschutz achtet.

Standardmäßig ist ein Spam- und Virenschutz in der Software aktiviert. Hierbei – wie auch bei vielen anderen Funktionen – setzt Kolab auf bereits vielfach getestete Open-Source-Module, die auch in anderen Projekten zum Einsatz kommen. Interessant sind die vielen Anbindungen zu anderen Kollaborationslösungen wie OwnCloud.

Da Kolab Open Source ist, können Sie die Groupware-Software einfach auf einem Linux-System installieren. Es ist aber auch möglich, auf die Dienste des Unternehmens Kolab Enterprise zurückzugreifen. Hierbei stehen Ihnen alle Funktionen bereits in einer gehosteten Cloud zur Verfügung. Die Installation und Konfiguration der Groupware-Lösung müssen Sie also nicht selbst übernehmen.

Auch Zimbra ist Open Source und kann von jedem frei verwendet werden. Man erhält dann einen starken E-Mail-Dienst, über den das ganze Unternehmen die Kommunikation regeln kann. Nutzer können über den Browser auf ihr E-Mail-Postfach zugreifen. Zimbra bietet alle Funktionen, die man bei der Verwaltung von Mails, Kalendern, Kontakten und Notizen benötigt. Neben der Gratisversion steht Nutzern auch eine kostenpflichtige Variante zur Verfügung. Mit dieser sind Verbindungen (per MAPI) zu E-Mail-Clients wie beispielsweise Outlook möglich.

Bereits in der Open-Source-Variante ist eine Unterstützung für ActiveSync inklusive. Diese Technik von Microsoft ermöglicht es, dass Daten über mehrere Geräte hinweg synchronisiert werden können. Die Software lässt sich auf verschiedenen Linux-Distributionen installieren.

Kerio Technologies entwickelt Software-Lösung für Unternehmen. Die Exchange-Alternative des Unternehmens heißt Connect. Dabei handelt es sich um einen Mailserver, der praktischerweise unter Linux, Windows und auch macOS läuft. Der Hersteller der Software bewirbt das Produkt außerdem mit dessen leichter Einrichtung: Innerhalb von nur 20 Minuten soll es möglich sein, dass Mitarbeiter gemeinsam in der Exchange-Alternative arbeiten. Kerio Connect lässt sich dabei entweder über das lokale Rechenzentrum oder über eine Cloud verwalten.

Ein besonderes Feature der Software ist der eigene Instant-Messaging-Dienst. Hierüber können Mitarbeiter der Organisation schnell Informationen miteinander austauschen, ohne eine komplette E-Mail schreiben zu müssen. Da der Dienst über XMPP läuft, kann auch Software von anderen Herstellern für die Chatfunktion eingesetzt werden. Das gilt auch für den Mail-Dienst: Man kann mit unterschiedlichen Clients auf seine E-Mails zugreifen oder die Webanwendung von Kerio verwenden. Zusätzlich setzt Kerio Connect – wie auch andere Alternativen – auf Microsoft ActiveSync, um Nachrichten an mobile Geräte zu verteilen.

Eine weitere leistungsstarke Alternative zu Exchange: CommuniGate Pro liefert alle Funktionen, die man für die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens benötigt. Neben dem Mail-Dienst kann man auch Notizen, Kalender und Aufgaben mit den Kollegen teilen. Um auf die Funktionen des Servers zuzugreifen, können verschiedene Client-Programme wie etwa Outlook, Thunderbird oder Mail von Apple eingesetzt werden. Zusätzlich bietet CommuniGate Pro auch eine eigene Webanwendung, die sich einfach über den Browser aufrufen lässt und verschiedene Layouts bietet.

Zusätzlich können Unternehmen mit CommuniGate Pro auch VoIP und Instant Messaging realisieren. Für kleine Organisationen steht die Software kostenfrei zur Verfügung. Wer die Exchange-Alternative mit mehr als fünf Mitarbeitern nutzen möchte, muss eine Lizenz kaufen.

Das deutsche Unternehmen Intra2Net hat mit dem Business Server eine Groupware-Lösung konzipiert, die sich in erster Linie an kleine und mittlere Unternehmen (5 bis 250 Mitarbeiter) wendet. Bei Intra2Net handelt es sich vor allem um einen E-Mail-Server mit allen wichtigen Groupware-Funktionen. Nachrichten, Notizen, Kontakte und Kalender können genauso einfach geteilt werden, wie man es auch von anderen Exchange-Server-Alternativen her kennt. Das Postfach wird dabei vor Spam, Viren und Phishing geschützt.

Sicherheit spielt auch sonst eine große Rolle bei Intra2Net. Der Server dient als Zugangspunkt zum Internet für alle Mitarbeiter. Dementsprechend lassen sich auch Firewall, DNS, Intranet und VPN über die Software regeln. Besonders interessant: Man kann eine Lizenz für die Software kaufen und Intra2Net auf den eigenen Geräten laufen lassen. Oder man erwirbt die Geräte gleich mit, denn das Unternehmen bietet auch entsprechende Server-Hardware an. Mitarbeiter können per Webanwendung oder mobile App auf die Funktionen des Mail-Servers zugreifen.

Egal, ob Sie eine Exchange-Alternative, die kostenlos und Open Source ist, suchen oder gleich die gesamte Hardware mitbestellen wollen: Mindestens eines der vorgestellten Produkte bietet sicherlich die passende Lösung. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Merkmale der Groupware-Server übersichtlich zusammen.