Ein Protokoll schreiben: Was ist zu beachten?

Ob Vorstandssitzung, Wertpapierberatung oder Vereinssitzung: Ein Protokoll zu schreiben ist in vielen Fällen Pflicht. Aber nur wenige wollen freiwillig die Aufgabe des Protokollanten übernehmen. Und selbst so mancher Manager fragt sich, warum unbedingt immer ein Protokoll verfasst werden muss. Dabei ist die Niederschrift für alle Beteiligten von Nutzen.

Viele Menschen müssen täglich zahlreiche E-Mail schreiben und Dokumente verfassen, insbesondere in Bürojobs. Wenn sie dann zusätzlich noch ein Protokoll erstellen sollen, sträuben sich nicht wenige und fragen sich: „Wozu dient all der Aufwand?“ Für eine Antwort brauchen Sie fortan nicht lange überlegen, denn es gibt viele gute Gründe dafür, ein Protokoll zu schreiben. Einige davon stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Doch damit ein Protokoll tatsächlich seine Funktion erfüllen kann, sollte es nicht allein beim Schreiben bleiben: Denn ein gut gegliedertes, informatives Protokoll nützt niemandem, wenn es über den E-Mail-Verteiler direkt im Papierkorb landet. Erst wenn Mitarbeiter und Management die Niederschrift aktiv als Arbeitsmittel einsetzen, stellt sich ein positiver Effekt ein. Eine einfache Möglichkeit, um das zu gewährleisten: Bei jeder Sitzung liest jemand das Protokoll der vorherigen Zusammenkunft vor, um die Inhalte ins Gedächtnis zu rufen.

In Meetings werden oft viele Beschlüsse und Entscheidungen getroffen. Dauert solch ein Treffen jedoch lange an und gibt es zahlreiche Wortmeldungen, erinnern sich nach einigen Wochen die wenigsten an den genauen Wortlaut der Beschlüsse. Auch, wie man überhaupt zu bestimmten Ergebnissen kam, ist schon nach mehreren Tagen nicht mehr jedem präsent. Möchte man ein bestimmtes Thema also in einer Folgesitzung aufgreifen, ist es überaus nützlich, über ein Protokoll seine Erinnerung auffrischen zu können.

Hat sich ein Vereinsmitglied zu einer Aufgabe verpflichtet und streitet dies nun ab? Oder sehen sich fälschlicherweise mehrere Personen für einen bestimmten Bereich verantwortlich? Ein gewissenhaft geführtes Protokoll hält die Aufgabenverteilung fest und schafft so Verbindlichkeit.

Ob Urlaub oder Krankheit: Es passiert häufig, dass einige Mitarbeiter nicht an einem Meeting teilnehmen können. Ein Protokoll hält sie auf dem neuesten Stand. Auch Investoren haben ein Informationsrecht. Unterzieht ein Anteilskäufer Ihr Unternehmen einer Prüfung, fragt das Analyse-Team womöglich nach Protokollen aus Vorstandssitzungen und anderen wichtigen Meetings.

In bestimmten Fällen besteht ohnehin eine Protokollpflicht. Seit 2009 gilt diese Pflicht für Anlageberater und Versicherungsvermittler. Sie soll Privatkunden vor Falschberatung schützen. Ohne ein Protokoll dürfen Berater kein Verkaufsgespräch abschließen. Die Regelung legte die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht in §64 des Wertpapierhandelsgesetzes fest. Auch für die Sitzungen eines eventuell vorhandenen Betriebsrats besteht Protokollpflicht.

Es gibt drei wesentliche Merkmale, nach denen man unterschiedliche Arten von Protokollen unterscheiden kann:

• Am Zeitpunkt der Niederschrift
• Am inhaltlichen Fokus
• Am Medium

Ein Protokoll stellt den Ablauf einer Sitzung oder Verhandlung beziehungsweise Besprechung dar. Abhängig davon, zu welchem Zeitpunkt das Protokoll entsteht, lässt es sich einer bestimmten Protokollart zuordnen.

Die A-priori-Protokollierung (zu Deutsch: Vorausprotokoll) schreibt die Regeln beziehungsweise das Konzept für eine Veranstaltung vor. Sie wird also vor dem Ereignis verfasst. Diese Protokollart wird oft im Bereich der Diplomatie genutzt: Staatsoberhäupter folgen einem Protokoll, um einem formellen Ereignis Struktur zu verleihen und diplomatische Zwischenfälle zu vermeiden.

Die Jetzt-Protokollierung findet – wie der Name schon verrät – während der Sitzung selbst statt: Business-Meetings, Gerichtsfälle und wissenschaftliche Experimente verlangen oft nach dieser Art des Protokolls. Denn das Geschehene soll möglichst korrekt und genau wiedergegeben werden. Im wirtschaftlichen Bereich ist es die häufigste Form der Niederschrift.

Die A-posteriori-Protokollierung (zu Deutsch: Gedächtnisprotokoll) schreiben Sie erst nach der Sitzung aus dem Gedächtnis auf. Diese Art der Niederschrift ist hilfreich, um sich später an Fakten erinnern zu können, die sich potenziell nachteilig auswirken können. Sie kommt nach Verkehrsunfällen und der daran anschließenden Besprechung mit der Polizei oder Versicherung ebenso zur Anwendung wie nach mündlichen Absprachen mit Geschäftspartnern. Das A-posteriori-Protokoll ist meist eine Art Gedächtnisstütze und erfordert keine bestimmte Form.

Wollen Sie ein Protokoll schreiben, müssen Sie sich zunächst bewusst machen, zu welchem Zweck das Protokoll erstellt werden soll. Diesen Zweck berücksichtigen Sie dann auch bei der inhaltlichen Gestaltung des Protokolls:

Muss das Gesagte so genau wie möglich nachvollziehbar sein, nutzen Sie ein Wortprotokoll. Mit direkten Zitaten im genauen Wortlaut der Personen macht dieses Protokoll nachvollziehbar, wie es zu bestimmten Entscheidungen gekommen ist. Die Rechtsprechung nutzt diese Art von Protokoll beispielsweise als Nachweis bei Verhandlungen. Von dem Wortprotokoll klar abzugrenzen sind die folgenden Protokolle, in denen der Protokollant Inhalt bzw. Geschehen in eigenen Worten wiedergibt:

Das Ablaufprotokoll gibt die Ereignisse in chronologischer Reihenfolge wieder. Protokollieren Sie ein Projekt, halten Sie damit die Dauer der einzelnen Abschnitte und den genauen Zeitpunkt von Ereignissen fest. Das Verlaufsprotokoll ist eine Sonderform des Ablaufprotokolls, die mehr Raum für detaillierte Aufzeichnungen lässt: Sie beschreiben in ihm nicht nur den chronologischen Ablauf, sondern halten auch fest, wer wann welche Aussagen getätigt hat. Je nachdem, wie ausführlich das Protokoll sein soll, können Sie im Verlaufsprotokoll auch auf die Gründe für Debatten und deren Ergebnisse eingehen. Sowohl bei Team-Besprechungen oder Vorstandstreffen als auch bei Wertpapierberatungen sind Verlaufsprotokolle üblich. Sie werden üblicherweise im Präsens verfasst und enthalten indirekte Rede.

Das Ergebnisprotokoll eignet sich ebenfalls gut für Besprechungen. Statt des Verlaufs werden hier aber vor allem die Ergebnisse detailliert wiedergegeben. Es gilt nicht, alles Gesagte im Zeitverlauf darzustellen, sondern den Inhalt der Beschlüsse und Entscheidungen festzuhalten. Sie stellen also das Ereignis auf verkürzte Weise dar und konzentrieren sich auf jene Aspekte, die zur Ergebnisfindung beitrugen.

Das Seminarprotokoll (beziehungsweise das Unterrichtsprotokoll) verbindet Ergebnis- und Verlaufsprotokoll. Die Aussagen ordnen Sie dabei unterschiedlichen Themenbereichen zu. Dabei müssen Sie keine chronologische Reihenfolge einhalten. Wenn beispielsweise im späteren Verlauf einer Besprechung noch etwas zum ersten Themenbereich gesagt wird, tragen Sie es auch in jenem Themenbereich ein.

Man kann Protokolle auch nach der verwendeten Aufzeichnungsart unterscheiden: Wer ein Protokoll schreibt, kann dazu beispielsweise entweder Langschrift oder Kurzschrift verwenden. Soll das Dokument später noch von anderen Mitarbeitern genutzt werden, ist ein Protokoll in Langschrift vorzuziehen. Für Notizen eignet sich Stenografie jedoch ausgezeichnet. Aufzeichnungen rechtlich relevanter Ereignisse übernehmen allerdings zunehmend Maschinen. In der Computertechnik registrieren Logging-Protokolle Ihre Log-Daten und bei Unfällen protokollieren Black-Boxes relevante Informationen. Außerdem sind Tonaufnahmen und Videoaufnahmen möglich.

Im unternehmerischen Umfeld sind Ablaufprotokolle und Ergebnisprotokolle die häufigsten Formen. Die Protokollanten übermitteln die Niederschrift meist als schriftliches Dokument in elektronischer Form. Der Vorteil ist, dass sie dadurch Papier sparen. Ein Nachteil ist, dass Kollegen das Dokument im täglichen E-Mail-Verkehr leicht übersehen oder ignorieren. Versuchen Sie dagegenzuwirken, indem Sie es Ihren Lesern einfach machen:

• Formulieren Sie möglichst kurze Sätze.
• Drücken Sie sich klar aus.
• Heben Sie wichtige Punkte mithilfe der Formatierung hervor
• Strukturieren Sie das Protokoll sinnvoll. Wenn Punkte chronologisch weiter auseinander liegen, aber thematisch zusammengehören, gruppieren Sie sie in einem Ergebnisprotokoll im gleichen Abschnitt. In einem Verlaufsprotokoll haben hingegen Verweise auf Zurückliegendes oder noch Kommendes nichts verloren.
• Daraus ergibt sich: Halten Sie die gewählte Protokollform konsequent durch.
• Ordnen Sie Aussagen den jeweiligen Sprechern zu.
• Hängen Sie relevante Unterlagen am Ende an und verlinken Sie sie an entsprechender Stelle

Mit einer übersichtlichen Struktur erhöhen Sie die Lesbarkeit. Bei einer einheitlichen Formatierung aller Protokolle gewöhnen sich die Beteiligten auch an die feste Struktur und kommen künftig schnell mit ihr zurecht. Es kann also hilfreich sein, wenn Sie für die Protokollanten eine Vorlage erstellen. Folgende Standardinformationen gehören in jedes Protokoll:

Der Kopf: Der Kopfteil umfasst Ort, Datum und die Namen der Beteiligten. Das Thema der Besprechung dient als Überschrift.

Der Hauptteil: Hier geben Sie die besprochenen Themen wieder. In einem Ergebnisprotokoll erhält jeder thematische Punkt einen eigenen Absatz. In diesem fassen Sie Argumente und Debatten zu diesem Themenbereich zusammen. Mittel zur Visualisierungen gehören hingegen in den Anhang. Gegenargumente zu bestimmten Äußerungen sollten Sie ebenfalls im Hauptteil aufnehmen – insbesondere, wenn sie Fragen aufwerfen, die für Folgesitzungen wichtig sein könnten.

Der Schluss: Am Ende fassen Sie die Ergebnisse und Entscheidungen der Sitzung nochmals zusammen. Wurden Aufgaben verteilt, benennen Sie die Zuständigen. Hier haben Sie außerdem Platz für einen Ausblick. Sie geben an, wann das nächste Meeting angesetzt ist. Wenn terminliche Absprachen getroffen wurden, halten Sie dies fest. In der nächsten Sitzung helfen diese Notizen, wichtige Fortschritte zu dokumentieren. Am Ende enthält ein Protokoll in der Regel Platz für die Unterschrift des Protokollführers und/oder des Versammlungsvorsitzenden.

Der Anhang: In den Anhang gehören Handouts von Vorträgen, Slides aus Präsentationen oder Dokumente mit Zahlen und Fakten zum Thema, die Informationen im Protokoll anschaulich darstellen.

Wenn Sie ein Protokoll schreiben, sollten Sie sich zudem an die stilistischen Konventionen halten. Schreiben Sie sachlich und prägnant. Emotionale Bewertungen oder eigene Kommentare gehören nicht in ein Protokoll. Erzählen Sie auch nicht aus der Ich-Perspektive. Mit Zitaten können Sie hingegen bedeutsame Argumente hervorheben.

Für Beschlüsse und offizielle Anträge verwenden Sie die direkte Rede, alle anderen Aussagen schreiben Sie in indirekter Rede nieder. Üblicherweise ist Präsens die Zeitform für Protokolle, in einigen Fällen ist auch das Präteritum erlaubt – halten Sie die gewählte Zeitform aber auf jeden Fall durch! Meiden Sie Gedankensprünge und gestalten Sie das Protokoll übersichtlich.

Abgesehen vom Gedächtnisprotokoll kommt kein Protokoll ohne eine detaillierte Mitschrift aus. Zu leicht vergisst man Fakten und Sachverhalte. Und die meisten Redner sind wenig erfreut, wenn man ihnen falsche Aussagen oder Aufgaben zuordnet. Zögern Sie daher während der Sitzung nicht, nachzufragen, falls Ihnen etwas unklar ist. Denn während Sie noch über einen Sachverhalt nachgrübeln, den Sie ins Protokoll schreiben möchten, läuft die Diskussion weiter. Möglicherweise spricht auch jemand dazwischen, während jemand anderes gerade ein wichtiges Argument vorbringt. Oder Sie kennen sich mit einem Thema nicht ausreichend aus, um abzuschätzen, ob Sie es verkürzt richtig wiedergegeben haben. Bevor Sie etwas Falsches niederschreiben und es später korrigieren müssen, melden Sie sich besser gleich zu Wort.

Behalten Sie auch die folgenden Tipps im Hinterkopf, um eine hilfreiche Mitschrift zu erstellen:

Gut vorbereiten!

Jemand hält einen Vortrag? Sprechen Sie die Person, wenn möglich, im Voraus an. Einige der verwendeten Materialien (Grafiken, Handouts) können Sie womöglich als Vorbereitung für Ihre Protokollierung nutzen. Außerdem können Sie diese bereits frühzeitig im Anhang unterbringen und müssen nicht nachträglich danach fragen. Klären Sie im Vorfeld Begriffe, die Ihnen weniger geläufig sind. Handelt es sich um eine wiederkehrende Veranstaltung, werfen Sie einen Blick auf das Protokoll der vorherigen Sitzung. So rufen Sie sich Schwerpunktthemen der vorangegangenen Sitzung ins Gedächtnis und sind vorbereitet, falls daran angeknüpft wird. Sie kennen nicht alle Sitzungsteilnehmer? Recherchieren Sie nach, um Namen und Gesichter schnell zuordnen zu können.

Maß halten!

Für ein Business-Meeting müssen Sie kein Wortprotokoll anfertigen. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Themen und folgen Sie dem Diskurs bis zur endgültigen Entscheidung. Dabei hilft es, wenn Sie sich immer wieder das eigentliche Besprechungsthema vergegenwärtigen. Wollen Sie ein längeres Gespräch in Ihrem Protokoll wiedergeben, fragen Sie sich: Führt dies Gespräch tatsächlich zu einer Entscheidung, die für das Sitzungsthema relevant ist?

Ein Beispiel: Sie protokollieren eine Besprechung über das Quartals-Budget für den Erwerb von Exponaten in Ihrem Heimatmuseumsverein. Zwei Anwesende diskutieren, ob beim nächsten Vereins-Kaffeekränzchen Schwarzwälder Kirschtorte oder Stachelbeer-Käsekuchen serviert werden soll. Die Antwort ist: beides. Aber für das Quartals-Budget spielt es keine Rolle, da das Geld aus einem anderen Topf kommt und die Verpflegung nichts mit den Exponaten zu tun hat. Das Thema gehört also nicht in das Protokoll.

Platz lassen!

Es ist ein einfacher Trick, erspart Ihnen aber später viel Arbeit. Lassen Sie zwischen jeder geschriebenen Zeile viel Platz. Auch möglich: Lassen Sie am Ende eines Themenkomplexes genügend Platz für einen weiteren Abschnitt. Denn wenn das Gespräch zwischendurch auf ein Thema zurückschwenkt, schreiben Sie einfach an dieser Stelle weiter. Fügen Sie später Ihr Protokoll zusammen, können Sie so Schritt für Schritt Ihre Themenkomplexe abarbeiten und müssen die Mitschrift nicht nachträglich thematisch strukturieren.

Abkürzen!

Es muss nicht gleich professionelle Stenografie sein. Wenn Sie aber Abkürzungen verwenden, geht Ihnen die simultane Protokollierung schneller von der Hand. Entwickeln oder nutzen Sie ein System, mit dem Sie dauerhaft gut zurechtkommen. Andernfalls vergessen Sie später, was die Ansammlung von Buchstaben bedeuten soll. Verfassen Sie die Mitschrift gegebenenfalls in Stichworten.

Objektiv bleiben!

Wechseln sich Argument und Gegenargument in einem verbalen Schlagabtausch ab, teilen Sie als Gruppenmitglied wahrscheinlich die Ansicht einer Seite. Trotzdem müssen Sie als Protokollant beide Seiten fair darstellen. Auch Entscheidungen, die Ihnen nicht zusagen, müssen Sie sachlich wiedergeben, wenn Sie ein Protokoll schreiben.

Rückmeldungen einholen!

Gehen Sie zum Sitzungsabschluss gegebenenfalls die Notizen nochmals durch, indem Sie sie vorlesen. Meint eine Person dann, dass ihr Redebeitrag nicht korrekt dargestellt wurde, kann sie sofort Einspruch erheben. Auch die Richtigkeit von Fakten können Sie so prüfen – gleichzeitig ruft dieses Vorgehen allen Gesprächsteilnehmer die wichtigsten Sitzungspunkte in Erinnerung.

Rechtzeitig mit der Reinschrift beginnen!

Beginnen Sie umgehend mit der Reinschrift. Dann sind Zusammenhänge noch frisch im Gedächtnis verankert. Haben Sie Fragen, werden sich auch die Teilnehmer besser daran erinnern, wenn zeitnah Ihre Rückfragen stellen können.

Sie haben Ihr Protokoll geschrieben. Aber haben Sie wirklich an alles gedacht? Entspricht der Qualitätsstandard Ihren üblichen Ansprüchen? Bevor Sie das Dokument über den Verteiler an Ihre Kollegen schicken, nutzen Sie am besten unsere Checkliste, um sicherzugehen.

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