OX App Suite

Kollaborationssoftware made in Germany: Die deutsche Open-Xchange AG bietet mit der OX App Suite eine cloudbasierte Office-Lösung, die der Konkurrenz von Microsoft und Google gewachsen ist. Was kann die Software?

Wie die beiden anderen bekannten Software-as-a-Service-Lösungen Microsoft 365 von Microsoft oder die Google Workspace von Google besteht die OX App Suite aus verschiedenen Programmen, die den Büroalltag vereinfachen: Textverarbeitung, Outlook-Alternative und Cloud-Speicher als Teil eines Pakets.

Einen großen Vorteil bietet die OX App Suite allerdings in Form eines Dashboards. Hier sind alle Einzelanwendungen zusammengefasst und Nutzer haben auf einen Blick die wichtigsten Informationen verfügbar: neue E-Mails, anstehende Termine, aktuelle Aufgaben, wichtige Dateien. Dieses Portal ist mithilfe von Widgets schnell und einfach zu individualisieren. Jeder Nutzer kann so die für ihn wichtigen Informationen prominent platzieren und Unwichtiges ausblenden.

Teil der App Suite ist ein E-Mail-Programm: Mit der Mailanwendung können Nutzer schnell und einfach Nachrichten empfangen, versenden und organisieren. Der große Vorteil besteht darin, dass man mehrere Benutzerkonten über eine Oberfläche verwalten kann. E-Mails lassen sich in verschiedenen Ordnern sortieren oder als wichtig markieren. Eine umfangreiche Suchfunktion bietet zusätzliche Unterstützung beim Umgang mit umfangreichen Postfächern.

OX Mail kommt von Haus aus nicht mit einem eigenen Mailserver, wie das beispielsweise bei Gmail der Fall ist. Stattdessen haben Nutzer bzw. Unternehmen die Möglichkeit, ihre bestehenden Mailkonten einzubinden.

Open-Xchange-E-Mail ist auch unterwegs verfügbar. Die Weboberfläche skaliert auch auf kleinen Geräten gut, man kann aber auch auf Zusatzsoftware zurückgreifen: Für iOS und Android sind mobile Apps verfügbar.

Damit ein E-Mail-Programm auch effizient genutzt werden kann, benötigt es ein funktionstüchtiges Adressbuch. Für den Mailversand und andere Anwendungsszenarien bietet die App Suite OX Contacts. Mit der Software können Nutzer Kontakte anlegen, bearbeiten und verwalten. Zudem können Kontakte auch themenspezifisch gruppiert und für andere Nutzer freigegeben werden. Dank der Synchronisationsfunktion hat man die wichtigsten Adressen auf jedem Gerät immer parat. Damit das Anlegen von neuen Einträgen möglichst leicht verläuft, können Daten aus geeigneten Quellen direkt in das Adressbuch übernommen werden.

Für die Organisation von Terminen hält die Suite OX Calender bereit. Der Terminplaner ermöglicht es, verschiedene Kalender gleichzeitig zu führen. So lassen sich beispielsweise private Termine in der gleichen Oberfläche verwalten wie geschäftliche, auf die auch andere Kollegen Zugriff haben sollen. Über die Software plant man unkompliziert Meetings und lädt Teilnehmer zu diesen ein.

Mit OX Drive steht Nutzern der Open-Xchange-Software ein einfach zu bedienender Cloud-Speicher zur Verfügung. Dateien und Ordner werden problemlos in den Speicher übertragen. Von hier aus können die Dateien, wie man es auch von der lokalen Festplatte her kennt, verschoben und strukturiert werden. Für die Zusammenarbeit mit Kollegen und Geschäftspartner lassen sich einzelne Dateien oder komplette Ordner freigeben. Andere Nutzer können so auf die Daten zugreifen und diese ansehen, herunterladen oder auch verändern.

Für die Schreibarbeit bietet Open-Xchange drei verschiedene Einzelanwendungen, die das von anderen Anbietern gewohnte Spektrum abdecken. Mit OX Text lassen sich Briefe und andere Texte schreiben oder formatieren. OX Presentation erstellt visuell ansprechende Präsentationen, wie man es auch von PowerPoint kennt. OX Spreadsheet ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, das alle benötigten Funktionen rund um Berechnungen und das Erstellen von Tabellen bereithält.

Dabei können Nutzer mit verschiedenen Formaten arbeiten. Erhält man beispielsweise Dateien, die mit Microsoft Office erstellt wurden, können auch diese Dokumente problemlos geöffnet und bearbeitet werden. Da die OX App Suite eine Kollaborationssoftware ist, bietet selbstverständlich auch OX Documents die Möglichkeit zur Zusammenarbeit. Man kann die Dokumente für andere Nutzer freigeben und dann gemeinsam an den Inhalten arbeiten.

Die Suite von Open-Xchange bietet nahezu den gleichen Funktionsumfang, wie man es auch von anderen Kollaborationslösungen kennt. Vorteile ergeben sich aber u. a. durch die offene Gestaltung der Software, die sich wiederum aus dem Open-Source-Gedanken des Projekts speist. Verschiedenste Entwickler haben an der OX App Suite mitgearbeitet – unter ihnen auch einige Programmierer, die zuvor OpenOffice entwickelt haben.

Nutzer bemerken den offenen Ansatz vermutlich in erster Linie in OX Documents. Anders als andere Anbieter hat diese Software kein eigenes Dateiformat. Stattdessen lassen sich Dateien von Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice problemlos öffnen und bearbeiten – und zwar ohne die Formatierung der Dokumente zu zerstören. Gleichzeitig ist es möglich, mit anderen Personen an einem Dokument zu arbeiten, ohne dass diese auch OX Documents verwenden müssen.

Ein weiterer Vorteil, und auch dieser hat zumindest indirekt mit der Open-Source-Community zu tun: der Datenschutz. Gerade die Angebote von Microsoft und Google stehen immer wieder in der Kritik, Daten von Anwendern nicht ausreichend genug zu schützen. Die OX App Suite hingegen ist auf die Anforderungen der DSGVO ausgelegt. Wenn Nutzer auf das Anwendungspaket bei einem deutschen Hostinganbieter zugreifen, können sie mit einer datenschutzkonformen Lösung rechnen.

Nachteile können sich durch den cloudbasierten Ansatz ergeben. Die Suite ist nicht für die Installation auf einem heimischen PC gedacht. Vor allem technisch weniger versierte Nutzer sollten immer zu einer Lösung greifen, die bereits auf einem Server eingerichtet ist. Auch für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) kann die Einrichtung und Bereitstellung im lokalen Netzwerk zu umständlich sein. Hierzu sollte man auf das Angebot eines Hostinganbieters zurückgreifen. Größere Unternehmen können OX App Suite allerdings auch über das eigene Rechenzentrum den Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Genau wie andere Alternativen für Microsoft Office richtet sich die OX App Suite an Unternehmen jeder Größenordnung: vom Freiberufler bis zum großen, internationalen Konzern können alle Anwender mit der OX App Suite arbeiten. Die Funktionen des Software-Pakets sind besonders dann sinnvoll, wenn man Businessdaten in die Cloud verlegen möchte. So kann man zum einen ortsunabhängig auf die Dateien und Informationen zugreifen, und zum anderen unkompliziert mit anderen zusammenarbeiten. Da Dokumente, Adressbücher und andere Daten in der Cloud liegen, lassen sich die Dateien schnell für andere Nutzer freigeben.

Vorteilhaft ist für diese Nutzergruppe auch der Aspekt Software as a Service: Es ist nicht nötig, den PC oder Laptop jedes einzelnen Mitarbeiters für die Anwendung zu konfigurieren, die Software zu installieren und diese auch regelmäßig zu warten. Ein Gerät, das über einen aktuellen Browser und eine stabile Internetverbindung verfügt, reicht aus. Auch wenn das Gerät zwischendurch getauscht wird, muss nichts zusätzlich installiert werden – dank Cloud-Speicher sind alle Daten direkt wieder verfügbar. Das spart Zeit und Kosten.