Mitarbeiter anmelden: So funktioniert die Personalanmeldung

Möchten Sie als Unternehmer oder Unternehmerin sozialversicherungspflichtige Mitarbeitende, Minijobber oder Auszubildende einstellen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, diese bei verschiedenen Behörden anzumelden.

Kurzanleitung: Personalanmeldung

1. Wenn noch nicht geschehen, Betrieb anmelden: Betriebsnummer, Berufsgenossenschaft und Finanzamt
2. Arbeitnehmerunterlagen anfordern
3. Mitarbeitende bei zuständigen Stellen melden: Finanzamt, Sozialversicherung, Minijob-Zentrale bei Minijobbern

Beachten Sie beim Arbeitnehmer-Anmelden die jeweiligen Fristen und etwaige Ausnahmen.

Voraussetzungen für die Anmeldung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Ein Unternehmer oder eine Unternehmerin, der oder die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen möchte, muss seinen Betrieb zunächst bei allen erforderlichen Einrichtungen anmelden.

Die Beschäftigung von Arbeitnehmenden setzt Folgendes voraus:

• Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit
• Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
• Registrierung beim Finanzamt

Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit

Die achtstellige Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit ist die Voraussetzung für die Meldung zur Sozialversicherung und muss von Unternehmern seit dem 01.01.2017 elektronisch beantragt werden. Die Agentur für Arbeit bietet dafür unter www.arbeitsagentur.de/unternehmen/betriebsnummern-service ein Online-Formular an.

Änderungsmitteilungen werden telefonisch sowie per Fax oder E-Mail entgegengenommen.

Die Betriebsnummer muss lediglich einmal vor der Einstellung des ersten Arbeitnehmenden beantragt werden und dient später der An- und Abmeldung bei der Krankenkasse sowie der Abrechnung von Beiträgen zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Darüber hinaus wird die Betriebsnummer für betriebsbezogene Arbeitsgenehmigungen und Unfallanzeigen bei der Berufsgenossenschaft benötigt.

Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Beschäftigte eines Unternehmens sind kraft Gesetzes unfallversichert. Ein neu gegründetes Unternehmen muss daher innerhalb einer Woche beim zuständigen Unfallversicherer angemeldet werden. Unfallversicherer für privatrechtliche Unternehmen ist die gewerbliche Berufsgenossenschaft der jeweiligen Branche oder die zuständige landwirtschaftliche Berufsgenossenschaft (LBG). Da die gesetzliche Unfallversicherung in aller Regel nur für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gilt, müssen Arbeitgebende sich selbst gegen Unfallrisiken absichern.

Die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung trägt das Unternehmen, das die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Die Höhe der Beiträge hängt von der Gefahrklasse des betreffenden Unternehmens ab.

Registrierung beim Finanzamt

Stellen Sie als Unternehmer oder Unternehmerin zum ersten Mal einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin ein, haben Sie die Wahl, die Lohnabrechnung selbst durchzuführen oder einen Steuerberater bzw. eine Steuerbaterin damit zu beauftragen.

Für Selbstabrechnende ist vor der Personaleinstellung eine Registrierung beim Finanzamt vorgeschrieben. Wurde eine dritte Person mit der Lohnabrechnung beauftragt, genügt es, wenn diese registriert ist. Die Registrierung beim Finanzamt ist eine Voraussetzung dafür, dass Sie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beim Finanzamt anmelden und Lohnsteuer abführen können.

Führen Sie die Lohnabrechnung nicht selbst durch, erfolgt auch die Anmeldung von Arbeitnehmenden durch das beauftragte Steuerbüro.

Benötigte Unterlagen für die Anmeldung

Damit Sie einen neuen Mitarbeiter bzw. eine neue Mitarbeiterin ordnungsgemäß bei allen erforderlichen Stellen anmelden können, benötigen Sie folgende Unterlagen von ihm oder ihr:

• Arbeitserlaubnis (nur bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Ländern)
• Steueridentifikationsnummer
• Sozialversicherungsausweis
• Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebenden
• Mitgliedsbescheinigung einer Krankenkasse
• Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
• ggf. Nachweis der Elternschaft
• ggf. Schwerbehindertennachweis
• ggf. Nachweise je nach Berufsfeld und Branche (z. B. Bescheinigung über Belehrung von Lebensmittelpersonal gemäß § 43 Infektionsschutzgesetz

Wo müssen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angemeldet werden?

Die Einstellung von sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitenden oder Auszubildenden erfordert in jedem Fall die Meldung zur Sozialversicherung. Rechnen Sie selbst ab, ist zudem die Anmeldung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin beim Finanzamt erforderlich.

Minijobber werden bei der Minijob-Zentrale angemeldet. Diese wickelt auch die Meldung zur Sozialversicherung ab.

Sozialversicherung

Wenn Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen, die in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung pflichtversichert sind (was der Normalfall ist), sieht der Gesetzgeber folgende Meldepflichten vor:

• Anmeldung
• Abmeldung
• Jahresmeldung
• Unterbrechungsmeldung
• sonstige Entgeltmeldungen

Für die Anmeldung benötigen Sie vom Arbeitnehmer bzw. von der Arbeiternehmerin die Bescheinigung zur Mitgliedschaft in einer Krankenkasse, die als Anlaufstelle für alle Fragen rund um die Sozialversicherung fungiert.

Über die An-, Ab- und Ummeldung hinaus sind Sie verpflichtet, entsprechende Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sozialversicherungsrechtlich einzuordnen, Sozialversicherungsbeiträge im Rahmen der Lohnabrechnung zu berechnen und in Form eines Beitragsnachweises an die jeweilige Einzugsstelle zu übermitteln.

Der Einzug der Sozialversicherungsbeiträge erfolgt im Lastschriftverfahren durch die Krankenkasse des Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin.

Die Beiträge zu den verschiedenen Zweigen der Sozialversicherung werden jeweils zur Hälfte von Ihnen und den jeweiligen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern getragen.

Die Übermittlung des Beitragsnachweises muss ausschließlich auf elektronischem Weg und mit gesicherter, verschlüsselter Datenübertragung erfolgen. Dazu stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Die Übermittlung über ein kommerzielles systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über sv-net, die kostenlose elektronische Ausfüllhilfe der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenkasse (ITGS).

Die Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt mit der ersten Lohnabrechnung und spätestens 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Der Beitragsnachweis muss bei der Krankenkasse monatlich spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag um 0:00 Uhr eingehen. Geht der Beitragsnachweis zu spät ein, ist die Krankenkasse zur Schätzung berechtigt.

Arbeitgebende, die es versäumen, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer innerhalb der gesetzlichen Frist bei der Sozialversicherung anzumelden, begehen eine Ordnungswidrigkeit, die mit hohen Geldbußen geahndet werden kann.

Finanzamt

Arbeitgebende, die die Lohnsteuer selbst berechnen, müssen neue Mitarbeitende beim zuständigen Finanzamt anmelden, um alle für die Abrechnung relevanten Lohnsteuerabzugsmerkmale abfragen zu können. Diese umfassen:

• Steuerklasse und Faktor (bei Steuerklasse IV)
• Kirchensteuermerkmal des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin sowie des Lebenspartners bzw. der Lebenspartnerin (falls vorhanden)
• Zahl der Kinderfreibeträge
• Lohnsteuerfreibetrag und Hinzurechnungsbetrag

Erfolgt die Lohnsteuerabrechnung über ein Steuerbüro, übernimmt dieses die Registrierung des Betriebs sowie die Anmeldung neuer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Die Mitarbeiteranmeldung beim Finanzamt erfolgt über das ELStAM-Verfahren (kurz für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale). Sie können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf verschiedene Weise anmelden: online über das Portal ELSTER oder über eine Lohnabrechnungssoftware.

Um eine Angestellte oder einen Angestellten anmelden zu können, benötigen Sie von ihr oder ihm folgende Informationen:

• Geburtsdatum
• Steueridentifikationsnummer

Darüber hinaus müssen Sie angeben, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt und in welcher Höhe der Lohnsteuerfreibetrag genutzt werden soll. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind Sie außerdem zur Abmeldung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin verpflichtet.

Besonderheiten bei der Anmeldung neuer Mitarbeitender

Minijobber

Minijobber werden weder bei der Krankenkasse noch beim Finanzamt angemeldet. Stattdessen besteht eine Meldepflicht gegenüber der Minijob-Zentrale, die als Melde- und Einzugsstelle für geringfügige Beschäftigung fungiert. Trägerin ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (DRV KBS).

Auch geringfügig Beschäftigte sind von Arbeitgebenden sozialversicherungsrechtlich zu beurteilen. Die Minijob-Zentrale stellt zu diesem Zweck einen Personalfragebogen zur Verfügung. Diesen können Sie auf der Website der Meldestelle kostenlos herunterladen.

Die Anmeldung von Minijobbern erfolgt ebenfalls mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens jedoch 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn.

Sofortmeldungspflicht

Um Schwarzarbeit vorzubeugen, sieht der Gesetzgeber für besonders stark betroffene Branchen eine Sofortmeldepflicht vor. Diese erfolgt zusätzlich zur regulären Anmeldung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin. Das Beschäftigungsverhältnis ist in diesem Fall noch am Tag der Arbeitsaufnahme zu melden.

Gemäß § 28a Abs. 4 SGB IV gilt die Sofortmeldepflicht für folgende Wirtschaftsbereiche:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und das damit verbundene Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
• Fleischwirtschaft
• Prostitutionsgewerbe
• Wach- und Sicherheitsgewerbe

Die Sofortmeldepflicht gilt sowohl für Voll- und Teilzeitbeschäftigte als auch für Minijobber. Sie erfolgt auf elektronischem Weg direkt an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) – wahlweise über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder eine Ausfüllhilfe wie sv-net.

Kosten bei der Anmeldung von Arbeitnehmenden

Die Anmeldung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei der Sozialversicherung oder beim Finanzamt ist kostenlos. Für Arbeitgebende entstehen im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses jedoch Kosten für Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeberanteil). Zudem tragen Arbeitgebende die Gesamtkosten für die Unfallversicherung ihres Personals.

Checkliste zur Mitarbeiteranmeldung

1) Meldepflichten bei Beschäftigung von Mitarbeitenden

Möchten Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen, bestehen folgende Meldepflichten:

• Betrieb bei der Agentur für Arbeit registrieren (Betriebsnummer)
• Betrieb beim zuständigen Unfallversicherer anmelden (Berufsgenossenschaft je nach Branche)
• Betrieb beim Finanzamt registrieren

2) Meldepflichten je nach Wirtschaftsbereich und Beschäftigungsverhältnis

Prüfen Sie zunächst, ob es sich um ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis oder eine geringfügige Beschäftigung handelt und ob eine Pflicht zur Sofortanmeldung vorliegt.

Minijobber:

• Anmeldung bei der Minijob-Zentrale (binnen 6 Wochen)

Minijobber (sofortmeldepflichtig):

• Anmeldung bei der DSRV (am Tag der Einstellung)
• Anmeldung bei der Minijob-Zentrale (binnen 6 Wochen)

Sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmende/Auszubildende:

• Anmeldung zur Sozialversicherung (mit der ersten Lohnabrechnung / binnen 6 Wochen)
• Anmeldung beim Finanzamt (mit der ersten Lohnabrechnung / binnen 6 Wochen)

Sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmende/Auszubildende (sofortmeldepflichtig):

• Anmeldung bei der DSRV (am Tag der Einstellung)
• Anmeldung zur Sozialversicherung (mit der ersten Lohnabrechnung / binnen 6 Wochen)
• Anmeldung beim Finanzamt (mit der ersten Lohnabrechnung / binnen 6 Wochen)

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