Projektplan erstellen: So legen Sie die Basis für Ihren Projekterfolg

Der Projektplan (auch Projektmanagementplan genannt) bildet praktisch das Fundament eines jeden Projekts. Das Dokument bündelt sämtliche Pläne, die für eine erfolgreiche Projektdurchführung notwendig sind. Es ist ein Fahrplan, den der Projektmanager zu Beginn des Prozesses erstellt und der – je nach Bedarf – mehr oder weniger detailliert ausfällt.

Vorab einen Projektplan zu erstellen ist für Projekte nahezu jeder Größenordnung empfehlenswert. Denn beim Erstellen eines Projektplans setzen Sie sich automatisch mit der Frage auseinander, wie Sie das Projektziel möglichst risikofrei in kürzester Zeit und mit möglichst wenigen Mitteln erreichen können. Außerdem antizipieren Sie während der Planung bereits mögliche Probleme und ersinnen Lösungsansätze. So können Sie schnell reagieren, wenn bei es bei der Umsetzung tatsächlich zu Problemen kommt.

Das Dokument kann auch der Information von Kunden und Projektpartnern dienen. Diese erhalten durch eine schriftliche Planung eine Übersicht der einzelnen Arbeitsschritte und können überprüfen, ob die Planung auch all ihre Wünsche berücksichtigt. Ist dies nicht der Fall, können Sie die Planung noch rechtzeitig anpassen, bevor die eigentliche Projektumsetzung begonnen hat.

In der Regel wird ein Projektplan von den Projektpartnern vorab genehmigt und dient damit als verbindliche Grundlage für das weitere Vorgehen. Dementsprechend muss er also zu Beginn der Planungsphase erstellt werden.

Der schriftliche Plan dient darüber hinaus dem Projektverantwortlichen als Arbeitsmittel, das ihm hilft, während des Projekts nicht den Fokus zu verlieren und Termine sowie Budgets einzuhalten.

Der Plan sollte so detailliert sein, dass der Projektmanager mit diesem Dokument seine Tätigkeit ohne Schwierigkeiten an einen neuen Projektmanager übergeben könnte. Damit dieser sich einen schnellen Überblick verschaffen kann, darf er aber auch nicht mit zu vielen zweitrangigen Informationen vollgepackt sein. Als Faustformel gilt: So ausführlich wie nötig, so kurz wie möglich.

Nicht bei jedem Projekt ist es erforderlich, zahlreiche verschiedene Teildokumentationen anzulegen. Bei kleineren Projekten genügt es oft, wenn Sie im Vorfeld Antworten auf folgende 7 Leitfragen festhalten:

1. Wo stehen Sie im Projekt: Wie sieht die Ausgangssituation aus und welche Informationen benötigen Sie eventuell noch, um diese umfassend einschätzen zu können?
2. Was ist der marktwirtschaftliche Nutzen des Projekts und wann ist mit dem Return on Investment (ROI) zu rechnen?
3. Was ist das angestrebte Projektergebnis: Was ist Hauptzweck des Projekts? Was soll das Endergebnis auszeichnen?
4. Wer ist am Projekt beteiligt: Wer sind die Stakeholder? Wer soll im Projektteam aktiv sein und welche Rollen sollen die einzelnen Teammitglieder übernehmen?
5. Wie wollen Sie das Projekt strukturieren: Welche Aufgaben müssen erledigt werden? Wie lässt sich das Projekt in Arbeitspakete und Teilprojekte gliedern? Welche Risiken bestehen in den einzelnen Bereichen und wie lassen sich diese Risiken mindern?
6. Bis wann soll das Projektziel erreicht werden: Bis wann müssen die einzelnen Projektphasen abgeschlossen sein, damit sich das Projekt im geplanten Zeitrahmen bewältigen lässt?
7. Wie viel darf das Projekt kosten: Welche Ressourcen stehen zur Verfügung und wie sollen diese auf die einzelnen Arbeitspakete verteilt werden?

Wollen Sie einzelne Pläne für die verschiedenen Teilaspekte Ihres Projekts anlegen, können Sie sich an unseren Vorlagen orientieren, die wir zum Beispiel für den Projektstrukturplan und den Projektablaufplan zur Verfügung stellen.

Zu den am häufigsten verwendeten Instrumenten zur Darstellung eines Projektablaufplans gehören der Netzplan, der Meilensteinplan und der Balkenplan.

Eine einfache Projektplanung, die lediglich kurz und knapp die oben genannten Leitfragen beantwortet, lässt sich auch ohne komplexe Software ganz einfach mithilfe einer Tabelle in Excel oder mit jeder anderen Tabellenkalkulations-Software erstellen.

Bei einer umfangreicheren Planung können Sie für die Erstellung der einzelnen Dokumente auf spezielle Projektmanagement-Software wie beispielsweise MS Project zurückgreifen oder Online-Tools wie Smartsheet, Trello oder Wrike nutzen.

Ein guter Projektplan muss nicht zwingend umfangreich sein. Entscheidend für seine Qualität ist, dass er die wichtigsten Aspekte der Projektplanung abdeckt und eine Orientierung darüber bietet, wann welche Projektphasen anlaufen müssen.

Damit die Umsetzung möglichst reibungslos gelingt, sollte vorab ein Kickoff-Meeting mit dem Projektteam stattfinden. Nutzen Sie als Projektmanager diesen Termin, um jedem Teammitglied die wesentlichen Projektinformationen zu vermitteln, Verantwortlichkeiten festzulegen und gemeinsam Methoden und Tools für die Durchführung auszuwählen. Denn der beste Projektplan nutzt nichts, wenn er nicht sinnvoll umgesetzt wird.