Nein sagen im Beruf: Strategien für Selbstschutz und Karriere

Nein zu sagen fällt vielen Menschen häufig schwer – im Privatleben, aber besonders im beruflichen Umfeld. Zu groß sind die Bedenken, dass sich aus dem Nein ein schlechter Ruf bei den Kollegen oder ein Nachteil für die Karriere ergibt. Dabei sind die Bedenken in den meisten Fällen völlig unbegründet. Vielmehr stecken ganz persönliche Gründe dahinter, die von der Angst vor Ablehnung bis hin zum übergroßen Respekt vor Autoritäten reichen können. Um auch auf lange Sicht zufrieden mit dem Job zu sein, muss man jedoch Grenzen ziehen, sonst droht permanente Überlastung, die schlimmstenfalls in einem Burn-out endet.

Natürlich sollte man nicht jede zusätzliche Aufgabe ablehnen. Eine realistische Einschätzung der Situation sowie der eigenen Leistungsfähigkeit hilft dabei, im richtigen Moment Ja oder eben auch mal Nein zu sagen. Dabei spielt der Ton die entscheidende Rolle. Harsche Zurückweisungen oder ein passiv-aggressiver Unterton helfen niemandem. Mit einem höflichen Auftreten und diplomatischer Kommunikation fällt das Nein sagen im Job nicht nur leichter, es wird auch vom Gegenüber schneller akzeptiert.

Es gibt verschiedene, sehr individuelle Gründe, warum einige Arbeitnehmer nicht Nein sagen, wenn sie um einen Gefallen gebeten werden. Auch wenn das für sie eine zusätzliche Arbeitsbelastung bedeutet, stellen sie ihre eigenen Bedürfnisse zurück, um möglichen Konflikten aus dem Weg zu gehen oder eventuelle Nachteile für die Karriere zu vermeiden.

• Karriere: Viele versprechen sich einen schnelleren Aufstieg im Unternehmen, wenn sie immer mehr Zusatzaufgaben annehmen und sich damit vermeintlich unentbehrlich machen. Damit haben sie einerseits recht, denn Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit werden meist belohnt, solange die Aufgaben auch gewissenhaft und fehlerfrei ausgeführt werden. Auf der anderen Seite sollte man bedenken, dass dieses Arbeitspensum vermutlich auch in Zukunft erwartet wird. Daher sollte man sich genau überlegen, ob man das auf Dauer bewältigen kann.
   
• Angst: Viel häufiger stecken hinter der Unfähigkeit Nein zu sagen, allerdings Ängste. Die Angst, den Job zu verlieren, die Angst vor Ablehnung durch Kollegen oder Vorgesetzte oder schlichtweg die Unfähigkeit, mit Konfrontationen umzugehen und für die eigenen Bedürfnisse einzustehen. Bitten abzulehnen bedeutet immer eine Auseinandersetzung mit dem Gegenüber, man muss sich erklären, gute Argumente finden und damit rechnen, trotzdem auf Unverständnis zu stoßen. Das ist eine Situation, der viele Menschen, besonders im beruflichen Umfeld, lieber aus dem Weg gehen.
   
• Verantwortungsgefühl (Helfersyndrom): Ein weiterer Grund, im entscheidenden Moment nicht Nein sagen zu können, ist ein (zu) großes Verantwortungsgefühl gegenüber den Mitmenschen. Wer mit diesem Charakterzug ausgestattet ist – oft auch mit dem negativ konnotierten Begriff „Helfersyndrom“ bezeichnet – fühlt sich schlecht dabei, eine Bitte abzulehnen. Das schlechte Gewissen setzt sofort ein, weil man das Gefühl hat, die Kollegen oder den Vorgesetzten im Stich zu lassen und die eigenen Pläne über das Wohl der Anderen zu stellen. In den eigenen Augen ist das purer Egoismus, mit dem man auf keinen Fall in Verbindung gebracht werden will. Das Ergebnis ist ein voller Schreibtisch und im schlimmsten Fall die bittere Erkenntnis, dass andere Menschen weit weniger Hemmungen haben, ihr Privatleben über den Beruf zu stellen.
   
• Perfektionismus: Und dann gibt es noch die Menschen, die einfach nicht darauf vertrauen können, dass Andere die Aufgabe genauso gut erledigen können wie sie selbst. Sie tendieren dazu, sich zu übernehmen, weil sie alle Aufgaben fast schon an sich reißen, anstatt im entscheidenden Moment zu delegieren, Kollegen um Hilfe zu bitten oder eben Nein zu sagen, wenn der Chef mit dem nächsten Zusatzprojekt an sie herantritt.

Ob aus Hilfsbereitschaft, Karrierestreben oder Angst – wer sich dabei ertappt, ständig über das vereinbarte Pensum oder die eigenen Kräfte hinaus zu arbeiten, sollte sich darüber im Klaren sein, welche Folgen das hat.

Es klingt hart, aber wer nicht Nein sagen kann, geht den einfachen Weg, nämlich den des geringsten Widerstands. Solche Menschen scheuen oft die Konfrontation mit Vorgesetzten oder Kunden. Lieber nehmen sie unzählige Überstunden und Stress in Kauf, als für ihre Werte und nicht zuletzt auch ihre Gesundheit einzustehen. Das funktioniert auf lange Sicht nicht, und sowohl die eigene Zufriedenheit als auch die der Kollegen und sogar der Erfolg des Unternehmens können leiden.

Getarnt als Hilfsbereitschaft und Kollegialität kann das ständige Ja-Sagen nämlich durchaus Nachteile für die Anderen bedeuten, sollten sie an der unrealistischen Leistung gemessen werden. Schnell wird ihnen dann mangelnde Einsatzbereitschaft vorgeworfen, obwohl sie ihre Arbeit so ausüben, wie es im Arbeitsvertrag vereinbart ist. Und nichts Anderes sollte der Arbeitgeber von seinen Angestellten verlangen. Wer dauerhaft mehr leistet, als vergütet wird bzw. laut Arbeitsvertrag vorgesehen ist, entwertet damit seine eigene Arbeitskraft.

Aus welchen Gründen auch immer, man sich für Überstunden und Zusatzaufgaben entscheidet, auf lange Sicht hat das Folgen für die Gesundheit. Diese können von andauernder Angespanntheit über Schlafstörungen bis hin zu Magenbeschwerden, Kopfschmerzen und Verdauungsproblemen reichen. Im schlimmsten Fall droht der Burn-out, ein psychisches Syndrom, das mit starken Erschöpfungs- und Überforderungsgefühlen, Panikattacken, Konzentrationsstörungen und weiteren, individuell sehr verschiedenen Symptomen einhergeht. Vor allem ehrgeizige, karriereorientierte Menschen neigen dazu, diese sehr unspezifischen Symptome zunächst zu ignorieren. Damit gehen sie das Risiko ein, dass der Körper sich die dringend nötige Ruhe selbst nimmt. Von einem Tag auf den anderen brechen sie zusammen, verfallen in eine ernsthafte depressive Episode und sind für längere Zeit arbeitsunfähig.

Aus diesem Grund ist es wichtig, auf seinen Körper zu hören und ihm die nötigen Ruhephasen zu geben, denn nur mit einer gesunden Work-Life-Balance ist man auch auf lange Sicht einsatzbereit. Jeder Mensch hat eine ganz individuelle Belastungsgrenze und diese muss man selbst und müssen Arbeitgeber und Kollegen akzeptieren.

Für viele Betroffene ist es nur schwer vorstellbar, aber ihnen wird höchstwahrscheinlich mehr Respekt entgegengebracht, wenn sie ab und zu Nein sagen im Beruf. Entgegen allen Befürchtungen wird das im Normalfall nicht als unkollegial, arbeitsscheu oder egoistisch interpretiert, sondern als realistische Selbsteinschätzung eines verantwortungsvollen Arbeitnehmers.

An erster Stelle steht dabei die realistische Beurteilung der jeweiligen Situation. Wenn gerade ein wichtiges Projekt kurz vor dem Abschluss steht und alle Kollegen an ihrem Limit arbeiten, ist das nicht der günstigste Moment, um zusätzliche Aufgaben abzulehnen. Wenn Sie allerdings schon die letzten Anfragen immer zuverlässig angenommen haben und ein anderer Kollege die Aufgabe genauso gut erledigen kann, ist das ein guter Zeitpunkt, einmal Nein zu sagen.

Besonders aufpassen sollten Sie, wenn Sie merken, dass Ihr Schreibtisch ständig die erste Anlaufstelle ist. Es ist zwar einerseits schmeichelhaft, als zuverlässiger und hilfsbereiter Kollege bekannt zu sein. Doch gleichzeitig besteht die Gefahr, dass Andere Ihre Hilfsbereitschaft ausnutzen, um sich die eigene Arbeit zu erleichtern. Und auch für den Vorgesetzten ist es einfacher, einen Angestellten um Mehrarbeit zu bitten, bei dem er von vorneherein weiß, dass dieser widerspruchslos zusagen wird.

An diesem Punkt sollte klar sein, dass Nein sagen im Job kein Problem und in einigen Fällen durchaus angebracht ist. Wichtig ist nur, dass man im entscheidenden Moment die richtigen Worte findet und seine Gründe für die Ablehnung ruhig, aber bestimmt kommuniziert.

Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, die richtige Strategie zu finden, wenn Sie das nächste Mal Nein sagen wollen – zum Chef, zu Kollegen, Angestellten oder Kunden.

Das Nein gegenüber Vorgesetzten ist eine der größten Herausforderungen im Job, schließlich ist es oft ein Vertrauensbeweis, wenn man mit Zusatzaufgaben betraut wird. Dazu kommt der Respekt gegenüber Autoritäten, der schon Kindern anerzogen wird und der durchaus angebracht ist, solange er nicht in eine lähmende Angst umschlägt. All das macht es schwer, im richtigen Moment Nein zu sagen zum Chef. Dennoch ist es wichtig, rechtzeitig Grenzen zu ziehen, bevor die Arbeitsbelastung zu hoch wird. Das beweist Rückgrat, einen verantwortungsvollen Umgang mit den eigenen Ressourcen und nicht zuletzt auch eine gesunde Einschätzung der eigenen Leistungsfähigkeit – Eigenschaften, die jeder Vorgesetzte bei seinen Angestellten zu schätzen wissen sollte.

Wenn Sie Nein sagen wollen, zum Vorgesetzten, zu Teamleitern oder Managern, die in der Firmenhierarchie über Ihnen stehen, ist die ruhige und besonnene Kommunikation wichtig. In Situationen, in denen Sie sich gestresst und überfordert fühlen, kann schnell einmal eine unwirsche Antwort herausplatzen. Das sollten Sie unbedingt vermeiden. Wenn die Anfrage für Überstunden, Zusatzprojekte oder Ähnliches kommt, können Sie sich zunächst Bedenkzeit erbitten, zum Beispiel, indem Sie sagen: „Vielen Dank für das Vertrauen in meine Leistungen. Ich muss aber erst den Zeitaufwand für meine laufenden Aufgaben überschlagen, bevor ich Ihnen eine Antwort geben kann.“ Das verschafft Ihnen die nötige Zeit, um gute Argumente für Ihre Ablehnung zu finden und zu überlegen, wie Sie diese am besten kommunizieren können. Gut ist auch, wenn Sie im Gespräch gleich alternative Lösungen anbieten.

Mögliche Beispiele:

• „Ich würde wirklich gerne helfen, aber leider muss ich mein eigenes Projekt zuerst erledigen. Der Kunde hat schon mehrmals nachgefragt, wann ich ihm die Ergebnisse präsentieren kann.“
• „Ich habe in den letzten Monaten schon XYZ Überstunden angesammelt, um auszuhelfen. Besteht vielleicht die Möglichkeit, die Aufgabe auf mehrere Kollegen aufzuteilen? Dann kann ich einen Teil der Arbeit übernehmen.“
• „Ich mache mir Sorgen, dass ich meine Arbeit nicht mehr sorgfältig erledigen kann, wenn ich noch weitere Aufgaben annehme, und auch die anderen Kollegen machen schon seit Monaten Überstunden. Besteht die Möglichkeit, Unterstützung von anderen Teams zu bekommen oder eventuell einen zusätzlichen Mitarbeiter einzustellen?“

Wenn Sie Hilfsanfragen von Kollegen ablehnen wollen, gelten im Kern die gleichen Regeln. Auch hier sollten Sie niemals impulsiv und ungeduldig reagieren. Damit stoßen Sie Ihr Gegenüber nur vor den Kopf und vergiften die Stimmung im Team. Im schlimmsten Fall haftet Ihnen dann auf Dauer der Ruf eines cholerischen und egoistischen Kollegen an. Wenn Sie die Aufgabe beim besten Willen nicht annehmen können (oder wollen), ist es besser, nicht einfach nur Nein zu sagen, sondern Alternativen anzubieten. Suchen Sie gemeinsam mit den Kollegen nach einem Weg, wie die Arbeit trotzdem fristgerecht erledigt werden kann. So zeigen Sie Verständnis für die Situation der Kollegen und beweisen Teamgeist.

Mögliche Beispiele:

• „Es tut mir leid, ich habe schon Kollege XYZ versprochen, ihn bei seinen Aufgaben zu unterstützen.“
• „Ich kann das übernehmen, aber das ist nicht mein Fachgebiet und ich bräuchte vorher Einarbeitungszeit. Vielleicht ginge es schneller, wenn Kollege XYZ das erledigt. Ich kann ihm dafür eine andere Aufgabe abnehmen.“
• „Leider muss ich diese Woche immer pünktlich Feierabend machen, weil ich nach der Arbeit Physiotherapie-Termine habe. Aber falls du nächste Woche noch Unterstützung brauchst, helfe ich gerne.“

Gegenüber Kunden müssen Sie besonders feinfühlig und höflich sein. Die Kommunikation erfolgt meist nur telefonisch oder per E-Mail, wodurch schnell Missverständnisse entstehen können. Erbitten Sie im ersten Schritt immer Verständnis für die aktuelle Situation im Unternehmen, indem Sie den Kunden vorsichtig daran erinnern, dass es auch noch weitere Aufträge gibt. Aber Vorsicht: Geben Sie ihm nicht das Gefühl, er wäre generell weniger wichtig als andere Kunden! Die Erinnerung an vorherige Absprachen und das gemeinsame Suchen nach einer Lösung sind essenziell für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Suchen Sie proaktiv die Kommunikation mit dem Kunden, wenn Sie merken, dass Sie einen vereinbarten Termin nicht einhalten können – am besten, so früh wie möglich. Bieten Sie dabei einen alternativen Termin an und erkundigen Sie sich nach den Prioritäten, sofern noch keine definiert wurden.

Mögliche Beispiele:

• „Es tut mir leid, wir sind diesen Monat schon bis zum letzten Tag ausgebucht. Aber ich erledige Ihre Anfrage gerne als erste im nächsten Monat.”
• „Ich versuche, das in dieser Woche noch zu erledigen. Dafür müsste ich aber eine andere Aufgabe auf nächste Woche verschieben. Könnten Sie mir bitte sagen, welche Aufgaben für Sie die höhere Priorität haben?“
• „Im Vertrag haben wir einen Arbeitsaufwand von XYZ pro Monat festgelegt. Alles, was darüber hinaus geht, muss ich zusätzlich in Rechnung stellen.“

Theoretisch ist es einfach, als Vorgesetzter Nein zu seinen Angestellten zu sagen. Schließlich hat man schon von seiner Position her die Legitimation, Anfragen abzulehnen. Praktisch ist es allerdings ein Balanceakt, da die Wünsche der Angestellten manchmal einfach nicht mit den Firmenzielen zu vereinbaren sind, die man als Chef immer im Auge behalten muss. Deshalb ist es auch (oder sogar ganz besonders) in dieser Stellung wichtig, klug und nachvollziehbar zu kommunizieren, um als fähige Führungsperson respektiert zu werden. Nichts ist schlimmer als ein konsequent Nein sagender Chef, der ohne Begründung Bitten abschmettert, nur weil es ihm seine Position erlaubt. Besser ist eine Kommunikationsstrategie, die deutlich macht, dass man die Wünsche der Mitarbeiter versteht und respektiert, aber aus bestimmten Gründen (zum aktuellen Zeitpunkt) ablehnen muss. Die Mitarbeiter in seine Entscheidungen einzubeziehen, schafft Vertrauen und leistet einen wichtigen Beitrag zu einem guten Arbeitsklima und zur Motivation der Mitarbeiter.

Mögliche Beispiele:

• „Ich sehe, dass jeder im Team an seinem persönlichen Limit arbeitet. Leider erlaubt es das Personalbudget in diesem Jahr nicht, noch zusätzliche Mitarbeiter einzustellen.“
• „Mir ist bewusst, dass Sie für Ihre Arbeitsleistung eine Beförderung verdient haben, weil Sie zuverlässig Aufgaben erledigen, die laut Ihrem aktuellen Stellenprofil gar nicht von Ihnen verlangt werden. Leider sind alle Positionen im mittleren Management zur Zeit besetzt. Ich kann Ihnen aber eine Gehaltserhöhung anbieten und werde Sie berücksichtigen, sobald von der Konzernleitung neue Stellen geschaffen werden.“
• „Ich weiß, dass Sie mit Ihren schulpflichtigen Kindern und der aktuellen Auftragslage doppelt belastet werden. Sobald dieser wichtige Auftrag erledigt ist, können Sie die angesammelten Überstunden als Freizeitausgleich nehmen, um mehr Zeit für Ihre Familie zu haben.“

In allen gezeigten Beispielen wird deutlich, dass es in der Kommunikation miteinander vor allem um Verständnis und Respekt geht. Wenn Sie sich – in welcher Rolle auch immer – von der Bitte um Unterstützung überfordert oder ungerecht behandelt fühlen, sollten Sie sich immer zuerst die Situation des Bittenden klarmachen. Zeigen Sie Einfühlungsvermögen. So können Sie kommunizieren, dass Sie seine Gründe verstehen, und im Gegenzug dann dazu Position beziehen, indem Sie Ihre eigene Lage erklären. Suchen Sie am besten gemeinsam eine Lösung. Auf diese Weise wird das Nein sagen im Beruf leichter und ist keine Belastung für das Betriebsklima.

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