Moderationstechniken für effiziente Meetings

Mit dem Wort „Moderation“ assoziieren viele Menschen zunächst Entertainer aus Fernsehen und Radio. Und auch wenn ein Meeting im Normalfall wenig mit einer Unterhaltungsshow zu tun hat – ohne gekonnte Moderation schalten die Anwesenden auch dort schnell ab und das Meeting läuft ins Leere. Allerdings geht es im Berufsleben meist weniger um kurzweilige Unterhaltung als vielmehr um konstruktive und ergebnisorientierte Diskussionen. Nichtsdestotrotz kann man sich bei guten Entertainern einiges abgucken, denn im Kern geht es immer darum, das Interesse der Teilnehmer zu wecken und zielführende Gespräche anzuregen.

In Meetings treffen Menschen aufeinander, deren Motivation, Wissensstand, Blickwinkel und Persönlichkeit völlig unterschiedlich sein können. Ihre Gemeinsamkeit besteht darin, dass sie am selben Projekt arbeiten, das sie so erfolgreich wie möglich abschließen wollen. Der Leiter eines Meetings hat nun die Aufgabe, die verschiedenen Teilnehmer so einzubeziehen, dass sie voneinander profitieren und jeder seinen Teil zur erfolgreichen Teamarbeit beitragen kann. Doch das ist keine leichte Aufgabe. Da gibt es die Selbstdarsteller, die gerne viel reden, ohne viel zu sagen, die Zurückhaltenden, die gute Ideen für sich behalten, weil sie ungern im Mittelpunkt stehen, die Unvorbereiteten, die Zuspätkommer, die Widersprecher, die Prinzipienreiter usw.

Möchten Sie ein Meeting effizient leiten, müssen Sie dafür sorgen, dass möglichst viele der Anwesenden gleichberechtigt zu Wort kommen und keiner auf Kosten der anderen den größten Redeanteil an sich reißt. Verschiedene Moderationstechniken helfen, dieses Ziel mit wenig Aufwand zu erreichen. Mit ihrer Hilfe lassen sich Redezeiten gerecht gestalten, ausschweifende Diskussionen wieder zum Kern der Ausgangsfrage zurückbringen und schüchterne Kollegen aus der Reserve locken, ohne dass sich dabei jemand auf den Schlips getreten fühlt.

Um zu verstehen, an welchen Punkten die verschiedenen Moderationstechniken ansetzen und welche davon am besten für bestimmte Probleme geeignet sind, müssen Sie zunächst die konkreten Aufgaben eines Moderators kennen:

• Ablauf des Meetings planen und steuern
• Ziel des Meetings formulieren und die Teilnehmer bei Bedarf daran erinnern
• Fakten zusammenfassen, um alle Teilnehmer auf den gleichen Wissensstand zu bringen
• darauf aufbauend zielorientierte Fragen formulieren
• alle Anwesenden zur Teilnahme motivieren
• dominante Redner im Zaum halten
• stille Teilnehmer miteinbeziehen
• zu stark ausufernde Diskussionen zu Nebenthemen verhindern
• Streitgespräche entschärfen (ggf. zwischen den Parteien vermitteln)
• offene, konstruktive Atmosphäre schaffen

Wenn Ihnen das als Moderator gelingt, sind die Voraussetzungen für ein konstruktives Meeting gegeben.

Immer wieder wird bemängelt, wie oft sich Meetings unnötig in die Länge ziehen und nach endlosen Diskussionen nicht einmal brauchbare Ergebnisse oder Lösungen liefern. Das kann verschiedene Ursachen haben, doch ein kompetenter Moderator kann vielen davon entgegenwirken, indem er die richtige Strategie anwendet. Moderationstechniken gehören also zu den Soft Skills, die sich jede Führungskraft und alle, die regelmäßig Meetings leiten, aneignen sollten.

Selbstverständlich passt nicht jede Technik zu jedem Meeting. Es kommt stets auf die Zusammensetzung der Teilnehmer und vor allem auf den Zweck des Meetings an. Es folgt nun ein Überblick bewährter Moderationsmethoden. Bevor Sie sich für eine Methode entscheiden, sollten Sie sich aber stets fragen, welchem Zweck sie dient und ob sie damit für Ihr Meeting angemessen ist.

Wenn bei einem Meeting Menschen zusammenkommen, die sich noch nicht kennen oder bislang nur per E-Mail miteinander kommuniziert haben, dann ist eine Vorstellung eigentlich unumgänglich. Dabei können Sie zwischen verschiedenen Varianten wählen. Die einfachste und am häufigsten genutzte ist sicherlich die Selbstvorstellung, bei der die Anwesenden der Reihe nach ihren Namen, ihre Aufgabe im Unternehmen und eventuell noch einige Fakten zum beruflichen Werdegang nennen.

Wenn Sie mehr Zeit haben und eine vertrautere Atmosphäre schaffen wollen, können Sie auch auf Techniken wie das Partnerinterview setzen, bei dem sich zwei der Anwesenden gegenseitig interviewen, oder auf die Fremdvorstellung, bei der sich Sitznachbarn nach einem kurzen Austausch jeweils gegenseitig vorstellen. Bei einem Meeting innerhalb eines kleinen bis mittelgroßen Betriebes, bei dem vertraute Kollegen schnell eine Lösung zu einem bestehenden Problem brauchen, sollten Sie allerdings auf langwierige Vorstellungsrunden verzichten.

Der Moderator fragt die Teilnehmer vor Beginn des eigentlichen Meetings, was sie vom Meeting erwarten, auf welche Antworten und Problemlösungen sie hoffen oder was sie sich für den Verlauf des Meetings wünschen. Diese Methode lässt sich dazu nutzen, schnell Themen zu sondieren, die den Teilnehmern besonders wichtig sind, oder die bereits vorgegebenen Themen zu gewichten. Wichtig ist hierbei, dass der Moderator keine Wertung vornimmt und alle Antworten mit der gleichen Aufmerksamkeit behandelt.

Diese Methode eignet sich insbesondere für Runden, in denen sich die Anwesenden bereits kennen und schon mehrmals in Meetings aufeinandergetroffen sind.

Manchmal gerät der Zeitplan eines Meetings durcheinander, weil Sie als Organisator den Gesprächsbedarf zu einzelnen Tagesordnungspunkten falsch eingeschätzt haben. Im Meeting stellt sich dann heraus, dass die ursprünglich als wenig bedeutsam angesehenen Punkte kontrovers diskutiert werden (müssen) und sich das Meeting deshalb beträchtlich in die Länge zieht.

Das umgehen Sie, indem Sie Ablauf und Zeitplan gemeinsam mit den Teilnehmern erarbeiten. Sie verschicken zwar eine Agenda mit Tagesordnungspunkten, doch die Reihenfolge und zeitliche Gewichtung legen sie zu Beginn des Meetings gemeinsam fest. Dafür schreiben Sie alle Themenpunkte auf ein Plakat und fordern anschließend jeden Teilnehmer auf, die für ihn wichtigsten oder interessantesten Themen zu markieren. Das kann zum Beispiel nach dem Ampelsystem geschehen oder indem jeder Teilnehmer Punkte für Themen vergibt, die ihm besonders wichtig sind. So sehen Sie auf einen Blick, welche Themen Priorität haben, und können Ablauf und Zeitplan entsprechend anpassen.

Wenn in dem Meeting neue Ideen für Projekte entwickelt oder interne Prozesse verbessert werden sollen, ist das gemeinsame Brainstorming nach wie vor die beste Methode, um zu einem Ergebnis zu kommen, mit dem alle zufrieden sind. Gleichzeitig fördern Sie mit dieser Methode die Kreativität der Teilnehmer und beziehen auch zurückhaltende Kollegen mit ein.

Für die konkrete Vorgehensweise gibt es eine riesige Auswahl an Brainstorming-Konzepten. Sie können zum Beispiel einen relevanten Startbegriff nennen und die Teilnehmer dann ihre Assoziation durch Zurufe verkünden lassen. Oder sie geben Themencluster auf sogenannten Reizwortplakaten vor, zu denen die Teilnehmer dann stichpunktartig Ideen aufschreiben. Wenn sie das auf kleinen Karteikarten tun, lassen sich diese anschließend sehr gut ordnen, priorisieren und miteinander in Zusammenhang bringen.

Anschließend werden die Ideen ausgewertet, diskutiert und weiterentwickelt, sodass im Optimalfall aus den populärsten Ideen ein Ergebnis entsteht, mit dem alle einverstanden sind.

Falls Sie sich nicht sicher sind, ob alle Teilnehmer mit dem Verlauf und dem Ergebnis des Meetings zufrieden sind, können Sie zum Schluss einfach danach fragen. Falls Feedback nur von einigen wenigen Personen kommt oder sich überhaupt kein Teilnehmer zu Wort meldet, dann können Sie auch für das Fazit auf das Punkte- oder Ampelsystem zurückgreifen. Nur sind nun anstatt der Tagesordnungspunkte die besprochenen Ergebnisse zu bewerten. So können Sie sicher sein, dass sich alle Anwesenden beteiligen und erhalten einen guten Eindruck davon, wie zufrieden sie mit dem Ausgang des Meetings sind.

Aus unseren bisherigen Ausführungen können Sie schon ableiten, dass es als Moderator vor allem darauf ankommt, zur richtigen Zeit die richtigen Fragen zu stellen, um alle Anwesenden in das Gespräch miteinzubeziehen. Als Moderator sollten Sie wissen, wie Sie den Verlauf einer Diskussion mit unterschiedlichen Fragetechniken beeinflussen können. Allein durch die bewusste Wahl von offenen, geschlossenen und zielorientierten Fragen können Sie das Gespräch in die gewünschte Richtung lenken.

Wichtig ist dabei aber stets, dass Sie als Moderator soziale Kompetenz zeigen. Das bedeutet, dass Sie neutral und objektiv bleiben, wenn es darauf ankommt, und nicht versuchen, Ihre eigenen Ansichten durchzudrücken. Gleichzeitig müssen Sie aber auch Durchsetzungsvermögen zeigen können, wenn es gilt, unfaire Diskussionen oder das Abdriften von den Kernthemen zu verhindern.

Bei den bisher beschriebenen Moderationstechniken sind wir von kleineren Projekt- oder Teammeetings ausgegangen, wie sie im Büroalltag ständig vorkommen. Es gibt allerdings auch große Belegschaftsmeetings in Unternehmen oder firmenübergreifende Konferenzen mit weitaus größeren Teilnehmerzahlen. Bei diesen ist es eine besondere Herausforderung, alle Teilnehmer zu erreichen und miteinzubeziehen. Das erfordert spezielle Strategien, von denen wir die drei bekanntesten kurz vorstellen:

• World Café: Die Teilnehmer werden in kleine Gruppen von etwa acht Personen mit jeweils einem „Verantwortlichen“ eingeteilt und diskutieren innerhalb ihrer Gruppen jeweils eine vorgegebene Fragestellung. Nach einer festgelegten Zeit wechseln alle Teilnehmer die Gruppe. Sie gehen zum nächsten „Verantwortlichen“, der die Fragestellung sowie die vorherige Diskussion zusammenfasst, und entwickeln dort ihre Ideen zum nächsten Thema. Mit diesem Modell lassen sich Cluster- und Brainstorming-Ansätze gut auf große Gruppen übertragen.
• Open Space: Auch bei diesem Modell finden sich die Teilnehmer in kleinen Gruppen zusammen, um Fragen zu diskutieren. Diese erarbeiten sie allerdings selbst – die Gruppen behandeln also keine vorgegebenen Themen. In der Diskussionsphase können sie frei von einer Gruppe zur nächsten wechseln, wenn sie das Gefühl haben, nichts mehr zu einem Thema beitragen zu können oder wenn sie sich einen Überblick verschaffen bzw. sich Inspiration aus anderen Gruppen holen wollen.
• Zukunftskonferenz: Hier halten die Teilnehmer ebenfalls in kleinen Gruppen ihre ideale Vorstellung von der Zukunft fest. Das kann zum Beispiel generelle Abläufe in einem Unternehmen, den Umgang mit gesellschaftlich relevanten Veränderungen (wie zum Beispiel politische Konflikte, Umweltthemen usw.) oder auch die Lösung eines konkreten Problems im Unternehmen betreffen.

Bei all diesen Methoden werden die Ideen der Gruppen am Ende zusammengetragen und bilden die Basis für eine gemeinsame Lösung, die die Haltung der einzelnen Teilnehmer berücksichtigt.