Nachfragen per E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch (mit Muster)

Nach dem Vorstellungsgespräch kann das Warten auf die Antwort des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin die Nerven strapazieren. Einfach schnell nachfragen wirkt von Tag zu Tag verlockender. Doch die Nachfrage sollte keinesfalls unbedacht und aus dem Moment heraus geschehen –besser ist es da, sich an ein Muster zu halten.

Vor der Nachfrage: Was gilt es nach einem Vorstellungsgespräch zu tun?

Bevor Sie überhaupt eine Nachfrage per E-Mail – einen sogenannten Nachfassbrief– senden, gibt es noch andere Wege, wie Sie in Erinnerung bleiben können.

• Visitenkarten: Fragen Sie direkt nach dem Gespräch nach Visitenkarten. Dies hat zwei Vorteile: Zum einen setzen Sie sich so eventuell von der Masse der Bewerberinnen und Bewerber ab. Zum anderen hilft Ihnen dies beim Verfassen von E-Mails nach dem Bewerbungsgespräch. Statt sich an eine anonyme HR-Abteilung zu wenden, können Sie problemlos einer konkreten Person schreiben.
• Fragen zum Verfahren: Bevor das Gespräch beendet wird und Sie das Büro wieder verlassen, nutzen Sie die Gelegenheit und fragen, wie sich der weitere Prozess gestalten wird. Hier wird man Ihnen vermutlich auch einen Zeitrahmen nennen, der Ihnen die Entscheidung erleichtert, ob ein Nachfassbrief nach dem Vorstellungsgespräch angebracht ist. Außerdem zeigen Sie so weiteres Interesse.
• Dankes-Mail: Um in Erinnerung zu bleiben, kann ein freundliches Dankeschön helfen. Ohne Druck aufzubauen, rufen Sie sich kurz nach dem Vorstellungsgespräch noch einmal per E-Mail in Erinnerung und hinterlassen einen positiven Eindruck.

Den perfekten Zeitpunkt finden

Es ist nicht ganz einfach, den richtigen Zeitpunkt zu finden. Man bewegt sich zumeist in einem Zeitfenster, dessen Rahmen man nicht kennt. Vor allem möchte man nicht zu früh schreiben und damit Gefahr laufen, die Personalentscheider zu verärgern. Gerade weil Zeit ein so sensibles Thema ist, lohnt es sich, die Frage danach schon vor Ort zu stellen. Wenn man Ihnen einen groben Zeitrahmen genannt hat, können Sie sich auch auf diesen beziehen. Lassen Sie sich trotzdem nicht dazu hinreißen, direkt nach Ablauf des angegebenen Zeitrahmens nachzuhaken. Ein Bewerbungsverfahren kann stressig sein. Wer sich zu pedantisch an die Angaben hält, macht keinen guten Eindruck.

Hat man Ihnen keinen Zeitrahmen genannt, sollten Sie für sich selbst eine Frist festlegen. Zwischen zwei und sechs Wochen sollte man einplanen. Bedenken Sie die Eigenschaften des Unternehmens und die Gegebenheiten der Bewerbung: Gerade große Unternehmen brauchen in der Regel länger, denn es sind vergleichsweise viele Menschen in den Entscheidungsprozess involviert, was entsprechend viel Zeit kostet.

Den richtigen Ton treffen

Überdenken Sie genau, wie Sie sich ausdrücken wollen, schließlich befinden Sie sich immer noch in der Bewerbungsphase. Wer zu ungeduldig oder unfreundlich wirkt, kann damit alles Vorherige zunichtemachen. Auf keinen Fall sollten Sie Vorwürfe, Forderungen oder Drohungen äußern.

Natürlich möchten Sie direkt eine Antwort erhalten, noch wichtiger wird Ihnen aber sicherlich eine Anstellung sein – und darauf wartet man gern. Drängen Sie also nicht auf eine Entscheidung, sondern erkundigen Sie sich nach dem Stand der Dinge und der weiteren Planung. Sie stellen also Ihr Interesse in den Vordergrund und nicht die Absicht, Ihren Willen durchzusetzen oder gar Ihre Frustration zum Ausdruck zu bringen.

Was Sie hingegen zum Ausdruck bringen sollten, ist Verständnis für den anderen. Diese Einsicht gibt Ihnen auch Aufschluss darüber, wie Sie den Nachfassbrief zu schreiben haben: nämlich kurz. Kommen Sie zügig zum Punkt und formulieren Sie klar, was Sie wissen möchten. So machen Sie es dem Empfänger bzw. der Empfängerin leicht, zu antworten.

Bei der Formulierung der E-Mail ist auch der Betreff wichtig: Formulieren Sie die Zeile so, dass man die E-Mail eindeutig Ihrer Bewerbung zuordnen kann. Im Textkörper wiederum beziehen Sie sich direkt auf das Vorstellungsgespräch. So kann es sinnvoll sein, konkrete Punkte aus dem Interview noch einmal kurz anzusprechen. Dies beweist Aufmerksamkeit und gibt dem Empfänger bzw. der Empfängerin einen weiteren Anhaltspunkt, mit wessen Nachricht er oder sie es zu tun hat.

Auch wenn Sie sich an alle Tipps halten, sollten Sie nicht zu sehr auf eine zufriedenstellende Antwort verlassen. Insgesamt sind vier Szenarien denkbar:

1. Man antwortet Ihnen mit einer Entscheidung: Sie sind eine Runde weiter oder erhalten eine Absage.
2. Sie erhalten eine verbindliche Zeitangabe: Nun wissen Sie, wie lange Sie noch abwarten müssen, und können entscheiden, ob Sie diese Wartezeit akzeptieren oder sich für ein anderes Angebot entscheiden.
3. Ihre Ansprechpartnerin oder Ihr Ansprechpartner vertröstet Sie weiterhin: Nun sind Sie genauso schlau wie zuvor und müssen weiterhin warten.
4. Sie erhalten gar keine Antwort: Der Empfänger bzw. die Empfängerin der E-Mail ignoriert Ihre Frage komplett und meldet sich erst mit einer Entscheidung oder gar nicht.

Sollten Sie auch nach angemessener Wartezeit keine Antwort erhalten, lohnt es sich, das Medium zu wechseln und per Telefon nachzuhaken. Wenn man Ihnen hingegen eine Wartezeit zusichert oder keine genaue Angabe macht, heißt es weiter warten. Sollte das Unternehmen wieder zu viel Zeit verstreichen lassen, können Sie ruhig erneut nachfragen – bleiben Sie aber weiterhin freundlich und höflich.

Die E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch: Muster + Beispiele

Um Ihnen das Nachfragen nach dem Vorstellungsgespräch zu erleichtern, haben wir verschiedene Muster für Sie vorbereitet. Natürlich müssen Sie diese noch an Ihre eigene Situation anpassen. Versuchen Sie den Nachfassbrief nach dem Vorstellungsgespräch möglichst individuell zu gestalten, um stärker in Erinnerung zu bleiben.

Beispiel 1

Das Beispiel geht davon aus, dass Sie nicht bereits eine E-Mail als Dank für das Vorstellungsgespräch gesendet haben. Sie antworten einfach auf die Einladung, die Sie ebenfalls per E-Mail erhalten haben. Das macht es einfacher, Sie richtig zuzuordnen. Damit kein Scrollen durch die komplette Konversation notwendig ist, geben Sie im ersten Satz kurz an, um welche Stelle es eigentlich geht. Richten Sie Ihre E-Mail wenn möglich an die konkrete Gesprächspartnerin oder den konkreten Gesprächspartner des Vorstellungsgesprächs. Deshalb ist es von Vorteil, wenn Sie nach dem Gespräch nach einer Visitenkarte fragen.

Im Folgenden bedanken Sie sich für das Gespräch, individualisieren die Nachricht mit einem konkreten Gesprächsinhalt und bestätigen nochmals Ihr Interesse an der ausgeschriebenen Position. Nach dieser kurzen Einleitung kommen Sie dann zu Ihrem eigentlichen Anliegen und bieten durch Ihre Kommunikationsbereitschaft an, den Entscheidungsprozess zu unterstützen.

Beispiel 2

In diesem zweiten Beispiel gehen wir davon aus, dass Sie sich bereits einmal direkt nach dem Vorstellungsgespräch mit einer Dankesnachricht gemeldet haben. Deshalb fällt das zweite Muster kürzer aus als das erste. In diesem Fall wird ein neuer Betreff formuliert, der aber trotzdem den Sachverhalt deutlich macht. Trotz der Kürze schadet es nicht, wenn Sie erneut Ihr Interesse am Job bekräftigen. Im Anschluss folgt dann der eigentliche Anlass der Nachricht. All das passt in einen Absatz und kostet den Empfänger bzw. die Empfängerin kaum Zeit zu lesen.

Dos & Don’ts: Auf was muss man achten?

Mit dem Nachfassbrief nach dem Vorstellungsgespräch können Sie einiges richtig machen, aber auch in manche Fettnäpfchen treten.

Dos

• Nach ausreichender Wartezeit können Sie mit einer Nachfrage Ihr Interesse bekräftigen.
• Eine kurze und prägnante Nachricht lädt zu einer zügigen Antwort ein.
• Ehrliches Interesse und Verständnis für die andere Person wirken sympathisch.
• Orientieren Sie sich bei der Ansprache an den Formalitäten des Vorstellungsgesprächs.
• Nach genügend weiterer Wartezeit können Sie es mit einem Telefonanruf erneut versuchen.

Don’ts

• Schreiben Sie zu früh an Ihren Ansprechpartner bzw. Ihre Ansprechpartnerin, wirken Sie ungeduldig und aggressiv.
• Schreiben Sie zu sehr um den heißen Brei herum, wird der Empfänger bzw. die Empfängerin die Bearbeitung vor sich herschieben.
• Mit Drohungen und Forderungen wirken Sie unsympathisch und verspielen vielleicht sogar die Chance auf einen neuen Job.
• Wenn Sie ungeduldig werden und direkt eine neue E-Mail schreiben, werden Sie die entscheidungstreffenden Personen verärgern.
• Wenn Sie Ihre Nachricht zu hastig verfassen und zu viele Fehler einbauen, kann das Ihre eigentlich gute Bewerbung ins falsche Licht rücken.